يمكن أن تكون محاسبة الأعمال الصغيرة ومسك الدفاتر أمرًا ممتعًا - الجزء السادس من دليل بدء الأعمال الصغيرة النهائي

هذا هو الجزء 6 من دليل 7 أجزاء حول كيفية بدء عمل تجاري صغير. في هذا الدرس ، ستتعرف على محاسبة الشركات الصغيرة ومسك الدفاتر.

ربما يكون الجزء الأكثر مللاً ومملًا من إدارة الأعمال التجارية هو تتبع الأرباح والنفقات والحفاظ على "الكتب". بالنسبة لي شخصيًا ، أكره حساب الأرقام وتوثيق جميع نفقاتي والأميال وما إلى ذلك ...

الجحيم ، لدي مشاكل كافية للتأكد من أن حسابي الجاري متوازن كل شهر! ولكن خلال السنوات القليلة الماضية ، أدركت أنه في حين أن الاحتفاظ بأرقام دقيقة أمر ممل ، فإن تحليل الأرقام هو في الواقع ممتع ومفتوح للعين!

لهذا السبب تركت زوجتي تعتني بالكتب بينما ألقي نظرة على التقارير فقط :)

فبدلاً من الشعور بالملل حتى الموت من خلال تحديد المصطلحات المحاسبية العادية أو شرح التفاصيل الجوهرية للمحاسبة ومسك الدفاتر ، اعتقدت أنه سيكون من المثير للاهتمام السماح لك بالتعرف على كيفية تتبعنا واستخدام البيانات التي نحتفظ بها لأعمال بياضات الزفاف عبر الإنترنت. .

طريقتان رئيسيتان لحفظ الكتب

أولاً ، هناك طريقتان رئيسيتان للحفاظ على دفاترك ، الطريقة النقدية وطريقة الاستحقاق. بشكل عام ، يجب على الشركة التي تحمل مخزونًا استخدام طريقة المحاسبة على أساس الاستحقاق وهذا هو السبب في أننا نستخدم هذه الطريقة لأعمال بياضات الزفاف الخاصة بنا.

ما يعنيه هذا هو أنه يتم التعامل مع الدخل والنفقات وفرض ضرائب عليها عندما يتم كسبها وليس عند استلام الأموال بالفعل.

بالنسبة لأعمال بياضات الزفاف الخاصة بنا ، لنفترض أنني تلقيت وديعة بقيمة 10000 دولار في عام 2009 لعمل 100 دزينة من المناديل لعميل ليتم تسليمها في عام 2010.

بموجب طريقة الاستحقاق ، لا يمكنني التصريح عن هذه الأموال كدخل في عام 2009 لأنني لم أستلمها بعد. على العكس من ذلك ، إذا كنت بحاجة إلى إنفاق 2000 دولار مقدمًا على المواد في عام 2009 ، فيجب أن أعتبر هذا مصروفًا في عام 2009 وليس عام 2010.

يُطلق على عكس المحاسبة على أساس الاستحقاق المحاسبة النقدية التي يتم فيها أخذ الدخل والمصروفات عندما يتم دفع ثمن الأشياء بالفعل.

بشكل عام ، يتم استخدام الطريقة النقدية فقط للأعمال التجارية الموجهة نحو الخدمات ، ولكن يمكن استخدامها لأي شركة غير مسجلة ولديها إيصالات سنوية تقل عن مليون دولار.

الطريقة النقدية هي طريقة أكثر سهولة لتتبع الكتب لأنها تمثل تقييمًا دقيقًا للتدفق النقدي الخاص بك.

لماذا كل هذا مهم؟ لأن مصلحة الضرائب تقول ذلك. اخترنا طريقة الاستحقاق لأن زوجتي كانت تستخدم طريقة الاستحقاق أثناء عملها كمحلل مالي لشركة Fortune 500.

كيف نتتبع المصروفات

الطريقة التي نتتبع بها النفقات هي تقنية عالية للغاية وتتطلب درجة الماجستير في الهندسة الكهربائية لتنفيذها. في مكتبنا ، لدينا 3 صناديق. صندوق واحد يسمى الترفيه ، وصندوق واحد يسمى المصروفات النقدية والثالث يسمى الأصول.

عندما نسافر أو نخرج لتناول الطعام أو ننفق أي أموال على الترفيه ، فإننا نلقي إيصالاتنا في سلة "الترفيه".

عادة ما يتم طباعة التاريخ والمبلغ بالفعل على الإيصال ولكن على ظهره ، نقوم أيضًا بتدوين الغرض من العمل وعلاقة العمل مع الشخص الذي نستمتع به. هذه المعلومات الإضافية مهمة في حالة خضوعك للتدقيق.

عندما نقوم بعمل مصروفات متعلقة بالعمل خارج نطاق الترفيه ، فإننا نرمي الإيصال في صندوق "النقود". يتضمن ذلك أشياء مثل اللوازم المكتبية وفواتير مزود خدمة الإنترنت ورسوم الإنترنت والخيوط وما إلى ذلك ...

أخيرًا ، الحاوية الثالثة مخصصة لمصاريف العمل التي تندرج تحت فئة المعدات الرأسمالية أو الأثاث. نتصفح هذا الصندوق الآن ، لدينا إيصال لآلة الخياطة وكرسي مكتب وبعض أجهزة الكمبيوتر.

في الأساس ، أي شيء في هذه السلة هو أحد الأصول التي قد تحتاج إلى الاستهلاك بمرور الوقت. ومع ذلك ، في ظل الظروف العادية ، لا يتعين علينا تقليل قيمة أي شيء بفضل القسم 179 (يمكنك قراءة القسم 179 في مقالة ضرائب الأعمال الصغيرة الخاصة بنا).

في كل سيارة من سياراتنا ، نحمل دفتر ملاحظات حيث نقوم بتدوين عدد الأميال التي قطعناها نيابة عن أعمالنا. لكل إدخال ، نتأكد من كتابة التاريخ ، وقراءة بداية عداد المسافات ، وقراءة عداد المسافات الختامي ، والمكان الذي سافرنا إليه.

تبلغ قيمة كل ميل حوالي 50 سنتًا (تحقق من مصلحة الضرائب لمعرفة الخصم الدقيق) ، لذلك نتأكد من كتابة كل ميل أخير. لمزيد من المعلومات حول كيفية حساب تكلفة السيارة ، يرجى الرجوع إلى مقالتي حول كيفية خصم سيارتك من الضرائب الخاصة بك.

كيف نتتبع الدخل

يتم تتبع كل دخلنا تلقائيًا في برنامج عربة التسوق لدينا. في نهاية الشهر ، يُنشئ موقعنا الإلكتروني تقريرًا يفصل كل ما قمنا ببيعه ، وبأي سعر ولأي عميل.

تسرد سلة التسوق الخاصة بنا أيضًا أي رسوم ذات صلة مرتبطة بكل معاملة مثل رسوم paypal ورسوم بطاقات الائتمان ورسوم الشحن.

بعد ذلك ، تأخذ زوجتي هذه البيانات وتستوردها في جدول البيانات الرئيسي الخاص بها والذي يتضمن تكلفة البضائع والمعلومات الأخرى المستخرجة من إيصالاتنا في سلال المصروفات.

كل شيء خارج الإدخال اليدوي لبيانات المصاريف من الإيصالات ومسحها ضوئيًا يكون آليًا بشكل أو بآخر.

ماذا نفعل بالبيانات

الجزء الممتع في الحصول على كل هذه البيانات هو أنه يمكنك استخدامها للتعرف على اتجاهات عملك. فيما يلي بعض الطرق المفيدة التي نستخدم بها البيانات التي نجمعها من أرقام أعمالنا.

• التسعير - نقوم كل ثلاثة أشهر بتحليل منتجاتنا الأكثر مبيعًا لمعرفة ما إذا كانت هناك اتجاهات واضحة. في هذا الوقت ، نلعب أيضًا مع الأسعار قليلاً عن طريق زيادة أسعار العناصر التي يتم بيعها بشكل جيد وخفض أسعار المنتجات التي لا تتحرك بشكل جيد. من خلال تحليل نتائج تجارب التسعير لدينا ، نقوم بعد ذلك بإجراء التعديلات المقابلة. إنها عملية تكرارية ، ولكن بمرور الوقت يمكننا عادةً الحصول على فكرة جيدة عن أفضل مكان للتسعير بالنسبة لغالبية منتجاتنا.
• الموسمية - تباع بعض العناصر في متجرنا بشكل أفضل خلال أوقات معينة من العام. على سبيل المثال ، خلال عيد الشكر ، يتم بيع مناديل الكتان الخاصة بنا عبر السقف. نكتشف هذه الاتجاهات من خلال إنشاء رسوم بيانية لاتجاهات المنتج باستخدام أرقامنا. من خلال تحليل هذه الرسوم البيانية ، نعرف متى يتم تخزين عناصر معينة خلال أوقات معينة من العام حتى نتمكن من حمل مخزون أقل.
• تخفيض الضرائب - من خلال معرفة الموارد المالية من الداخل والخارج لأعمالنا ، يمكننا عادة إجراء عمليات شراء في الوقت المناسب. على سبيل المثال ، إذا كانت أرباح أعمالنا مرتفعة بشكل خاص لهذا العام ، فسنقوم أحيانًا برفع الجدول الزمني لبعض مشترياتنا. اعتمادًا على مستوى ربحنا ، قد أقرر المضي قدمًا وترقية جهاز الكمبيوتر الخاص بي أو شراء هذا الكمبيوتر المحمول مبكرًا بعض الشيء لتعويض أرباح أعمالنا.
• تجنب الغرامات الضريبية - من خلال تتبع مستوى أرباحنا ، يمكننا التأكد من عدم تعرضنا للعقوبات في الوقت الضريبي. نظرًا لأن لدي وظيفة بدوام كامل ، فإن زوجتي وأنا لا ندفع في الواقع ضرائب تقديرية لأعمالنا في الوقت الحالي. بدلاً من ذلك ، أقوم بزيادة المبالغ المقتطعة من راتبي من أجل تغطية الفاتورة الضريبية للشركة. يعد الاحتفاظ ببيانات ربح / خسارة دقيقة أمرًا ضروريًا لكي أعرف مقدار الاقتطاع.
• البيانات الديموغرافية - من خلال تحليل مبيعاتنا ، لاحظنا أن العديد من عملائنا يعيشون في مناطق محددة من الولايات المتحدة. على الرغم من أننا لا نستخدم هذه البيانات حاليًا ، فقد نختار إطلاق إعلانات تعتمد على الخصائص الديمغرافية في المستقبل لاستهداف المواقع المفضلة للعملاء المحليين.
• التجريب - يسمح لنا الاحتفاظ بأرقام دقيقة برؤية التأثير المباشر لأي تجارب نختار إجراؤها. على سبيل المثال ، أضفنا في العام الماضي بيعًا متقاطعًا إلى قائمة الاستراتيجيات لدينا ولاحظنا زيادة قابلة للقياس الكمي في حجم الطلب. في وقت ما في المستقبل ، أخطط لتطبيق مكون إضافي لاستعادة المبيعات المفقودة وسيتيح لنا الاحتفاظ بالبيانات الدقيقة تحليل التأثير على خطنا الأعلى
• الاستعانة بمصادر خارجية - نحن نبحث حاليًا في الاستعانة بخدمة رد لتلقي بعض طلباتنا عبر الهاتف. نظرًا لأننا نتتبع جميع محادثاتنا الهاتفية بما في ذلك وقت المكالمة وتاريخها ومدتها ، يمكننا بسهولة إجراء تقييم دقيق لمقدار التكلفة التي ستكلفنا بها وما إذا كانت الاستعانة بمصادر خارجية منطقية من الناحية الاقتصادية.

أدوات التجارة

فيما يلي بعض الأدوات للمساعدة في مسك الدفاتر لشركتك الصغيرة

• Quickbooks - المعيار الفعلي لمحاسبة الشركات الصغيرة
• Intuit Online Payroll - هذه شركة نستخدمها في كشوف المرتبات
• ضريبة التوربو - هذا ما نستخدمه لدفع ضرائبنا

تشغيل التقارير أمر ممتع

يعد الاحتفاظ بالكتب أمرًا مملًا ، لكن التعرف على الأنماط باستخدام أرقامك والاستفادة منها أمر ممتع ومرضٍ للغاية! مسك الدفاتر ليس فقط لمصلحة الضرائب.

يعد الاحتفاظ بأرقام دقيقة أمرًا ضروريًا لكسب الرزق لعملك أيضًا!

التالي: موارد الأعمال الصغيرة وأين تجد المساعدة