Proje yöneticisi olmak, projeleri yönetmekten daha fazlasını içerir.

Bunu yapmak için birçok saat harcayacak olsanız da, zamanınızın eşit veya daha fazla bir miktarı diğer işlere ayrılacaktır. Bu, idari görevleri tamamlamayı, bir projeyle ilgili olmayan tek seferlik işleri, geçici işleri, e-postaları yanıtlamayı, diğer departmanlarla işlevler arası girişimlerde bulunmayı vb. içerebilir.

Size yardımcı olacak harika bir proje yönetimi yazılımına sahip olabilirsiniz, ancak geri kalan görevlerinizle ilgilenmez.

Bunları, paylaşılan elektronik tabloların ve Google Dokümanlar'ın hantal bir karışımı, kelime işlemci şablonlarıyla oluşturulmuş iş akışı çizelgeleri, işin ilerlemesini izlemek için özelleştirilmiş web sayfaları, ödev gönderip almak için e-postalar ve daha pek çok şeyle halledebilirsiniz.

Veya esnek ve çok çeşitli işletim gereksinimlerinize kolayca uyarlanabilen zarif, kullanımı kolay, hepsi bir arada bir iş yönetimi çözümüne gidebilirsiniz - iş akışlarını otomatikleştiren, işbirliğini kolaylaştıran, en sevdiğiniz programlarla entegre olan bir sistem dijital siloları kırmak için araçlar, herkes ve her şey için veri yakalar ve iş rolünüzle ilgili tüm bilgileri içeren panolar sağlar. Kısacası, bir iş işletim sistemine (iş işletim sistemi) ihtiyacınız var.

İş işletim sistemi nedir?

Proje yönetimi yazılımı önemli bir araçtır, ancak çok özel olabilir ve kullanmak için kıdemli bir proje yöneticisinin metodoloji bilgisini ve uygulama bilgisini gerektirir. Açıkça tanımlanmış hedefler, zaman çizelgeleri, bütçeler ve ön uçta birçok planlama çalışması da dahil olmak üzere diğer spesifik proje yönetimi parametreleri olan girişimler için harikadır.

Öte yandan bir çalışma işletim sistemi, proje yönetiminin bir parçası olabileceği çok çeşitli kurumsal iş görevlerini ve sorumluluklarını kapsar. Akıllı iş otomasyonunu merkezi iletişim ve işbirliği araçlarıyla birleştiren kapsamlı ancak kullanımı kolay bir yazılım çözümüdür.

Work OS çözümleri, yöneticilerin herkesin işini kolayca izlemesine ve veriye dayalı kararlar almasına olanak tanıyarak, onları iş hedefleri ve operasyonel standartlarla uyumlu hale getirir. Ekipleri sıradan işlerden kurtararak akıllı üretkenlik, iletişim ve işbirliği araçlarıyla sevdikleri işlere odaklanmalarını sağlar.

Kuruluş çapında kullanım

Esnek özellikleri nedeniyle, işlev veya ekipten bağımsız olarak bir kuruluştaki tüm kullanıcılar iş işletim sistemini kullanabilmelidir.

Yapı taşları

Kullanıcılar, işlevsel yapı taşlarının kullanımı yoluyla veri oluşturabilmeli ve yakalayabilmelidir. Tüm iş işletim sistemi kullanıcıları, iş işletim sisteminde sunulan herhangi bir iş akışını veya uygulamayı parçalayabilmeli ve yeniden birleştirebilmelidir.

Bilgi deposu

Bir iş işletim sistemi, kullanıcılarının eylemleri ve entegrasyonlar yoluyla tüm verileri yakalar. Çalışma işletim sistemi, kullanıcıların verileri olduğu gibi veya yapı taşlarının merceğinden tüketmesiyle tüm verileri eksiksiz ve sindirilebilir hale getirebilir.

Entegrasyonlar

Kullanıcılar, harici veri kaynaklarını ve uygulamaları birleşik bir çalışma alanına bağlar, böylece tüm kullanıcılar favori araçlarını kullanmaya devam edebilir ve bunları tek bir yerde merkezileştirebilir.

Otomasyon

Bir çalışma işletim sistemi, kullanıcıların öngörülebilir, tekrarlayan şeyleri otomatik olarak yürütmesine olanak tanır. Otomasyon, iş işletim sistemi içinde ve ayrıca iş işletim sistemine bağlı harici uygulamalar boyunca gerçekleşir.

Veri görselleştirme ve analitik

Bir çalışma işletim sistemi, sistemdeki verilerin çeşitli şekillerde görselleştirilmesine ve analiz edilmesine olanak tanır.

İzinler ve yönetim

Bir iş işletim sistemi, kimlerin verileri görüntüleyebileceği, güncelleyebileceği ve girebileceği ile işi kimlerin entegre edebileceği ve otomatikleştirebileceğine ilişkin izinleri ayarlama yeteneğini içerir.

Bağlam içi iletişim

İyi bir çalışma işletim sistemi, görevler hakkında yorum yapma, resimlere açıklama ekleme ve diğer pek çok özelliği içeren e-postaları ve toplantıları azaltarak ekipler arası işbirliğini geliştirir.

İlerlemeyi izleme

Bazı iş işletim sistemi teklifleri proje, süreç ve iş akışı ilerlemesinde şeffaflık sağlar.

İş akışı uygulamaları

Bazı iş işletim sistemi teklifleri, geliştiricilerin özel widget'lar, iş akışları, entegrasyonlar ve uygulamalar oluşturması için düşük kodlu/kodsuz bir olanak sağlar.

Proje yönetimi yazılımı neleri içerir?

Technopedia'ya göre, “proje yönetimi yazılımı, proje planlama, çizelgeleme, kaynak tahsisi ve değişiklik yönetimi için kullanılan yazılımdır.” BT proje yöneticileri, paydaşlar ve kullanıcılar ile maliyetleri ve bütçelemeyi daha iyi yönetebilir, kalite yönetimi ve dokümantasyon yapabilir, yönetim için kullanabilir ve işbirliği yapabilir ve birbirleriyle iletişim kurabilir.

Tüm proje yönetimi kullanımları için birçok farklı seçenek ve işlevsellik sunan çok çeşitli proje yönetimi çözümleri mevcuttur. Bazı sistemler, büyük nakit yatırımları ve eğitim süresi gerektirir ve özel profesyonel bilgi gerektirir. Bu nedenle, bir sistemin bir organizasyonun benzersiz proje yönetimi ihtiyaçlarını karşılamasını veya buna göre özelleştirilebilmesini sağlamak için çok özen gösterilmesi gerekir.

Bir proje yaşam döngüsünün dört aşaması: kavramsallaştırma, planlama, yürütme ve sonlandırma.

Proje yönetimi yazılımının temel işlevleri

Proje yönetimi yazılımının birincil işlevleri aşağıdakileri içerir:

• Haritalama görevleri ve görev etkileşimlerini görsel olarak tanımlama dahil olmak üzere proje planlaması
• Ödevler, son tarihler ve durum raporları dahil olmak üzere görev yönetimi
• Projeye dahil olan herkesin kolayca erişebileceği merkezi bir belge deposu aracılığıyla belge paylaşımı ve işbirliği
• Takvim ve kişi paylaşımı
• Hata ve hata yönetimi
• Üçüncü taraf danışmanlar için kayıtlar da dahil olmak üzere tüm görevler için zaman takibi

Bu yetenekler, proje yöneticilerinin projelerini tüm geliştirme döngüsü boyunca yönetmelerini ve zamanında ve bütçe dahilinde teslim etmelerini sağlar. Bulut tabanlı yazılım paketleri, bir ekibin veya ekiplerin farklı coğrafi konumlarda birlikte çalışmasına olanak tanır.

Birçok yeni proje yönetimi yazılımı çözümü, çeşitli paylaşım ve işbirliği araçlarını içerir, gerçek zamanlı iletişime ve dosyalara merkezi erişime izin vererek, bir projenin her adımında herkesin aynı sayfada olmasını sağlar.

Bazı paketler, süreçleri otomatikleştirebilir ve yöneticilerin gerçek zamanlı ilerleme raporları sunmasına olanak tanıyan tek bir merkezi merkez aracılığıyla kapsamlı veriler sağlayabilir, böylece kaynaklar daha iyi tahsis edilebilir ve projeleri yolunda tutmak için pivotlar yapılabilir.

Bir çalışma işletim sistemi proje yönetimi yazılımının yerini alabilir mi?

Proje yönetimi yazılımı, bu tür işlerin özel gereksinimlerini karşılamada çok iyidir. Work OS, çok çeşitli iş görevlerini yerine getirmede mükemmeldir. Bu nedenle, senaryoların büyük çoğunluğunda mesele, bir çözümü veya diğerini kullanmak değil, bunların birlikte çalışmasını sağlamak, daha fazla verimlilik ve zaman ve para tasarrufu sağlayan bir sinerji sağlamak meselesidir.

Proje yönetimi, dar bir şekilde “proje gereksinimlerini karşılamak için proje faaliyetlerine bilgi, beceri, araç ve tekniklerin uygulanması” olarak tanımlanabilir. Genel olarak konuşursak, iş işletim sistemi proje yönetimi yazılımından daha esnek bir yapıya sahiptir, "çünkü projeler etrafında dönmez, herhangi bir konuda tartışmaya - ve daha genel olarak işbirliğine - izin verir."

Bir iş işletim sistemi çözümü, bir kuruluştaki her bilgi çalışanı tarafından kullanılabilirken, proje yönetimi yazılımı genellikle bir proje yönetim ofisinde yalnızca PM'lerin etki alanıdır. Bir iş işletim sistemi, iş akışı otomasyonu ve merkezi kaynakları ile iş yüklerini azaltır ve bir proje yönetimi çözümü, bağımlılıkların yönetimini, kaynak atamayı ve daha fazlasını gerektiren, emek yoğun olabilir.

Bir çalışma işletim sistemi proje yönetimi yazılımını nasıl tamamlayabilir?

Proje yönetimi yazılımının resmi proje yönetimi teknikleri ve metodolojilerine desteği, onu çoğu PM profesyoneli için bir zorunluluk haline getirir. Üst düzey planlamaya izin verirken, ekip üyelerinin bir projeyi nasıl yürüttüğüne dair görünürlük sağlamaz. Bu, PM'lerin projelerin yürütülmesini gerçek zamanlı olarak izlemesini sağlayan Work OS'nin devreye girdiği yerdir. İşbirliği yönü, çalışma işletim sisteminin organizasyon düzeyinde, departman düzeyinde ve ekip düzeyinde üstün olduğu şeydir.

İş işletim sistemi çözümlerinin esnekliği ve kolay, etkili iletişim ve işbirliği yetenekleri, onları çevik proje yönetimi için özellikle yararlı kılar. Dağıtılmış veya yerel ekiplerle iletişim güncellemelerini ve görev listelerini, geri bildirimleri ve atamaları paylaşmayı kolaylaştırır.

Çevik görev yönetimi için, ister Kanban, ister Gantt tarzı çizelgeler veya liste görünümleri olsun, bir panodaki görevlerin farklı görünümlerine sahip bir sisteme sahip olmak yararlıdır. Dijital Proje Yöneticisi, çalışma işletim sisteminin zaman izleme ve projeksiyon yetenekleri ve “paydaşlar için anlaşılması kolay ilerleme raporları, kalite güvencesi ile çevik projeler için önemli olan ölçümleri, raporlamayı ve analitiği de karşılayabileceğine dikkat çekiyor. proje engellerini belirlemek ve gidermek, performansı değerlendirmek ve finansalları değerlendirmek için araçlar.”

Çözüm

Evet, çalışma işletim sisteminin ihtiyaç duyulan her şeyi sağlayabileceği daha az titiz proje yönetimi durumları olduğu gibi, proje yönetimi yazılımının tek çözüm olarak kaçabileceği bazı proje yoğun ortamlar olabilir. Ancak çoğu durumda, proje yönetimi yazılımının derin dikey işlevselliğine bağlı bir çalışma işletim sisteminin geniş kapsamlı yetenekleri, proje cennetinde yapılan bir eşleşmedir.

Başarı yolunda ilerlemenizi sağlayacak 40'tan fazla faydalı kaynağa sahip G2'nin PM merkezi ile proje yönetimiyle ilgili her şey hakkında daha bilgili olun.