成為項目經理不僅僅涉及管理項目。

雖然你會花費很多時間來做這件事，但同樣或更多的時間將用於其他工作。 這可能涉及完成管理任務、與項目無關的一次性工作、臨時工作、回復電子郵件、與其他部門進行跨職能計劃等等。

您可能擁有出色的項目管理軟件來幫助您，但它並不能處理您的其餘職責。

您可以使用共享電子表格和 Google Docs、使用文字處理器模板構建的工作流程圖、用於跟踪工作進度的自定義網頁、用於發送和接收作業的電子郵件等等的繁瑣組合來處理這些問題。

或者，您可以選擇一個優雅、易於使用、一體化的工作管理解決方案，該解決方案靈活且易於適應您廣泛的運營需求——一個自動化工作流程、簡化協作、與您最喜歡的集成的系統打破數字孤島的工具，為任何人和任何事物捕獲數據，並為儀表板提供與您的工作角色相關的所有信息。 總之，你需要一個工作操作系統（work OS）。

什麼是工作操作系統？

項目管理軟件是必不可少的工具，但可能非常專業，需要高級項目經理的方法知識和執行知識才能使用。 它非常適合具有明確定義的目標、時間表、預算和其他特定項目管理參數的工作，包括前端的大量規劃工作。

另一方面，工作操作系統涵蓋了所有的組織工作任務和職責，其中項目管理可能是其中的一部分。 它是一個全面但易於使用的軟件解決方案，將智能工作自動化與集中式通信和協作工具相結合。

工作操作系統解決方案使管理人員能夠輕鬆跟踪每個人的工作並做出數據驅動的決策，使它們與業務目標和運營標准保持一致。 它將團隊從瑣碎的工作中解放出來，讓他們能夠通過智能生產力、溝通和協作工具專注於他們喜歡的工作。

組織範圍內的使用

由於其靈活的功能，組織中的所有用戶，無論職能或團隊，都應該能夠使用工作操作系統。

建築模塊

用戶應該能夠通過使用功能構建塊來組合和捕獲數據。 所有工作操作系統用戶都應該能夠分解和重組工作操作系統上提供的任何工作流或應用程序。

數據存儲

工作操作系統通過其用戶的操作和集成來捕獲所有數據。 工作操作系統能夠使所有數據完整且易於消化，用戶按原樣或通過構建塊的鏡頭使用數據。

集成

用戶將外部數據源和應用程序連接到一個統一的工作區，因此所有用戶都可以繼續使用他們喜歡的工具並將它們集中在一個地方。

自動化

工作操作系統允許用戶自動執行可預測的、重複的事情。 自動化發生在工作操作系統中，也發生在連接到工作操作系統的外部應用程序中。

數據可視化和分析

工作操作系統允許以各種方式可視化和分析系統中的數據。

權限和治理

工作操作系統包括設置權限，以決定誰可以查看、更新和輸入數據，以及誰可以集成和自動化工作。

上下文溝通

一個好的工作操作系統可以改善跨團隊協作，減少電子郵件和會議，其功能包括評論任務、註釋圖像和許多其他功能。

跟踪進度

一些工作操作系統產品提供項目、流程和工作流程進展的透明度。

工作流應用

一些工作操作系統產品為開發人員提供了低代碼/無代碼工具來創建自定義小部件、工作流、集成和應用程序。

項目管理軟件需要什麼？

根據 Technopedia 的說法，“項目管理軟件是用於項目規劃、調度、資源分配和變更管理的軟件。” 借助 IT 項目經理，利益相關者和用戶能夠更好地管理成本和預算，進行質量管理和文檔編制，將其用於管理，以及相互協作和溝通。

有廣泛的項目管理解決方案可用，為項目管理的所有用途提供許多不同的選項和功能。 一些系統需要大量的現金和培訓時間投資，並且需要專業的專業知識。 因此，需要非常小心地確保系統滿足或可定制為組織的獨特項目管理需求。

項目生命週期的四個階段：概念化、計劃、執行和終止。

項目管理軟件的主要功能

項目管理軟件的主要功能包括：

• 項目規劃，包括映射任務和可視化描述任務交互
• 任務管理，包括分配、截止日期和狀態報告
• 通過中央文檔存儲庫進行文檔共享和協作，參與項目的每個人都可以輕鬆訪問該存儲庫
• 日曆和聯繫人共享
• 錯誤和錯誤管理
• 所有任務的時間跟踪，包括第三方顧問的記錄

這些功能使項目經理能夠在整個開發週期中指導他們的項目，並按時、按預算交付。 基於雲的軟件包使一個或多個團隊能夠跨不同的地理位置一起工作。

許多最近的項目管理軟件解決方案包括各種共享和協作工具，允許實時通信和集中訪問文件，確保每個人在項目的每個步驟都在同一頁面上。

一些軟件包可以通過一個中央集線器自動化流程並提供全面的數據，該集線器允許管理人員提供實時進度報告，從而可以更好地分配資源並進行調整以保持項目正常進行。

工作操作系統可以取代項目管理軟件嗎？

項目管理軟件非常擅長處理這類工作的具體要求。 Work OS 擅長處理廣泛的工作任務。 因此，在絕大多數情況下，這不是使用一種或另一種解決方案的問題，而是讓它們一起工作，提供協同作用，從而提高效率，節省時間和金錢。

項目管理可以狹義地定義為“將知識、技能、工具和技術應用於項目活動以滿足項目要求”。 一般來說，工作操作系統比項目管理軟件具有更靈活的結構，“因為它不圍繞項目展開，允許討論——更一般地說，協作——在任何主題上出現。”

雖然組織中的每個信息工作者都可以使用工作操作系統解決方案，但項目管理軟件通常只是項目管理辦公室中 PM 的領域。 工作操作系統通過其工作流自動化和集中資源減少工作量，而項目管理解決方案可能是勞動密集型的，需要管理依賴關係、分配資源等。

工作操作系統如何補充項目管理軟件？

項目管理軟件對正式項目管理技術和方法的支持使其成為大多數 PM 專業人員的必需品。 雖然它允許進行高級別的規劃，但它不能提供團隊成員如何執行項目的可見性。 這就是工作操作系統的用武之地，使 PM 能夠實時跟踪項目的執行。 協作方面是 OS 在組織級別、部門級別和團隊級別上擅長的工作。

工作操作系統解決方案的靈活性及其簡單、有效的溝通和協作能力使它們對敏捷項目管理特別有用。 借助分佈式或本地團隊，它可以輕鬆地進行通信更新以及共享任務列表、反饋和分配。

對於敏捷任務管理，擁有一個在板上具有不同任務視圖的系統非常有用，無論是看板、甘特圖還是列表視圖。 數字項目經理指出，工作操作系統還可以通過其時間跟踪和預測功能，​​以及“為利益相關者提供易於理解的進度報告、質量保證和與識別和補救項目障礙、評估績效和評估財務狀況的工具。”

結論

是的，在某些項目密集型環境中，項目管理軟件可以作為唯一的解決方案逃脫，就像在不太嚴格的項目管理情況下，工作操作系統可以提供所需的一切一樣。 但在大多數情況下，工作操作系統的廣泛功能與項目管理軟件的深層垂直功能相得益彰，這是項目天堂中的一對。

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