A fi manager de proiect presupune mai mult decât gestionarea proiectelor.

Deși vei petrece multe ore făcând asta, o cantitate egală sau mai mare din timpul tău va fi dedicată altor lucrări. Acest lucru ar putea implica finalizarea sarcinilor administrative, lucrări unice care nu au legătură cu un proiect, lucru ad-hoc, răspuns la e-mailuri, realizarea de inițiative interfuncționale cu alte departamente și așa mai departe.

S-ar putea să aveți un software grozav de management de proiect care să vă ajute, dar nu se ocupă de restul sarcinilor dvs.

Puteți gestiona acestea cu o combinație greoaie de foi de calcul partajate și Google Docs, diagrame de flux de lucru create cu șabloane de procesor de cuvinte, pagini web personalizate pentru a urmări progresul muncii, e-mailuri pentru a trimite și primi sarcini și mai departe.

Sau ați putea alege o soluție de gestionare a muncii elegantă, ușor de utilizat, all-in-one, care este flexibilă și ușor de adaptat la o gamă largă de nevoi de operare - un sistem care automatizează fluxurile de lucru, facilitează colaborarea, se integrează cu cele preferate. instrumente pentru a sparge silozurile digitale, captează date pentru oricine și orice și oferă tablouri de bord cu toate informațiile relevante pentru rolul dvs. de lucru. Pe scurt, aveți nevoie de un sistem de operare de lucru (OS de lucru).

Ce este un sistem de operare de lucru?

Software-ul de management de proiect este un instrument esențial, dar poate fi foarte specializat, necesitând cunoștințele metodologiilor și cunoștințele de execuție ale unui manager de proiect senior pentru a fi utilizat. Este excelent pentru eforturile cu obiective clar definite, termene, bugete și alți parametri specifici de management al proiectelor, inclusiv multă muncă de planificare la început.

Un sistem de operare de lucru, pe de altă parte, acoperă o gamă completă de sarcini și responsabilități de lucru organizaționale, din care managementul de proiect poate fi o parte. Este o soluție software cuprinzătoare, dar ușor de utilizat, care combină automatizarea inteligentă a muncii cu instrumente centralizate de comunicații și colaborare.

Soluțiile Work OS permit managerilor să urmărească cu ușurință munca tuturor și să ia decizii bazate pe date, menținându-le aliniate cu obiectivele de afaceri și standardele operaționale. Și eliberează echipele de munca ușoară, permițându-le să se concentreze pe munca pe care o plac cu instrumente inteligente de productivitate, comunicare și colaborare.

Utilizare la nivelul întregii organizații

Datorită caracteristicilor sale flexibile, toți utilizatorii dintr-o organizație, indiferent de funcție sau echipă, ar trebui să poată utiliza sistemul de operare de lucru.

Blocuri de construcție

Utilizatorii ar trebui să poată compune și capta date prin utilizarea blocurilor funcționale. Toți utilizatorii sistemului de operare de lucru ar trebui să poată descompune și reasambla orice flux de lucru sau aplicație oferită pe sistemul de operare de lucru.

Magazin de date

Un sistem de operare de lucru captează toate datele prin acțiunile utilizatorilor săi și prin integrări. Sistemul de operare de lucru este capabil să facă toate datele complete și digerabile, utilizatorii consumând datele așa cum sunt sau prin prisma elementelor de bază.

Integrari

Utilizatorii conectează surse de date externe și aplicații într-un spațiu de lucru unificat, astfel încât toți utilizatorii să poată continua să folosească instrumentele lor preferate și să le centralizeze într-un singur loc.

Automatizare

Un sistem de operare de lucru permite utilizatorilor să execute automat lucruri predictibile, repetitive. Automatizarea are loc în sistemul de operare de lucru și, de asemenea, în aplicațiile externe care sunt conectate la sistemul de operare de lucru.

Vizualizarea și analiza datelor

Un sistem de operare de lucru permite ca datele din sistem să fie vizualizate și analizate într-o varietate de moduri.

Permisiuni și guvernare

Un sistem de operare de lucru include capacitatea de a seta permisiuni asupra cine poate vizualiza, actualiza și introduce date, precum și cine poate integra și automatiza munca.

Comunicare în context

Un sistem de operare bun de lucru îmbunătățește colaborarea între echipe, reducând e-mailurile și întâlnirile cu capabilități care includ comentarea sarcinilor, adnotarea imaginilor și multe altele.

Urmărirea progresului

Unele oferte de sistem de operare oferă transparență în progresul proiectului, procesului și fluxului de lucru.

Aplicații pentru fluxul de lucru

Unele oferte de sistem de operare de lucru oferă o facilitate low-code/fără cod pentru dezvoltatori pentru a crea widget-uri personalizate, fluxuri de lucru, integrări și aplicații.

Ce presupune software-ul de management de proiect?

Potrivit Technopedia, „software-ul de management al proiectelor este un software utilizat pentru planificarea proiectelor, programarea, alocarea resurselor și managementul schimbărilor”. Cu managerii de proiect IT, părțile interesate și utilizatorii sunt capabili să gestioneze mai bine costurile și bugetul, să facă managementul calității și documentația, să le folosească pentru administrare și să colaboreze și să comunice între ei.

Există o gamă largă de soluții de management de proiect disponibile care oferă multe opțiuni și funcționalități diferite pentru întreaga gamă de utilizări de management de proiect. Unele sisteme necesită investiții mari de numerar și timp de formare și necesită cunoștințe profesionale specializate. Prin urmare, trebuie să se acorde multă atenție pentru a se asigura că un sistem îndeplinește sau este personalizabil pentru nevoile unice de management de proiect ale unei organizații.

Cele patru faze ale ciclului de viață al unui proiect: conceptualizare, planificare, execuție și terminare.

Funcțiile primare ale software-ului de management de proiect

Funcțiile principale ale software-ului de management de proiect includ următoarele:

• Planificarea proiectelor, inclusiv cartografierea sarcinilor și descrierea vizuală a interacțiunilor sarcinilor
• Gestionarea sarcinilor, inclusiv sarcinile, termenele limită și rapoartele de stare
• Partajarea documentelor și colaborarea printr-un depozit central de documente care poate fi accesat cu ușurință de către toți cei implicați în proiect
• Partajarea calendarului și a contactelor
• Gestionarea erorilor și erorilor
• Urmărirea timpului pentru toate sarcinile, inclusiv înregistrările pentru consultanții terți

Aceste capabilități le permit managerilor de proiect să-și conducă proiectele pe parcursul întregului ciclu de dezvoltare și să le livreze la timp și la buget. Pachetele software bazate pe cloud permit unei echipe sau echipe să lucreze împreună în diferite locații geografice.

Multe soluții software recente de management de proiect includ o varietate de instrumente de partajare și colaborare, permițând comunicații în timp real și acces centralizat la fișiere, asigurându-se că toată lumea este pe aceeași pagină la fiecare pas al unui proiect.

Unele pachete pot automatiza procesele și pot furniza date cuprinzătoare printr-un singur hub central care permite managerilor să ofere rapoarte de progres în timp real, astfel încât resursele să poată fi alocate mai bine și să se facă pivotări pentru a menține proiectele pe drumul cel bun.

Poate un sistem de operare de lucru să înlocuiască software-ul de management al proiectelor?

Software-ul de management al proiectelor este foarte bun pentru a face față cerințelor specifice acestui tip de muncă. Work OS excelează în gestionarea unei game largi de sarcini de lucru. Deci, în marea majoritate a scenariilor, nu este vorba de a folosi o soluție sau alta, ci de a le face să lucreze împreună, oferind o sinergie care duce la eficiențe mai mari și economii de timp și bani.

Managementul de proiect poate fi definit în mod restrâns ca „aplicarea cunoștințelor, abilităților, instrumentelor și tehnicilor la activitățile proiectului pentru a îndeplini cerințele proiectului”. În general, sistemul de operare de lucru are o structură mai flexibilă decât software-ul de management al proiectelor „pentru că nu se învârte în jurul proiectelor, permițând discuțiile – și, în general, colaborarea – să apară pe orice subiect”.

În timp ce o soluție de operare de lucru poate fi utilizată de fiecare lucrător al informațiilor dintr-o organizație, software-ul de management al proiectelor este de obicei domeniul numai al PM dintr-un birou de management de proiect. Un sistem de operare de lucru reduce sarcinile de lucru cu automatizarea fluxului de lucru și resursele centralizate, iar o soluție de management de proiect poate necesita muncă intensivă, necesitând gestionarea dependențelor, alocarea resurselor și multe altele.

Cum poate un sistem de operare să completeze software-ul de management al proiectelor?

Suportul software-ului de management de proiect pentru tehnicile și metodologiile formale de management de proiect îl fac o necesitate pentru majoritatea profesioniștilor în domeniul PM. Deși permite o planificare la nivel înalt, nu oferă vizibilitate asupra modului în care membrii echipei execută un proiect. Aici intervine sistemul de operare de lucru, permițând PM-urilor să urmărească execuția proiectelor în timp real. Aspectul de colaborare este ceea ce excelează OS de lucru la nivel organizațional, la nivel de departament și la nivel de echipă.

Flexibilitatea soluțiilor OS de lucru și capacitățile lor de comunicare și colaborare ușoare și eficiente le fac deosebit de utile pentru managementul agil al proiectelor. Cu echipe distribuite sau locale, facilitează actualizările de comunicare și partajarea listelor de sarcini, feedback-ului și sarcinilor.

Pentru gestionarea agilă a sarcinilor, este util să aveți un sistem care să aibă vederi diferite ale sarcinilor de pe un panou, fie că sunt Kanban, diagrame în stil Gantt sau listă. Managerul de proiect digital subliniază că sistemul de operare poate satisface, de asemenea, valorile, raportarea și analizele importante pentru proiectele agile, cu capabilitățile sale de urmărire a timpului și de proiecție și „rapoarte de progres ușor de înțeles pentru părțile interesate, asigurarea calității și progresul cu instrumente pentru identificarea și remedierea obstacolelor proiectului, evaluarea performanței și evaluarea situației financiare.”

Concluzie

Da, pot exista unele medii care necesită proiecte intense, în care software-ul de management de proiect poate scăpa ca singura soluție, la fel cum există situații de management de proiect mai puțin riguroase în care sistemul de operare poate oferi tot ce este necesar. Dar, în cele mai multe cazuri, capacitățile largi ale unui sistem de operare de lucru legate de funcționalitatea verticală profundă a software-ului de management de proiect este o potrivire făcută în raiul proiectului.

Deveniți mai informați despre toate aspectele legate de managementul proiectelor cu hub-ul PM al G2 cu peste 40 de resurse utile pentru a vă menține pe drumul spre succes.