Ser um gerente de projetos envolve mais do que gerenciar projetos.

Enquanto você passará muitas horas fazendo isso, uma quantidade igual ou maior de seu tempo será dedicada a outros trabalhos. Isso pode envolver a conclusão de tarefas administrativas, trabalhos pontuais não relacionados a um projeto, trabalho ad hoc, responder a e-mails, realizar iniciativas multifuncionais com outros departamentos e assim por diante.

Você pode ter um ótimo software de gerenciamento de projetos para ajudá-lo, mas ele não cuida do resto de suas tarefas.

Você pode lidar com isso com uma mistura complicada de planilhas compartilhadas e Google Docs, gráficos de fluxo de trabalho criados com modelos de processador de texto, páginas da Web personalizadas para acompanhar o progresso do trabalho, e-mails para enviar e receber tarefas e assim por diante.

Ou você pode optar por uma solução de gerenciamento de trabalho tudo-em-um elegante, fácil de usar, flexível e facilmente adaptável à sua ampla gama de necessidades operacionais - um sistema que automatiza fluxos de trabalho, facilita a colaboração, integra-se ao seu favorito ferramentas para quebrar silos digitais, captura dados para qualquer pessoa e qualquer coisa e fornece painéis com todas as informações pertinentes à sua função de trabalho. Em suma, você precisa de um sistema operacional de trabalho (SO de trabalho).

O que é um sistema operacional de trabalho?

O software de gerenciamento de projetos é uma ferramenta essencial, mas pode ser muito especializado, exigindo o conhecimento de metodologias e conhecimentos de execução de um gerente de projeto sênior para uso. É ótimo para empreendimentos com objetivos, cronogramas, orçamentos e outros parâmetros específicos de gerenciamento de projetos claramente definidos, incluindo muito trabalho de planejamento no front-end.

Um OS de trabalho, por outro lado, cobre uma gama completa de tarefas e responsabilidades de trabalho organizacional, das quais o gerenciamento de projetos pode ser uma parte. É uma solução de software abrangente, mas simples de usar, que combina automação de trabalho inteligente com comunicações centralizadas e ferramentas de colaboração.

As soluções Work OS permitem que os gerentes acompanhem facilmente o trabalho de todos e tomem decisões orientadas por dados, mantendo-os alinhados com as metas de negócios e os padrões operacionais. E libera as equipes do trabalho braçal, permitindo que elas se concentrem no trabalho que amam com ferramentas inteligentes de produtividade, comunicação e colaboração.

Uso em toda a organização

Por causa de seus recursos flexíveis, todos os usuários de uma organização, independentemente da função ou equipe, devem poder usar o SO de trabalho.

Blocos de construção

Os usuários devem ser capazes de compor e capturar dados por meio do uso de blocos de construção funcionais. Todos os usuários do SO de trabalho devem ser capazes de separar e remontar qualquer fluxo de trabalho ou aplicativo oferecido no SO de trabalho.

Banco de dados

Um SO de trabalho captura todos os dados por meio das ações de seus usuários e por meio de integrações. O SO de trabalho é capaz de tornar todos os dados completos e digeríveis, com os usuários consumindo os dados como estão ou através da lente dos blocos de construção.

Integrações

Os usuários conectam fontes de dados externas e aplicativos em um espaço de trabalho unificado, para que todos possam continuar usando suas ferramentas favoritas e centralizá-las em um só lugar.

Automação

Um SO de trabalho permite que os usuários executem automaticamente coisas previsíveis e repetitivas. A automação ocorre no SO de trabalho e também em todos os aplicativos externos conectados ao SO de trabalho.

Visualização e análise de dados

Um SO de trabalho permite que os dados no sistema sejam visualizados e analisados ​​de várias maneiras.

Permissões e governança

Um SO de trabalho inclui a capacidade de definir permissões sobre quem pode visualizar, atualizar e inserir dados, bem como quem pode integrar e automatizar o trabalho.

Comunicação em contexto

Um bom SO de trabalho melhora a colaboração entre equipes, reduzindo e-mails e reuniões com recursos que incluem comentários em tarefas, anotações em imagens e muitos outros.

Acompanhamento do progresso

Algumas ofertas de SO de trabalho fornecem transparência na progressão do projeto, processo e fluxo de trabalho.

Aplicativos de fluxo de trabalho

Algumas ofertas de SO de trabalho fornecem um recurso de código baixo/sem código para desenvolvedores criarem widgets, fluxos de trabalho, integrações e aplicativos personalizados.

O que o software de gerenciamento de projetos envolve?

De acordo com a Technopedia, “software de gerenciamento de projetos é um software usado para planejamento de projetos, programação, alocação de recursos e gerenciamento de mudanças”. Com os gerentes de projeto de TI, as partes interessadas e os usuários podem gerenciar melhor os custos e o orçamento, fazer o gerenciamento e a documentação da qualidade, usá-los para administração e colaborar e se comunicar uns com os outros.

Há uma ampla gama de soluções de gerenciamento de projetos disponíveis que oferecem muitas opções e funcionalidades diferentes para toda a gama de usos de gerenciamento de projetos. Alguns sistemas exigem grandes investimentos de dinheiro e tempo de treinamento e exigem conhecimento profissional especializado. Portanto, muito cuidado deve ser tomado para garantir que um sistema atenda ou seja personalizável para as necessidades exclusivas de gerenciamento de projetos de uma organização.

As quatro fases do ciclo de vida de um projeto: conceituação, planejamento, execução e término.

Principais funções do software de gerenciamento de projetos

As principais funções do software de gerenciamento de projetos incluem o seguinte:

• Planejamento de projetos, incluindo mapeamento de tarefas e descrição visual de interações de tarefas
• Gerenciamento de tarefas, incluindo atribuições, prazos e relatórios de status
• Compartilhamento e colaboração de documentos por meio de um repositório central de documentos que pode ser facilmente acessado por todos os envolvidos no projeto
• Agenda e compartilhamento de contatos
• Gerenciamento de bugs e erros
• Controle de tempo para todas as tarefas, incluindo registros para consultores terceirizados

Esses recursos permitem que os gerentes de projeto conduzam seus projetos durante todo o ciclo de desenvolvimento e os entreguem dentro do prazo e do orçamento. Os pacotes de software baseados em nuvem permitem que uma equipe ou equipes trabalhem juntas em diferentes localizações geográficas.

Muitas soluções de software de gerenciamento de projetos recentes incluem uma variedade de ferramentas de compartilhamento e colaboração, permitindo comunicações em tempo real e acesso centralizado a arquivos, garantindo que todos estejam na mesma página em cada etapa de um projeto.

Alguns pacotes podem automatizar processos e fornecer dados abrangentes por meio de um hub central que permite que os gerentes ofereçam relatórios de progresso em tempo real, para que os recursos possam ser melhor alocados e os pivôs sejam feitos para manter os projetos nos trilhos.

Um SO de trabalho pode substituir o software de gerenciamento de projetos?

O software de gerenciamento de projetos é muito bom para lidar com os requisitos específicos desse tipo de trabalho. O Work OS é excelente para lidar com uma ampla variedade de tarefas de trabalho. Portanto, na grande maioria dos cenários, não se trata de usar uma solução ou outra, mas sim fazê-las trabalhar juntas, proporcionando uma sinergia que leva a maior eficiência e economia de tempo e dinheiro.

O gerenciamento de projetos pode ser definido estritamente como a “aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos requisitos do projeto”. De um modo geral, o SO de trabalho tem uma estrutura mais flexível do que o software de gerenciamento de projetos “porque não gira em torno de projetos, permitindo que a discussão – e mais geralmente a colaboração – surja sobre qualquer tópico”.

Embora uma solução de SO de trabalho possa ser usada por todos os profissionais da informação em uma organização, o software de gerenciamento de projetos geralmente é domínio apenas dos PMs em um escritório de gerenciamento de projetos. Um SO de trabalho reduz as cargas de trabalho com sua automação de fluxo de trabalho e recursos centralizados, e uma solução de gerenciamento de projetos pode ser trabalhosa, exigindo o gerenciamento de dependências, atribuição de recursos e muito mais.

Como um SO de trabalho pode complementar o software de gerenciamento de projetos?

O suporte do software de gerenciamento de projetos para técnicas e metodologias formais de gerenciamento de projetos o torna uma necessidade para a maioria dos profissionais de PM. Embora permita um planejamento de alto nível, não fornece visibilidade de como os membros da equipe executam um projeto. É aí que entra o SO de trabalho, permitindo que os PMs acompanhem a execução dos projetos em tempo real. O aspecto de colaboração é o que o SO de trabalho se destaca no nível organizacional, no nível do departamento e no nível da equipe.

A flexibilidade das soluções de SO de trabalho e seus recursos de comunicação e colaboração fáceis e eficazes os tornam particularmente úteis para o gerenciamento ágil de projetos. Com equipes distribuídas ou locais, facilita as atualizações de comunicação e o compartilhamento de listas de tarefas, feedback e atribuições.

Para o gerenciamento ágil de tarefas, é útil ter um sistema que tenha diferentes visualizações de tarefas em um quadro, sejam Kanban, gráficos estilo Gantt ou visualizações de lista. O Gerente de Projeto Digital destaca que o SO de trabalho também pode atender às métricas, relatórios e análises importantes para projetos ágeis com seus recursos de rastreamento de tempo e projeção e “relatórios de progresso fáceis de entender para as partes interessadas, garantia de qualidade e progresso com ferramentas para identificar e remediar os obstáculos do projeto, avaliar o desempenho e avaliar as finanças”.

Conclusão

Sim, pode haver alguns ambientes de projetos intensivos em que o software de gerenciamento de projetos pode ser a única solução, assim como existem situações de gerenciamento de projetos menos rigorosas em que o SO de trabalho pode fornecer tudo o que é necessário. Mas, na maioria dos casos, os amplos recursos de um SO de trabalho atrelado à funcionalidade vertical profunda do software de gerenciamento de projetos são uma combinação feita no paraíso dos projetos.

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