Bycie kierownikiem projektu to coś więcej niż zarządzanie projektami.

Podczas gdy spędzisz na tym wiele godzin, równą lub większą część swojego czasu poświęcisz na inną pracę. Może to obejmować wykonywanie zadań administracyjnych, jednorazowe zadania niezwiązane z projektem, pracę ad hoc, odpowiadanie na e-maile, podejmowanie inicjatyw międzyfunkcyjnych z innymi działami i tak dalej.

Możesz mieć świetne oprogramowanie do zarządzania projektami, które może Ci pomóc, ale nie zajmie się resztą Twoich obowiązków.

Możesz sobie z nimi poradzić za pomocą niewygodnej mieszanki udostępnianych arkuszy kalkulacyjnych i Dokumentów Google, wykresów przepływu pracy zbudowanych z szablonów edytora tekstu, dostosowanych stron internetowych do śledzenia postępów pracy, e-maili do wysyłania i odbierania zadań i tak dalej.

Możesz też wybrać eleganckie, łatwe w obsłudze, kompleksowe rozwiązanie do zarządzania pracą, które jest elastyczne i można je łatwo dostosować do szerokiego zakresu potrzeb operacyjnych — system, który automatyzuje przepływy pracy, ułatwia współpracę, integruje się z ulubionymi narzędzia do łamania cyfrowych silosów, przechwytywanie danych dla każdego i wszystkiego oraz dostarczanie pulpitów nawigacyjnych ze wszystkimi informacjami istotnymi dla Twojej roli w pracy. Krótko mówiąc, potrzebujesz systemu operacyjnego do pracy (work OS).

Co to jest system operacyjny do pracy?

Oprogramowanie do zarządzania projektami jest niezbędnym narzędziem, ale może być bardzo wyspecjalizowane, wymagające znajomości metodologii i wiedzy wykonawczej starszego kierownika projektu. Świetnie nadaje się do przedsięwzięć z jasno określonymi celami, harmonogramami, budżetami i innymi specyficznymi parametrami zarządzania projektami, w tym dużo pracy planistycznej na froncie.

Z kolei system operacyjny pracy obejmuje pełen zakres zadań i obowiązków związanych z pracą organizacyjną, których jednym z elementów może być zarządzanie projektami. Jest to kompleksowe, ale proste w obsłudze oprogramowanie, które łączy inteligentną automatyzację pracy ze scentralizowanymi narzędziami do komunikacji i współpracy.

Rozwiązania Work OS umożliwiają menedżerom łatwe śledzenie pracy wszystkich osób i podejmowanie decyzji opartych na danych, dostosowując je do celów biznesowych i standardów operacyjnych. Uwalnia zespoły od służebnej pracy, pozwalając im skupić się na pracy, którą kochają, dzięki inteligentnym narzędziom zwiększającym produktywność, komunikację i współpracę.

Zastosowanie w całej organizacji

Ze względu na jego elastyczne funkcje, wszyscy użytkownicy w organizacji, niezależnie od funkcji lub zespołu, powinni mieć możliwość korzystania z roboczego systemu operacyjnego.

Cegiełki

Użytkownicy powinni mieć możliwość komponowania i przechwytywania danych za pomocą funkcjonalnych bloków konstrukcyjnych. Wszyscy użytkownicy roboczego systemu operacyjnego powinni być w stanie rozdzielić i ponownie złożyć dowolny przepływ pracy lub aplikację oferowaną w roboczym systemie operacyjnym.

Magazyn danych

Działający system operacyjny przechwytuje wszystkie dane poprzez działania użytkowników i integracje. Roboczy system operacyjny jest w stanie sprawić, że wszystkie dane będą kompletne i zrozumiałe, a użytkownicy konsumują dane bez zmian lub przez pryzmat elementów konstrukcyjnych.

Integracje

Użytkownicy łączą zewnętrzne źródła danych i aplikacje w ujednoliconą przestrzeń roboczą, dzięki czemu wszyscy użytkownicy mogą nadal korzystać ze swoich ulubionych narzędzi i scentralizować je w jednym miejscu.

Automatyzacja

Działający system operacyjny umożliwia użytkownikom automatyczne wykonywanie przewidywalnych, powtarzalnych czynności. Automatyzacja odbywa się w firmowym systemie operacyjnym, a także we wszystkich aplikacjach zewnętrznych, które są połączone z firmowym systemem operacyjnym.

Wizualizacja i analityka danych

Działający system operacyjny pozwala na wizualizację i analizę danych w systemie na różne sposoby.

Uprawnienia i zarządzanie

Roboczy system operacyjny obejmuje możliwość ustawiania uprawnień dotyczących tego, kto może wyświetlać, aktualizować i wprowadzać dane, a także kto może integrować i automatyzować pracę.

Komunikacja w kontekście

Dobry system operacyjny poprawia współpracę między zespołami, redukując e-maile i spotkania dzięki możliwościom, które obejmują komentowanie zadań, dodawanie adnotacji do obrazów i wiele innych.

Śledzenie postępu

Niektóre oferty Work OS zapewniają przejrzystość postępu projektu, procesu i przepływu pracy.

Aplikacje przepływu pracy

Niektóre oferty Work OS zapewniają programistom możliwość tworzenia niestandardowych widżetów, przepływów pracy, integracji i aplikacji z niskim kodem/bez kodu.

Z czym wiąże się oprogramowanie do zarządzania projektami?

Według Technopedii „oprogramowanie do zarządzania projektami to oprogramowanie używane do planowania projektów, harmonogramowania, alokacji zasobów i zarządzania zmianami”. Dzięki menedżerom projektów IT, interesariusze i użytkownicy mogą lepiej zarządzać kosztami i budżetowaniem, zarządzać jakością i dokumentacją, używać jej do administracji oraz współpracować i komunikować się ze sobą.

Dostępna jest szeroka gama rozwiązań do zarządzania projektami, które oferują wiele różnych opcji i funkcji dla pełnej gamy zastosowań zarządzania projektami. Niektóre systemy wymagają znacznych nakładów pieniężnych i czasu na szkolenia oraz wymagają specjalistycznej wiedzy zawodowej. Dlatego należy dołożyć wszelkich starań, aby zapewnić, że system spełnia lub można go dostosować do unikalnych potrzeb organizacji w zakresie zarządzania projektami.

Cztery fazy cyklu życia projektu: konceptualizacja, planowanie, wykonanie i zakończenie.

Podstawowe funkcje oprogramowania do zarządzania projektami

Podstawowe funkcje oprogramowania do zarządzania projektami obejmują:

• Planowanie projektu, w tym mapowanie zadań i wizualne opisywanie interakcji zadań
• Zarządzanie zadaniami, w tym przydziały, terminy i raporty o statusie
• Udostępnianie dokumentów i współpraca za pośrednictwem centralnego repozytorium dokumentów, do którego mogą łatwo uzyskać dostęp wszyscy zaangażowani w projekt
• Udostępnianie kalendarza i kontaktów
• Zarządzanie błędami i błędami
• Śledzenie czasu dla wszystkich zadań, w tym zapisy dla konsultantów zewnętrznych

Te możliwości umożliwiają kierownikom projektów prowadzenie projektów przez cały cykl rozwoju i dostarczanie ich na czas i zgodnie z budżetem. Pakiety oprogramowania oparte na chmurze umożliwiają zespołowi lub zespołom współpracę w różnych lokalizacjach geograficznych.

Wiele najnowszych rozwiązań oprogramowania do zarządzania projektami obejmuje różnorodne narzędzia do udostępniania i współpracy, umożliwiające komunikację w czasie rzeczywistym i scentralizowany dostęp do plików, dzięki czemu wszyscy są na tej samej stronie na każdym etapie projektu.

Niektóre pakiety mogą zautomatyzować procesy i dostarczać kompleksowe dane za pośrednictwem jednego centralnego węzła, który umożliwia menedżerom oferowanie raportów postępu w czasie rzeczywistym, dzięki czemu można lepiej alokować zasoby i tworzyć zwroty w celu utrzymania projektów na bieżąco.

Czy roboczy system operacyjny może zastąpić oprogramowanie do zarządzania projektami?

Oprogramowanie do zarządzania projektami bardzo dobrze radzi sobie ze specyficznymi wymaganiami tego typu prac. Work OS doskonale radzi sobie z szeroką gamą zadań roboczych. Tak więc w zdecydowanej większości scenariuszy nie chodzi o użycie jednego lub drugiego rozwiązania, ale o ich współdziałanie, zapewniając synergię, która prowadzi do większej wydajności oraz oszczędności czasu i pieniędzy.

Zarządzanie projektami można wąsko zdefiniować jako „zastosowanie wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik do działań projektowych w celu spełnienia wymagań projektu”. Ogólnie rzecz biorąc, system operacyjny Work OS ma bardziej elastyczną strukturę niż oprogramowanie do zarządzania projektami, „ponieważ nie obraca się wokół projektów, co pozwala na dyskusję – i bardziej ogólnie, współpracę – na każdy temat”.

Podczas gdy z rozwiązania roboczego OS może korzystać każdy pracownik informacyjny w organizacji, oprogramowanie do zarządzania projektami jest zwykle domeną tylko PMów w biurze zarządzania projektami. Roboczy system operacyjny zmniejsza obciążenie pracą dzięki automatyzacji przepływu pracy i scentralizowanym zasobom, a rozwiązanie do zarządzania projektami może być pracochłonne, wymagające zarządzania zależnościami, przypisywania zasobów i nie tylko.

W jaki sposób działający system operacyjny może uzupełniać oprogramowanie do zarządzania projektami?

Wsparcie oprogramowania do zarządzania projektami dla formalnych technik i metodologii zarządzania projektami sprawia, że ​​jest ono koniecznością dla większości specjalistów PM. Chociaż umożliwia planowanie na wysokim poziomie, nie zapewnia wglądu w sposób realizacji projektu przez członków zespołu. W tym miejscu wkracza system operacyjny, który umożliwia kierownikom projektów śledzenie realizacji projektów w czasie rzeczywistym. Aspekt współpracy jest tym, czym system operacyjny wyróżnia się na poziomie organizacji, działu i zespołu.

Elastyczność roboczych rozwiązań OS oraz ich łatwe, efektywne możliwości komunikacji i współpracy sprawiają, że są one szczególnie przydatne w zwinnym zarządzaniu projektami. Dzięki zespołom rozproszonym lub lokalnym ułatwia aktualizowanie komunikacji oraz udostępnianie list zadań, opinii i przydziałów.

W przypadku sprawnego zarządzania zadaniami przydatne jest posiadanie systemu, który ma różne widoki zadań na tablicy, niezależnie od tego, czy są to wykresy Kanban, wykresy w stylu Gantta czy widoki listy. Digital Project Manager wskazuje, że system operacyjny roboczy może również obsługiwać metryki, raportowanie i analizy ważne dla projektów zwinnych dzięki możliwościom śledzenia czasu i projekcji oraz „łatwym do zrozumienia raportom postępu dla interesariuszy, zapewnianiu jakości i postępom narzędzia do identyfikacji i usuwania przeszkód projektowych, oceny wyników i oceny finansów.”

Wniosek

Tak, mogą istnieć środowiska intensywnie korzystające z projektów, w których oprogramowanie do zarządzania projektami może być jedynym rozwiązaniem, podobnie jak w przypadku mniej rygorystycznych sytuacji zarządzania projektami, w których roboczy system operacyjny może zapewnić wszystko, co jest potrzebne. Jednak w większości przypadków szerokie możliwości roboczego systemu operacyjnego, połączonego z głęboką pionową funkcjonalnością oprogramowania do zarządzania projektami, są dopasowane do raju projektów.

Zdobądź więcej wiedzy na temat wszystkich zagadnień związanych z zarządzaniem projektami dzięki centrum PM firmy G2 z ponad 40 przydatnymi zasobami, które pomogą Ci osiągnąć sukces.