كونك مدير مشروع ينطوي على أكثر من مجرد إدارة المشاريع.

بينما ستقضي ساعات طويلة في القيام بذلك ، سيتم تخصيص قدر مساوٍ أو أكبر من وقتك لأعمال أخرى. قد يشمل ذلك إكمال المهام الإدارية ، والوظائف غير المتكررة التي لا تتعلق بالمشروع ، والعمل المخصص ، والرد على رسائل البريد الإلكتروني ، والقيام بمبادرات متعددة الوظائف مع الإدارات الأخرى ، وما إلى ذلك.

قد يكون لديك برنامج رائع لإدارة المشاريع لمساعدتك ، لكنه لا يهتم ببقية واجباتك.

يمكنك التعامل مع ذلك بمزيج مرهق من جداول البيانات المشتركة ومحرر مستندات Google ، ومخططات سير العمل المبنية باستخدام قوالب معالج الكلمات ، وصفحات الويب المخصصة لتتبع تقدم العمل ، ورسائل البريد الإلكتروني لإرسال المهام واستلامها ، وغير ذلك.

أو يمكنك البحث عن حل إدارة عمل أنيق وسهل الاستخدام وشامل ومرن ومرن وقابل للتكيف بسهولة مع مجموعة كبيرة من احتياجات التشغيل الخاصة بك - نظام يقوم بأتمتة مهام سير العمل ، ويجعل التعاون سهلاً ، ويتكامل مع ما تفضله أدوات لكسر الصوامع الرقمية ، وتلتقط البيانات لأي شخص وأي شيء ، وتوفر لوحات المعلومات بجميع المعلومات ذات الصلة بدور عملك. باختصار ، أنت بحاجة إلى نظام تشغيل عمل (نظام تشغيل العمل).

ما هو نظام تشغيل العمل؟

تعد برامج إدارة المشاريع أداة أساسية ، ولكنها يمكن أن تكون متخصصة للغاية ، وتتطلب معرفة المنهجيات ومعرفة التنفيذ من قبل مدير مشروع كبير لاستخدامها. إنه أمر رائع للمساعي ذات الأهداف المحددة بوضوح والجداول الزمنية والميزانيات وغيرها من معايير إدارة المشروع المحددة ، بما في ذلك الكثير من أعمال التخطيط في الواجهة الأمامية.

من ناحية أخرى ، يغطي نظام تشغيل العمل مجموعة كاملة من مهام ومسؤوليات العمل التنظيمي ، والتي قد تكون إدارة المشروع جزءًا منها. إنه حل برمجي شامل وسهل الاستخدام يجمع بين أتمتة العمل الذكية وأدوات الاتصال والتعاون المركزية.

تسمح حلول نظام تشغيل العمل للمديرين بتتبع عمل الجميع بسهولة واتخاذ قرارات تعتمد على البيانات ، مما يجعلها متوافقة مع أهداف العمل والمعايير التشغيلية. كما أنه يحرر الفرق من العمل الوضيع ، مما يسمح لهم بالتركيز على العمل الذي يحبونه باستخدام أدوات إنتاجية وتواصل وتعاون ذكية.

استخدام على مستوى المنظمة

نظرًا لميزاتها المرنة ، يجب أن يتمكن جميع المستخدمين في المؤسسة ، بغض النظر عن الوظيفة أو الفريق ، من استخدام نظام تشغيل العمل.

اللبنات

يجب أن يكون المستخدمون قادرين على تكوين البيانات والتقاطها من خلال استخدام وحدات البناء الوظيفية. يجب أن يكون جميع مستخدمي نظام التشغيل قادرين على تفكيك وإعادة تجميع أي سير عمل أو تطبيق معروض على نظام تشغيل العمل.

مخزن البيانات

يلتقط نظام تشغيل العمل جميع البيانات من خلال تصرفات مستخدميه ومن خلال عمليات الدمج. نظام تشغيل العمل قادر على جعل جميع البيانات كاملة وسهلة الهضم ، مع استهلاك المستخدمين للبيانات كما هي أو من خلال عدسة اللبنات الأساسية.

تكاملات

يقوم المستخدمون بتوصيل مصادر البيانات الخارجية والتطبيقات بمساحة عمل موحدة ، بحيث يمكن لجميع المستخدمين الاستمرار في استخدام أدواتهم المفضلة وجعلها مركزية في مكان واحد.

أتمتة

يسمح نظام تشغيل العمل للمستخدمين بتنفيذ أشياء متكررة يمكن التنبؤ بها تلقائيًا. تحدث الأتمتة داخل نظام تشغيل العمل وأيضًا عبر التطبيقات الخارجية المتصلة بنظام التشغيل الخاص بالعمل.

تصور البيانات وتحليلاتها

يسمح نظام تشغيل العمل بتصور البيانات الموجودة في النظام وتحليلها بعدة طرق.

الأذونات والحوكمة

يتضمن نظام تشغيل العمل القدرة على تعيين أذونات على من يمكنه عرض البيانات وتحديثها وإدخالها بالإضافة إلى من يمكنه دمج العمل وأتمتة.

التواصل في السياق

يعمل نظام التشغيل الجيد على تحسين التعاون بين الفريقين ، مما يقلل من رسائل البريد الإلكتروني والاجتماعات بإمكانيات تتضمن التعليق على المهام ، والتعليق على الصور وغيرها الكثير.

متابعة التقدم

توفر بعض عروض نظام تشغيل العمل الشفافية في المشروع والعملية وتقدم سير العمل.

تطبيقات سير العمل

توفر بعض عروض أنظمة تشغيل العمل وسيلة منخفضة التعليمات البرمجية / بدون تعليمات برمجية للمطورين لإنشاء عناصر واجهة مستخدم مخصصة ومهام سير العمل وعمليات الدمج والتطبيقات.

ماذا تعني برامج إدارة المشاريع؟

وفقًا لـ Technopedia ، "برنامج إدارة المشروع هو برنامج يستخدم لتخطيط المشروع والجدولة وتخصيص الموارد وإدارة التغيير." مع مديري مشاريع تكنولوجيا المعلومات ، يمكن لأصحاب المصلحة والمستخدمين إدارة التكاليف والميزانية بشكل أفضل ، والقيام بإدارة الجودة والتوثيق ، واستخدامها في الإدارة ، والتعاون والتواصل مع بعضهم البعض.

هناك مجموعة واسعة من حلول إدارة المشاريع المتاحة والتي تقدم العديد من الخيارات والوظائف المختلفة لمجموعة كاملة من استخدامات إدارة المشروع. تتطلب بعض الأنظمة استثمارات ضخمة من النقد ووقت التدريب ، وتتطلب معرفة مهنية متخصصة. لذلك يجب توخي قدر كبير من العناية للتأكد من أن النظام يلبي ، أو قابل للتخصيص ، احتياجات إدارة المشروع الفريدة للمؤسسة.

المراحل الأربع لدورة حياة المشروع: وضع المفاهيم والتخطيط والتنفيذ والإنهاء.

الوظائف الأساسية لبرنامج إدارة المشاريع

تشمل الوظائف الأساسية لبرنامج إدارة المشاريع ما يلي:

• تخطيط المشروع ، بما في ذلك تخطيط المهام ووصف تفاعلات المهام بشكل مرئي
• إدارة المهام ، بما في ذلك التعيينات والمواعيد النهائية وتقارير الحالة
• مشاركة المستندات والتعاون من خلال مستودع مستندات مركزي يمكن لجميع المشاركين في المشروع الوصول إليه بسهولة
• التقويم ومشاركة جهات الاتصال
• إدارة الأخطاء والخطأ
• تتبع الوقت لجميع المهام ، بما في ذلك سجلات مستشاري الطرف الثالث

تمكن هذه القدرات مديري المشاريع من رعاية مشاريعهم خلال دورة التطوير بأكملها وتسليمها في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. تمكّن حزم البرامج المستندة إلى السحابة الفريق أو الفرق من العمل معًا عبر مواقع جغرافية مختلفة.

تتضمن العديد من حلول برامج إدارة المشاريع الحديثة مجموعة متنوعة من أدوات المشاركة والتعاون ، مما يسمح بالاتصالات في الوقت الفعلي والوصول المركزي إلى الملفات ، مما يضمن بقاء الجميع في نفس الصفحة في كل خطوة من المشروع.

يمكن لبعض الحزم أتمتة العمليات وتوفير بيانات شاملة من خلال محور مركزي واحد يسمح للمديرين بتقديم تقارير تقدم في الوقت الفعلي ، بحيث يمكن تخصيص الموارد بشكل أفضل وإنشاء المحاور للحفاظ على مسار المشاريع.

هل يمكن أن يحل نظام تشغيل العمل محل برنامج إدارة المشاريع؟

برنامج إدارة المشاريع جيد جدًا في التعامل مع المتطلبات المحددة لهذا النوع من العمل. يتفوق نظام التشغيل في التعامل مع مجموعة واسعة من مهام العمل. لذلك في الغالبية العظمى من السيناريوهات ، لا يتعلق الأمر باستخدام حل واحد أو آخر ، ولكن جعلهما يعملان معًا ، مما يوفر تآزرًا يؤدي إلى زيادة الكفاءة وتوفير الوقت والمال.

يمكن تعريف إدارة المشروع بشكل ضيق على أنه "تطبيق المعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات على أنشطة المشروع لتلبية متطلبات المشروع". بشكل عام ، يتمتع نظام التشغيل الخاص بالعمل بهيكل أكثر مرونة من برنامج إدارة المشاريع "لأنه لا يدور حول المشاريع ، مما يسمح للمناقشة - وبشكل أعم ، التعاون - بالظهور حول أي موضوع."

بينما يمكن استخدام حل نظام تشغيل العمل من قبل كل عامل معلومات في مؤسسة ما ، فعادة ما يكون برنامج إدارة المشروع هو مجال إدارة المشاريع فقط في مكتب إدارة المشروع. يقلل نظام تشغيل العمل من أعباء العمل من خلال أتمتة سير العمل والموارد المركزية ، ويمكن أن يكون حل إدارة المشروع كثيف العمالة ، ويتطلب إدارة التبعيات ، وتخصيص الموارد ، والمزيد.

كيف يمكن لنظام تشغيل العمل أن يكمل برنامج إدارة المشاريع؟

إن دعم برامج إدارة المشاريع لتقنيات ومنهجيات إدارة المشاريع الرسمية يجعلها ضرورة لمعظم المتخصصين في إدارة المشاريع. على الرغم من أنه يسمح بالتخطيط عالي المستوى ، إلا أنه لا يوفر رؤية حول كيفية تنفيذ أعضاء الفريق للمشروع. هذا هو المكان الذي يأتي فيه نظام تشغيل العمل ، مما يمكّن مديري المشاريع من تتبع تنفيذ المشاريع في الوقت الفعلي. جانب التعاون هو ما يتفوق فيه نظام التشغيل على المستوى التنظيمي ومستوى القسم ومستوى الفريق.

إن مرونة حلول أنظمة تشغيل العمل وإمكانيات الاتصال والتعاون السهلة والفعالة الخاصة بها تجعلها مفيدة بشكل خاص لإدارة المشاريع السريعة. من خلال الفرق الموزعة أو المحلية ، فإنه يجعل تحديثات الاتصال ومشاركة قوائم المهام والتعليقات والواجبات أمرًا سهلاً.

بالنسبة إلى إدارة المهام السريعة ، من المفيد أن يكون لديك نظام يحتوي على طرق عرض مختلفة للمهام على اللوحة ، سواء كانت Kanban أو مخططات نمط Gantt أو طرق عرض القائمة. يشير مدير المشروع الرقمي إلى أن نظام تشغيل العمل يمكن أن يلبي أيضًا المقاييس وإعداد التقارير والتحليلات المهمة للمشاريع الرشيقة من خلال إمكانات تتبع الوقت والإسقاط ، و "تقارير مرحلية سهلة الفهم لأصحاب المصلحة ، وضمان الجودة ، والتقدم مع أدوات لتحديد ومعالجة عقبات المشروع ، وتقييم الأداء ، وتقييم المالية ".

استنتاج

نعم ، قد تكون هناك بعض البيئات كثيفة المشاريع حيث يمكن أن يفلت برنامج إدارة المشاريع كحل وحيد ، تمامًا كما توجد حالات أقل صرامة في إدارة المشاريع حيث يمكن لنظام التشغيل أن يوفر كل ما هو مطلوب. ولكن في معظم الحالات ، فإن الإمكانات الواسعة النطاق لنظام تشغيل العمل المرتبط بالوظيفة الرأسية العميقة لبرنامج إدارة المشروع هي مطابقة تم إجراؤها في جنة المشروع.

كن أكثر دراية بكل ما يتعلق بإدارة المشاريع من خلال G2's PM hub مع أكثر من 40 موردًا مفيدًا لإبقائك على المسار الصحيح لتحقيق النجاح.