プロジェクトマネージャーになるには、プロジェクトを管理するだけではありません。

この作業に多くの時間を費やすことになりますが、それと同じかそれ以上の時間が他の作業に費やされます。 これには、管理タスクの完了、プロジェクトに関係のない 1 回限りの仕事、アドホックな作業、電子メールへの返信、他の部門との部門横断的なイニシアチブの実行などが含まれる場合があります。

優れたプロジェクト管理ソフトウェアを使用して作業を支援することもできますが、それでは残りの作業を行うことができません。

これらは、共有スプレッドシートと Google ドキュメント、ワープロ テンプレートで作成されたワークフロー チャート、作業の進捗状況を追跡するためのカスタマイズされた Web ページ、課題を送受信するための電子メールなどの面倒な組み合わせで処理できます。

または、柔軟で幅広い運用ニーズに簡単に適応できる、エレガントで使いやすいオールインワンの作業管理ソリューションを選ぶこともできます。ワークフローを自動化し、コラボレーションを容易にし、お気に入りのツールと統合するシステムです。デジタル サイロを打破し、あらゆる人のデータをキャプチャし、職務に関連するすべての情報をダッシュ​​ボードに提供します。 つまり、作業オペレーティング システム (作業 OS) が必要です。

作業用オペレーティング システムとは何ですか?

プロジェクト管理ソフトウェアは不可欠なツールですが、非常に専門的なものになる可能性があり、使用するには上級プロジェクト マネージャーの方法論と実行に関する知識が必要です。 フロントエンドでの多くの計画作業を含む、明確に定義された目標、タイムライン、予算、およびその他の特定のプロジェクト管理パラメーターを使用した取り組みに最適です。

一方、作業 OS は、組織の作業タスクと責任の全範囲をカバーし、その一部としてプロジェクト管理が含まれる場合があります。 これは、スマートな作業の自動化と集中型のコミュニケーションおよびコラボレーション ツールを組み合わせた、包括的でありながら使いやすいソフトウェア ソリューションです。

Work OS ソリューションを使用すると、マネージャーは全員の作業を簡単に追跡し、データ主導の意思決定を行うことができ、ビジネス目標と運用基準に沿った状態に保つことができます。 また、チームを単調な作業から解放し、インテリジェントな生産性、コミュニケーション、およびコラボレーション ツールを使用して、好きな仕事に集中できるようにします。

組織全体での使用

その柔軟な機能により、機能やチームに関係なく、組織内のすべてのユーザーが作業用 OS を使用できる必要があります。

ビルディングブロック

ユーザーは、機能的な構成要素を使用してデータを構成およびキャプチャできる必要があります。 すべての作業 OS ユーザーは、作業 OS で提供されるワークフローまたはアプリケーションを分解して再構築できる必要があります。

データ ストア

作業用 OS は、ユーザーのアクションと統合を通じてすべてのデータをキャプチャします。 作業用 OS は、ユーザーがデータをそのまま、またはビルディング ブロックのレンズを通して消費することで、すべてのデータを完全かつ消化可能にすることができます。

統合

ユーザーは外部データ ソースとアプリを統合されたワークスペースに接続するため、すべてのユーザーは引き続きお気に入りのツールを使用し、それらを 1 か所に集中させることができます。

オートメーション

作業用 OS を使用すると、ユーザーは予測可能で反復的なことを自動的に実行できます。 自動化は、作業用 OS 内で発生し、作業用 OS に接続されている外部アプリ全体でも発生します。

データの視覚化と分析

作業用 OS を使用すると、システム内のデータをさまざまな方法で視覚化および分析できます。

アクセス許可とガバナンス

作業用 OS には、誰がデータを表示、更新、入力できるか、および誰が作業を統合および自動化できるかについて権限を設定する機能が含まれています。

インコンテキストコミュニケーション

優れた作業用 OS は、チーム間のコラボレーションを改善し、タスクへのコメント、画像への注釈付けなどの機能を使用して電子メールや会議を減らします。

進捗状況の追跡

一部の作業用 OS オファリングは、プロジェクト、プロセス、およびワークフローの進行に透明性を提供します。

ワークフロー アプリ

一部の作業用 OS オファリングは、開発者がカスタム ウィジェット、ワークフロー、統合、アプリを作成するためのローコード/ノーコード機能を提供します。

プロジェクト管理ソフトウェアには何が必要ですか?

Technopedia によると、「プロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクトの計画、スケジューリング、リソース割り当て、および変更管理に使用されるソフトウェアです。」 IT プロジェクト マネージャーにより、利害関係者とユーザーは、コストと予算をより適切に管理し、品質管理と文書化を行い、それを管理に使用し、互いに協力して通信することができます。

プロジェクト管理用途の全範囲に対応するさまざまなオプションと機能を提供する、幅広いプロジェクト管理ソリューションが利用可能です。 一部のシステムは、多額の現金とトレーニング時間への投資を必要とし、専門的な専門知識を必要とします。 そのため、システムが組織固有のプロジェクト管理ニーズを満たす、またはカスタマイズ可能であることを保証するには、細心の注意を払う必要があります。

プロジェクト ライフ サイクルの 4 つのフェーズ: 概念化、計画、実行、終了。

プロジェクト管理ソフトウェアの主な機能

プロジェクト管理ソフトウェアの主な機能は次のとおりです。

• タスクのマッピングとタスクの相互作用の視覚的な説明を含むプロジェクト計画
• 割り当て、締め切り、ステータス レポートなどのタスク管理
• プロジェクトに関係するすべての人が簡単にアクセスできる中央ドキュメント リポジトリによるドキュメントの共有とコラボレーション
• 予定表と連絡先の共有
• バグとエラーの管理
• サードパーティ コンサルタントの記録を含む、すべてのタスクのタイム トラッキング

これらの機能により、プロジェクト マネージャーは、開発サイクル全体を通じてプロジェクトを管理し、時間と予算を守ってプロジェクトを提供できます。 クラウドベースのソフトウェア パッケージを使用すると、1 つまたは複数のチームが地理的に異なる場所で共同作業を行うことができます。

最近の多くのプロジェクト管理ソフトウェア ソリューションには、さまざまな共有およびコラボレーション ツールが含まれており、リアルタイムのコミュニケーションとファイルへの一元的なアクセスを可能にし、プロジェクトの各ステップで全員が同じページにいることを保証します。

一部のパッケージは、プロセスを自動化し、マネージャーがリアルタイムの進捗レポートを提供できる 1 つの中央ハブを介して包括的なデータを提供できるため、リソースをより適切に割り当て、プロジェクトを軌道に乗せるための方向転換を行うことができます。

作業用 OS はプロジェクト管理ソフトウェアに取って代わることができますか?

プロジェクト管理ソフトウェアは、この種の作業の特定の要件を処理するのに非常に優れています。 Work OS は、幅広い作業タスクの処理に優れています。 そのため、大部分のシナリオでは、いずれかのソリューションを使用するのではなく、それらを連携させることで相乗効果が得られ、効率が向上し、時間とお金が節約されます。

プロジェクト管理は、「プロジェクトの要件を満たすために、知識、スキル、ツール、およびテクニックをプロジェクト活動に適用すること」と狭義に定義できます。 一般的に言えば、ワーク OS はプロジェクト管理ソフトウェアよりも柔軟な構造を持っています。「なぜなら、それはプロジェクトを中心に展開せず、あらゆるトピックについての議論 (より一般的にはコラボレーション) を可能にするからです。」

仕事用の OS ソリューションは組織内のすべてのインフォメーション ワーカーが使用できますが、プロジェクト管理ソフトウェアは通常、プロジェクト管理オフィスの PM だけのドメインです。 作業用 OS は、ワークフローの自動化とリソースの集中化によってワークロードを軽減します。プロジェクト管理ソリューションは、依存関係の管理やリソースの割り当てなどを必要とする、労働集約的なものになる可能性があります。

作業用 OS はプロジェクト管理ソフトウェアをどのように補完できますか?

プロジェクト管理ソフトウェアは、正式なプロジェクト管理手法と方法論をサポートしているため、ほとんどの PM 専門家にとって必要不可欠です。 高レベルの計画は可能ですが、チーム メンバーがプロジェクトをどのように実行しているかを可視化することはできません。 ここで Work OS の出番となり、PM がリアルタイムでプロジェクトの実行を追跡できるようになります。 コラボレーションの側面は、組織レベル、部門レベル、チーム レベルでの作業 OS の優れた点です。

ワーク OS ソリューションの柔軟性と、その簡単で効果的なコミュニケーションおよびコラボレーション機能により、アジャイルなプロジェクト管理に特に役立ちます。 分散したチームまたはローカル チームとのコミュニケーションの更新、およびタスク リスト、フィードバック、割り当ての共有が容易になります。

アジャイルなタスク管理では、カンバン、ガント スタイル チャート、またはリスト ビューなど、ボード上のタスクのさまざまなビューを備えたシステムがあると便利です。 デジタル プロジェクト マネージャーは、work OS は、時間追跡と予測機能を備えたアジャイル プロジェクトに重要なメトリクス、レポート、分析にも対応できると指摘しています。プロジェクトの障害を特定して修正し、パフォーマンスを評価し、財務を評価するためのツールです。」

結論

はい、プロジェクト管理ソフトウェアが唯一の解決策として逃れることができるプロジェクト集約型の環境がいくつかあるかもしれません. しかし、ほとんどの場合、プロジェクト管理ソフトウェアの深い垂直機能に結び付けられた作業用 OS の幅広い機能は、プロジェクト天国で行われた一致です。

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