การเป็นผู้จัดการโครงการเกี่ยวข้องกับมากกว่าการจัดการโครงการ

ในขณะที่คุณจะใช้เวลาหลายชั่วโมงในการทำเช่นนี้ แต่จะใช้เวลาของคุณให้เท่ากันหรือมากกว่านั้นเพื่องานอื่นๆ ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการทำงานด้านการดูแลระบบ งานครั้งเดียวที่ไม่เกี่ยวข้องกับโครงการ งานเฉพาะกิจ การตอบอีเมล การริเริ่มข้ามสายงานกับแผนกอื่นๆ เป็นต้น

คุณอาจมีซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ยอดเยี่ยมพร้อมช่วยคุณ แต่ซอฟต์แวร์นี้ไม่ได้ดูแลหน้าที่ที่เหลือของคุณ

คุณสามารถจัดการสิ่งเหล่านี้ด้วยการผสมผสานระหว่างสเปรดชีตที่แชร์กับ Google Docs ที่ยุ่งยาก แผนภูมิเวิร์กโฟลว์ที่สร้างด้วยเทมเพลตตัวประมวลผลคำ หน้าเว็บที่กำหนดเองเพื่อติดตามความคืบหน้าของงาน อีเมลสำหรับส่งและรับงาน และอื่นๆ

หรือคุณอาจเลือกใช้โซลูชันการจัดการงานแบบ all-in-one ที่หรูหรา ใช้งานง่าย ที่ยืดหยุ่นและปรับให้เข้ากับความต้องการด้านปฏิบัติการที่หลากหลายของคุณได้อย่างง่ายดาย ระบบที่ทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นอัตโนมัติ ทำให้การทำงานร่วมกันเป็นเรื่องง่าย ผสานรวมกับสิ่งที่คุณโปรดปราน เครื่องมือในการทำลายระบบดิจิทัล รวบรวมข้อมูลสำหรับทุกคนและทุกสิ่ง และจัดเตรียมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดให้กับบทบาทงานของคุณบนแดชบอร์ด กล่าวโดยย่อ คุณต้องมีระบบปฏิบัติการที่ทำงาน (Work OS)

ระบบปฏิบัติการที่ทำงานคืออะไร?

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเป็นเครื่องมือที่จำเป็น แต่สามารถเชี่ยวชาญได้มาก โดยต้องใช้ความรู้เกี่ยวกับวิธีการและความรู้ในการดำเนินการของผู้จัดการโครงการอาวุโสเพื่อใช้ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับความพยายามโดยมีเป้าหมาย กำหนดเวลา งบประมาณ และพารามิเตอร์การจัดการโครงการเฉพาะอื่นๆ ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน รวมถึงงานวางแผนจำนวนมากที่ส่วนหน้า

ในทางกลับกัน OS ที่ทำงานครอบคลุมงานและความรับผิดชอบขององค์กรอย่างเต็มรูปแบบ ซึ่งการจัดการโครงการอาจเป็นส่วนหนึ่ง เป็นโซลูชันซอฟต์แวร์ที่ครอบคลุมแต่ใช้งานง่าย ซึ่งรวมการทำงานอัตโนมัติแบบอัจฉริยะเข้ากับเครื่องมือสื่อสารและการทำงานร่วมกันแบบรวมศูนย์

โซลูชัน Work OS ช่วยให้ผู้จัดการติดตามงานของทุกคนได้อย่างง่ายดายและตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลเป็นหลัก ทำให้สอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจและมาตรฐานการปฏิบัติงาน และช่วยปลดเปลื้องทีมจากงานที่ไม่ธรรมดา ทำให้พวกเขามุ่งความสนใจไปที่งานที่พวกเขารักด้วยเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน การสื่อสารและการทำงานร่วมกันที่ชาญฉลาด

การใช้งานทั่วทั้งองค์กร

เนื่องจากคุณสมบัติที่ยืดหยุ่น ผู้ใช้ทุกคนในองค์กร โดยไม่คำนึงถึงฟังก์ชันหรือทีม ควรสามารถใช้ OS ที่ทำงานได้

การก่อสร้างตึก

ผู้ใช้ควรสามารถเขียนและบันทึกข้อมูลผ่านการใช้หน่วยการสร้างที่ใช้งานได้ ผู้ใช้ OS ที่ทำงานทั้งหมดควรจะสามารถแยกส่วนและประกอบเวิร์กโฟลว์หรือแอปพลิเคชันใดๆ ใหม่ที่มีให้ใน OS ที่ทำงานได้อีกครั้ง

ที่เก็บข้อมูล

OS ที่ทำงานจะเก็บข้อมูลทั้งหมดผ่านการกระทำของผู้ใช้และผ่านการบูรณาการ OS ที่ทำงานสามารถทำให้ข้อมูลทั้งหมดสมบูรณ์และย่อยได้ โดยผู้ใช้จะใช้ข้อมูลตามที่เป็นอยู่หรือผ่านเลนส์ของหน่วยการสร้าง

บูรณาการ

ผู้ใช้เชื่อมต่อแหล่งข้อมูลภายนอกและแอปในพื้นที่ทำงานที่เป็นหนึ่งเดียว ดังนั้นผู้ใช้ทุกคนจึงสามารถใช้เครื่องมือโปรดของตนต่อไปและรวมศูนย์ไว้ในที่เดียวได้

ระบบอัตโนมัติ

OS ที่ใช้งานได้ช่วยให้ผู้ใช้ดำเนินการสิ่งที่คาดเดาได้และทำซ้ำได้โดยอัตโนมัติ ระบบอัตโนมัติเกิดขึ้นภายใน OS ที่ทำงานและทั่วทั้งแอปภายนอกที่เชื่อมต่อกับ OS ที่ทำงาน

การสร้างภาพข้อมูลและการวิเคราะห์

OS ที่ทำงานช่วยให้ข้อมูลในระบบสามารถมองเห็นและวิเคราะห์ได้หลากหลายวิธี

สิทธิ์และการกำกับดูแล

OS ที่ทำงานรวมถึงความสามารถในการตั้งค่าการอนุญาตว่าใครสามารถดู อัปเดต และป้อนข้อมูล รวมทั้งใครสามารถรวมและทำงานอัตโนมัติได้

การสื่อสารในบริบท

OS ที่ทำงานได้ดีจะปรับปรุงการทำงานร่วมกันระหว่างทีม ลดอีเมลและการประชุมด้วยความสามารถที่รวมถึงการแสดงความคิดเห็นในงาน การใส่คำอธิบายประกอบรูปภาพ และอื่นๆ อีกมากมาย

ติดตามความคืบหน้า

ข้อเสนอ OS การทำงานบางอย่างให้ความโปร่งใสในโปรเจ็กต์ กระบวนการ และความก้าวหน้าของเวิร์กโฟลว์

แอพเวิร์กโฟลว์

ข้อเสนอ OS สำหรับการทำงานบางรายการมีเครื่องมืออำนวยความสะดวกแบบ low-code/no-code สำหรับนักพัฒนาเพื่อสร้างวิดเจ็ต เวิร์กโฟลว์ การผสานการทำงาน และแอปที่กำหนดเอง

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเกี่ยวข้องกับอะไร?

ตาม Technopedia "ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้สำหรับการวางแผนโครงการ การจัดกำหนดการ การจัดสรรทรัพยากร และการจัดการการเปลี่ยนแปลง" ด้วยผู้จัดการโครงการด้านไอที ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้ใช้จะสามารถจัดการต้นทุนและงบประมาณได้ดีขึ้น ทำการจัดการคุณภาพและเอกสาร ใช้สำหรับการบริหาร ทำงานร่วมกันและสื่อสารซึ่งกันและกัน

มีโซลูชันการจัดการโครงการมากมายที่มีตัวเลือกและฟังก์ชันการทำงานที่หลากหลายสำหรับการใช้การจัดการโครงการอย่างเต็มรูปแบบ ระบบบางระบบต้องใช้เงินและเวลาในการฝึกอบรมเป็นจำนวนมาก และต้องการความรู้เฉพาะทางระดับมืออาชีพ ดังนั้นต้องใช้ความระมัดระวังอย่างมากเพื่อให้แน่ใจว่าระบบตรงตามหรือปรับแต่งได้ตามความต้องการในการจัดการโครงการเฉพาะขององค์กร

สี่ขั้นตอนของวงจรชีวิตโครงการ: แนวความคิด การวางแผน การดำเนินการ และการยกเลิก

หน้าที่หลักของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

ฟังก์ชันหลักของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการมีดังนี้:

• การวางแผนโครงการ รวมถึงงานการทำแผนที่และการอธิบายการโต้ตอบของงานด้วยสายตา
• การจัดการงาน รวมถึงการมอบหมายงาน กำหนดเวลา และรายงานสถานะ
• การแชร์เอกสารและการทำงานร่วมกันผ่านที่เก็บเอกสารส่วนกลางที่ทุกคนที่เกี่ยวข้องในโครงการสามารถเข้าถึงได้ง่าย
• การแบ่งปันปฏิทินและที่อยู่ติดต่อ
• การจัดการบั๊กและข้อผิดพลาด
• การติดตามเวลาสำหรับงานทั้งหมด รวมถึงบันทึกสำหรับที่ปรึกษาบุคคลที่สาม

ความสามารถเหล่านี้ช่วยให้ผู้จัดการโครงการดูแลโครงการของตนตลอดวงจรการพัฒนาทั้งหมด และส่งมอบตรงเวลาและตามงบประมาณ แพ็คเกจซอฟต์แวร์บนคลาวด์ช่วยให้ทีมหรือทีมสามารถทำงานร่วมกันในสถานที่ต่างๆ ได้

โซลูชันซอฟต์แวร์การจัดการโครงการล่าสุดจำนวนมากรวมถึงเครื่องมือการแบ่งปันและการทำงานร่วมกันที่หลากหลาย ทำให้สามารถสื่อสารแบบเรียลไทม์และเข้าถึงไฟล์จากส่วนกลาง ทำให้มั่นใจได้ว่าทุกคนจะเข้าใจตรงกันในแต่ละขั้นตอนของโครงการ

แพ็คเกจบางอย่างสามารถทำให้กระบวนการทำงานโดยอัตโนมัติและให้ข้อมูลที่ครอบคลุมผ่านฮับกลางแห่งเดียวที่ช่วยให้ผู้จัดการสามารถเสนอรายงานความคืบหน้าแบบเรียลไทม์ เพื่อให้สามารถจัดสรรทรัพยากรได้ดีขึ้นและทำ pivot เพื่อให้โครงการเป็นไปตามแผน

OS ที่ใช้งานได้สามารถแทนที่ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการได้หรือไม่

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถจัดการกับความต้องการเฉพาะของงานประเภทนี้ได้เป็นอย่างดี Work OS เชี่ยวชาญในการจัดการงานที่หลากหลาย ดังนั้น ในสถานการณ์ส่วนใหญ่ ไม่ใช่เรื่องของการใช้โซลูชันอย่างใดอย่างหนึ่งแต่ต้องทำงานร่วมกัน ให้การทำงานร่วมกันที่นำไปสู่ประสิทธิภาพมากขึ้น และประหยัดเวลาและเงิน

การจัดการโครงการสามารถกำหนดได้อย่างหวุดหวิดว่าเป็น "การประยุกต์ใช้ความรู้ ทักษะ เครื่องมือและเทคนิคในกิจกรรมโครงการเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดของโครงการ" โดยทั่วไป OS ที่ทำงานมีโครงสร้างที่ยืดหยุ่นมากกว่าซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ “เพราะมันไม่ได้หมุนรอบโครงการ อนุญาตให้มีการอภิปราย - และโดยทั่วไปกว่านั้นคือการทำงานร่วมกัน - เกิดขึ้นในหัวข้อใด ๆ ”

แม้ว่าพนักงานข้อมูลทุกคนในองค์กรจะสามารถใช้โซลูชัน OS สำหรับการทำงานได้ แต่ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการมักจะเป็นโดเมนของ PM เท่านั้นในสำนักงานการจัดการโครงการ OS ของงานลดปริมาณงานด้วยระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์และทรัพยากรแบบรวมศูนย์ และโซลูชันการจัดการโครงการอาจใช้แรงงานมาก ต้องมีการจัดการการพึ่งพา การกำหนดทรัพยากร และอื่นๆ

OS ทำงานเสริมซอฟต์แวร์การจัดการโครงการได้อย่างไร?

การสนับสนุนซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสำหรับเทคนิคและวิธีการจัดการโครงการที่เป็นทางการทำให้มีความจำเป็นสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้าน PM ส่วนใหญ่ แม้ว่าจะอนุญาตให้มีการวางแผนระดับสูง แต่ก็ไม่ได้ให้ทัศนวิสัยว่าสมาชิกในทีมดำเนินโครงการอย่างไร นี่คือที่มาของ OS สำหรับการทำงาน ทำให้ PMs สามารถติดตามการดำเนินการของโครงการได้แบบเรียลไทม์ ด้านการทำงานร่วมกันคือสิ่งที่ OS ทำงานได้ดีในระดับองค์กร ระดับแผนก และระดับทีม

ความยืดหยุ่นของโซลูชัน OS สำหรับการทำงานและความสามารถในการสื่อสารและการทำงานร่วมกันที่ง่ายดายและมีประสิทธิภาพ ทำให้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการจัดการโครงการที่คล่องตัว ด้วยทีมงานแบบกระจายหรือในพื้นที่ ทำให้การอัปเดตการสื่อสารและการแชร์รายการงาน คำติชม และการมอบหมายงานเป็นเรื่องง่าย

สำหรับการจัดการงานที่คล่องตัว การมีระบบที่มีมุมมองที่แตกต่างกันของงานบนกระดาน ไม่ว่าจะเป็นแบบ Kanban แผนภูมิแบบ Gantt หรือมุมมองรายการ Digital Project Manager ชี้ให้เห็นว่า OS ที่ทำงานยังสามารถรองรับตัวชี้วัด การรายงานและการวิเคราะห์ที่สำคัญต่อโครงการที่คล่องตัวด้วยความสามารถในการติดตามเวลาและการฉายภาพ และ "รายงานความคืบหน้าที่เข้าใจง่ายสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การประกันคุณภาพ และความคืบหน้าด้วย เครื่องมือในการระบุและแก้ไขอุปสรรคของโครงการ ประเมินผลการปฏิบัติงาน และประเมินการเงิน”

บทสรุป

ใช่ อาจมีบางสภาพแวดล้อมที่เน้นโครงการมากซึ่งซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถใช้เป็นโซลูชันเดียวได้ เช่นเดียวกับที่มีสถานการณ์การจัดการโครงการที่เข้มงวดน้อยกว่าซึ่ง OS ของงานสามารถให้ทุกสิ่งที่จำเป็นได้ แต่ในกรณีส่วนใหญ่ ความสามารถที่หลากหลายของ OS ที่ใช้งานซึ่งเชื่อมโยงกับฟังก์ชันการทำงานในแนวดิ่งลึกของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการนั้นเข้ากันได้ดีในสวรรค์ของโครงการ

มีความรู้มากขึ้นเกี่ยวกับการจัดการโครงการทุกอย่างด้วยฮับ PM ของ G2 ที่มีแหล่งข้อมูลที่มีประโยชน์มากกว่า 40 รายการเพื่อให้คุณประสบความสำเร็จ