Ser un gerente de proyecto implica más que administrar proyectos.

Si bien pasará muchas horas haciendo esto, una cantidad igual o mayor de su tiempo se dedicará a otro trabajo. Esto podría implicar completar tareas administrativas, trabajos únicos no relacionados con un proyecto, trabajo ad hoc, responder correos electrónicos, realizar iniciativas multifuncionales con otros departamentos, etc.

Es posible que tenga un excelente software de administración de proyectos para ayudarlo, pero no se ocupa del resto de sus deberes.

Puede manejar esto con una combinación engorrosa de hojas de cálculo compartidas y Google Docs, gráficos de flujo de trabajo creados con plantillas de procesador de texto, páginas web personalizadas para realizar un seguimiento del progreso del trabajo, correos electrónicos para enviar y recibir tareas, y así sucesivamente.

O puede optar por una solución de gestión del trabajo todo en uno, elegante y fácil de usar que sea flexible y se adapte fácilmente a su amplia gama de necesidades operativas: un sistema que automatiza los flujos de trabajo, facilita la colaboración y se integra con sus aplicaciones favoritas. herramientas para romper los silos digitales, captura datos para cualquier persona y cualquier cosa, y proporciona paneles con toda la información pertinente a su rol de trabajo. En resumen, necesita un sistema operativo de trabajo (sistema operativo de trabajo).

¿Qué es un sistema operativo de trabajo?

El software de gestión de proyectos es una herramienta esencial, pero puede ser muy especializado, requiriendo el conocimiento de metodologías y el conocimiento de ejecución de un gerente de proyecto senior para usarlo. Es excelente para proyectos con objetivos, cronogramas, presupuestos y otros parámetros específicos de gestión de proyectos claramente definidos, que incluyen mucho trabajo de planificación desde el principio.

Un sistema operativo de trabajo, por otro lado, cubre una gama completa de tareas y responsabilidades laborales organizacionales, de las cuales la gestión de proyectos puede ser una parte. Es una solución de software completa pero fácil de usar que combina la automatización inteligente del trabajo con comunicaciones centralizadas y herramientas de colaboración.

Las soluciones Work OS permiten a los gerentes rastrear fácilmente el trabajo de todos y tomar decisiones basadas en datos, manteniéndolos alineados con los objetivos comerciales y los estándares operativos. Y libera a los equipos del trabajo de baja categoría, lo que les permite concentrarse en el trabajo que aman con herramientas inteligentes de productividad, comunicación y colaboración.

Uso en toda la organización

Debido a sus funciones flexibles, todos los usuarios de una organización, independientemente de su función o equipo, deberían poder utilizar el sistema operativo de trabajo.

Bloques de construcción

Los usuarios deben poder componer y capturar datos mediante el uso de bloques de construcción funcionales. Todos los usuarios del sistema operativo de trabajo deberían poder dividir y volver a ensamblar cualquier flujo de trabajo o aplicación que se ofrezca en el sistema operativo de trabajo.

Almacén de datos

Un sistema operativo de trabajo captura todos los datos a través de las acciones de sus usuarios y mediante integraciones. El sistema operativo de trabajo puede hacer que todos los datos sean completos y digeribles, y los usuarios consumen los datos tal cual o a través de la lente de los componentes básicos.

integraciones

Los usuarios conectan aplicaciones y fuentes de datos externas en un espacio de trabajo unificado, para que todos los usuarios puedan continuar usando sus herramientas favoritas y centralizarlas en un solo lugar.

Automatización

Un sistema operativo de trabajo permite a los usuarios ejecutar automáticamente cosas predecibles y repetitivas. La automatización ocurre dentro del sistema operativo de trabajo y también a través de las aplicaciones externas que están conectadas al sistema operativo de trabajo.

Visualización y análisis de datos

Un sistema operativo de trabajo permite que los datos del sistema se visualicen y analicen de diversas formas.

Permisos y gobernanza

Un sistema operativo de trabajo incluye la capacidad de establecer permisos sobre quién puede ver, actualizar e ingresar datos, así como quién puede integrar y automatizar el trabajo.

Comunicación en contexto

Un buen sistema operativo de trabajo mejora la colaboración entre equipos, reduce los correos electrónicos y las reuniones con capacidades que incluyen comentar tareas, anotar imágenes y muchas otras.

Seguimiento del progreso

Algunas ofertas de SO de trabajo brindan transparencia en la progresión del proyecto, el proceso y el flujo de trabajo.

Aplicaciones de flujo de trabajo

Algunas ofertas de SO de trabajo proporcionan una función de código bajo/sin código para que los desarrolladores creen widgets, flujos de trabajo, integraciones y aplicaciones personalizados.

¿Qué implica el software de gestión de proyectos?

Según Technopedia, "el software de gestión de proyectos es un software utilizado para la planificación, programación, asignación de recursos y gestión de cambios de proyectos". Con los administradores de proyectos de TI, las partes interesadas y los usuarios pueden administrar mejor los costos y los presupuestos, realizar la gestión y la documentación de la calidad, usarlos para la administración y colaborar y comunicarse entre sí.

Existe una amplia gama de soluciones de gestión de proyectos disponibles que ofrecen muchas opciones y funcionalidades diferentes para toda la gama de usos de la gestión de proyectos. Algunos sistemas requieren fuertes inversiones en efectivo y tiempo de capacitación, y exigen conocimientos profesionales especializados. Por lo tanto, se debe tener mucho cuidado para garantizar que un sistema satisfaga las necesidades únicas de gestión de proyectos de una organización, o se pueda adaptar a ellas.

Las cuatro fases del ciclo de vida de un proyecto: conceptualización, planificación, ejecución y terminación.

Funciones principales del software de gestión de proyectos

Las funciones principales del software de gestión de proyectos incluyen las siguientes:

• Planificación de proyectos, incluida la asignación de tareas y la descripción visual de las interacciones de las tareas
• Gestión de tareas, incluidas asignaciones, plazos e informes de estado
• Uso compartido de documentos y colaboración a través de un depósito de documentos central al que pueden acceder fácilmente todos los involucrados en el proyecto
• Compartir calendario y contactos
• Gestión de errores y bugs
• Seguimiento del tiempo para todas las tareas, incluidos los registros de consultores externos

Estas capacidades permiten a los gerentes de proyecto guiar sus proyectos a lo largo de todo el ciclo de desarrollo y entregarlos a tiempo y dentro del presupuesto. Los paquetes de software basados ​​en la nube permiten que un equipo o equipos trabajen juntos en diferentes ubicaciones geográficas.

Muchas soluciones de software de gestión de proyectos recientes incluyen una variedad de herramientas para compartir y colaborar, lo que permite comunicaciones en tiempo real y acceso centralizado a los archivos, asegurando que todos estén en sintonía en cada paso de un proyecto.

Algunos paquetes pueden automatizar procesos y proporcionar datos completos a través de un centro central que permite a los gerentes ofrecer informes de progreso en tiempo real, de modo que los recursos se puedan asignar mejor y se puedan hacer pivotes para mantener los proyectos en marcha.

¿Puede un sistema operativo de trabajo reemplazar el software de gestión de proyectos?

El software de gestión de proyectos es muy bueno para manejar los requisitos específicos de este tipo de trabajo. Work OS sobresale en el manejo de una amplia gama de tareas de trabajo. Entonces, en la gran mayoría de los escenarios, no se trata de usar una solución u otra, sino de hacer que funcionen juntas, brindando una sinergia que conduce a una mayor eficiencia y ahorro de tiempo y dinero.

La gestión de proyectos se puede definir estrictamente como la "aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del proyecto". En términos generales, el sistema operativo de trabajo tiene una estructura más flexible que el software de gestión de proyectos "porque no gira en torno a proyectos, lo que permite que surja la discusión, y más generalmente, la colaboración sobre cualquier tema".

Si bien todos los trabajadores de la información de una organización pueden utilizar una solución de sistema operativo de trabajo, el software de gestión de proyectos suele ser dominio exclusivo de los PM en una oficina de gestión de proyectos. Un sistema operativo de trabajo reduce las cargas de trabajo con su automatización de flujo de trabajo y recursos centralizados, y una solución de gestión de proyectos puede requerir mucho trabajo, lo que requiere la gestión de dependencias, la asignación de recursos y más.

¿Cómo puede un sistema operativo de trabajo complementar el software de gestión de proyectos?

El soporte del software de gestión de proyectos para las técnicas y metodologías formales de gestión de proyectos lo convierte en una necesidad para la mayoría de los profesionales de PM. Si bien permite una planificación de alto nivel, no brinda visibilidad sobre cómo los miembros del equipo ejecutan un proyecto. Aquí es donde entra en juego el sistema operativo de trabajo, que permite a los PM realizar un seguimiento de la ejecución de los proyectos en tiempo real. El aspecto de colaboración es en lo que sobresale el sistema operativo de trabajo a nivel organizacional, a nivel de departamento y a nivel de equipo.

La flexibilidad de las soluciones de SO de trabajo y sus capacidades de colaboración y comunicación fáciles y efectivas las hacen particularmente útiles para la gestión ágil de proyectos. Con equipos distribuidos o locales, facilita las actualizaciones de comunicación y el intercambio de listas de tareas, comentarios y asignaciones.

Para una gestión ágil de tareas, es útil tener un sistema que tenga diferentes vistas de las tareas en un tablero, ya sea Kanban, gráficos de estilo Gantt o vistas de lista. El administrador de proyectos digitales señala que el sistema operativo de trabajo también puede satisfacer las métricas, los informes y los análisis importantes para los proyectos ágiles con sus capacidades de seguimiento y proyección de tiempo, e "informes de progreso fáciles de entender para las partes interesadas, control de calidad y progreso con herramientas para identificar y remediar los obstáculos del proyecto, evaluar el desempeño y evaluar las finanzas”.

Conclusión

Sí, puede haber algunos entornos intensivos en proyectos en los que el software de gestión de proyectos puede salir adelante como la única solución, al igual que hay situaciones de gestión de proyectos menos rigurosas en las que el sistema operativo de trabajo puede proporcionar todo lo necesario. Pero en la mayoría de los casos, la amplia gama de capacidades de un sistema operativo de trabajo unido a la profunda funcionalidad vertical del software de gestión de proyectos es una combinación perfecta.

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