Être chef de projet, c'est plus que gérer des projets.

Alors que vous passerez de nombreuses heures à faire cela, une quantité égale ou supérieure de votre temps sera consacrée à d'autres travaux. Cela peut impliquer d'effectuer des tâches administratives, des tâches ponctuelles non liées à un projet, du travail ponctuel, de répondre à des e-mails, d'entreprendre des initiatives interfonctionnelles avec d'autres départements, etc.

Vous disposez peut-être d'un excellent logiciel de gestion de projet pour vous aider, mais il ne s'occupe pas du reste de vos tâches.

Vous pouvez les gérer avec un mélange encombrant de feuilles de calcul partagées et de documents Google, des diagrammes de flux de travail construits avec des modèles de traitement de texte, des pages Web personnalisées pour suivre l'avancement du travail, des e-mails pour envoyer et recevoir des affectations, etc.

Ou vous pouvez opter pour une solution de gestion du travail tout-en-un élégante, facile à utiliser, flexible et facilement adaptable à votre large éventail de besoins d'exploitation - un système qui automatise les flux de travail, facilite la collaboration, s'intègre à vos applications préférées. des outils pour briser les silos numériques, capturer des données pour n'importe qui et n'importe quoi, et fournir des tableaux de bord avec toutes les informations pertinentes à votre rôle de travail. En bref, vous avez besoin d'un système d'exploitation de travail (work OS).

Qu'est-ce qu'un système d'exploitation professionnel ?

Un logiciel de gestion de projet est un outil essentiel, mais peut être très spécialisé, nécessitant la connaissance des méthodologies et des connaissances d'exécution d'un chef de projet senior pour être utilisé. Il est idéal pour les efforts avec des objectifs, des échéanciers, des budgets et d'autres paramètres de gestion de projet clairement définis, y compris beaucoup de travail de planification en amont.

Un OS de travail, d'autre part, couvre une gamme complète de tâches et de responsabilités de travail organisationnel, dont la gestion de projet peut être une partie. Il s'agit d'une solution logicielle complète mais simple à utiliser qui combine une automatisation intelligente du travail avec des outils de communication et de collaboration centralisés.

Les solutions Work OS permettent aux responsables de suivre facilement le travail de chacun et de prendre des décisions basées sur les données, en les maintenant alignées sur les objectifs commerciaux et les normes opérationnelles. Et cela libère les équipes du travail subalterne, leur permettant de se concentrer sur le travail qu'elles aiment avec des outils intelligents de productivité, de communication et de collaboration.

Utilisation à l'échelle de l'organisation

En raison de ses fonctionnalités flexibles, tous les utilisateurs d'une organisation, quelle que soit leur fonction ou leur équipe, doivent pouvoir utiliser le système d'exploitation professionnel.

Blocs de construction

Les utilisateurs doivent être en mesure de composer et de saisir des données grâce à l'utilisation de blocs de construction fonctionnels. Tous les utilisateurs du système d'exploitation professionnel doivent pouvoir séparer et réassembler tout flux de travail ou application proposé sur le système d'exploitation professionnel.

Magasin de données

Un système d'exploitation de travail capture toutes les données à travers les actions de ses utilisateurs et à travers les intégrations. Le système d'exploitation de travail est capable de rendre toutes les données complètes et assimilables, les utilisateurs consommant les données telles quelles ou à travers l'objectif des blocs de construction.

Intégrations

Les utilisateurs connectent des sources de données externes et des applications dans un espace de travail unifié, afin que tous les utilisateurs puissent continuer à utiliser leurs outils préférés et les centraliser en un seul endroit.

Automatisation

Un système d'exploitation professionnel permet aux utilisateurs d'exécuter automatiquement des tâches prévisibles et répétitives. L'automatisation se produit dans le système d'exploitation professionnel et également dans les applications externes connectées au système d'exploitation professionnel.

Visualisation et analyse des données

Un système d'exploitation professionnel permet de visualiser et d'analyser les données du système de différentes manières.

Autorisations et gouvernance

Un système d'exploitation professionnel inclut la possibilité de définir des autorisations sur qui peut afficher, mettre à jour et saisir des données, ainsi que sur qui peut intégrer et automatiser le travail.

Communication contextuelle

Un bon système d'exploitation de travail améliore la collaboration entre les équipes, réduisant les e-mails et les réunions avec des fonctionnalités telles que les commentaires sur les tâches, l'annotation d'images et bien d'autres.

Suivi des progrès

Certaines offres de système d'exploitation de travail offrent une transparence dans la progression du projet, du processus et du flux de travail.

Applications de flux de travail

Certaines offres de système d'exploitation de travail fournissent une fonctionnalité low-code/no-code permettant aux développeurs de créer des widgets, des flux de travail, des intégrations et des applications personnalisés.

Que comprend un logiciel de gestion de projet ?

Selon Technopedia, "un logiciel de gestion de projet est un logiciel utilisé pour la planification de projet, l'ordonnancement, l'allocation de ressources et la gestion du changement". Avec les chefs de projet informatique, les parties prenantes et les utilisateurs sont en mesure de mieux gérer les coûts et la budgétisation, de gérer la qualité et la documentation, de l'utiliser pour l'administration, de collaborer et de communiquer entre eux.

Il existe une large gamme de solutions de gestion de projet disponibles qui offrent de nombreuses options et fonctionnalités différentes pour la gamme complète des utilisations de la gestion de projet. Certains systèmes nécessitent d'importants investissements en argent et en temps de formation, et exigent des connaissances professionnelles spécialisées. Il faut donc faire très attention pour s'assurer qu'un système répond aux besoins uniques de gestion de projet d'une organisation, ou qu'il est personnalisable en fonction de ceux-ci.

Les quatre phases du cycle de vie d'un projet : conceptualisation, planification, exécution et fin.

Principales fonctions d'un logiciel de gestion de projet

Les principales fonctions du logiciel de gestion de projet incluent les éléments suivants :

• Planification de projet, y compris le mappage des tâches et la description visuelle des interactions des tâches
• Gestion des tâches, y compris les affectations, les délais et les rapports d'état
• Partage de documents et collaboration via un référentiel de documents central facilement accessible à toutes les personnes impliquées dans le projet
• Calendrier et partage de contacts
• Gestion des bogues et des erreurs
• Suivi du temps pour toutes les tâches, y compris les dossiers des consultants tiers

Ces fonctionnalités permettent aux chefs de projet de guider leurs projets tout au long du cycle de développement et de les livrer dans les délais et dans les limites du budget. Les progiciels basés sur le cloud permettent à une ou plusieurs équipes de travailler ensemble sur différents sites géographiques.

De nombreuses solutions logicielles de gestion de projet récentes incluent une variété d'outils de partage et de collaboration, permettant des communications en temps réel et un accès centralisé aux fichiers, garantissant que tout le monde est sur la même longueur d'onde à chaque étape d'un projet.

Certains packages peuvent automatiser les processus et fournir des données complètes via un hub central qui permet aux responsables de proposer des rapports d'avancement en temps réel, afin que les ressources puissent être mieux allouées et les pivots effectués pour maintenir les projets sur la bonne voie.

Un système d'exploitation professionnel peut-il remplacer un logiciel de gestion de projet ?

Les logiciels de gestion de projet sont très efficaces pour gérer les exigences spécifiques de ce type de travail. Work OS excelle dans la gestion d'un large éventail de tâches professionnelles. Ainsi, dans la grande majorité des scénarios, il ne s'agit pas d'utiliser une solution ou l'autre, mais de les faire fonctionner ensemble, offrant une synergie qui conduit à une plus grande efficacité et à des économies de temps et d'argent.

La gestion de projet peut être étroitement définie comme « l'application des connaissances, des compétences, des outils et des techniques aux activités du projet pour répondre aux exigences du projet ». D'une manière générale, Work OS a une structure plus souple qu'un logiciel de gestion de projet "car il ne s'articule pas autour de projets, ce qui permet d'échanger - et plus généralement de collaborer - sur n'importe quel sujet".

Alors qu'une solution de système d'exploitation professionnelle peut être utilisée par tous les travailleurs de l'information d'une organisation, le logiciel de gestion de projet est généralement le domaine réservé des chefs de projet dans un bureau de gestion de projet. Un système d'exploitation de travail réduit les charges de travail grâce à son automatisation des flux de travail et à ses ressources centralisées, et une solution de gestion de projet peut être laborieuse, nécessitant la gestion des dépendances, l'affectation des ressources, etc.

Comment un OS professionnel peut-il compléter un logiciel de gestion de projet ?

La prise en charge par les logiciels de gestion de projet des techniques et méthodologies formelles de gestion de projet en fait une nécessité pour la plupart des professionnels de PM. Bien qu'il permette une planification de haut niveau, il ne fournit pas de visibilité sur la façon dont les membres de l'équipe exécutent un projet. C'est là qu'intervient Work OS, permettant aux PM de suivre l'exécution des projets en temps réel. L'aspect collaboration est ce dans quoi Work OS excelle au niveau de l'organisation, du département et de l'équipe.

La flexibilité des solutions Work OS et leurs capacités de communication et de collaboration simples et efficaces les rendent particulièrement utiles pour la gestion de projet agile. Avec des équipes distribuées ou locales, cela facilite les mises à jour de la communication et le partage des listes de tâches, des commentaires et des affectations.

Pour une gestion agile des tâches, il est utile d'avoir un système qui a différentes vues des tâches sur un tableau, qu'il s'agisse de Kanban, de diagrammes de style Gantt ou de vues de liste. Le chef de projet numérique souligne que le système d'exploitation de travail peut également répondre aux métriques, aux rapports et aux analyses importants pour les projets agiles avec ses capacités de suivi du temps et de projection, et «des rapports d'avancement faciles à comprendre pour les parties prenantes, l'assurance qualité et les progrès avec des outils pour identifier et remédier aux obstacles du projet, évaluer les performances et évaluer les finances. »

Conclusion

Oui, il peut y avoir des environnements de projets intensifs où le logiciel de gestion de projet peut s'en sortir comme seule solution, tout comme il existe des situations de gestion de projet moins rigoureuses où le système d'exploitation de travail peut fournir tout le nécessaire. Mais dans la plupart des cas, les capacités étendues d'un système d'exploitation de travail liées à la fonctionnalité verticale profonde du logiciel de gestion de projet sont un match fait dans le ciel du projet.

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