Ein Projektmanager zu sein bedeutet mehr als nur Projekte zu leiten.

Während Sie viele Stunden damit verbringen, wird ein gleicher oder größerer Teil Ihrer Zeit anderen Arbeiten gewidmet sein. Dies kann die Erledigung administrativer Aufgaben, einmalige Jobs, die nicht mit einem Projekt in Verbindung stehen, Ad-hoc-Arbeit, das Beantworten von E-Mails, funktionsübergreifende Initiativen mit anderen Abteilungen und so weiter umfassen.

Sie haben vielleicht eine großartige Projektmanagement-Software, die Ihnen hilft, aber sie kümmert sich nicht um den Rest Ihrer Aufgaben.

Sie könnten diese mit einer umständlichen Mischung aus gemeinsam genutzten Tabellenkalkulationen und Google Docs, mit Textverarbeitungsvorlagen erstellten Workflow-Diagrammen, angepassten Webseiten zur Verfolgung des Arbeitsfortschritts, E-Mails zum Senden und Empfangen von Aufgaben und so weiter bewältigen.

Oder Sie entscheiden sich für eine elegante, benutzerfreundliche All-in-one-Arbeitsverwaltungslösung, die flexibel ist und sich leicht an Ihre vielfältigen betrieblichen Anforderungen anpassen lässt – ein System, das Arbeitsabläufe automatisiert, die Zusammenarbeit erleichtert und sich in Ihren Favoriten integriert Tools zum Aufbrechen digitaler Silos, erfasst Daten für alle und alles und stellt Dashboards mit allen relevanten Informationen für Ihre Arbeitsrolle bereit. Kurz gesagt, Sie benötigen ein Arbeitsbetriebssystem (Work OS).

Was ist ein Arbeitsbetriebssystem?

Projektmanagement-Software ist ein wesentliches Werkzeug, kann jedoch sehr spezialisiert sein und erfordert das Wissen über Methoden und Ausführungskenntnisse eines erfahrenen Projektmanagers. Es eignet sich hervorragend für Unternehmungen mit klar definierten Zielen, Zeitplänen, Budgets und anderen spezifischen Projektmanagementparametern, einschließlich einer Menge Planungsarbeit am Frontend.

Ein Arbeits-OS hingegen deckt eine vollständige Palette von organisatorischen Arbeitsaufgaben und Verantwortlichkeiten ab, von denen das Projektmanagement ein Teil sein kann. Es ist eine umfassende, aber einfach zu bedienende Softwarelösung, die intelligente Arbeitsautomatisierung mit zentralisierten Kommunikations- und Kollaborationstools kombiniert.

Work OS-Lösungen ermöglichen es Managern, die Arbeit aller Beteiligten einfach zu verfolgen und datengesteuerte Entscheidungen zu treffen, um sie an den Geschäftszielen und Betriebsstandards auszurichten. Und es befreit Teams von niederer Arbeit, sodass sie sich mit intelligenten Tools für Produktivität, Kommunikation und Zusammenarbeit auf die Arbeit konzentrieren können, die sie lieben.

Unternehmensweite Nutzung

Aufgrund seiner flexiblen Funktionen sollten alle Benutzer in einer Organisation, unabhängig von Funktion oder Team, in der Lage sein, das Arbeitsbetriebssystem zu verwenden.

Bausteine

Benutzer sollten in der Lage sein, Daten durch die Verwendung von funktionalen Bausteinen zusammenzustellen und zu erfassen. Alle Benutzer von Arbeitsbetriebssystemen sollten in der Lage sein, jeden Workflow oder jede Anwendung, die auf dem Arbeitsbetriebssystem angeboten werden, zu zerlegen und neu zusammenzusetzen.

Datenspeicher

Ein Arbeitsbetriebssystem erfasst alle Daten durch die Aktionen seiner Benutzer und durch Integrationen. Das Arbeitsbetriebssystem ist in der Lage, alle Daten vollständig und verdaulich zu machen, wobei Benutzer die Daten so wie sie sind oder durch die Linse der Bausteine ​​konsumieren.

Integrationen

Benutzer verbinden externe Datenquellen und Apps zu einem einheitlichen Arbeitsbereich, sodass alle Benutzer ihre bevorzugten Tools weiterhin verwenden und an einem Ort zentralisieren können.

Automatisierung

Ein Arbeitsbetriebssystem ermöglicht es Benutzern, vorhersehbare, sich wiederholende Dinge automatisch auszuführen. Die Automatisierung erfolgt innerhalb des Arbeits-OS und auch in allen externen Apps, die mit dem Arbeits-OS verbunden sind.

Datenvisualisierung und -analyse

Ein Arbeits-OS ermöglicht es, die Daten im System auf vielfältige Weise zu visualisieren und zu analysieren.

Berechtigungen und Governance

Ein Arbeitsbetriebssystem beinhaltet die Möglichkeit, Berechtigungen festzulegen, wer Daten anzeigen, aktualisieren und eingeben darf und wer Arbeit integrieren und automatisieren kann.

Kommunikation im Kontext

Ein gutes Arbeits-Betriebssystem verbessert die teamübergreifende Zusammenarbeit, reduziert E-Mails und Meetings mit Funktionen, die das Kommentieren von Aufgaben, das Kommentieren von Bildern und vieles mehr umfassen.

Fortschritt verfolgen

Einige Work-OS-Angebote bieten Transparenz über den Fortschritt von Projekten, Prozessen und Arbeitsabläufen.

Workflow-Apps

Einige Work-OS-Angebote bieten Entwicklern eine Low-Code/No-Code-Funktion zum Erstellen benutzerdefinierter Widgets, Workflows, Integrationen und Apps.

Was beinhaltet eine Projektmanagement-Software?

Laut Technopedia ist „Projektmanagementsoftware eine Software, die für Projektplanung, Zeitplanung, Ressourcenzuweisung und Änderungsmanagement verwendet wird.“ Mit IT-Projektmanagern können Stakeholder und Benutzer Kosten und Budgetierung besser verwalten, Qualitätsmanagement und Dokumentation durchführen, sie für die Verwaltung verwenden sowie zusammenarbeiten und miteinander kommunizieren.

Es gibt eine große Auswahl an Projektmanagementlösungen, die viele verschiedene Optionen und Funktionalitäten für die gesamte Bandbreite der Projektmanagementanwendungen bieten. Einige Systeme erfordern erhebliche Investitionen in Form von Bargeld und Schulungszeit und erfordern spezielle Fachkenntnisse. Daher muss sehr sorgfältig darauf geachtet werden, dass ein System die individuellen Projektmanagementanforderungen einer Organisation erfüllt oder an diese angepasst werden kann.

Die vier Phasen eines Projektlebenszyklus: Konzeption, Planung, Ausführung und Beendigung.

Primäre Funktionen von Projektmanagement-Software

Zu den Hauptfunktionen der Projektmanagement-Software gehören:

• Projektplanung, einschließlich der Zuordnung von Aufgaben und der visuellen Beschreibung von Aufgabeninteraktionen
• Aufgabenverwaltung, einschließlich Zuweisungen, Fristen und Statusberichten
• Gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Zusammenarbeit über ein zentrales Dokumenten-Repository, auf das alle Projektbeteiligten leicht zugreifen können
• Kalender- und Kontaktfreigabe
• Bug- und Fehlermanagement
• Zeiterfassung für alle Aufgaben, einschließlich Aufzeichnungen für externe Berater

Diese Funktionen ermöglichen es Projektmanagern, ihre Projekte durch den gesamten Entwicklungszyklus zu begleiten und sie pünktlich und im Rahmen des Budgets bereitzustellen. Cloudbasierte Softwarepakete ermöglichen es einem oder mehreren Teams, über verschiedene geografische Standorte hinweg zusammenzuarbeiten.

Viele neuere Projektmanagement-Softwarelösungen umfassen eine Vielzahl von Tools für die gemeinsame Nutzung und Zusammenarbeit, die eine Echtzeitkommunikation und einen zentralisierten Zugriff auf Dateien ermöglichen und sicherstellen, dass alle bei jedem Schritt eines Projekts auf dem gleichen Stand sind.

Einige Pakete können Prozesse automatisieren und umfassende Daten über einen zentralen Hub bereitstellen, der es Managern ermöglicht, Echtzeit-Fortschrittsberichte anzubieten, sodass Ressourcen besser zugewiesen und Pivots vorgenommen werden können, um Projekte auf Kurs zu halten.

Kann ein Arbeitsbetriebssystem Projektmanagement-Software ersetzen?

Projektmanagement-Software ist sehr gut darin, mit den spezifischen Anforderungen dieser Art von Arbeit umzugehen. Work OS zeichnet sich durch die Bewältigung einer Vielzahl von Arbeitsaufgaben aus. In den allermeisten Szenarien geht es also nicht darum, die eine oder andere Lösung zu verwenden, sondern sie zusammenarbeiten zu lassen, um eine Synergie zu schaffen, die zu größerer Effizienz sowie Zeit- und Geldeinsparungen führt.

Projektmanagement kann eng definiert werden als die „Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Techniken auf Projektaktivitäten, um die Projektanforderungen zu erfüllen“. Generell sei Work OS flexibler strukturiert als Projektmanagement-Software, „weil es sich nicht um Projekte dreht und Diskussionen – und ganz allgemein Zusammenarbeit – zu jedem Thema ermöglicht“.

Während eine Arbeitsbetriebssystemlösung von jedem Information Worker in einer Organisation verwendet werden kann, ist Projektmanagementsoftware normalerweise nur die Domäne von PMs in einem Projektmanagementbüro. Ein Arbeitsbetriebssystem reduziert die Arbeitsbelastung mit seiner Workflow-Automatisierung und zentralisierten Ressourcen, und eine Projektmanagementlösung kann arbeitsintensiv sein und die Verwaltung von Abhängigkeiten, die Zuweisung von Ressourcen und mehr erfordern.

Wie kann ein Arbeits-Betriebssystem eine Projektmanagement-Software ergänzen?

Die Unterstützung von Projektmanagement-Software für formale Projektmanagement-Techniken und -Methoden macht sie zu einer Notwendigkeit für die meisten PM-Experten. Es ermöglicht zwar eine Planung auf hoher Ebene, bietet jedoch keinen Einblick in die Art und Weise, wie Teammitglieder ein Projekt ausführen. Hier kommt das Work OS ins Spiel, das es PMs ermöglicht, die Ausführung von Projekten in Echtzeit zu verfolgen. Der Aspekt der Zusammenarbeit ist das, was das Arbeits-OS auf Organisations-, Abteilungs- und Teamebene auszeichnet.

Die Flexibilität von Work-OS-Lösungen und ihre einfachen, effektiven Kommunikations- und Kollaborationsfähigkeiten machen sie besonders nützlich für agiles Projektmanagement. Mit verteilten oder lokalen Teams vereinfacht es Kommunikationsaktualisierungen und das Teilen von Aufgabenlisten, Feedback und Aufgaben.

Für ein agiles Aufgabenmanagement ist es nützlich, ein System zu haben, das verschiedene Ansichten von Aufgaben auf einem Board hat, ob Kanban, Diagramme im Gantt-Stil oder Listenansichten. Der Digital Project Manager weist darauf hin, dass Work OS mit seinen Zeiterfassungs- und Projektionsfunktionen und „leicht verständlichen Fortschrittsberichten für Stakeholder, Qualitätssicherung und Fortschritt mit Werkzeuge, um Projekthindernisse zu identifizieren und zu beheben, die Leistung zu bewerten und die Finanzen zu bewerten.“

Fazit

Ja, es kann einige projektintensive Umgebungen geben, in denen Projektmanagement-Software als einzige Lösung durchkommen kann, genauso wie es weniger strenge Projektmanagement-Situationen gibt, in denen das Arbeits-Betriebssystem alles Notwendige bereitstellen kann. Aber in den meisten Fällen sind die weitreichenden Fähigkeiten eines Arbeitsbetriebssystems, das mit der tiefen vertikalen Funktionalität von Projektmanagementsoftware verbunden ist, eine Kombination, die im Projekthimmel gemacht wird.

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