Menjadi manajer proyek melibatkan lebih dari sekadar mengelola proyek.

Meskipun Anda akan menghabiskan banyak waktu untuk melakukan ini, jumlah waktu Anda yang sama atau lebih besar akan dicurahkan untuk pekerjaan lain. Ini mungkin melibatkan menyelesaikan tugas administratif, pekerjaan satu kali yang tidak terkait dengan proyek, pekerjaan ad-hoc, menjawab email, melakukan inisiatif lintas fungsi dengan departemen lain, dan sebagainya.

Anda mungkin memiliki perangkat lunak manajemen proyek yang bagus untuk membantu Anda, tetapi itu tidak menangani sisa tugas Anda.

Anda dapat menangani ini dengan campuran rumit dari spreadsheet bersama dan Google Documents, bagan alur kerja yang dibuat dengan template pengolah kata, halaman web yang disesuaikan untuk melacak kemajuan pekerjaan, email untuk mengirim dan menerima tugas, dan seterusnya.

Atau Anda dapat menggunakan solusi manajemen kerja all-in-one yang elegan, mudah digunakan, yang fleksibel dan mudah disesuaikan dengan berbagai kebutuhan operasi Anda – sistem yang mengotomatiskan alur kerja, memudahkan kolaborasi, terintegrasi dengan favorit Anda alat untuk memecahkan silo digital, menangkap data untuk siapa saja dan apa saja, dan menyediakan dasbor dengan semua informasi terkait dengan peran pekerjaan Anda. Singkatnya, Anda memerlukan sistem operasi kerja (work OS).

Apa itu sistem operasi kerja?

Perangkat lunak manajemen proyek adalah alat penting, tetapi bisa sangat khusus, membutuhkan pengetahuan tentang metodologi dan dan pengetahuan eksekusi dari manajer proyek senior untuk digunakan. Ini bagus untuk upaya dengan tujuan, jadwal, anggaran, dan parameter manajemen proyek spesifik lainnya yang jelas, termasuk banyak pekerjaan perencanaan di ujung depan.

Sebuah OS kerja, di sisi lain, mencakup berbagai tugas dan tanggung jawab kerja organisasi, di mana manajemen proyek dapat menjadi salah satu bagiannya. Ini adalah solusi perangkat lunak yang komprehensif namun mudah digunakan yang menggabungkan otomatisasi kerja cerdas dengan komunikasi terpusat dan alat kolaborasi.

Solusi Work OS memungkinkan manajer melacak pekerjaan setiap orang dengan mudah dan membuat keputusan berdasarkan data, menjaganya tetap selaras dengan tujuan bisnis dan standar operasional. Dan itu membebaskan tim dari pekerjaan kasar, memungkinkan mereka untuk fokus pada pekerjaan yang mereka sukai dengan alat produktivitas, komunikasi, dan kolaborasi yang cerdas.

Penggunaan di seluruh organisasi

Karena fiturnya yang fleksibel, semua pengguna dalam suatu organisasi, terlepas dari fungsi atau tim, harus dapat menggunakan OS kerja.

Blok bangunan

Pengguna harus dapat menyusun dan menangkap data melalui penggunaan blok bangunan fungsional. Semua pengguna OS kerja harus dapat memecah dan memasang kembali alur kerja atau aplikasi apa pun yang ditawarkan pada OS kerja.

Penyimpanan data

OS kerja menangkap semua data melalui tindakan penggunanya dan melalui integrasi. OS kerja mampu membuat semua data lengkap dan dapat dicerna, dengan pengguna menggunakan data apa adanya atau melalui lensa blok bangunan.

Integrasi

Pengguna menghubungkan sumber data eksternal dan aplikasi ke dalam ruang kerja terpadu, sehingga semua pengguna dapat terus menggunakan alat favorit mereka dan memusatkannya di satu tempat.

Otomatisasi

OS kerja memungkinkan pengguna untuk secara otomatis mengeksekusi hal-hal yang dapat diprediksi dan berulang. Otomatisasi terjadi di dalam OS kerja dan juga di seluruh aplikasi eksternal yang terhubung ke OS kerja.

Visualisasi dan analitik data

Sebuah OS kerja memungkinkan data dalam sistem untuk divisualisasikan dan dianalisis dalam berbagai cara.

Izin dan tata kelola

OS kerja mencakup kemampuan untuk mengatur izin atas siapa yang dapat melihat, memperbarui, dan memasukkan data serta siapa yang dapat mengintegrasikan dan mengotomatiskan pekerjaan.

Komunikasi dalam konteks

OS kerja yang baik meningkatkan kolaborasi lintas tim, mengurangi email dan rapat dengan kemampuan yang mencakup mengomentari tugas, membuat anotasi gambar, dan banyak lainnya.

Melacak kemajuan

Beberapa penawaran OS kerja memberikan transparansi ke dalam progres proyek, proses, dan alur kerja.

Aplikasi alur kerja

Beberapa penawaran OS kerja menyediakan fasilitas kode rendah/tanpa kode bagi pengembang untuk membuat widget, alur kerja, integrasi, dan aplikasi khusus.

Apa yang dimaksud dengan perangkat lunak manajemen proyek?

Menurut Technopedia, “perangkat lunak manajemen proyek adalah perangkat lunak yang digunakan untuk perencanaan proyek, penjadwalan, alokasi sumber daya, dan manajemen perubahan.” Dengan manajer proyek TI, pemangku kepentingan dan pengguna dapat mengelola biaya dan penganggaran dengan lebih baik, melakukan manajemen dan dokumentasi kualitas, menggunakannya untuk administrasi, dan berkolaborasi serta berkomunikasi satu sama lain.

Ada berbagai macam solusi manajemen proyek yang tersedia yang menawarkan banyak pilihan dan fungsi berbeda untuk keseluruhan penggunaan manajemen proyek. Beberapa sistem memerlukan investasi uang tunai dan waktu pelatihan yang besar, dan menuntut pengetahuan profesional khusus. Jadi banyak perhatian perlu dilakukan untuk memastikan bahwa sistem memenuhi, atau dapat disesuaikan dengan, kebutuhan manajemen proyek organisasi yang unik.

Empat fase siklus hidup proyek: konseptualisasi, perencanaan, pelaksanaan, dan penghentian.

Fungsi utama perangkat lunak manajemen proyek

Fungsi utama perangkat lunak manajemen proyek meliputi:

• Perencanaan proyek, termasuk tugas pemetaan dan menggambarkan interaksi tugas secara visual
• Manajemen tugas, termasuk tugas, tenggat waktu, dan laporan status
• Berbagi dan kolaborasi dokumen melalui penyimpanan dokumen pusat yang dapat diakses dengan mudah oleh semua orang yang terlibat dalam proyek
• Kalender dan berbagi kontak
• Manajemen bug dan kesalahan
• Pelacakan waktu untuk semua tugas, termasuk catatan untuk konsultan pihak ketiga

Kemampuan ini memungkinkan manajer proyek untuk menggembalakan proyek mereka melalui seluruh siklus pengembangan dan mengirimkannya tepat waktu dan sesuai anggaran. Paket perangkat lunak berbasis cloud memungkinkan tim atau tim untuk bekerja sama di berbagai lokasi geografis.

Banyak solusi perangkat lunak manajemen proyek terbaru mencakup berbagai alat berbagi dan kolaborasi, memungkinkan komunikasi waktu nyata dan akses terpusat ke file, memastikan semua orang berada di halaman yang sama di setiap langkah proyek.

Beberapa paket dapat mengotomatiskan proses dan menyediakan data yang komprehensif melalui satu hub pusat yang memungkinkan manajer untuk menawarkan laporan kemajuan waktu nyata, sehingga sumber daya dapat dialokasikan dengan lebih baik dan pivot dibuat untuk menjaga proyek tetap pada jalurnya.

Bisakah OS kerja menggantikan perangkat lunak manajemen proyek?

Perangkat lunak manajemen proyek sangat baik dalam menangani persyaratan khusus dari jenis pekerjaan ini. Work OS unggul dalam menangani berbagai tugas kerja. Jadi di sebagian besar skenario, ini bukan masalah menggunakan satu solusi atau yang lain tetapi membuat mereka bekerja bersama, memberikan sinergi yang mengarah pada efisiensi yang lebih besar, dan penghematan waktu dan uang.

Manajemen proyek dapat secara sempit didefinisikan sebagai "aplikasi pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik untuk kegiatan proyek untuk memenuhi persyaratan proyek." Secara umum, OS kerja memiliki struktur yang lebih fleksibel daripada perangkat lunak manajemen proyek "karena tidak berputar di sekitar proyek, memungkinkan diskusi - dan lebih umum, kolaborasi - untuk muncul pada topik apa pun."

Sementara solusi OS kerja dapat digunakan oleh setiap pekerja informasi dalam suatu organisasi, perangkat lunak manajemen proyek biasanya hanya domain PM di kantor manajemen proyek. OS kerja mengurangi beban kerja dengan otomatisasi alur kerja dan sumber daya terpusat, dan solusi manajemen proyek dapat padat karya, memerlukan pengelolaan dependensi, menetapkan sumber daya, dan banyak lagi.

Bagaimana OS kerja dapat melengkapi perangkat lunak manajemen proyek?

Dukungan perangkat lunak manajemen proyek untuk teknik dan metodologi manajemen proyek formal menjadikannya kebutuhan bagi sebagian besar profesional PM. Meskipun memungkinkan untuk perencanaan tingkat tinggi, itu tidak memberikan visibilitas tentang bagaimana anggota tim menjalankan proyek. Di sinilah OS kerja masuk, memungkinkan PM melacak eksekusi proyek secara real time. Aspek kolaborasi adalah keunggulan kerja OS di tingkat organisasi, tingkat departemen, dan tingkat tim.

Fleksibilitas solusi OS kerja dan kemampuan komunikasi dan kolaborasinya yang mudah dan efektif menjadikannya sangat berguna untuk manajemen proyek yang gesit. Dengan tim terdistribusi atau lokal, ini membuat pembaruan komunikasi, dan berbagi daftar tugas, umpan balik, dan tugas menjadi mudah.

Untuk manajemen tugas yang gesit, ada gunanya memiliki sistem yang memiliki tampilan tugas yang berbeda di papan, apakah Kanban, bagan gaya Gantt, atau tampilan daftar. Manajer Proyek Digital menunjukkan bahwa OS kerja juga dapat memenuhi metrik, pelaporan, dan analitik yang penting untuk proyek yang gesit dengan kemampuan pelacakan dan proyeksi waktu, dan “laporan kemajuan yang mudah dipahami untuk pemangku kepentingan, jaminan kualitas, dan kemajuan dengan alat untuk mengidentifikasi dan memperbaiki hambatan proyek, mengevaluasi kinerja, dan menilai keuangan.”

Kesimpulan

Ya, mungkin ada beberapa lingkungan proyek-intensif di mana perangkat lunak manajemen proyek dapat lolos sebagai satu-satunya solusi, seperti halnya ada situasi manajemen proyek yang kurang ketat di mana OS kerja dapat menyediakan semua yang dibutuhkan. Tetapi dalam kebanyakan kasus, kemampuan luas dari OS kerja yang dipasangkan dengan fungsionalitas vertikal yang mendalam dari perangkat lunak manajemen proyek adalah kecocokan yang dibuat di surga proyek.

Menjadi lebih berpengetahuan tentang semua hal manajemen proyek dengan hub PM G2 dengan lebih dari 40 sumber daya yang berguna untuk membuat Anda tetap di jalur untuk sukses.