成为项目经理不仅仅涉及管理项目。

虽然你会花费很多时间来做这件事，但同样或更多的时间将用于其他工作。 这可能涉及完成管理任务、与项目无关的一次性工作、临时工作、回复电子邮件、与其他部门进行跨职能计划等等。

您可能拥有出色的项目管理软件来帮助您，但它并不能处理您的其余职责。

您可以使用共享电子表格和 Google Docs、使用文字处理器模板构建的工作流程图、用于跟踪工作进度的自定义网页、用于发送和接收作业的电子邮件等等的繁琐组合来处理这些问题。

或者，您可以选择一个优雅、易于使用、一体化的工作管理解决方案，该解决方案灵活且易于适应您广泛的运营需求——一个自动化工作流程、简化协作、与您最喜欢的集成的系统打破数字孤岛的工具，为任何人和任何事物捕获数据，并为仪表板提供与您的工作角色相关的所有信息。 总之，你需要一个工作操作系统（work OS）。

什么是工作操作系统？

项目管理软件是必不可少的工具，但可能非常专业，需要高级项目经理的方法知识和执行知识才能使用。 它非常适合具有明确定义的目标、时间表、预算和其他特定项目管理参数的工作，包括前端的大量规划工作。

另一方面，工作操作系统涵盖了所有的组织工作任务和职责，其中项目管理可能是其中的一部分。 它是一个全面但易于使用的软件解决方案，将智能工作自动化与集中式通信和协作工具相结合。

工作操作系统解决方案使管理人员能够轻松跟踪每个人的工作并做出数据驱动的决策，使它们与业务目标和运营标准保持一致。 它将团队从琐碎的工作中解放出来，让他们能够通过智能生产力、沟通和协作工具专注于他们喜欢的工作。

组织范围内的使用

由于其灵活的功能，组织中的所有用户，无论职能或团队，都应该能够使用工作操作系统。

建筑模块

用户应该能够通过使用功能构建块来组合和捕获数据。 所有工作操作系统用户都应该能够分解和重组工作操作系统上提供的任何工作流或应用程序。

数据存储

工作操作系统通过其用户的操作和集成来捕获所有数据。 工作操作系统能够使所有数据完整且易于消化，用户按原样或通过构建块的镜头使用数据。

集成

用户将外部数据源和应用程序连接到一个统一的工作区，因此所有用户都可以继续使用他们喜欢的工具并将它们集中在一个地方。

自动化

工作操作系统允许用户自动执行可预测的、重复的事情。 自动化发生在工作操作系统中，也发生在连接到工作操作系统的外部应用程序中。

数据可视化和分析

工作操作系统允许以各种方式可视化和分析系统中的数据。

权限和治理

工作操作系统包括设置权限，以决定谁可以查看、更新和输入数据，以及谁可以集成和自动化工作。

上下文沟通

一个好的工作操作系统可以改善跨团队协作，减少电子邮件和会议，其功能包括评论任务、注释图像和许多其他功能。

跟踪进度

一些工作操作系统产品提供项目、流程和工作流程进展的透明度。

工作流应用

一些工作操作系统产品为开发人员提供了低代码/无代码工具来创建自定义小部件、工作流、集成和应用程序。

项目管理软件需要什么？

根据 Technopedia 的说法，“项目管理软件是用于项目规划、调度、资源分配和变更管理的软件。” 借助 IT 项目经理，利益相关者和用户能够更好地管理成本和预算，进行质量管理和文档编制，将其用于管理，以及相互协作和沟通。

有广泛的项目管理解决方案可用，为项目管理的所有用途提供许多不同的选项和功能。 一些系统需要大量的现金和培训时间投资，并且需要专业的专业知识。 因此，需要非常小心地确保系统满足或可定制为组织的独特项目管理需求。

项目生命周期的四个阶段：概念化、计划、执行和终止。

项目管理软件的主要功能

项目管理软件的主要功能包括：

• 项目规划，包括映射任务和可视化描述任务交互
• 任务管理，包括分配、截止日期和状态报告
• 通过中央文档存储库进行文档共享和协作，参与项目的每个人都可以轻松访问该存储库
• 日历和联系人共享
• 错误和错误管理
• 所有任务的时间跟踪，包括第三方顾问的记录

这些功能使项目经理能够在整个开发周期中指导他们的项目，并按时、按预算交付。 基于云的软件包使一个或多个团队能够跨不同的地理位置一起工作。

许多最近的项目管理软件解决方案包括各种共享和协作工具，允许实时通信和集中访问文件，确保每个人在项目的每个步骤都在同一页面上。

一些软件包可以通过一个中央集线器自动化流程并提供全面的数据，该集线器允许管理人员提供实时进度报告，从而可以更好地分配资源并进行调整以保持项目正常进行。

工作操作系统可以取代项目管理软件吗？

项目管理软件非常擅长处理这类工作的具体要求。 Work OS 擅长处理广泛的工作任务。 因此，在绝大多数情况下，这不是使用一种或另一种解决方案的问题，而是让它们一起工作，提供协同作用，从而提高效率，节省时间和金钱。

项目管理可以狭义地定义为“将知识、技能、工具和技术应用于项目活动以满足项目要求”。 一般来说，工作操作系统比项目管理软件具有更灵活的结构，“因为它不围绕项目展开，允许讨论——更一般地说，协作——在任何主题上出现。”

虽然组织中的每个信息工作者都可以使用工作操作系统解决方案，但项目管理软件通常只是项目管理办公室中 PM 的领域。 工作操作系统通过其工作流自动化和集中资源减少工作量，而项目管理解决方案可能是劳动密集型的，需要管理依赖关系、分配资源等。

工作操作系统如何补充项目管理软件？

项目管理软件对正式项目管理技术和方法的支持使其成为大多数 PM 专业人员的必需品。 虽然它允许进行高级别的规划，但它不能提供团队成员如何执行项目的可见性。 这就是工作操作系统的用武之地，使 PM 能够实时跟踪项目的执行。 协作方面是 OS 在组织级别、部门级别和团队级别上擅长的工作。

工作操作系统解决方案的灵活性及其简单、有效的沟通和协作能力使它们对敏捷项目管理特别有用。 借助分布式或本地团队，它可以轻松地进行通信更新以及共享任务列表、反馈和分配。

对于敏捷任务管理，拥有一个在板上具有不同任务视图的系统很有用，无论是看板、甘特图还是列表视图。 数字项目经理指出，工作操作系统还可以通过其时间跟踪和预测功能，以及“为利益相关者提供易于理解的进度报告、质量保证和与识别和补救项目障碍、评估绩效和评估财务状况的工具。”

结论

是的，在某些项目密集型环境中，项目管理软件可以作为唯一的解决方案逃脱，就像在不太严格的项目管理情况下，工作操作系统可以提供所需的一切一样。 但在大多数情况下，与项目管理软件的深层垂直功能相结合的工作操作系统的广泛功能是项目天堂中的一对。

借助 G2 的 PM 中心，您可以更加了解所有项目管理方面的知识，该中心拥有 40 多种有用的资源，可让您走上成功的轨道。