Быть руководителем проекта — это больше, чем просто управлять проектами.

Хотя вы потратите много часов на это, такое же или большее количество вашего времени будет посвящено другой работе. Это может включать в себя выполнение административных задач, разовые задания, не связанные с проектом, разовую работу, ответы на электронные письма, выполнение кросс-функциональных инициатив с другими отделами и так далее.

У вас может быть отличное программное обеспечение для управления проектами, которое поможет вам, но оно не позаботится об остальных ваших обязанностях.

Вы можете справиться с этим с помощью громоздкой комбинации общих электронных таблиц и Google Docs, диаграмм рабочих процессов, созданных с помощью шаблонов текстового процессора, настраиваемых веб-страниц для отслеживания хода работы, электронных писем для отправки и получения заданий и так далее.

Или вы можете выбрать элегантное, простое в использовании универсальное решение для управления работой, гибкое и легко адаптируемое к широкому спектру ваших операционных потребностей — система, которая автоматизирует рабочие процессы, упрощает совместную работу, интегрируется с вашими любимыми приложениями. инструменты для разрушения цифровых хранилищ, собирает данные для всех и вся и предоставляет информационные панели со всей необходимой информацией для вашей рабочей роли. Короче говоря, вам нужна рабочая операционная система (рабочая ОС).

Что такое рабочая операционная система?

Программное обеспечение для управления проектами является важным инструментом, но может быть очень специализированным, для его использования требуется знание методологий и знаний о выполнении от старшего менеджера проекта. Он отлично подходит для начинаний с четко определенными целями, сроками, бюджетами и другими специфическими параметрами управления проектом, включая много работы по планированию на начальном этапе.

С другой стороны, рабочая операционная система охватывает полный спектр организационных рабочих задач и обязанностей, одной из частей которых может быть управление проектом. Это комплексное, но простое в использовании программное решение, которое сочетает в себе интеллектуальную автоматизацию работы с централизованными средствами связи и совместной работы.

Решения Work OS позволяют менеджерам легко отслеживать работу каждого и принимать решения на основе данных, обеспечивая их соответствие бизнес-целям и операционным стандартам. И это освобождает команды от черной работы, позволяя им сосредоточиться на работе, которую они любят, с помощью интеллектуальных инструментов для повышения производительности, общения и совместной работы.

Использование в масштабах всей организации

Благодаря гибким функциям все пользователи в организации, независимо от функции или команды, должны иметь возможность использовать рабочую ОС.

Строительные блоки

Пользователи должны иметь возможность составлять и собирать данные с помощью функциональных строительных блоков. Все пользователи рабочей ОС должны иметь возможность разобрать и собрать любой рабочий процесс или приложение, предлагаемые в рабочей ОС.

Хранилище данных

Рабочая ОС собирает все данные через действия своих пользователей и через интеграции. Рабочая ОС способна сделать все данные полными и удобоваримыми, а пользователи потребляют данные как есть или через призму строительных блоков.

Интеграции

Пользователи подключают внешние источники данных и приложения к единому рабочему пространству, поэтому все пользователи могут продолжать использовать свои любимые инструменты и централизовать их в одном месте.

Автоматизация

Рабочая ОС позволяет пользователям автоматически выполнять предсказуемые повторяющиеся действия. Автоматизация происходит в рабочей ОС, а также во внешних приложениях, подключенных к рабочей ОС.

Визуализация данных и аналитика

Рабочая ОС позволяет визуализировать и анализировать данные в системе различными способами.

Разрешения и управление

Рабочая ОС включает в себя возможность устанавливать права доступа к просмотру, обновлению и вводу данных, а также к интеграции и автоматизации работы.

Контекстная коммуникация

Хорошая рабочая ОС улучшает совместную работу между командами, сокращая количество электронных писем и собраний благодаря возможностям, включающим комментирование задач, аннотирование изображений и многое другое.

Отслеживание прогресса

Некоторые предложения рабочих ОС обеспечивают прозрачность хода выполнения проектов, процессов и рабочих процессов.

Приложения рабочего процесса

Некоторые предложения рабочих ОС предоставляют разработчикам возможность создавать собственные виджеты, рабочие процессы, интеграции и приложения с минимальным кодом или без кода.

Что влечет за собой программное обеспечение для управления проектами?

Согласно Technopedia, «программное обеспечение для управления проектами — это программное обеспечение, используемое для планирования проектов, составления графиков, распределения ресурсов и управления изменениями». Благодаря руководителям ИТ-проектов заинтересованные стороны и пользователи могут лучше управлять затратами и составлением бюджета, осуществлять управление качеством и документированием, использовать его для администрирования, а также сотрудничать и общаться друг с другом.

Существует широкий спектр доступных решений для управления проектами, которые предлагают множество различных опций и функций для всего спектра использования управления проектами. Некоторые системы требуют значительных денежных вложений и времени на обучение, а также специальных профессиональных знаний. Таким образом, необходимо уделять много внимания тому, чтобы система соответствовала уникальным потребностям организации в управлении проектами или настраивалась под них.

Четыре фазы жизненного цикла проекта: концептуализация, планирование, выполнение и завершение.

Основные функции программного обеспечения для управления проектами

Основные функции программного обеспечения для управления проектами включают следующее:

• Планирование проекта, включая сопоставление задач и визуальное описание взаимодействия задач
• Управление задачами, включая назначения, сроки и отчеты о состоянии
• Совместное использование документов и совместная работа через центральный репозиторий документов, к которому могут легко получить доступ все участники проекта.
• Общий доступ к календарю и контактам
• Управление ошибками и ошибками
• Учет времени на все задачи, включая записи для сторонних консультантов

Эти возможности позволяют руководителям проектов контролировать свои проекты на протяжении всего цикла разработки и реализовывать их вовремя и в рамках бюджета. Пакеты облачного программного обеспечения позволяют команде или группам работать вместе в разных географических точках.

Многие последние программные решения для управления проектами включают в себя различные инструменты для обмена и совместной работы, обеспечивающие связь в реальном времени и централизованный доступ к файлам, гарантируя, что все будут на одной странице на каждом этапе проекта.

Некоторые пакеты могут автоматизировать процессы и предоставлять исчерпывающие данные через один центральный узел, который позволяет менеджерам предлагать отчеты о ходе выполнения в режиме реального времени, чтобы можно было лучше распределять ресурсы и делать повороты для отслеживания проектов.

Может ли рабочая ОС заменить программное обеспечение для управления проектами?

Программное обеспечение для управления проектами очень хорошо справляется со специфическими требованиями такого рода работ. Рабочая ОС превосходно справляется с широким спектром рабочих задач. Таким образом, в подавляющем большинстве сценариев речь идет не об использовании того или иного решения, а о том, чтобы они работали вместе, обеспечивая синергию, которая ведет к большей эффективности, а также к экономии времени и денег.

В узком смысле управление проектами можно определить как «применение знаний, навыков, инструментов и методов к проектной деятельности для удовлетворения требований проекта». Вообще говоря, рабочая ОС имеет более гибкую структуру, чем программное обеспечение для управления проектами, «поскольку она не вращается вокруг проектов, позволяя обсуждать — и, в более общем смысле, сотрудничество — по любой теме».

В то время как решение для рабочей ОС может использовать каждый информационный работник в организации, программное обеспечение для управления проектами обычно является прерогативой только продакт-менеджеров в офисе управления проектами. Рабочая ОС снижает рабочие нагрузки благодаря автоматизации рабочих процессов и централизованным ресурсам, а решение для управления проектами может быть трудоемким, требуя управления зависимостями, назначения ресурсов и многого другого.

Как рабочая ОС может дополнить программное обеспечение для управления проектами?

Программное обеспечение для управления проектами поддерживает формальные методы и методологии управления проектами, что делает его необходимым для большинства специалистов по управлению проектами. Хотя он позволяет планировать на высоком уровне, он не дает представления о том, как члены команды выполняют проект. Здесь на помощь приходит рабочая ОС, позволяющая менеджерам по проектам отслеживать выполнение проектов в режиме реального времени. Аспект совместной работы — это то, в чем рабочая ОС преуспевает на организационном уровне, уровне отдела и уровне команды.

Гибкость решений для рабочих ОС и их простые и эффективные возможности коммуникации и совместной работы делают их особенно полезными для гибкого управления проектами. С распределенными или локальными командами это упрощает обмен информацией, а также обмен списками задач, отзывами и заданиями.

Для гибкого управления задачами полезно иметь систему с различными представлениями задач на доске, будь то канбан, диаграммы в стиле Ганта или списковые представления. Менеджер цифровых проектов отмечает, что рабочая ОС также может обслуживать метрики, отчетность и аналитику, важные для гибких проектов, с ее возможностями отслеживания времени и прогнозирования, а также «простыми для понимания отчетами о ходе работы для заинтересованных сторон, обеспечением качества и прогрессом с инструменты для выявления и устранения препятствий в проекте, оценки производительности и оценки финансовых показателей».

Вывод

Да, могут быть некоторые среды с интенсивным проектом, где программное обеспечение для управления проектами может быть единственным решением, так же как есть менее строгие ситуации управления проектами, когда рабочая ОС может предоставить все необходимое. Но в большинстве случаев широкие возможности рабочей ОС в сочетании с глубокой вертикальной функциональностью программного обеспечения для управления проектами — это союз, созданный на небесах проекта.

Получите больше знаний обо всех аспектах управления проектами с помощью центра управления проектами G2 с более чем 40 полезными ресурсами, которые помогут вам добиться успеха.