İK Uyumluluğu: Cezadan Kaçınmak İçin Bilmeniz Gereken Her Şey

Bazı kurallar çiğnenmek içindir.

Şirketinizin uyumlu kalmasını sağlamaya yönelik kural ve düzenlemeleri göz önünde bulundurduğunuz durumlar hariç.

İK liderlerinin, şirketlerinin itibarına potansiyel zarar da dahil olmak üzere ağır para cezalarından ve diğer cezalardan kaçınmasını sağlamak için uyması gereken çok sayıda yasa ve koşul vardır. Bu kuralları takip etmek için şirketinizin İK uyumluluğu merkezli bir stratejiye ihtiyacı vardır.

Bir İK departmanı gereksinimlerin karmaşıklığını yönetebildiğinde, İK uyumluluğu bir kuruluşun riskini azaltmaya ve cezalar, para cezaları, skandallar ve daha fazlasını önlemeye yardımcı olur; bunların tümü sonunda tüketici güvenini zedeleyebilir ve itibarını zedeleyebilir.

Tipik olarak, insan kaynakları uyumu, tıbbi izin, eşit istihdam ve ayrımcılıkla mücadele gibi fayda yönetim planının bir parçası olarak istihdam yasalarıyla ilgilenir, ancak özellikle daha büyük şirketlerde bundan daha fazlası vardır. İstihdam yasaları sürekli değişiyor ve gelişiyor, bu nedenle güncel kalma süreci zor olabilir.

Uyumda İK'nın rolü nedir?

Bir İK uzmanı olarak, kuruluşunuzun uyumlu olmasını sağlayan belirli politikalar ve prosedürler geliştirmek zor olabilir.

Şirketinizin nasıl büyümeyi beklediği ve bunun işe alma, elde tutma ve çalışan gelişimi için ne anlama geldiği konusunda bilgili olmak sizin yararınızadır. Bu hedefleri tanımlarken etkili bir strateji ile gerekli uyum anlayışı arasında doğru dengeye sahip olmak, kuruluşunuzu başarıya daha iyi hazırlayacaktır.

Ortak İK uyumluluğu sorunları

İK departmanının karşılaştığı uyum sorunları söz konusu olduğunda, bunlar genellikle çalışanla ilgili durumlara girer ve işe alımdan emekliliğe kadar her şeyi kapsar.

İşte şirketinizin karşılaşabileceği en yaygın sorunlar.

Fayda uyumu

İK liderleri, emeklilik planları ve sağlık sigortası gibi tazminat ve faydalar sunarken genellikle şirketin sorumluluklarını anlamak zorundadır. Kuruluş ne kadar büyükse ve ne kadar fazla çalışan avantajı sunmaya karar verirseniz, uyumluluğu yönetmek o kadar karmaşık olur.

Örneğin, Uygun Bakım Yasası (ACA), 50 veya daha fazla tam zamanlı çalışanı olan işverenlerin, sosyal yardım paketlerinin bir parçası olarak sağlık hizmeti sunması gerektiğini belirtir.

Ayrımcılık karşıtı yasalar

Renk, ırk, cinsiyet, etnik köken, engellilik, yaş ve kıdem durumunu kapsayan uzun bir federal ayrımcılık karşıtı yasa listesi vardır. Esasen, bu yasalar, tüm sektörlerdeki işverenlerin bu faktörlere dayalı olarak olumsuz istihdam eylemleri gerçekleştirmesini yasaklamaktadır.

Bu kategoriye giren çeşitli yasalar vardır. Bu yasalardan bazıları şunlardır:

• 1964 tarihli Medeni Haklar Yasası'nın VII. Başlığı: 15 veya daha fazla çalışanı olan kuruluşlarda ırk, renk, cinsiyet ve etnik kökene ilişkin ayrımcılığı yasaklar.
• Engelli Amerikalılar Yasası: Engelli bireylere karşı ayrımcılığı yasaklar ve işverenlerin engellilerle ilgili olarak işçilere sorabileceği soruları sınırlar. Bu kanun aynı zamanda bir engel kaydına sahip olanları, engelli olarak kabul edilenleri veya engelli bir bireyle ilişkili olanları da korur.
• 1967 İstihdamda Yaş Ayrımcılığı Yasası: 40 yaş ve üzerindeki bireyleri yaşa dayalı ayrımcılığa karşı korur.
• Genetik Bilgi Ayrımcılık Yasağı Yasası'nın II. Başlık: Genetik bilgiye dayalı istihdam ayrımcılığına karşı koruma sağlar.
• Üniformalı Hizmetler İstihdam ve Yeniden İstihdam Hakları Yasası: ABD Çalışma Bakanlığı tarafından uygulanan, askerlik hizmetine dayalı ayrımcılığı yasaklayan ve bireyler askerlik yaparken iş koruması sağlayan bir yasa.

Aile ve sağlık izni

Aile ve Tıbbi İzin Yasası (FMLA), belirli çalışanlara yılda 12 haftaya kadar ücretsiz, iş korumalı izin sağlayan federal bir yasadır. Ayrıca izin sırasında grup sağlık yardımlarının sürdürülmesini gerektirir.

Bu izin, bir çalışanın yeni doğan bebeğinin doğumu ve bakımı, evlat edinen bir çocukla veya koruyucu aileden bir çocukla bağlanma süresi, birinci dereceden bir aile üyesinin bakımını sağlamak veya çalışanın kendi ciddi sağlık durumu için verilir.

Kuruluşların, çalışanlarına verilen süreyi 12 haftanın ötesine genişletmesi ve aynı zamanda bu sürenin bir kısmının veya tamamının ödenmesine izin vermesi yaygın bir durumdur.

Ücret ve saat yasaları

Ücret ve saat kanunları, asgari ücret, fazla mesai ücreti, çalışılan saat, çocuk işçi kanunu, yemek ve teneffüs süresi ile ilgili tüm şartları kapsar.

Adil Çalışma Standartları Yasası (FLSA), asgari ücret ve fazla mesai düzenlemelerini belirlediği için federal hukuk kuruluşlarının dikkatli olması gereken bir yasadır. Federal düzeyde, asgari ücret 2020 itibariyle saatte 7,25 ABD dolarıdır, ancak çoğu eyaletin kendi asgari ücreti vardır. Fazla mesai ile ilgili olarak, standart 40 saatlik çalışma haftasının üzerinde herhangi bir şeydir.

ABD Çalışma Bakanlığı (DOL), çalışanlara federal ücret ve saat yasasına uygun olarak ödeme yapılmasını sağlar. Bu yasaya göre, çalışanlar FLSA hükümlerinin bir kısmından veya tamamından muaf veya muaf olmayan olarak sınıflandırılır. Muaf olmayan çalışanlara, bir çalışma haftasında 40'a kadar çalışılan tüm saatler için en az asgari ücretin yanı sıra bir çalışma haftasında 40'ın üzerinde çalışılan saatler için geçerli fazla mesai ücreti ödenmelidir.

göçmenlik yasaları

Birçok yasa, işverenlerin yalnızca ABD'de çalışmaya uygun adayları işe almasını sağlamak için göçmenliği kapsar.

Bu eylemler şunları içerir:

• Göçmenlik ve Vatandaşlık Yasası
• 1986 Göç Reformu ve Kontrol Yasası
• 1990 Göç Yasası
• 1996 Yasadışı Göçmenlik Reformu ve Göçmen Sorumluluğu Yasası

Bu kanunlar kapsamındaki uygun adaylar arasında vatandaşlar, vatandaş olmayan vatandaşlar, yasal olarak daimi ikamet edenler ve çalışma izni olan yerleşik yabancılar yer alır. İşverenlerin, adayların uygunluğunu belgeler aracılığıyla doğrulamaları ve aynı zamanda süreçte herhangi bir ayrımcılık karşıtı yasaya girmemelerini sağlamaları çok önemlidir.

Form I-9

Bu yasalar kapsamında, İK yöneticilerinin hem yeni çalışanların kimliğini hem de Amerika Birleşik Devletleri'nde çalışma yetkilerini doğrulamak için kullanılan Form I-9'u dikkate almaları gerekecektir.

Şirketler, Form I-9'un zamanında ve sağlanan düzenlemelere ve kılavuza uygun olarak doldurulmasını sağlamalıdır. Ayrıca, dosyada uygun şekilde saklanmalıdırlar. Genel personel dosyasının dışında, aktif ve işine son verilen çalışanlar için birleştirilmiş, güvenli klasörlerde Form I-9'u saklamak en iyi uygulama olarak kabul edilir.

Güvenlik yasaları

Çalışan güvenliği söz konusu olduğunda, her şey İş Güvenliği ve Sağlığı Yasası'na (OSHA) bağlıdır. Bu yasa, standartlar belirleyerek ve uygulayarak ve bir kuruluştaki herkese eğitim, sosyal yardım, eğitim ve yardım sağlayarak tüm çalışanların güvenli çalışma koşullarına sahip olmasını sağlamak için oluşturulmuştur.

Birlik yasaları

Sendikalı olmadığınız için işletmenizin Ulusal Çalışma İlişkileri Yasasını görmezden gelebileceğini düşünüyorsanız, yanılıyorsunuz. Bunun nedeni, yasanın birlikte çalışan çalışanların çalışma koşullarını iyileştirme hakkını kapsamasıdır.

Bu, çalışanın işverene yönelik herhangi bir kırgınlığını veya mutsuzluğunu sosyal medyaya yönelerek paylaşma hakkını ve işyerinde olumsuzluklara izin veren her türlü eğitim, politika veya davranışı içerir.

İK profesyonellerinin NLRA hakkında bilmesi gereken zor unsur, Ulusal Çalışma İlişkileri Kurulunun başkan tarafından seçilen ve atanan üyelerden oluşmasıdır, bu nedenle bu yasalarla ilgili kararlar kimin görevde olduğuna bağlı olarak önemli ölçüde değişebilir.

İK uyumluluğuna nasıl ayak uydurabilirsiniz?

İK profesyonellerinin elinde çok fazla şey var, bu nedenle yasalara ve yasalara uymak, uyumlu kalmak kolay değil. Neyse ki, her şeyi biraz daha kolaylaştıran izlenecek en iyi uygulamalar var.

Doğru yazılımı kullanın

Etkili bir İK uyum stratejisi, doğru araçları kullanmakla başlar. İşte İK departmanınıza ayak uyduracak bazı yazılım uygulamaları örnekleri:

İK uyumluluğu: İK uyumluluğu yazılımı, şirketlere, yöneticilere ve İK liderlerine iş düzenlemeleri ve ilgili uyumlu yasalar konusunda güncel kalmalarında yardımcı olarak çalışır. Bu kategorideki araçlar, işletmelerin eyalet ve federal uyumluluk mevzuatını ve değiştikçe kurallarını anlamasını kolaylaştırır. Ayrıca, yeni ve mevcut çalışanlarla iletişime yardımcı olur ve şirket politikalarını uygularlar.

Menfaat yönetimi: Menfaat idaresi yazılımı, kuruluşların, devlet düzenlemeleriyle uyumluluğu sağlarken, çalışanlara sağlanan fayda paketlerini planlamasını ve yönetmesini mümkün kılar. Bu araçlar, her büyüklükteki kuruluşun, Uygun Bakım Yasası (ACA) ve Sağlık Sigortası Taşınabilirlik ve Sorumluluk Yasası (HIPAA) dahil olmak üzere eyalet, federal ve yerel düzenlemelerle uyumlu kalmasına yardımcı olmak için kullanılır.

Yerleştirme yazılımı: Yerleştirme yazılımı, işe alım yöneticileri ve İK profesyonelleri için gerekli idari işleri azaltarak yeni işe alınanların işe alım sürecini basitleştirir. Ek olarak, hem çalışan hem de işe alım müdürü, uyumlu kalmak için gereken işe alım materyallerini ve evrak işlerini daha iyi takip edebilir.

Zaman ve devam yazılımı: Zaman ve devam yazılımı, İK departmanları tarafından zaman takibini kolaylaştırmak için kullanılır. Şirket zamanını ve katılım verilerini yönetirken aynı zamanda tatil zamanı, tatiller, fazla mesai ve hastalık günlerini de takip ederler.

Bu araçları şirketinizin teknoloji yığınına dahil etmek, hiçbir şeyin kaçırılmamasına ve gerekli tüm yasa ve düzenlemelere uyulmasına yardımcı olacaktır.

Doğru yeteneği işe alın

Şirketiniz yeni adaylar ararken ve işe alım sürecinden geçerken, İK departmanı çeşitli yasa ve yönetmeliklere uymalıdır. Asgari ücret düzenlemelerinden iş kanunlarına ve hatta fazla mesai kısıtlamalarına kadar akılda tutulması gereken çok şey var.

Kimleri geri çevirebileceğiniz ve geri çeviremeyeceğiniz konusunda hiçbir şeyi gözden kaçırmamak, uyum standartlarını takip eden sağlam bir işe alım sürecine sahip olmak, bir İK uyum stratejisinin en önemli işlevlerinden biridir. İnsan kaynakları liderlerinin, federal düzenlemeleri ve adil muameleyi ön planda tutarken kuruluşlarının tüm personel ihtiyaçlarını yönetmesi çok önemlidir.

Adayları işe alma, işe alma ve adayları nasıl işe aldığınızdan emin olmak, şirketin gidişatını ve ayarlanması gereken uyumla ilgili beklentileri belirlemek için hayati önem taşır.

Personeli eğitin ve eğitin

İK departmanının, kuruluşun uyumlu olup olmadığını doğrudan etkilediği için değişebilecek tüm yasal ve düzenleyici gereksinimler konusunda sürekli olarak eğitilmesi ve eğitilmesi gerekir.

Bazı kurallar ve düzenlemeler değişebileceğinden, İK liderlerinin güncel bilgilere erişmesini sağlamak çok önemlidir.

Çalışan el kitabını oluşturun ve güncelleyin

Şirketinizin çalışan el kitabı, politikalar ve prosedürlerle ilgili çeşitli bilgiler için gidilecek yer olmalıdır. Çalışan el kitabının, şirketiniz gibi büyüyen ve uyum sağlayan yaşayan bir belge olması gerektiğinden, çok uzun süre durgun kalmaması gerektiğini unutmayın.

Temel politika öğeleri büyük olasılıkla aynı kalacak olsa da, şirketinizin uyumluluğu nasıl sağladığına ilişkin ayrıntıların güncel olması gerekir.

İK uyumluluk denetimleri gerçekleştirin

Para cezası veya cezadan kaçınmak için şirketinizin kendi İK uygunluk denetimini yapması iyi bir fikirdir. Bu denetimleri planlamak, kuruluşunuzun uyum stratejisinin bir parçası olmalıdır, böylece çok geç olmadan yasal yükümlülüklerden kaçınabilirsiniz.

Etkili iletişim

İster İK yöneticisi ister CHRO olun, diğer liderlerle iletişim kurmanız ve herkesi potansiyel İK uyumluluğu riskleri konusunda bilgilendirmeniz ve durumu düzeltmenin yollarını önermeniz zorunludur.

Bir kuruluştaki herkes İK politikaları ve uyumlu kalmak için gerekenler konusunda aynı sayfadaysa, cezalardan ve para cezalarından kaçınmak daha kolaydır.

Kanun ve düzen en iyi politikadır

İş hukuku söz konusu olduğunda, ağır bir para cezasından kaçınmak ve çalışanlarınız için en iyi çalışma ortamını sunmak için kurallara uyun. Doğru yazılım kullanıldığında, İK uyumluluğunun giriş ve çıkışlarında gezinmek, dahil olan herkes için daha az stresli hale gelir.

Çalışan el kitabınızın yenilenmeye mi ihtiyacı var ? Bu dokuz şeye sahip olduğundan emin olun, böylece kuruluşunuzun uyumlu kaldığından emin olabilirsiniz.