Proje Performans Yönetimi: Proje Getirilerini En Üst Düzeye Çıkarın

Her proje çok önemli görünüyor – öyle olmayana kadar.

Çoğu zaman, işletmeler, kuruluş için faydalı olacağına inandıkları projeler üstlenirler, ancak bekleneni yerine getiremediklerini görürler. PMI'ye göre, her doların %9,9'u kötü proje yönetimi ve uygulamasına harcanıyor. Sonuç olarak, kuruluşlar zaman, para ve personel dahil olmak üzere çok büyük miktarda kaynağı, yatırım getirisi sağlamayan görevleri yerine getirerek boşa harcarlar.

Bir projede yer alan görevleri organize etme ve yürütme konusunda iyi geliştirilmiş bir alan olan proje yönetimi, bir projeyi başarılı bir şekilde tamamlamanın anahtarıdır, ancak aynı zamanda, stratejik başarı sağlayan daha büyük bir süreç olan proje performans yönetiminin bir unsuru ile birlikte verilmelidir. .

Proje performans yönetimi nedir?

Proje performans yönetimi, bir organizasyonun ve stratejisinin performansına katkıda bulunan projeleri yaratma, uygulama ve yönetme sürecidir. Görev yürütmeye odaklanmak yerine, proje performans yönetimi büyük resimle ilgilidir.

Her projenin bir ticari fayda üretmesini sağlamak için üç alana odaklanır:

• Projelerinizi stratejinize bağlama. Başlamadan önce projenin belirli faydalarını belirlemek için zaman ayırmak, ileriye dönük her şeyin temelini oluşturur. Birçok proje doğal olarak stratejinize bağlanacaktır; ancak diğerleri, yöneticilerin şirketi ilerletmeyecek evcil hayvan projeleri olabilir. Bu projelerden kaçınılmalıdır. Burada, kaçınılmaz olarak stratejinizin kapsamı dışında kalan bazı projelerinizin olacağını belirtmek önemlidir. Örneğin, gerekli bir emniyet akreditasyonu kazanmaya odaklanan ancak proje portföyünüzün çoğunluğunun doğrudan stratejinizle uyumlu olması gereken bir proje.
• Projelerinizin zaman içindeki performansını izleme. Projeler, departmanlar ve tüm organizasyon seviyeleri arasında çeşitli görevler gerçekleştirilerek yürütülür. Yalnızca zaman, kapsam ve bütçe gibi geleneksel bileşenlerin üstünde kalmak değil, aynı zamanda proje faaliyetlerinin gerçekten istediğiniz sonuçları üretip üretmediğini yönetmek de çok önemlidir. Birçok kuruluş, her zaman hedeflere doğru ilerleme kaydettiklerinden emin olmak için strateji yazılımı kullanır.
• İyileştirmeler için proje tamamlamalarınızı gözden geçirme. Bir proje tamamlandığında, proje hedeflerine ulaşılıp ulaşılmadığının yanı sıra hangi görevlerin iyi gittiğini ve hangilerinin iyileştirilebileceğini gözden geçirmek zorunludur.

Proje performans yönetimi, daha büyük performans yönetimi sürecinin bir parçasıdır; aslında, stratejinizi yürütmek için projelerinizi güçlendirmekle ilgilidir.

Proje performans yönetimi işinize nasıl bir avantaj sağlar?

Stratejik hedeflere katkı sağlamayan projeleri sürekli olarak yürütmek sadece zaman ve kaynak israfı olmakla kalmaz, aynı zamanda kuruluşunuzun rekabetçi kalma yeteneğini de baltalar.

Çoğu yönetici lider, projelerinin iyi performans gösterdiğine inanırken, aslında üç projeden biri hedeflerine ulaşmıyor. Projeleri stratejiyle uyumlu hale getirmek için aktif olarak yöneten (ve onları iyi yürüten) kuruluşlar, kaynakları kuruluşun refahına doğrudan katkıda bulunacak şekilde tahsis etmede rakiplerinin çoğundan daha iyi durumda oldukları anlamına gelir. Akıllıca harcıyorlar, karlılığı artırıyorlar, zamandan tasarruf ediyorlar ve israfı azaltıyorlar.

Tanımlanmış bir yönetim ve raporlama süreci ile yol boyunca takip edebilir ve ayarlayabilirsiniz.

Ayrıca proje sonuçlarından ziyade kurumsal sonuçlara odaklanan bir kültür yaratıyorlar. Bu projelere önemli miktarda para harcanır - bazen bir kuruluşun bütçesinin %20-30'u kadar. Projelerin organizasyonel hedefler yerine departman ihtiyaçlarını karşılamak için rotadan sapmasına izin vermek, zaman içinde bu daha büyük hedeflere ulaşma yeteneğinizi azaltır. Bir proje performans yönetimi süreci olmadan, düşük performanslı projeler norm haline gelebilir.

Proje performans yönetimi ve organizasyonel performans yönetimi (OPM)

Kurumsal performans yönetimi (ayrıca kurumsal performans yönetimi olarak da adlandırılır), tüm organizasyonun stratejisini yönetme kavramıdır: Hedefleri nelerdir? Onları nasıl ölçeceksiniz? Daha iyi sonuçlar elde etmek için hangi eylemleri yapacaksınız?

Kurumsal performans yönetimi, tamamen nasıl iletişim kurduğunuz, uyum sağlamanız ve stratejinizi nasıl uyguladığınız ile ilgilenir. Balanced Scorecard (finansal açıya ek olarak çeşitli kurumsal bakış açılarını dikkate alan bir stratejik planlama ve yönetim sistemi), EFQM Mükemmellik Modeli, MPO ve Altı Sigma, kurumsal performansın yönetilmesine yardımcı olmak için kullanılan çerçevelerdir.

Proje performans yönetimi, organizasyonel performans yönetiminin bir alt kümesidir.

Birçok kuruluş, projeleri içeren bir OPM sistemine sahiptir. Ayrı bir proje yönetim ofisiniz varsa, onların OPM ekibinizle yakın bir şekilde çalıştıklarından emin olun. Kuruluş çapında bir proje yönetim ofisi olan kuruluşların yalnızca %41'i, bunun kuruluşun stratejisiyle son derece uyumlu olduğunu bildiriyor.

Proje performans yönetimi ve çalışan performans yönetimi

Çalışan performans yönetimi, çalışan üretkenliğini, memnuniyetini ve operasyonel kabiliyetini iyileştirmeyi amaçlayan insan kaynakları ve proje kaynak yönetiminin bir alt kümesidir. Bu alan, yetkinlik geliştirmeye, beceri boşluklarını kapatmaya ve çalışanların kariyerlerine, terfilerine, yükseltmelerine ve normal incelemelerine rehberlik etmeye odaklanır. Projeleri yürütmek için nitelikli çalışanlara ihtiyaç duymanız ve genel stratejiniz için doğru becerilere sahip doğru personele sahip olduğunuzdan emin olmanız gerektiği anlamında proje performans yönetimi ve organizasyonel performans yönetimi ile ilgilidir.

Proje performans yönetiminin 6 aşaması

Bir proje zamanında ve bütçe ve kapsam olarak hedefte tamamlansa bile, bu onu başarılı ilan etmek için yeterli değildir. Başarılı bir projenin gerçek ölçüsü, bu kriterleri karşılayıp karşılamadığı ve stratejik bir iş hedefine gerçekten katkıda bulunup bulunmadığıdır. Teknik unsurları yönetmenin ötesine geçmek ve projeleri stratejik olarak yolunda tutmak için aşağıdaki altı adımı izleyin.

1. İş durumunu anlayın

Çoğu kuruluşun üstesinden gelebileceklerinden daha fazla projesi vardır. Çoğu zaman, projeler organizasyonun iyiliği için değil, belirli bir departmana fayda sağlamak için teklif edilir. Örneğin, bir BT departmanı, bir iş hedefine ulaşılmasına yardımcı olacağı için değil, harika özelliklere sahip olduğu için belirli bir yazılım çözümünü satın almak ve uygulamak isteyebilir.

Tüm projelerin değeri, onları devreye sokmadan önce sorgulanmalıdır. Bu nedenle, her projenin iyi tanımlanmış bir iş vakasına ihtiyacı vardır: bunu neden yapıyorsunuz? Bu aşamada, teklif ettiğiniz projeye alternatifleri ve teklifinizin en fazla değeri yaratıp yaratmayacağını da düşünmelisiniz.

Bu adımı basitleştirmek için, projeler arasında kullanabileceğiniz, her projenin hedeflerini, maliyetlerini ve zamanlamasını (insanların zamanının dolaylı maliyeti dahil) özetleyen bir "iş planı" şablonu oluşturun ve her projenin zaman içinde nasıl daha iyi sonuçlar getireceğini gösterin. . Yürütme aşaması boyunca bu belgeyi sık sık gözden geçirin.

2. Proje hedeflerini tanımlayın

Hedefler, tam olarak neyi başarmalarını beklediğinizi belirterek projeler için net bir yön sağlar. Projenin gerçekten neyi destekleyeceği konusunda gerçekçi olun. Bazı kuruluşlar, projelerin iki veya üçten fazla hedefe bağlanmasını engelleyen kurallar koyar (projeleri odaklı tutmak için). Birçok belediye kuruluşu, bir projeye yatırım yapmanın uzun vadeli sonuçları nasıl sağlayacağını göstermek için departmanların projeleri kuruluşun mevcut KPI'larına bağlamasını ister. Bu şekilde, finanse edilen tüm projeler şeffaf bir şekilde stratejiyle açık bir şekilde bağlantılıdır.

3. Sonuçları ölçmek için veri noktaları oluşturun

Proje yönetiminin “üçlü kısıtlamaları” hakkında yazılmış çok şey var: zaman, kapsam ve maliyet:

• Her dönüm noktasının son teslim tarihleri ​​içinde nasılsınız?
• Tamamlanma yüzdesi nedir (herhangi bir zamanda)?
• Projedeki bu nokta için bütçelenen giderleriniz dahilinde misiniz?
• Proje, amaçladığınız tüm bileşenleri ele alacak mı?
• Proje ne kadar iyi ilerledi?

Bu veri noktaları her zaman performans yönetimi sürecinizin bir parçası olmalı ve bunları kolaylıkla takip edebilmelisiniz. Ancak bunların dışında projenizin geliştirmeye çalıştığı hedeflere bağlı olarak değişecek önlemler de olacaktır. Örneğin, kuruluşunuz daha sürdürülebilir olmak için uzun vadeli bir stratejik vizyona sahip olabilir.

İlgili bir proje, kuruluşunuzun su kullanımını azaltmak için bir Nesnelerin İnterneti izleme sistemi uygulamak olabilir. Yukarıda sıralanan geleneksel veri noktalarının yönetilmesine ek olarak, bu özel proje, özellikle su kullanımıyla ilgili bir veri noktasına sahip olacaktır. Bu proje sonucunda ne kadar su tasarrufu yapacaksınız? Böyle bir iyileştirme, organizasyon stratejisinde halihazırda var olan bir veri noktasını doğrudan etkiliyor olmalıdır.

İş ortamı hızla değişir, bu nedenle (yalnızca proje odaklı önlemler değil) tüm veri noktalarınıza yönelik ilerlemeyi sürekli olarak izlemek zorunludur. Örneğin, kuruluşunuzu veya projenizi etkileyen yeni bir teknoloji piyasaya girdiyse, çevik ve farkında olmanız ve veri noktalarınızda değişiklik yapmaya hazır olmanız gerekir.

4. Kilometre taşları, eylem öğeleri ve son tarihler atayın

Projelerin birçok farklı adımı vardır ve bir projenin tek bir proje yöneticisi olabilirken, farklı kilometre taşlarına ulaşma ile ilgili görevler farklı kişilere ait olabilir. Proje yönetimi için çevik bir yaklaşım veya şelale yaklaşımı kullanıyor olsanız da, bir projedeki mini adımların hepsinin iyi yönetilmesi gerekir.

Bu projelerdeki son teslim tarihleri, büyük aksamalara neden olan bağımlılıklara sahip olabilir. Örneğin, veritabanının temelleri yerinde olmadan bir yazılıma yeni özellikler ekleyemeyebilirsiniz. Veya duvarlar sabit değilse ve ekipman hareket ettirilirse bir inşaat tünelini döşeyemeyebilir veya aydınlatamayabilirsiniz. Projelerinizdeki tüm adımları hazırlamaya ve varsa karşılıklı ilişkileri ve bağımlılıkları anlamaya değer.

5. İlerlemeyi kontrol etmek için toplantılar ayarlayın

Projelerin sorunsuz çalışacağını asla varsaymayın. Düzenli toplantılar, sorunları çözmek ve hem bireysel projeler hem de proje portföyleriyle ilgili ilerlemeyi kontrol etmek için iyi bir forumdur. Projeniz, diğer tüm proje kilometre taşlarını etkileyebilecek bir karar veya kapsam, zamanlama veya maliyet değişikliğini zorunlu kılan teknik bir zorlukla karşılaşmış olabilir. Veya kuruluşunuz, projeyle tamamen ilgisi olmayan ancak yine de projenin yürütülmesinde bir değişikliğe veya gecikmeye neden olabilecek bütçe kesintileri veya başka bir iş belirsizliği yaşıyor olabilir.

Ayrıca ilerlemeyi göstermek için yönetim raporları oluşturmak isteyeceksiniz. Raporlar, proje başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini, tamamlanma yüzdesini, bugüne kadar yapılan harcamaları ve projedeki tüm önemli adımları ve kontrol noktalarını (kilometre taşları) içermelidir. Bazen bu bilgiyi göstermenin en kolay yolu bir Gantt şemasıdır.

Bireysel projelerle ilgili toplantılar, projeye bağlı olarak günlük veya haftalık bile olsa oldukça sık yapılmalıdır. Strateji bağlamında projeleri tartışmak için daha büyük organizasyon toplantıları genellikle aylık veya üç ayda bir yapılır.

6. Final proje raporu/değerlendirmesi yapın

Proje ne olursa olsun, proje uygulamasından “olağan iş akışına” geçtiğinizi gösteren bir özet yapmak önemlidir. Örneğin, her zaman yeni yazılım sürümleri ve eklenecek yeni özellikler olacağını düşünüyorsanız, bir yazılım uygulaması hiç bitmeyen bir projeye dönüşebilir. Proje ekibinizin, projeyi ne zaman durduracağı ve yazılımın yönetimini satış ve pazarlama ekiplerine devredeceği konusunda net sınırlara sahip olması gerekir.

Aynı şey inşaat projesinden bakım projesine geçiş için de geçerlidir. Boston'daki Büyük Kazı 13 yıl sürdü ve tamamlandığında, projeyle ilgili yolların, köprülerin ve tünellerin bakımı zaten devam ediyordu.

Her projenin sonunda, bir proje özetini ve bir eylem sonrası incelemeyi (AAR) bir araya getirmek faydalı olacaktır. AAR esas olarak iki bölümden oluşur:

• Bölüm I, proje hedeflerini ve zaman, kapsam ve bütçedeki değişiklikleri kapsar. Bu bilgi, neyin iyi gittiği ve iyileştirilebileceği konusunda bir tartışmaya yol açmalıdır.
• Bölüm II, tartışmadan çıkan bilgileri kapsar. Hangi kararları aldınız ve bu gelecekteki projeleri nasıl etkileyecek? İlk iş planı şablonumuzu değiştirmemiz gerekiyor mu? Başka bir check-in noktasına ihtiyacımız var mı? Projeler için acil durum bütçemizi yönetme şeklimizi değiştirmeli miyiz?

Tartışma, projenin uygulanmasından yararlanan liderlik ekibinin üyelerini ve departmanları içermelidir.

Proje performans yönetiminin başarısını ölçmek

Projelerinizin her birinin sonuçlarını bitirirken ölçmeli ve her ay veya üç ayda bir proje portföyünüze bakmalısınız. Projeler bittiğinde, etkinliklerini ve AAR'yi takip edin ve bilgileri gelecekteki projeleri iyileştirmek için kullanın. Portföyünüzü gözden geçirdiğinizde, daha büyük strateji bağlamında stratejik uyum ve kaynakların etkin kullanımı için olmalıdır. Proje sürecinin her bir adımını düşünerek, incelemenize rehberlik edecek bir tablo oluşturun.

Performans yönetim sistemi yöntemlerinizin zaman içinde değişmesi beklenebilir. Liderleriniz hangi bilgileri görmek istiyor? Önceki bir proje için sunduğunuzdan farklı olabilir ve farklı hedef kitleler için ayarlamalar yapmanız gerekebilir. Bu normaldir ve uyum sağlamaya hazır olmalısınız.

Bu, işlemi gerçekleştirmek için kullandığınız araçlar (ideal olarak yazılım) için de geçerlidir. Kuruluşunuz genelinde topladığınız tüm stratejik veriler için bir merkez görevi görürken, ihtiyaçlarınıza göre gelişecek kadar esnek olmalıdır.

Rekabet avantajı olarak proje performansı

Bir organizasyonun rekabet gücü, kısmen projeleri karlı bir şekilde tamamlama yeteneğine bağlıdır. Performans yönetimi süreci, projelerin sadece teknik anlamda değil, aynı zamanda stratejik anlamda da karlı kalmasını sağlar, böylece her proje organizasyonel iyileştirmeyi yönlendirir.

Projeleri iş stratejileriyle uyumlu hale getirmek için kapsamlı bir yaklaşım geliştiren ve ardından bunları iyi takip edip yöneten şirketler, üst düzey stratejik vizyonları somut eylemlere damıtabildikleri için hedeflerine ulaşmak için daha iyi konumlanırlar. Yüksek performanslı kuruluşları ileriye taşıyan ve onları rekabetten ayıran şey budur.