Bazı insanların bu konuda konuşma şekline göre, hikayenizin medya tarafından ele alınmasının dünyadaki en zor şey olduğunu düşünebilirsiniz. Ayrıca, kar amacı gütmeyen kuruluşunuz için basın kapsamının her şeyin başı ve sonu olduğunu varsayabilirsiniz.
Ancak, basında yer almak imkansız değil. İnsanlar hikayelerini her gün yayınlıyor ve gazeteciler içeriğe aç. Kâr amacı gütmeyen haberleriniz, kapsananlardan biri olabilir, ancak medyaya ilk başta doğru bir şekilde yaklaşmanız gerekir. İşte yapmanız gerekenler.
1. Durum Tespitinizi Gerçekleştirin
Basında yer almaya yönelik en basit adım olan hazırlık çalışması genellikle gözden kaçırılır. Bu sorunlu çünkü basında yer almak yolculuğunuzun en önemli kısımlarından biri.
Hikayenizi almak tamamen ayrıntılarla ilgilidir. Araştırmanızı, sürecinizi, hikayenizi ve erişiminizi ne kadar derinleştirirseniz, basında yer alma şansınız o kadar artar. İçerik tercihlerini ve belirli ritimleri hissetmek için zamanınızı siteleri ve gazetecileri okuyarak ve araştırarak geçirin.
Her zaman aşağıdaki soruları sorun:
- Hikayem, haberlerim veya duyurum hangi pazar kategorisine giriyor?
- Hangi siteler bu sektörle ilgili haberleri kapsıyor?
- Bu konuyu en iyi hangi gazeteciler yazıyor?
- Bu kategoriye kaç tane ilgili muhabir giriyor?
- E-postaları, Twitter tanıtıcıları ve diğer iletişim bilgileri nelerdir?
Bu sorular, odağınızı daraltmak ve bir kişi listesi oluşturmaya yardımcı olmak için tasarlanmıştır. Tüm yumurtalarınızı asla tek bir sepete koymamalısınız, bu yüzden tüm çabanızı bir sitenin veya gazetecinin arkasına koymayın. Listenizi mümkün olduğunca çeşitlendirin. Ardından, daha da bölümlere ayırın.
2. Basın Haber Listenizi Segmentlere Ayırın
Pazarlamacılar her zaman liste segmentasyonuna öncelik verir ve buna gazetecilerle odaklanmalısınız.
Listenizi birkaç farklı şekilde bölümlere ayırarak açık ve katılım oranlarını en üst düzeye çıkarın. Kişileri cinsiyete, yaşa, ilgi alanlarına veya sektöre göre ayırabilirsiniz. Bununla birlikte, segmentasyon için mevcut olan veri seviyesi, yaptığınız araştırmanın derinliğine bağlıdır.
Örneğin, yalnızca bir gazetecinin adını alırsanız ve bu gazeteciler sosyal fayda sağlamayı seviyorsa, biraz daha derine inmek isteyebilirsiniz. Daha fazla bilgi, yeterli olmamaktan daha iyidir, bu nedenle şunları öğrenin:
- Geçmişte hangi işlerde çalıştıkları
- okula gittikleri yer
- Profesyonel ağlarında kimler var?
- ilgi alanları nelerdir
- Hangi gruplara veya kulüplere bağlı oldukları
Pazarlama çevrelerinde, liste segmentasyonu önemlidir çünkü doğru kişilerin en uygun içeriği tam olarak doğru zamanda almasına olanak tanır. Kâr amacı gütmeyen yayın avınız bağlamında, hikayenizi ne zaman göndereceğinizi, en alakalı gazetecilerin kim olduğunu ve onu göndermek için en uygun zamanın ne zaman olduğunu söyler.
Listeniz, gelecekteki tüm yayın ve basın kapsamı çalışmaları için bir başlangıç noktası görevi görür. İlk seferinde doğru yapın ve uzun vadede kendinizi başarıya hazırlayacaksınız. Güçlü, ayrıntılı araştırma, yaklaşımınızı ve yeni bir medya bağlantısına erişiminizi çok daha kolay hale getirir.
3. Yeni Bir Medya Kişisine Yaklaşın
Gazeteciler ve genel olarak medya çalışanları ile iletişim kurmanın en kolay yolu e-postadır. Durum tespiti aşamanız sırasında bu bilgileri güvence altına almış olmalısınız.
E-postanızı yazarken, okudukları ilk şeyin konu satırı olduğunu unutmayın. Konunuzu sürükleyici hale getirin, ancak içindeki içeriği fazla satmayın veya aşırı sansasyonel hale getirmeyin. Örneğin, hikayeniz sağlam sonuçlar veren büyük bir #GivingTuesday girişimiyle ilgiliyse, şunları söylemezsiniz:
“Dünyanın şimdiye kadar gördüğü en iyi Giving Salı kampanyasını gerçekleştirdik”
Bunun yerine şunları kullanabilirsiniz:
"#GivingTuesday: 2015'e kıyasla 2016'da nasıl %300 daha fazla para topladık"
İlk seçenekte yanlış olan ve ikincisinde doğru olan nedir? Birincisi asılsız bir iddiadır, haber değeri taşımaz ve sansasyonelliği yavan kalır ve klişe gelir. İkincisi kısa, ağırlık taşıyor ve fazla satmıyor.
E-postada konu satırları yazarken akılda tutulması gereken bazı en iyi uygulamalar:
- Kısa, 50 karakter veya daha kısa tutun
- Haberi cümle içinde mümkün olduğunca erken iletin
- Hikayenin kendisi için konuşmasına izin verin - fazla satmaya veya yalan söylemeye gerek yok
- Bir hikayeyi asla "acil" veya "yüksek öncelikli" olarak işaretlemeyin.
- E-postanızın içindeki bilgileri başkasına vermeden paylaşın
E-postanızın gövdesi söz konusu olduğunda, geleneksel bir basın bülteni için yönergeleri izlemeniz gerektiğini düşünerek kendinizi fazla kaptırmayın. Eski içerik, parlak bir başlığın amacını ortadan kaldırır ve geleneksel basın bültenleri sıkıcı değilse de hiçbir şey değildir.
E-postalarınızı yüksek ve sıkı tutun, kaba konuşmayı kesin ve profesyonel ile arkadaş canlısı arasında bir denge kurun. İyi bir kural, umutsuz bir insan değil, hırslı bir serbest yazar gibi yazmaktır.
Yüz yüze ilk izlenim gibi, medya bağlantınızı etkilemek için yalnızca bir şansınız var. Zaman ayırmaya değer çünkü mükemmel bir dünyada bu, ikiniz için de bol bir iş ilişkisinin başlangıcı.
4. Konuşma ve İlişki İnşası
Saha, bu noktaya kadar yaptığınız tüm çalışmaların doruk noktasıdır. Her şeyi doğru yaptıysanız, gazetecilerin hikayenize dikkat etmelerini sağlamak için iyi bir şansınız var. Sürece güvenin ve işinizin sağlam olduğunu bilin.
Ancak, her şeyi iki kez kontrol etmenin zararı olmaz. E-posta konuşmanızı göndermeden önce şunlardan yüzde 100 emin olun:
- Satış konuşmanız kişinize göre kişiselleştirildi
- Konuşmanız gazeteci hakkında doğru biyografik bilgileri içeriyor
- Gazetecinin adı doğru yazılmış
- Gazeteciyle ilgili herhangi bir arka plan gerçeği, doğruluk açısından üç kez kontrol edilir
- Kopyanız yazım hatası içermez
- Kişisel iletişim bilgileriniz belirgin bir şekilde görüntülenir
E-postayı gönderdikten sonra sabırlı olun. Gazetecileri asla günlük takip e-postalarıyla rahatsız etmeyin. Adımınızı çöpe atmak için çok fazla zorlamanız garanti edilir. Ve bir gazeteci yanıt verdiği anda, kendinizi, kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzu ve onları basında yer almak için kullanma konusundaki motivasyonunuzu tanımlayın.
Konuşma başladıktan sonra, ilk adımınızı eve götürün. Fazla heveslenmeyin ve gelecekteki hikayeleri tartışmaya başlayın: sadece şu anki hikayenize odaklanın.
Nihai hedef, bu ilk adımın mükemmele yakın olması ve böylece bağlantınızın, izleyici katılımı için yüksek potansiyele sahip iyi hikayeler sağladığınızı fark etmesidir. Bu, güvenilir bir kaynak olduğunuzu gösterir ve gelecekteki birlikte çalışma için temel oluşturur.
Günün sonunda, gazetecilerin de sizin gibi profesyoneller olduğunu ve yapacak bir işi olduğunu unutmayın. Profesyonel kişiliklerine hitap edin, aynı zamanda bir kişi olarak kim olduklarıyla ilgilendiğinizi gösterin. Bir kerede kabul etmek çok fazla geliyorsa, neyin işe yaramadığını ve gazetecilerin nefret ettiği şeyleri incelemeyi deneyin.
BONUS: Ne Yapmamalı
"Gazetecilerin nefret ettiği" üstünkörü bir Google araması, çok sayıda makaleyi dolduracaktır. Bazen, yayına giden yol haritanızı çizerken neyin işe yaramadığına odaklanmak daha kolay olabilir.
Bir gazetecinin Twitter hesabı olan Dear PR'dan alınan aşağıdaki tweet'ler, diğer gazetecilerin, sahadayken hoşlanmadıkları şeylerle ilgili. Kâr amacı gütmeyen hikayenizi yayınlamak için kendi planınızı oluştururken bunları aklınızda bulundurun.
Buna bir bak:
Hepsini bir araya getirdiğinizde, bir hikayeyi yayınlama süreci mümkün olmaktan daha fazlasıdır. Başarının anahtarı, önceden planlama yapmak, ayrıntılı araştırma yapmak ve tek bir yayının ötesinde çalışan bir süreç oluşturmaktır.
Fikir aşamasından endüstri uzmanı olarak kendinizi güçlendirmeye kadar sürecinizin tüm unsurlarını belirlemek için, aşağıdaki Kâr Amacı Gütmeyen Kuruluşlar için Halkla İlişkiler Kılavuzumuzu indirin.
Kâr Amacı Gütmeyen Kuruluşlar için En İyi Halkla İlişkiler Rehberi