Cara beberapa orang membicarakannya, Anda mungkin berpikir agar cerita Anda diangkat oleh media adalah hal tersulit di dunia. Anda mungkin juga menganggap liputan pers adalah segalanya dan akhir segalanya untuk organisasi nirlaba Anda.
Namun, mendapatkan liputan pers bukan tidak mungkin. Orang-orang menerbitkan cerita mereka setiap hari, dan jurnalis haus akan konten. Berita nirlaba Anda bisa menjadi salah satu yang diliput, tetapi Anda harus mendekati media dengan benar dari awal. Inilah yang harus Anda lakukan.
1. Lakukan Uji Tuntas Anda
Langkah paling sederhana menuju liputan pers—pekerjaan persiapan—sering diabaikan. Itu bermasalah karena itu salah satu bagian terpenting dari perjalanan Anda untuk mendapatkan liputan pers.
Mendapatkan cerita Anda diambil adalah semua tentang detailnya. Semakin dalam Anda melakukan penelitian, proses, cerita, dan penjangkauan Anda, semakin besar peluang Anda untuk mendapatkan liputan pers. Luangkan waktu Anda untuk membaca dan meneliti situs dan jurnalis untuk merasakan preferensi konten dan ketukan spesifik mereka.
Selalu ajukan pertanyaan berikut:
- Kategori pasar apa yang termasuk dalam cerita, berita, atau pengumuman saya?
- Situs mana yang meliput berita untuk vertikal pasar itu?
- Reporter mana yang menulis paling baik tentang subjek ini?
- Berapa banyak reporter relevan yang termasuk dalam kategori ini?
- Apa email mereka, pegangan Twitter, dan informasi kontak lainnya?
Pertanyaan-pertanyaan ini dirancang untuk mempersempit fokus Anda dan membantu membangun daftar kontak. Anda tidak boleh menaruh semua telur Anda dalam satu keranjang, jadi jangan menaruh semua usaha Anda di belakang satu situs atau jurnalis. Diversifikasi daftar Anda sebanyak mungkin. Kemudian, segmentasikan lebih lanjut.
2. Segmentasikan Daftar Liputan Pers Anda
Pemasar memprioritaskan segmentasi daftar sepanjang waktu, dan Anda harus fokus pada hal itu dengan wartawan.
Maksimalkan tingkat keterbukaan dan keterlibatan dengan mengelompokkan daftar Anda dalam beberapa cara berbeda. Anda dapat memutuskan kontak berdasarkan jenis kelamin, usia, minat, atau industri. Namun, tingkat data yang tersedia untuk segmentasi bergantung pada kedalaman penelitian yang Anda lakukan.
Misalnya, jika Anda hanya mendapatkan nama seorang jurnalis dan mereka suka meliput kebaikan sosial, Anda mungkin ingin menggali lebih dalam. Lebih banyak informasi lebih baik daripada tidak cukup, jadi cari tahu:
- Pekerjaan apa yang pernah mereka kerjakan di masa lalu
- Di mana mereka pergi ke sekolah?
- Siapa yang ada di jaringan profesional mereka
- Apa minat mereka?
- Grup atau klub apa yang berafiliasi dengan mereka?
Dalam lingkaran pemasaran, segmentasi daftar penting karena memungkinkan orang yang tepat untuk menerima konten yang paling relevan pada waktu yang tepat. Dalam konteks perburuan publikasi nirlaba Anda, ini memberi tahu Anda kapan harus mengirim cerita Anda, siapa jurnalis yang paling relevan, dan kapan waktu yang paling tepat untuk mengirimkannya.
Daftar Anda berfungsi sebagai titik awal untuk semua publikasi dan upaya liputan pers di masa depan juga. Lakukan dengan benar pertama kali dan Anda akan mempersiapkan diri untuk sukses dalam jangka panjang. Penelitian yang kuat dan terperinci juga membuat pendekatan dan penjangkauan Anda ke kontak media baru menjadi lebih mudah.
3. Dekati Kontak Media Baru
Cara termudah untuk berhubungan dengan jurnalis—dan orang-orang media pada umumnya—adalah melalui email. Anda seharusnya mengamankan informasi ini selama fase uji tuntas Anda.
Saat Anda menulis email, ingatlah bahwa hal pertama yang mereka baca adalah baris subjek. Buat subjek Anda menarik, tetapi jangan terlalu menjual atau membuat konten di dalamnya terlalu sensasional. Misalnya, jika cerita Anda tentang inisiatif #GivingTuesday utama yang menghasilkan hasil yang solid, Anda tidak akan mengatakan:
“Kami baru saja mengadakan kampanye Giving Tuesday terbaik yang pernah ada di dunia hingga saat ini”
Sebagai gantinya, Anda mungkin menggunakan:
“#GivingTuesday: Bagaimana kami mengumpulkan 300% lebih banyak uang di tahun 2016 vs 2015”
Apa yang salah dengan opsi pertama dan benar tentang yang kedua? Yang pertama adalah klaim yang tidak berdasar, tidak layak diberitakan, dan sensasionalismenya datar dan terasa klise. Yang kedua pendek, membawa beban, dan tidak menjual apa pun.
Beberapa praktik terbaik yang perlu diingat saat menulis baris subjek di email:
- Tetap pendek, 50 karakter atau lebih pendek
- Sebarkan berita sedini mungkin dalam kalimat
- Biarkan ceritanya berbicara sendiri—tidak perlu menjual terlalu banyak atau berbohong
- Jangan pernah menandai cerita sebagai "mendesak" atau "prioritas tinggi"
- Menggoda informasi di dalam email Anda tanpa memberikannya
Ketika datang ke tubuh email Anda, jangan terlalu terjebak berpikir Anda harus mengikuti pedoman untuk siaran pers tradisional. Konten basi mengalahkan tujuan utama yang cerah, dan siaran pers tradisional tidak ada artinya jika tidak membosankan.
Jauhkan email Anda tinggi dan ketat, potong bahasa fluff, dan keseimbangan antara profesional dan ramah. Aturan praktis yang baik adalah menulis seperti pekerja lepas yang ambisius, bukan orang yang putus asa.
Seperti kesan pertama tatap muka, Anda hanya mendapatkan satu kesempatan untuk mengesankan kontak media Anda. Perlu meluangkan waktu karena, di dunia yang sempurna, ini adalah awal dari hubungan kerja yang melimpah untuk Anda berdua.
4. Pitch dan Membangun Hubungan
Pitch adalah puncak dari semua pekerjaan Anda hingga saat ini. Jika Anda telah melakukan segalanya dengan benar, Anda memiliki peluang bagus untuk membuat jurnalis memperhatikan cerita Anda. Percaya diri dalam prosesnya dan ketahuilah bahwa pekerjaan Anda baik-baik saja.
Namun, tidak ada salahnya untuk memeriksa ulang semuanya. Sebelum Anda mengirimkan email Anda, yakinlah 100 persen bahwa:
- Pitch Anda dipersonalisasi untuk kontak Anda
- Pitch Anda berisi informasi biografis yang tepat tentang jurnalis
- Nama jurnalis dieja dengan benar
- Fakta latar belakang apa pun tentang jurnalis diperiksa tiga kali untuk akurasi
- Salinan Anda bebas salah ketik
- Informasi kontak pribadi Anda ditampilkan dengan jelas
Setelah Anda mengirim email, bersabarlah. Jangan pernah mengganggu jurnalis dengan email tindak lanjut harian. Mendorong terlalu banyak dijamin akan membuat pitch Anda hancur. Dan saat seorang jurnalis merespons, kenali diri Anda, organisasi nirlaba Anda, dan motivasi Anda di balik penempatan mereka untuk liputan pers.
Setelah percakapan dimulai, lanjutkan dengan nada awal Anda. Jangan terlalu bersemangat dan mulai mendiskusikan cerita masa depan: hanya fokus pada cerita Anda saat ini.
Tujuan akhirnya adalah agar pitch pertama ini mendekati sempurna sehingga kontak Anda menyadari bahwa Anda menyediakan cerita yang bagus dengan potensi tinggi untuk keterlibatan audiens. Ini menunjukkan bahwa Anda adalah sumber tepercaya dan meletakkan dasar untuk kerja sama di masa depan.
Pada akhirnya, jangan lupa bahwa jurnalis adalah profesional, sama seperti Anda, dengan tugas yang harus diselesaikan. Penuhi kepribadian profesional mereka, tetapi juga tunjukkan bahwa Anda tertarik tentang siapa mereka sebagai pribadi. Jika terasa terlalu banyak untuk diambil sekaligus, coba pelajari apa yang tidak berhasil dan apa yang dibenci wartawan.
BONUS: Apa yang Tidak Boleh Dilakukan
Pencarian Google sepintas tentang "apa yang dibenci jurnalis" akan mengisi banyak artikel. Terkadang, lebih mudah untuk fokus pada apa yang tidak berhasil saat menguraikan peta jalan Anda menuju publikasi.
Diambil dari Dear PR, akun Twitter yang dibuat oleh seorang jurnalis, tweet berikut ini adalah tweet dari jurnalis lain tentang apa yang mereka tidak suka ketika di-pitch. Ingatlah hal ini saat membuat rencana Anda sendiri untuk menerbitkan cerita nonprofit Anda.
Coba lihat:
Saat Anda memetakan semuanya, proses untuk menerbitkan cerita lebih dari bisa dilakukan. Kunci keberhasilan adalah merencanakan sebelumnya, melakukan penelitian terperinci, dan membangun proses yang bekerja di luar satu publikasi.
Untuk memahami semua elemen proses Anda, mulai dari ide hingga memperkuat diri Anda sebagai pakar industri, unduh Panduan PR untuk Lembaga Nonprofit kami di bawah ini.
Panduan Utama PR untuk Lembaga Nonprofit