วิธีที่บางคนพูดถึงเรื่องนี้ คุณอาจคิดว่าการนำเรื่องราวของคุณมานำเสนอโดยสื่อเป็นสิ่งที่ยากที่สุดในโลก คุณยังอาจถือว่าการรายงานข่าวเป็นส่วนสำคัญและสิ้นสุดทั้งหมดสำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณ
อย่างไรก็ตาม การรายงานข่าวไม่ใช่เรื่องที่เป็นไปไม่ได้ ผู้คนเผยแพร่เรื่องราวของพวกเขาทุกวัน และนักข่าวต่างก็กระหายเนื้อหา ข่าวที่ไม่แสวงหากำไรของคุณสามารถเป็นหนึ่งในนั้นได้ แต่คุณต้องเข้าหาสื่ออย่างถูกต้องตั้งแต่เริ่มแรก นี่คือสิ่งที่คุณควรทำ
1. ดำเนินการตรวจสอบสถานะของคุณ
ขั้นตอนที่ง่ายที่สุดในการรายงานข่าว—การเตรียมงาน—มักถูกมองข้าม นั่นเป็นปัญหาเพราะเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดในการเดินทางของคุณเพื่อรับข่าวจากสื่อมวลชน
การรับเรื่องราวของคุณเป็นเรื่องเกี่ยวกับรายละเอียด ยิ่งคุณใช้การค้นคว้า กระบวนการ เรื่องราว และการเผยแพร่อย่างลึกซึ้งเท่าใด โอกาสที่คุณจะได้รับการรายงานข่าวจากสื่อก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น ใช้เวลาของคุณอ่านและค้นคว้าเว็บไซต์และนักข่าวเพื่อสัมผัสถึงความชอบด้านเนื้อหาและจังหวะเฉพาะ
ถามคำถามต่อไปนี้เสมอ:
- เรื่องราว ข่าว หรือประกาศของฉันอยู่ในหมวดหมู่ตลาดใด
- เว็บไซต์ใดบ้างที่ครอบคลุมข่าวสำหรับประเภทตลาดนั้นๆ
- นักข่าวคนไหนที่เขียนเกี่ยวกับเรื่องนี้ได้ดีที่สุด?
- มีนักข่าวที่เกี่ยวข้องกี่คนที่จัดอยู่ในหมวดหมู่นี้
- อีเมล แฮนเดิล Twitter และข้อมูลติดต่ออื่นๆ คืออะไร
คำถามเหล่านี้ออกแบบมาเพื่อจำกัดโฟกัสของคุณให้แคบลงและช่วยสร้างรายชื่อผู้ติดต่อ คุณไม่ควรใส่ไข่ทั้งหมดลงในตะกร้าใบเดียว ดังนั้นอย่าใช้ความพยายามทั้งหมดไปกับเว็บไซต์หรือนักข่าวเพียงแห่งเดียว กระจายรายการของคุณให้มากที่สุด จากนั้นแบ่งส่วนเพิ่มเติม
2. แบ่งส่วนรายการข่าวของคุณ
นักการตลาดจัดลำดับความสำคัญของการแบ่งส่วนรายการตลอดเวลา และคุณควรให้ความสำคัญกับนักข่าว
เพิ่มอัตราการเปิดและการมีส่วนร่วมสูงสุดโดยแบ่งกลุ่มรายการของคุณด้วยวิธีต่างๆ คุณสามารถแยกการติดต่อตามเพศ อายุ ความสนใจ หรืออุตสาหกรรม ระดับของข้อมูลที่มีสำหรับการแบ่งส่วนจะขึ้นอยู่กับความลึกของการวิจัยที่คุณดำเนินการ
ตัวอย่างเช่น หากคุณได้เพียงชื่อนักข่าวและพวกเขาชอบที่จะกล่าวถึงผลประโยชน์ทางสังคม คุณอาจต้องการเจาะลึกลงไปอีกเล็กน้อย ข้อมูลเพิ่มเติมยังดีกว่าไม่เพียงพอ ดังนั้นโปรดค้นหา:
- อดีตเคยทำงานอะไรมาบ้าง
- ไปเรียนที่ไหนมา
- ใครอยู่ในเครือข่ายมืออาชีพของพวกเขา
- ความสนใจของพวกเขาคืออะไร
- กลุ่มหรือสโมสรใดที่พวกเขาสังกัดอยู่
ในแวดวงการตลาด การแบ่งส่วนรายการมีความสำคัญ เนื่องจากจะช่วยให้ผู้ที่เหมาะสมได้รับเนื้อหาที่เกี่ยวข้องมากที่สุดในเวลาที่เหมาะสม ในบริบทของการค้นหาสิ่งพิมพ์ที่ไม่แสวงหากำไรของคุณ มันจะบอกคุณเมื่อต้องส่งเรื่องราวของคุณ ใครคือนักข่าวที่เกี่ยวข้องมากที่สุด และเมื่อใดคือเวลาที่เหมาะสมที่สุดในการส่ง
รายการของคุณทำหน้าที่เป็นจุดเริ่มต้นสำหรับการตีพิมพ์ในอนาคตและความพยายามในการรายงานข่าวเช่นกัน ทำอย่างถูกต้องในครั้งแรกและคุณจะเตรียมพร้อมสำหรับความสำเร็จในระยะยาว การวิจัยอย่างละเอียดถี่ถ้วนยังช่วยให้คุณเข้าถึงสื่อใหม่ๆ ได้ง่ายขึ้น
3. เข้าหาสื่อใหม่
วิธีที่ง่ายที่สุดในการติดต่อกับนักข่าวและสื่อโดยทั่วไปคือทางอีเมล คุณควรรักษาความปลอดภัยข้อมูลนี้ในระหว่างขั้นตอนการตรวจสอบสถานะของคุณ
เมื่อคุณเขียนอีเมล จำไว้ว่าสิ่งแรกที่พวกเขาอ่านคือหัวเรื่อง ทำให้ตัวแบบของคุณน่าดึงดูด แต่อย่าขายเกินหรือทำให้เนื้อหาภายในโลดโผนมากเกินไป ตัวอย่างเช่น หากเรื่องราวของคุณเกี่ยวกับความคิดริเริ่มที่สำคัญของ #GivingTuesday ซึ่งให้ผลลัพธ์ที่มั่นคง คุณจะไม่พูดว่า:
“เรามีแคมเปญ Giving Tuesday ที่ดีที่สุดเท่าที่โลกเคยเห็นมา”
คุณอาจใช้:
“#GivingTuesday: วิธีหาเงินเพิ่มขึ้น 300% ในปี 2559 เทียบกับ 2558”
มีอะไรผิดปกติกับตัวเลือกแรกและถูกต้องเกี่ยวกับตัวเลือกที่สองหรือไม่ ข้อแรกเป็นการกล่าวอ้างที่ไม่มีมูล ไม่มีการรายงานข่าว และการโลดโผนที่โลดโผนไม่ธรรมดาและให้ความรู้สึกที่ซ้ำซากจำเจ อันที่สองสั้น มีน้ำหนัก และไม่ได้ขายอะไรเกินเลย
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการที่ควรคำนึงถึงเมื่อเขียนหัวเรื่องในอีเมล:
- ย่อให้สั้น 50 ตัวอักษรหรือสั้นกว่านั้น
- รับข่าวสารให้เร็วที่สุดในประโยค
- ปล่อยให้เรื่องมันพูดเอง ไม่จำเป็นต้องขายหน้าหรือโกหก
- อย่าทำเครื่องหมายเรื่องราวว่า "เร่งด่วน" หรือ "มีความสำคัญสูง"
- แกล้งข้อมูลในอีเมลของคุณโดยไม่เปิดเผย
เมื่อพูดถึงเนื้อหาของอีเมล อย่ามัวแต่คิดว่าคุณต้องปฏิบัติตามหลักเกณฑ์สำหรับการแถลงข่าวแบบเดิมๆ เนื้อหาที่ล้าสมัยขัดต่อจุดประสงค์ของพาดหัวข่าวที่สดใส และข่าวประชาสัมพันธ์แบบเดิมๆ ก็ไม่มีอะไรเกิดขึ้นหากไม่น่าเบื่อ
รักษาอีเมลของคุณให้แน่น เลิกใช้ภาษาฟุ่มเฟือย และสร้างสมดุลระหว่างความเป็นมืออาชีพและความเป็นมิตร หลักการที่ดีคือการเขียนให้เหมือนนักแปลอิสระที่มีความทะเยอทะยาน ไม่ใช่คนสิ้นหวัง
เช่นเดียวกับการแสดงความประทับใจครั้งแรกแบบเห็นหน้า คุณจะได้รับโอกาสเดียวเท่านั้นที่จะสร้างความประทับใจให้ผู้ติดต่อสื่อของคุณ การสละเวลาเป็นสิ่งที่คุ้มค่า เพราะในโลกที่สมบูรณ์แบบ นี่คือจุดเริ่มต้นของความสัมพันธ์ในการทำงานที่อุดมสมบูรณ์สำหรับคุณทั้งคู่
4. การสร้างสนามและความสัมพันธ์
สนามคือจุดสูงสุดของงานทั้งหมดของคุณจนถึงจุดนี้ หากคุณทำทุกอย่างถูกต้องแล้ว คุณจะมีโอกาสที่ดีที่นักข่าวจะสนใจเรื่องราวของคุณ มีความมั่นใจในกระบวนการและรู้ว่างานของคุณนั้นดี
อย่างไรก็ตาม การตรวจสอบทุกอย่างซ้ำอีกครั้งก็ไม่เสียหาย ก่อนที่คุณจะส่งสำนวนการขายอีเมล ให้แน่ใจ 100 เปอร์เซ็นต์ว่า:
- การเสนอขายของคุณได้รับการปรับแต่งให้เหมาะกับผู้ติดต่อของคุณ
- สำนวนการขายของคุณมีข้อมูลชีวประวัติที่ถูกต้องเกี่ยวกับนักข่าว
- ชื่อนักข่าวสะกดถูก
- ข้อเท็จจริงเบื้องหลังนักข่าวได้รับการตรวจสอบสามครั้งเพื่อความถูกต้อง
- สำเนาของคุณไม่มีการพิมพ์ผิด
- ข้อมูลติดต่อส่วนบุคคลของคุณปรากฏอย่างเด่นชัด
หลังจากที่คุณส่งอีเมลให้อดทน อย่ารบกวนนักข่าวด้วยอีเมลติดตามผลรายวัน การกดดันมากเกินไปจะทำให้การเสนอขายของคุณถูกทิ้งในถังขยะ และวินาทีที่นักข่าวตอบ ระบุตัวตน องค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณ และแรงจูงใจของคุณในการนำเสนอพวกเขาเพื่อรายงานข่าว
เมื่อเริ่มการสนทนาแล้ว ให้ขับรถกลับบ้านด้วยการเสนอขายครั้งแรก อย่าร้อนรนและเริ่มต้นพูดคุยเกี่ยวกับเรื่องราวในอนาคต: เน้นเฉพาะเรื่องปัจจุบันของคุณ
เป้าหมายสุดท้ายคือการเสนอขายครั้งแรกให้ใกล้สมบูรณ์แบบ เพื่อให้ผู้ติดต่อของคุณรู้ว่าคุณนำเสนอเรื่องราวดีๆ ที่มีศักยภาพสูงสำหรับการมีส่วนร่วมของผู้ชม นี่แสดงให้เห็นว่าคุณเป็นแหล่งที่เชื่อถือได้และวางรากฐานสำหรับการทำงานร่วมกันในอนาคต
สุดท้ายแล้ว อย่าลืมว่านักข่าวเป็นมืออาชีพ เช่นเดียวกับคุณ มีงานต้องทำ ตอบสนองบุคลิกที่เป็นมืออาชีพของพวกเขา แต่ยังแสดงว่าคุณสนใจว่าพวกเขาเป็นใครในฐานะบุคคล หากรู้สึกว่าเกินความจำเป็นในทันที ให้ลองศึกษาสิ่งที่ไม่ได้ผลและสิ่งที่นักข่าวเกลียดชัง
โบนัส: สิ่งที่ไม่ควรทำ
การค้นหา "สิ่งที่นักข่าวเกลียด" ใน Google อย่างคร่าวๆ จะเต็มไปด้วยบทความมากมาย บางครั้ง ง่ายกว่าที่จะมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่ใช้ไม่ได้เมื่อร่างแผนงานของคุณไปสู่สิ่งตีพิมพ์
นำมาจาก Dear PR ซึ่งเป็นบัญชี Twitter ที่สร้างโดยนักข่าว ทวีตต่อไปนี้มาจากนักข่าวคนอื่นๆ เกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาไม่ชอบเมื่อถูกขว้าง โปรดคำนึงถึงสิ่งเหล่านี้เมื่อสร้างแผนของคุณเองเพื่อเผยแพร่เรื่องราวที่ไม่แสวงหากำไรของคุณ
ลองดูสิ:
เมื่อคุณวาดแผนผังทั้งหมด กระบวนการเผยแพร่เรื่องราวนั้นทำได้มากกว่าที่ทำได้ กุญแจสู่ความสำเร็จคือการวางแผนล่วงหน้า ดำเนินการวิจัยอย่างละเอียด และสร้างกระบวนการที่ทำงานมากกว่าแค่สิ่งพิมพ์เดียว
เพื่อตอกย้ำองค์ประกอบทั้งหมดของกระบวนการของคุณ ตั้งแต่แนวคิดไปจนถึงการประสานตัวเองให้เป็นผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรม ดาวน์โหลดคู่มือ PR for Nonprofits ด้านล่าง
สุดยอดคู่มือการประชาสัมพันธ์เพื่อการกุศล