PR satış konuşması e-postanızı öne çıkarmak için beş pratik ipucu

Halkla ilişkiler konuşması e-postalarının çoğunun sağır kulaklara düştüğünü gösteren istatistiklerle, e-posta konuşmalarınızı nasıl öne çıkaracağınızı ve içeriğinizi nasıl toparlayacağınızı konuşacağız.

Bu, herhangi bir Dijital Halkla İlişkilerin yaşamının belasıdır: İster bir basın bülteni , ister bir haber hikayesi veya bir hikaye fikri olsun, harika içerikler yazdınız , ancak bunu doğru yayınla elde edemiyorsunuz.

Bu blogda, gazetecilerin e-postalarınızı neden açmadıklarını ve bunu değiştirmek için neler yapabileceğinizi anlayarak, konuşmanızın doğru alanlarına zaman ve çaba ayırmanın öneminden bahsedeceğiz.

İlk olarak, veriler ne gösteriyor?

Reuters , GoodHousekeeping , Vogue ve The Washington Post gibi gazetecilere göre , günde 200-400 e-posta alıyorlar.

2020'de sahalara gazeteci açık oranları %36 iken, 2021'de bu rakam %28'e düştü. Benzer şekilde, satış konuşmalarına yanıt oranları da %4,62'den %3,49'a düştü.

Gazetecilerin e-postalarımızı giderek daha az açmasıyla, 'kullanıma hazır' içeriğinizin gelen kutularında kaybolmamasını sağlamak için PR satış konuşması e-postanızı öne çıkarmanız ve bir gazetecinin dikkatini çekmeniz gerekir.

İşte e-postalarınızı nasıl öne çıkaracağınıza dair beş ipucumuz.

1. Konu satırını mükemmelleştirmek için zaman ayırın

Her gün yüzlerce e-posta ve halkla ilişkiler konuşması alan bir gazeteci için konu satırı 'bir kitabı kapağına göre yargılama' kuralının istisnasıdır. Satış konuşması sırasında ilk izlenimler önemlidir, bu nedenle e-posta konu satırına hak ettiği zamanı vermeniz önemlidir.

Hızlı, ilginç ve veri merkezli bir konu satırı eklediğinizden emin olmak , gazetecilerin gözünü e-posta konuşmanıza gerçekten çekecek ve içeriğinizin tıklama oranını ve yayın tarafından yakalanma şansını artırma şansını artıracaktır.

Bir e-posta konu satırı, bir gazetecinin gerçekten okuyacağı ilk şeydir, sosyal yardım almadan önce ciddi bir düşünce ve zaman ayırdığınız bir şey olmalıdır.

2. Her zaman bir takip e-postası gönderin – ancak ısrarcı olmayın!

Daha önce de değindiğimiz gibi, gazeteciler her gün yüzlerce e-posta alıyorlar, bu yüzden harika bir konu satırına ve harika bir adıma sahip olmasına rağmen, PR adım e-postanız yine de ağdan kayıp gidebilir.

Ancak bu, adımınızı atamayacağınız anlamına gelmez.

Her zaman ilk e-postanızdan sonra gönderilecek bir PR satış konuşması takip e-postası planlayın. Bu, gazetecilere, e-postanızı ilk seferinde kaçırmış olabilecek veya tatile çıkmış olabilecek gazetecilere, sunumunuzu yeniden gözden geçirme şansı verir.

Medya bağlantılarınızı, özellikle de e-postanızı ilk kez açıp yanıtlamadıysa, spam göndermek istemediğinizi hatırlamak önemlidir.

Buzzstream gibi araçlar burada inanılmaz derecede faydalıdır, çünkü yalnızca açılma ve tıklama oranlarını izlemekle kalmazlar, aynı zamanda medya listenizdeki yanıt vermeyenlere önceden takip e-postanızı yazmanıza ve planlamanıza da izin verir.

Ayrıca bazı durumlarda bir gazetecinin içeriğinizi yayınlamaya devam edebileceğini ancak e-postanızı yanıtlayacak zamanı olmadığını da belirtmek önemlidir. Bir takip göndermeden önce medya izleme platformlarınıza göz kulak olmak ve Google'da kendi araştırmanızı yapmak, içeriğinizi alan kişilerin gelen kutularına spam göndermemenizi sağlamanın iyi bir yoludur.

Genel bir kural olarak, orijinal sunumumu gönderdikten bir hafta sonra takip e-postaları planlama eğilimindeyim, bu da medya kuruluşu bağlantılarına hatırlatmadan önce konuşmamı okuma fırsatı verir.

3. Aşırı kişiselleştirilmiş e-postalar zaman ayırmaya değer mi? Tam olarak değil…

Dijital PR kariyerime başlarken konuşmalarımda büyük bir fark yarattığını düşündüğüm bir şey , bir e-posta gelen kutusunun 'gürültünü kesmek' için gerçekten kişisel bir e-posta yazmam gerektiğiydi.

Bu tam olarak böyle değil.

Gazetecilerin zamanı kısıtlıdır ve açık konuşmak gerekirse, yalnızca haberle ve haberin kendileri ve yayınları için uygun olup olmadığıyla ilgilenirler. E-posta konuşmanızı kısa, öz ve gazetecinin ihtiyaç duyduğu her şeyle dolu olacak şekilde yazmak, konuşmanızın bir gazeteci tarafından değerlendirilmesini sağlamanın en iyi yoludur.

Bir gazeteciye gönderdiğiniz her adım, onlara ve yayınlarına göre uyarlanmalıdır, ancak aşırı kişisel olmamalı, çok fazla zamanınızı almamalı veya PR adım e-postanızın gerçek ayrıntılarından uzaklaşmamalıdır.

Eylül 2021'deki Dijital Halkla İlişkiler Zirvesi sırasında, Kıdemli Dijital Halkla İlişkiler Müdürü Marina Plummer , e-postalarınızı doğrudan gazeteciye hitap ederek kişiselleştirmek önemli olsa da, "çoğu zaman, tek şey gazetecinin umursadığı harika bir hikaye.”

Yakın tarihli bir teknik incelemede , Halkla İlişkiler Uzmanı Jayne Brooks , medya konuşmalarında artık 'nasılsın?' yazmadığını da belirtiyor. soruyu sorarken. Şöyle açıkladı: "Bir gazeteci ekranın köşesinde bu açılır mesajı görürse, neden bildirimi tıklayıp e-postayı açmaya meyilli olsunlar?"

Gazetecilerle ilişkiler kurmak önemlidir, ancak bunu yapmanın en iyi yolunun onlara hayatlarını kolaylaştıran alakalı, ilgi çekici içerik göndermek olduğuna inanıyorum.

Ve içeriğinizi yayınladığı için gazeteciye teşekkür eden bir e-posta asla zarar veremez…

4. Gazeteciye e-posta konuşmanızda ihtiyaç duydukları her şeyi verin

Daha önce de değindiğim gibi, gazetecilerin zamanları çok kısadır, bu nedenle içeriğinizi sunarken onlar için hayatı mümkün olduğunca kolaylaştırmanız çok önemlidir.

Çoğu durumda, bir gazeteciye içerik sunarken buna yüksek çözünürlüklü görüntüler ve diğer ilgili medya araçlarıyla eşlik etmeniz gerekir. Bir gazeteci sizden buna asla erişmenizi istemek zorunda kalmamalıdır – orijinal PR tanıtım e-postasında sağlanmalıdır.

İçeriğin gövdesinde yer almıyorsa, Google Drive ve WeTransfer gibi platformlar , e-postanızda çok fazla yer kaplamadan büyük ekler göndermenize olanak tanıyan harika araçlardır.

Gazeteciye bir hikaye yazması için ihtiyaç duydukları her şeyi sağlamak, onların konuşmanızı seçme ve etkileyici içeriğinizi yayınlama olasılığını artıracaktır.

5. Sosyal yardım listelerinizi güncel tutun - korkunç e-postaların geri dönmesini önleyin

Dijital PR'lar olarak, toplu bir evcil hayvan nefreti, korkunç e-posta geri dönüşüdür. Harika bir içeriğiniz, akıllı bir adımınız ve harika bir e-postanız var, ancak gelen kutularına ulaştığında birkaç dakika sonra geri geliyor.

Hayattaki hemen hemen her şey gibi, hazırlanmak çok önemlidir. Güncel bir sosyal yardım listeniz olduğundan emin olmak, açık ve tıklama oranlarınızı artırma konusunda hayatınızı çok daha kolay hale getirecektir.

Cision gibi güvenilir veritabanı araçlarını kullanmak , medya bağlantılarınızı güncel tutmanın harika bir yoludur, ancak kendi araştırmanızı yapmak da faydalı olacaktır.

Gazetecileri ve yayınlarında ele aldıkları konuları araştırmak, müşterileriniz için güncel listeler tutmanın harika bir yoludur. Bunu yapmak, yayınladıkları içeriğin türünü takip etmenizi sağlar ve en önemlisi, dikkatlerini çekmek için ne yapmanız gerektiğine dair bir fikir verir.

Sana yardım edebilir miyiz?

Umarım PR satış konuşması e-postanızı nasıl öne çıkaracağınıza dair bu ipuçlarını bulmuşsunuzdur. Size yardımcı olmaya hazır, özel bir Dijital PR profesyonelleri ekibimiz var.

Neden iletişime geçmiyorsunuz? İşletmeniz için neler sunabileceğimizi burada görün .