เคล็ดลับที่นำไปใช้ได้จริง 5 ข้อเพื่อทำให้อีเมลเสนอขายของคุณโดดเด่น

ด้วยสถิติที่แสดงว่าอีเมลเสนองานประชาสัมพันธ์ส่วนใหญ่ไม่เหมาะกับคนหูหนวก เราจะอธิบายให้คุณทราบถึงวิธีทำให้การเสนอขายอีเมลของคุณโดดเด่นและรับเนื้อหาของคุณ

มันเป็นความหายนะของชีวิต Digital PR ใดๆ: คุณได้เขียนเนื้อหาที่ยอดเยี่ยม ไม่ว่าจะเป็น ข่าวประชาสัมพันธ์ เรื่องข่าว หรือแนวคิดเรื่องเรื่องราว แต่ดูเหมือนว่าคุณจะไม่ได้ลงมือกับสิ่งพิมพ์ที่เหมาะสม

ในบล็อกนี้ เราจะพูดถึงความสำคัญของการอุทิศเวลาและความพยายามในพื้นที่ที่เหมาะสมในการเสนอขายของคุณ ทำความเข้าใจว่าทำไมนักข่าวไม่เปิดอีเมลของคุณ และสิ่งที่คุณทำได้เพื่อเปลี่ยนแปลงสิ่งนั้น

ประการแรก ข้อมูลแสดงอะไร

ตามที่นักข่าว จาก Reuters , GoodHousekeeping , Vogue และ The Washington Post ระบุ พวกเขาได้รับอีเมลทุกๆ 200-400 ฉบับต่อวัน

ในปี 2020 อัตราการเปิดงานของนักข่าวอยู่ที่ 36% แต่ในปี 2564 ตัวเลขนั้นลดลงเหลือ 28% ในทำนองเดียวกัน อัตราการตอบสนองต่อการเสนอขายก็ลดลงจาก 4.62% เป็น 3.49%

เมื่อนักข่าวเปิดอีเมลของเราน้อยลงเรื่อยๆ คุณต้องทำให้อีเมลเสนอขาย PR ของคุณโดดเด่นและดึงดูดสายตานักข่าวเพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหา 'น่าสนใจ' ของคุณจะไม่สูญหายไปในกล่องจดหมายของพวกเขา

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับห้าข้อของเราในการทำให้อีเมลของคุณโดดเด่น

1. ใช้เวลาปรับแต่งหัวเรื่องให้สมบูรณ์แบบ

สำหรับนักข่าวที่ได้รับอีเมลและ การประชาสัมพันธ์ หลายร้อยฉบับ ทุกวัน หัวเรื่อง ถือเป็นข้อยกเว้นของกฎ 'อย่าตัดสินหนังสือจากปก' การแสดงครั้งแรกมีความสำคัญเมื่อมีการเสนอขาย ดังนั้นสิ่งสำคัญคือคุณต้องให้หัวเรื่องอีเมลในเวลาที่เหมาะสม

การตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใส่หัวเรื่องที่กระฉับกระเฉง น่าสนใจ และเน้นข้อมูลเป็นศูนย์กลาง จะ ดึงดูดสายตาของนักข่าวให้มาที่อีเมลของคุณ และเพิ่มโอกาสในการเพิ่มอัตราการคลิกผ่านของเนื้อหาของคุณและโอกาสที่จะถูกหยิบขึ้นมาโดยสิ่งตีพิมพ์

หัวเรื่องอีเมลเป็นสิ่งแรกที่นักข่าวจะอ่าน จริงๆ แล้วควรเป็นสิ่งที่คุณใช้เวลาและคิดอย่างจริงจังก่อนที่จะเผยแพร่

2. ส่งอีเมลติดตามผลเสมอ – แต่อย่าเร่งเร้า!

ตามที่เราได้พูดไปแล้ว นักข่าวได้รับอีเมลหลายร้อยฉบับทุกวัน ดังนั้นแม้ว่าจะมีหัวเรื่องที่น่ากลัวและมีการเสนอขายที่ดี อีเมลเสนองานประชาสัมพันธ์ของคุณก็ยังอาจหลุดผ่านเน็ตได้

แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณไม่สามารถลงสนามได้

กำหนดเวลาส่งอีเมลติดตามผลการเสนอขายทุกครั้งหลังอีเมลฉบับแรกของคุณ สิ่งนี้ทำให้นักข่าวมีโอกาสที่อาจพลาดอีเมลของคุณในครั้งแรกหรือผู้ที่อาจจะไปเที่ยวพักผ่อนเพื่อพิจารณาการเสนอขายของคุณใหม่

สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าคุณไม่ต้องการสแปมผู้ติดต่อสื่อของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาเปิดและไม่ได้ตอบกลับอีเมลของคุณในครั้งแรก

เครื่องมือเช่น Buzzstream มีประโยชน์อย่างเหลือเชื่อที่นี่ เนื่องจากไม่เพียงแต่จะตรวจสอบอัตราการเปิดและการคลิกผ่านเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณสามารถเขียนและกำหนดเวลาอีเมลติดตามผลล่วงหน้าสำหรับผู้ที่อยู่ในรายชื่อสื่อของคุณที่ยังไม่ได้ตอบกลับ

สิ่งสำคัญที่ควรทราบก็คือ ในบางกรณี นักข่าวอาจยังคงเผยแพร่เนื้อหาของคุณ แต่ยังไม่มีเวลาตอบกลับอีเมลของคุณ การเฝ้าติดตามแพลตฟอร์มการตรวจสอบสื่อของคุณและดำเนินการวิจัยของคุณเองใน Google ก่อนที่จะส่งการติดตามเป็นวิธีที่ดีเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ส่งสแปมไปยังกล่องจดหมายของผู้ที่รับเนื้อหาของคุณ

ตามกฎทั่วไป ฉันมักจะกำหนดเวลาอีเมลติดตามผลหนึ่งสัปดาห์หลังจากส่งสำนวนการขายต้นฉบับ เปิดโอกาสให้ผู้ติดต่อสื่อของฉันอ่านสำนวนการขายของฉันก่อนที่จะเตือนพวกเขา

3. อีเมลส่วนบุคคลมากเกินไปคุ้มค่ากับเวลาของคุณหรือไม่? ไม่เชิง…

สิ่งที่ฉันคิดว่าสร้างความแตกต่างอย่างมากในการเสนอขายของฉันเมื่อ เริ่มต้นอาชีพ การเป็น Digital PR คือการที่ฉันต้องเขียนอีเมลส่วนตัวจริงๆ เพื่อ 'ตัดเสียงรบกวน' ของกล่องจดหมายอีเมล

นี่ไม่ใช่กรณี

นักข่าวไม่มีเวลา และพูดตรงๆ ว่า สนใจแต่เรื่องราวและเรื่องนั้นเหมาะสมกับพวกเขาและสิ่งพิมพ์ของพวกเขาหรือไม่ การเขียนสำนวนการขายอีเมลของคุณให้กระชับ ตรงประเด็น และเต็มไปด้วยทุกสิ่งที่นักข่าวต้องการเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการเสนอให้นักข่าวพิจารณาสำนวนการขายของคุณ

การเสนอขายแต่ละครั้งที่คุณส่งให้นักข่าวควรได้รับการปรับแต่งให้เหมาะกับพวกเขาและสิ่งพิมพ์ของพวกเขา แต่ไม่ควรเป็นเรื่องส่วนตัวจนเกินไป ใช้เวลามากเกินไป หรือดึงรายละเอียดที่แท้จริงของอีเมลการเสนองานประชาสัมพันธ์ของคุณ

ระหว่างการประชุมสุดยอด Digital PR Summit เดือนกันยายน 2564 ผู้จัดการอาวุโสฝ่ายประชาสัมพันธ์ดิจิทัลของ Marina Plummer แย้งว่า การปรับแต่งอีเมลให้เป็นส่วนตัวด้วยการพูดคุยกับนักข่าวโดยตรงเป็นสิ่งสำคัญ แต่การใช้เวลามากเกินไปในการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณนั้น “โดยส่วนใหญ่แล้ว มีเพียงสิ่งเดียวเท่านั้น” ที่นักข่าวใส่ใจเป็นเรื่องราวที่ยอดเยี่ยม”

ใน เอกสารปกขาวฉบับ ล่าสุด Jayne Brooks ผู้เชี่ยวชาญด้าน PR ได้แสดงความคิดเห็นว่าในการเสนอสื่อของเธอ เธอไม่ได้เขียนว่า 'คุณสบายดีไหม' อีกต่อไป ในขณะที่ถามคำถาม เธออธิบายว่า: “ถ้านักข่าวเห็นป๊อปอัปนี้ที่มุมของหน้าจอ ทำไมพวกเขาถึงมีแนวโน้มที่จะคลิกการแจ้งเตือนและเปิดอีเมล”

การสร้างความสัมพันธ์กับนักข่าวเป็นสิ่งสำคัญ แต่ฉันเชื่อว่าวิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนี้คือการส่งเนื้อหาที่เกี่ยวข้องและมีส่วนร่วมซึ่งทำให้ชีวิตของพวกเขาง่ายขึ้น

และอีเมลขอบคุณนักข่าวที่เผยแพร่เนื้อหาของคุณจะไม่มีวันทำร้าย...

4. มอบทุกสิ่งที่นักข่าวต้องการในการเสนอขายอีเมลของคุณ

ดังที่ได้กล่าวไปแล้วข้างต้น นักข่าวมีเวลาไม่มากนัก ดังนั้นเมื่อนำเสนอเนื้อหา คุณต้องทำให้ชีวิตของพวกเขาง่ายขึ้นสำหรับพวกเขามากที่สุด

ในกรณีส่วนใหญ่ เมื่อคุณนำเสนอเนื้อหาให้กับนักข่าว คุณจะต้องแนบภาพที่มีความละเอียดสูงและสื่ออื่นๆ ที่เกี่ยวข้องมาด้วย นักข่าวไม่ควรต้องขอให้คุณเข้าถึงสิ่งนี้ - ควรมีให้ในอีเมลเสนอขายของ PR ต้นฉบับ

หากไม่รวมอยู่ในเนื้อหาของเนื้อหา แพลตฟอร์มต่างๆ เช่น Google Drive และ WeTransfer เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมที่จะช่วยให้คุณส่งไฟล์แนบขนาดใหญ่ได้โดยไม่ต้องใช้พื้นที่ในอีเมลมากเกินไป

การจัดหาทุกสิ่งที่จำเป็นสำหรับนักข่าวในการเขียนเรื่องราวจะเพิ่มโอกาสที่พวกเขาจะนำเสนอและเผยแพร่เนื้อหาที่ฆ่าคุณ

5. ทำให้รายการเผยแพร่ของคุณเป็นปัจจุบัน – หลีกเลี่ยงการตีกลับของอีเมลที่น่ากลัว

ในฐานะที่เป็น Digital PRs ความเกลียดชังสัตว์เลี้ยงโดยรวมคือการตีกลับของอีเมลที่น่ากลัว คุณมีเนื้อหาที่ยอดเยี่ยม สำนวนการขายที่ชาญฉลาด และอีเมลที่น่าติดตาม แต่เมื่อมาถึงกล่องจดหมาย อีเมลจะกลับมาอีกครั้งในภายหลัง

เช่นเดียวกับทุกสิ่งในชีวิต การเตรียมตัวเป็นสิ่งสำคัญ การทำให้แน่ใจว่าคุณมีรายการขยายงานที่เป็นปัจจุบันจะทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นมากเมื่อต้องเพิ่มอัตราการเปิดและการคลิกผ่านของคุณ

การใช้เครื่องมือฐานข้อมูลที่เชื่อถือได้ เช่น Cision เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำให้ ผู้ติดต่อสื่อ ของคุณ ทันสมัยอยู่เสมอ แต่การทำวิจัยของคุณเองด้วยก็จะมีประโยชน์เช่นกัน

การวิจัยนักข่าวและหัวข้อที่พวกเขาพูดถึงสำหรับสิ่งพิมพ์ของพวกเขาเป็นวิธีที่ดีในการอัพเดทรายการสำหรับลูกค้าของคุณ การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณสามารถติดตามประเภทของเนื้อหาที่พวกเขากำลังเผยแพร่ และที่สำคัญคือให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อให้ได้รับความสนใจ

เราช่วยคุณได้ไหม

ฉันหวังว่าคุณจะพบเคล็ดลับเหล่านี้ในการทำให้อีเมลเสนอขายของคุณโดดเด่นมีประโยชน์ เรามีทีมงาน มืออาชีพด้าน Digital PR ที่พร้อมช่วยเหลือคุณ

ทำไมไม่ติดต่อกัน? ดูสิ่งที่เราสามารถ ส่งมอบให้กับธุรกิจของคุณได้ที่นี่