Cinque consigli pratici per far risaltare la tua email di presentazione PR

Con le statistiche che mostrano che la maggior parte delle e-mail di presentazione delle pubbliche relazioni cade nel vuoto, ti spiegheremo come far risaltare le tue presentazioni e-mail e far raccogliere i tuoi contenuti.

È la rovina della vita di qualsiasi PR digitale: hai scritto ottimi contenuti, che si tratti di un comunicato stampa , di una notizia o di un'idea per una storia, ma sembra che non riesca ad ottenerli con la pubblicazione giusta.

In questo blog, ti parleremo dell'importanza di dedicare tempo e sforzi alle aree giuste del tuo campo, comprendendo perché i giornalisti non aprono le tue e-mail e cosa puoi fare per cambiarlo.

Innanzitutto, cosa mostrano i dati?

Secondo giornalisti del calibro di Reuters , GoodHousekeeping , Vogue e The Washington Post, ricevono tra le 200 e le 400 e-mail al giorno.

Nel 2020, il tasso di apertura dei giornalisti per le presentazioni era del 36%, ma nel 2021 quella cifra è scesa al 28%. Allo stesso modo, anche i tassi di risposta ai lanci sono diminuiti dal 4,62% ​​al 3,49%.

Con i giornalisti che aprono sempre meno delle nostre e-mail, devi far risaltare la tua e-mail di presentazione PR e attirare l'attenzione di un giornalista per assicurarti che i tuoi contenuti "pronti all'uso" non vadano persi nella loro casella di posta.

Ecco i nostri cinque suggerimenti su come far risaltare le tue email.

1. Dedica del tempo a perfezionare la riga dell'oggetto

Per un giornalista che riceve centinaia di e-mail e presentazioni di PR ogni giorno, la riga dell'oggetto è l'eccezione alla regola "non giudicare un libro dalla copertina". Le prime impressioni contano durante la presentazione, quindi è importante dare all'oggetto dell'email il tempo che merita.

Garantire che stai includendo una riga dell'oggetto scattante, interessante e incentrata sui dati attirerà davvero l'attenzione dei giornalisti sul tuo passo e-mail e aumenterà le possibilità di aumentare la percentuale di clic dei tuoi contenuti e le possibilità che vengano raccolti dalla pubblicazione.

La riga dell'oggetto di un'e-mail è la prima cosa che un giornalista leggerà in modo così reale, dovrebbe essere qualcosa a cui stai dedicando un po' di riflessione e tempo prima di raggiungere.

2. Invia sempre un'e-mail di follow-up, ma non essere invadente!

Come abbiamo già accennato, i giornalisti ricevono centinaia di e-mail ogni giorno , quindi, nonostante abbia un oggetto killer e un'ottima presentazione, la tua e-mail di presentazione potrebbe comunque scivolare attraverso la rete.

Ma ciò non significa che non puoi portare a termine il tuo discorso.

Pianifica sempre un'e-mail di follow-up del passo PR da inviare dopo la tua prima e-mail. Ciò offre ai giornalisti la possibilità che potrebbero aver perso la tua e-mail la prima volta oa coloro che potrebbero essere stati in vacanza di riconsiderare la tua presentazione.

È importante ricordare che non vuoi inviare spam ai tuoi contatti multimediali, soprattutto se hanno aperto e non hanno risposto alla tua e-mail la prima volta.

Strumenti come Buzzstream sono incredibilmente utili qui in quanto non solo monitoreranno le percentuali di apertura e di clic, ma ti permetteranno anche di scrivere e programmare in anticipo la tua email di follow-up a coloro che all'interno del tuo elenco di media non hanno risposto.

È anche importante notare che in alcuni casi un giornalista può ancora pubblicare i tuoi contenuti ma non ha avuto il tempo di rispondere alla tua email. Tenere d'occhio le tue piattaforme di monitoraggio dei media e condurre le tue ricerche su Google prima di inviare un follow-up è un buon modo per assicurarti di non spammare le caselle di posta di coloro che stanno raccogliendo i tuoi contenuti.

Come regola generale, tendo a programmare e-mail di follow-up una settimana dopo l'invio della mia presentazione originale, dando ai contatti dei miei media l'opportunità di leggere la mia presentazione prima di ricordarglielo.

3. Le email eccessivamente personalizzate valgono il tuo tempo? Non proprio…

Qualcosa che pensavo avesse fatto un'enorme differenza nelle mie proposte quando ho iniziato la mia carriera nelle PR digitali, era che avevo bisogno di scrivere un'e-mail davvero personale per "tagliare il rumore" di una casella di posta elettronica.

Questo non è esattamente il caso.

I giornalisti hanno poco tempo e, in parole povere, si preoccupano solo della storia e se è adatta a loro e alla loro pubblicazione. Scrivere la tua presentazione e-mail in modo conciso, al punto e piena di tutto ciò di cui il giornalista ha bisogno è il modo migliore per far prendere in considerazione la tua presentazione da un giornalista.

Ogni presentazione che invii a un giornalista dovrebbe essere adattata a lui e alla sua pubblicazione, ma non dovrebbe essere eccessivamente personale, occupare troppo del tuo tempo o togliere i dettagli reali della tua email di presentazione.

Durante il Digital PR Summit di settembre 2021, Marina Plummer , Senior Digital PR Manager, ha affermato che, sebbene sia importante personalizzare le e-mail rivolgendosi direttamente al giornalista, non è pratico dedicare troppo tempo alla personalizzazione quando "la maggior parte delle volte, l'unica cosa il giornalista si preoccupa è una grande storia”.

In un recente whitepaper , la PR Specialist, Jayne Brooks , commenta anche che nei suoi interventi sui media non scrive più "come stai?" mentre si pone la domanda. Ha spiegato: "Se un giornalista ha visto questo pop-up nell'angolo dello schermo, perché sarebbe incline a fare clic sulla notifica e ad aprire l'e-mail?"

Costruire relazioni con i giornalisti è importante, ma credo che il modo migliore per farlo sia inviare loro contenuti pertinenti e accattivanti che semplifichino la loro vita.

E un'e-mail di ringraziamento al giornalista per aver pubblicato i tuoi contenuti non può mai ferire...

4. Dai al giornalista tutto ciò di cui ha bisogno nel tuo campo di posta elettronica

Come ho accennato in precedenza, i giornalisti hanno molto poco tempo, quindi è essenziale che quando presenti i tuoi contenuti, rendi loro la vita il più facile possibile.

Nella maggior parte dei casi, quando presenti contenuti a un giornalista, dovrai accompagnarli con immagini ad alta risoluzione e altri media pertinenti. Un giornalista non dovrebbe mai doverti chiedere l'accesso a questo: dovrebbe essere fornito nell'e-mail di presentazione PR originale.

Se non incluse nel corpo del contenuto, piattaforme come Google Drive e WeTransfer sono ottimi strumenti che ti permetteranno di inviare allegati di grandi dimensioni senza occupare troppo spazio nella tua email.

Fornire al giornalista tutto ciò di cui ha bisogno per scrivere una storia aumenterà la probabilità che raccolga il tuo tono e pubblichi i tuoi contenuti killer.

5. Mantieni aggiornati i tuoi elenchi di contatti: evita il temuto rimbalzo delle e-mail

Come Digital PR, un odio collettivo per gli animali domestici è il temuto rimbalzo delle e-mail. Hai ottimi contenuti, un tono intelligente e un'e-mail killer, ma quando arriva nelle caselle di posta, torna pochi istanti dopo.

Come praticamente qualsiasi cosa nella vita, è essenziale prepararsi. Garantire di avere un elenco di contatti aggiornato ti semplificherà la vita quando si tratta di aumentare le percentuali di apertura e di clic.

L'uso di strumenti di database affidabili, come Cision , è un ottimo modo per mantenere aggiornati i tuoi contatti con i media , ma anche fare le tue ricerche sarà utile.

Fare ricerche sui giornalisti e sugli argomenti che trattano per le loro pubblicazioni è un ottimo modo per mantenere elenchi aggiornati per i tuoi clienti. Ciò ti consentirà di tenere traccia del tipo di contenuto che stanno pubblicando e, soprattutto, di darti un'idea di ciò che dovrai fare per attirare la loro attenzione.

Possiamo aiutarti?

Spero che tu abbia trovato questi suggerimenti su come rendere utile la tua email di presentazione PR. Abbiamo un team dedicato di professionisti delle Digital PR pronti ad aiutarti.

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