Cinco dicas práticas para destacar seu e-mail de apresentação de relações públicas

Com estatísticas mostrando que a maioria dos e-mails de pitch de relações públicas cai em ouvidos surdos, falaremos sobre como fazer seus pitches de e-mail se destacarem e obter seu conteúdo.

É a ruína da vida de qualquer RP Digital: você escreveu um ótimo conteúdo, seja um comunicado de imprensa , uma notícia ou uma ideia de história, mas parece que não consegue colocá-lo na publicação certa.

Neste blog, falaremos sobre a importância de dedicar tempo e esforço às áreas certas do seu discurso, entendendo por que os jornalistas não estão abrindo seus e-mails e o que você pode fazer para mudar isso.

Em primeiro lugar, o que os dados mostram?

De acordo com jornalistas da Reuters , GoodHousekeeping , Vogue e The Washington Post, eles recebem entre 200 e 400 e-mails por dia.

Em 2020, as taxas de abertura dos jornalistas para arremessos foram de 36%, mas em 2021, esse número caiu para 28%. Da mesma forma, as taxas de resposta aos pitches também caíram de 4,62% ​​para 3,49%.

Com os jornalistas abrindo cada vez menos de nossos e-mails, você precisa fazer seu e-mail de apresentação de RP aparecer e chamar a atenção de um jornalista para garantir que seu conteúdo 'quente da prateleira' não se perca na caixa de entrada deles.

Aqui estão nossas cinco dicas sobre como fazer seus e-mails se destacarem.

1. Passe algum tempo aperfeiçoando a linha de assunto

Para um jornalista que recebe centenas de e-mails e propostas de relações públicas todos os dias, a linha de assunto é a exceção à regra 'não julgue um livro pela capa'. As primeiras impressões contam ao lançar, por isso é importante que você dê à linha de assunto do e-mail o tempo que ela merece.

Garantir que você está incluindo uma linha de assunto rápida, interessante e centrada em dados realmente atrairá a atenção dos jornalistas para o seu pitch de e-mail e aumentará as chances de aumentar a taxa de cliques do seu conteúdo e as chances de ser captado pela publicação.

Uma linha de assunto de e-mail é a primeira coisa que um jornalista vai ler, então realmente deve ser algo que você está dedicando algum pensamento sério e tempo antes de entrar em contato.

2. Sempre envie um e-mail de acompanhamento – mas não seja insistente!

Como já mencionamos, os jornalistas recebem centenas de e-mails todos os dias, então, apesar de ter uma linha de assunto matadora e uma ótima apresentação, seu e-mail de apresentação de relações públicas ainda pode escapar da rede.

Mas, isso não significa que você não pode passar o seu discurso.

Sempre agende um e-mail de acompanhamento de pitch de relações públicas para ser enviado após seu primeiro e-mail. Isso dá aos jornalistas que podem ter perdido seu e-mail na primeira vez ou aqueles que estavam de férias para reconsiderar seu discurso.

É importante lembrar que você não deseja enviar spam para seus contatos de mídia, especialmente se eles abriram e não responderam ao seu e-mail na primeira vez.

Ferramentas como o Buzzstream são incrivelmente úteis aqui, pois não apenas monitoram as taxas de abertura e cliques, mas também permitem que você escreva e agende seu e-mail de acompanhamento com antecedência para aqueles em sua lista de mídia que não responderam.

Também é importante observar que, em alguns casos, um jornalista ainda pode publicar seu conteúdo, mas não teve tempo de responder ao seu e-mail. Ficar de olho em suas plataformas de monitoramento de mídia e fazer sua própria pesquisa no Google antes de enviar um acompanhamento é uma boa maneira de garantir que você não esteja enviando spam para as caixas de entrada de quem está pegando seu conteúdo.

Como regra geral, costumo agendar e-mails de acompanhamento uma semana depois de enviar meu argumento original, dando aos meus contatos de mídia a oportunidade de ler meu argumento antes de lembrá-los.

3. E-mails excessivamente personalizados valem o seu tempo? Na verdade…

Algo que achei que fez uma grande diferença nos meus pitches quando comecei minha carreira em Digital PR, foi que eu precisava escrever um e-mail realmente pessoal para 'cortar o barulho' de uma caixa de entrada de e-mail.

Este não é exatamente o caso.

Os jornalistas têm pouco tempo e, em termos francos, só se preocupam com a história e se é adequado para eles e sua publicação. Escrever seu discurso de e-mail para ser conciso, direto e cheio de tudo o que o jornalista precisa é a melhor maneira de fazer com que seu discurso seja considerado por um jornalista.

Cada proposta que você envia a um jornalista deve ser adaptada a eles e à sua publicação, mas não deve ser excessivamente pessoal, tomar muito do seu tempo ou tirar os detalhes reais do seu e-mail de apresentação de relações públicas.

Durante o Digital PR Summit de setembro de 2021, a gerente sênior de RP digital, Marina Plummer , argumentou que, embora seja importante personalizar seus e-mails abordando diretamente o jornalista, não é prático gastar muito tempo personalizando quando “na maioria das vezes, a única coisa o jornalista se preocupa é uma grande história.”

Em um whitepaper recente , a especialista em relações públicas, Jayne Brooks , também comenta que em seus discursos de mídia, ela não escreve mais 'como vai você?' enquanto faz a pergunta. Ela explicou: “Se um jornalista visse isso no canto da tela, por que eles estariam inclinados a clicar na notificação e abrir o e-mail?”

Construir relacionamentos com jornalistas é importante, mas acredito que a melhor maneira de fazer isso é enviar conteúdo relevante e envolvente que facilite suas vidas.

E um e-mail agradecendo ao jornalista por publicar seu conteúdo nunca faz mal…

4. Dê ao jornalista tudo o que ele precisa em seu discurso de e-mail

Como mencionei anteriormente, os jornalistas têm muito pouco tempo, por isso é essencial que, ao apresentar seu conteúdo, você facilite a vida deles ao máximo.

Na maioria dos casos, quando você está lançando conteúdo para um jornalista, você precisará acompanhá-lo com imagens de alta resolução e outras mídias relevantes. Um jornalista nunca deveria ter que lhe pedir acesso a isso – ele deve ser fornecido no e-mail original do pitch de relações públicas.

Caso não estejam incluídas no corpo do conteúdo, plataformas como Google Drive e WeTransfer são ótimas ferramentas que permitirão enviar anexos grandes sem ocupar muito espaço no seu e-mail.

Fornecer ao jornalista tudo o que ele precisa para escrever uma história aumentará a probabilidade de ele entender seu argumento e publicar seu conteúdo matador.

5. Mantenha suas listas de divulgação atualizadas – evite o temido retorno de e-mail

Como RPs digitais, um ódio coletivo é o temido retorno de e-mail. Você tem um ótimo conteúdo, um discurso inteligente e um e-mail matador, mas quando chega às caixas de entrada, ele volta momentos depois.

Como praticamente tudo na vida, é essencial se preparar. Garantir que você tenha uma lista de divulgação atualizada tornará sua vida muito mais fácil quando se trata de aumentar suas taxas de abertura e cliques.

Usar ferramentas de banco de dados confiáveis, como Cision , é uma ótima maneira de manter seus contatos de mídia atualizados, mas também fazer sua própria pesquisa também será útil.

Pesquisar jornalistas e os tópicos que eles cobrem em suas publicações é uma ótima maneira de manter listas atualizadas para seus clientes. Isso permitirá que você acompanhe o tipo de conteúdo que eles estão publicando e, crucialmente, fornecerá uma visão do que você precisará fazer para chamar a atenção deles.

Podemos ajuda-lo?

Espero que você tenha encontrado essas dicas sobre como tornar seu e-mail de apresentação de relações públicas útil. Temos uma equipe dedicada de profissionais de RP Digital prontos para ajudá-lo.

Porque não entrar em contato? Veja aqui o que podemos entregar para o seu negócio.