Cinci sfaturi practice pentru a vă scoate în evidență e-mailul cu prezentarea de PR

Cu statisticile care arată că majoritatea e-mailurilor cu propuneri de PR cad în urechi surde, vă vom discuta despre cum să vă scoateți în evidență propunerile prin e-mail și să vă ridicați conținutul.

Este nenorocirea vieții oricărui PR digital: ai scris conținut grozav, fie că este un comunicat de presă , o știre sau o idee de poveste, dar pur și simplu nu poți să-l obții cu publicația potrivită.

În acest blog, vă vom vorbi despre importanța de a dedica timp și efort zonelor potrivite din prezentarea dvs., înțelegând de ce jurnaliștii nu vă deschid e-mailurile și ce puteți face pentru a schimba asta.

În primul rând, ce arată datele?

Potrivit jurnaliștilor precum Reuters , GoodHousekeeping , Vogue și The Washington Post, aceștia primesc între 200 și 400 de e-mailuri pe zi.

În 2020, rata de deschidere a jurnaliştilor pentru pitch-uri a fost de 36%, dar în 2021, această cifră a scăzut la 28%. În mod similar, ratele de răspuns la propuneri au scăzut de la 4,62% ​​la 3,49%.

Având în vedere că jurnaliştii deschid din ce în ce mai puţine dintre e-mailurile noastre, trebuie să faceţi e-mailul dvs. de prezentare PR să iasă în evidenţă şi să atrageţi atenţia unui jurnalist pentru a vă asigura că conţinutul dvs. „fierbinte” nu se pierde în căsuţa lor de e-mail.

Iată cele cinci sfaturi ale noastre despre cum să vă scoateți e-mailurile în evidență.

1. Petrece timp perfecționând subiectul

Pentru un jurnalist care primește sute de e-mailuri și propuneri de PR în fiecare zi, subiectul este excepția de la regula „nu judeca o carte după coperta ei”. Primele impresii contează la prezentare, așa că este important să acordați subiectului e-mailului timpul pe care îl merită.

Asigurându-vă că includeți o linie de subiect captivantă, interesantă și centrată pe date, va atrage cu adevărat privirea jurnaliștilor asupra propunerii dvs. de e-mail și va crește șansele de a crește rata de clic a conținutului dvs. și șansele ca acesta să fie preluat de publicație.

O linie de subiect al unui e-mail este primul lucru pe care un jurnalist îl va citi, așa că ar trebui să fie ceva căruia îi dedici ceva serios și timp înainte de a-l comunica.

2. Trimiteți întotdeauna un e-mail de urmărire – dar nu fi încărcat!

După cum am menționat deja, jurnaliștii primesc sute de e-mailuri în fiecare zi, așa că, în ciuda faptului că au un subiect ucigaș și o prezentare grozavă, e-mailul dvs. de prezentare PR ar putea scăpa în continuare de internet.

Dar asta nu înseamnă că nu poți să-ți înțelegi argumentul.

Programează întotdeauna un e-mail de urmărire a propunerii de PR care să fie trimis după primul tău e-mail. Acest lucru le oferă jurnaliştilor care s-ar putea să vă fi ratat e-mailul prima dată sau celor care au plecat în vacanţă să vă reconsidere prezentarea.

Este important să rețineți că nu doriți să trimiteți spam la contactele dvs. media, mai ales dacă acestea s-au deschis și nu au răspuns la e-mailul dvs., prima dată.

Instrumente precum Buzzstream sunt incredibil de utile aici, deoarece nu numai că vor monitoriza ratele de deschidere și de clic, dar vă vor permite, de asemenea, să scrieți și să programați e-mailul de urmărire în avans pentru cei din lista dvs. media care nu au răspuns.

De asemenea, este important să rețineți că, în unele cazuri, un jurnalist poate încă publica conținutul dvs., dar nu a avut timp să vă răspundă la e-mail. Păstrați un ochi pe platformele dvs. de monitorizare media și efectuarea propriilor cercetări pe Google înainte de a trimite o urmărire este o modalitate bună de a vă asigura că nu trimiteți spam în căsuțele de e-mail ale celor care preiau conținutul dvs.

Ca regulă generală, tind să programez e-mailuri ulterioare la o săptămână după ce am trimis propunerea mea inițială, oferindu-le persoanelor de contact din media să-mi citească prezentarea înainte de a le reaminti.

3. Merită timpul dvs. e-mailurile prea personalizate? Nu chiar…

Ceea ce am crezut că a făcut o diferență uriașă în propunerile mele când mi-am început cariera în PR digital, a fost că trebuia să scriu un e-mail cu adevărat personal pentru a „scapa de zgomotul” unei căsuțe de e-mail.

Acesta nu este tocmai cazul.

Jurnaliştilor sunt săraci în timp şi, în termeni sinceri, le pasă doar de poveste şi dacă este potrivită pentru ei şi pentru publicarea lor. A scrie prezentarea prin e-mail pentru a fi concis, la obiect și plină cu tot ce are nevoie jurnalistul este cea mai bună modalitate de a obține prezentarea dvs. luată în considerare de un jurnalist.

Fiecare pitch pe care îl trimiteți unui jurnalist ar trebui să fie adaptat pentru el și publicarea lor, dar nu ar trebui să fie prea personal, să vă ocupe prea mult timp sau să vă scadă de detaliile reale ale e-mailului dvs. de prezentare de PR.

În timpul Digital PR Summit din septembrie 2021, Senior Digital PR Manager, Marina Plummer , a susținut că, deși este important să vă personalizați e-mailurile adresându-vă direct jurnalistului, nu este practic să petreceți prea mult timp personalizării atunci când „de cele mai multe ori, singurul lucru la care îi pasă jurnalistului este o poveste grozavă.”

Într-o lucrare albă recentă , specialistul în relații publice, Jayne Brooks , comentează, de asemenea, că în propunerile ei media, ea nu mai scrie „Cum mai faci?” în timp ce pune întrebarea. Ea a explicat: „Dacă un jurnalist a văzut acest pop-up în colțul ecranului, de ce ar fi înclinat să facă clic pe notificare și să deschidă e-mailul?”

Construirea de relații cu jurnaliștii este importantă, dar cred că cea mai bună modalitate de a face acest lucru este să le trimiteți conținut relevant, captivant, care să le facă viața mai ușoară.

Și un e-mail care îi mulțumește jurnalistului pentru publicarea conținutului tău nu poate strica niciodată...

4. Oferă jurnalistului tot ce are nevoie în prezentarea ta prin e-mail

După cum am atins mai devreme, jurnaliștii au foarte puțin timp, așa că este esențial ca atunci când vă prezentați conținutul, să le faceți viața cât mai ușoară posibil.

În cele mai multe cazuri, atunci când prezentați conținut unui jurnalist, va trebui să însoțiți acest lucru cu imagini de înaltă rezoluție și alte medii relevante. Un jurnalist nu ar trebui să vă ceară accesul la acest lucru - ar trebui să fie furnizat în e-mailul original de prezentare a PR.

Dacă nu sunt incluse în corpul conținutului, platformele precum Google Drive și WeTransfer sunt instrumente excelente care vă vor permite să trimiteți atașamente mari fără a ocupa prea mult spațiu în e-mailul dvs.

Oferirea jurnalistului cu tot ceea ce are nevoie pentru a scrie o poveste va crește probabilitatea ca acesta să vă ridice argumentul și să vă publice conținutul ucigaș.

5. Păstrați-vă listele de informare la zi - evitați temutul e-mail de respingere

În calitate de PR-uri digitale, o ură colectivă pentru animalele de companie este temutul respingere a e-mailurilor. Ai un conținut grozav, o prezentare inteligentă și un e-mail extraordinar, dar când ajunge în căsuțele de e-mail, revine câteva momente mai târziu.

Ca aproape orice în viață, este esențial să te pregătești. Asigurându-vă că aveți o listă de informare actualizată, vă va ușura viața mult atunci când vine vorba de creșterea ratelor de deschidere și de clic.

Utilizarea instrumentelor de baze de date de încredere, cum ar fi Cision , este o modalitate excelentă de a vă menține contactele media la zi, dar și efectuarea propriei cercetări va fi utilă.

Cercetarea jurnaliștilor și a subiectelor pe care le acoperă pentru publicațiile lor este o modalitate excelentă de a păstra liste actualizate pentru clienții tăi. Acest lucru vă va permite să urmăriți tipul de conținut pe care îl publică și, mai ales, vă va oferi o perspectivă asupra a ceea ce va trebui să faceți pentru a le atrage atenția.

Te putem ajuta?

Sper că ați găsit utile aceste sfaturi despre cum să vă faceți remarcat e-mailul cu prezentarea de PR. Avem o echipă dedicată de profesioniști în PR digital gata să vă ajute.

De ce să nu iei legătura? Vezi aici ce putem livra pentru afacerea ta.