Lima tips praktis untuk membuat email promosi PR Anda menonjol

Dengan statistik yang menunjukkan bahwa sebagian besar email promosi PR tidak didengarkan, kami akan memberi tahu Anda cara membuat promosi email Anda menonjol dan konten Anda diambil.

Ini adalah kutukan dari kehidupan PR Digital mana pun: Anda telah menulis konten yang hebat, apakah itu siaran pers , berita atau ide cerita, tetapi Anda sepertinya tidak dapat mendaratkannya dengan publikasi yang tepat.

Di blog ini, kami akan berbicara kepada Anda tentang pentingnya mendedikasikan waktu dan upaya untuk area yang tepat dari promosi Anda, memahami mengapa jurnalis tidak membuka email Anda dan apa yang dapat Anda lakukan untuk mengubahnya.

Pertama, apa yang ditunjukkan data?

Menurut wartawan seperti Reuters , GoodHousekeeping , Vogue dan The Washington Post, mereka menerima antara 200-400 email per hari.

Pada tahun 2020, tarif terbuka jurnalis untuk promosi adalah 36%, namun pada tahun 2021, angka tersebut turun menjadi 28%. Demikian pula, tingkat respons terhadap penawaran juga turun dari 4,62% ​​menjadi 3,49%.

Dengan semakin sedikit jurnalis yang membuka email kami, Anda perlu membuat email promosi PR Anda menonjol dan menarik perhatian jurnalis untuk memastikan konten 'panas dari rak' Anda tidak hilang di kotak masuk mereka.

Berikut adalah lima tip kami tentang cara membuat email Anda menonjol.

1. Luangkan waktu untuk menyempurnakan baris subjek

Untuk seorang jurnalis yang menerima ratusan email dan promosi PR setiap hari, baris subjek adalah pengecualian dari aturan 'jangan menilai buku dari sampulnya'. Kesan pertama diperhitungkan saat melempar, jadi penting bagi Anda untuk memberi baris subjek email waktu yang layak.

Memastikan Anda menyertakan baris subjek yang tajam, menarik, dan berpusat pada data akan benar-benar menarik perhatian jurnalis ke promosi email Anda dan meningkatkan peluang untuk meningkatkan rasio klik-tayang konten Anda dan kemungkinan diambil oleh publikasi.

Baris subjek email adalah hal pertama yang akan dibaca oleh seorang jurnalis, jadi ini harus menjadi sesuatu yang Anda persembahkan untuk pemikiran dan waktu yang serius sebelum melakukan penjangkauan.

2. Selalu kirim email tindak lanjut – tetapi jangan memaksa!

Seperti yang telah kami singgung, jurnalis menerima ratusan email setiap hari sehingga meskipun memiliki baris subjek yang mematikan dan promosi yang bagus, email promosi PR Anda masih bisa lolos dari jaring.

Tapi, itu tidak berarti Anda tidak bisa mendapatkan nada Anda.

Selalu jadwalkan email tindak lanjut promosi PR untuk dikirim setelah email pertama Anda. Ini memberi kesempatan kepada jurnalis yang mungkin melewatkan email Anda untuk pertama kali atau mereka yang mungkin sedang berlibur untuk mempertimbangkan kembali promosi Anda.

Penting untuk diingat bahwa Anda tidak ingin mengirim spam ke kontak media Anda, terutama jika mereka telah membuka dan tidak membalas email Anda, untuk pertama kalinya.

Alat seperti Buzzstream sangat berguna di sini karena tidak hanya akan memantau rasio buka dan klik, tetapi juga memungkinkan Anda untuk menulis dan menjadwalkan email tindak lanjut terlebih dahulu kepada orang-orang dalam daftar media Anda yang belum menjawab.

Penting juga untuk dicatat bahwa dalam beberapa kasus seorang jurnalis mungkin masih memublikasikan konten Anda tetapi tidak punya waktu untuk membalas email Anda. Mengawasi platform pemantauan media Anda dan melakukan penelitian Anda sendiri di Google sebelum mengirim tindak lanjut adalah cara yang baik untuk memastikan Anda tidak mengirim spam ke kotak masuk orang-orang yang mengetahui konten Anda.

Sebagai aturan praktis, saya cenderung menjadwalkan email tindak lanjut satu minggu setelah mengirim promosi asli saya, memberikan kontak outlet media saya kesempatan untuk membaca promosi saya sebelum mengingatkan mereka.

3. Apakah email yang terlalu dipersonalisasi sepadan dengan waktu Anda? Tidak juga…

Sesuatu yang saya pikir membuat perbedaan besar dalam penawaran saya ketika memulai karir saya di PR Digital, adalah bahwa saya perlu menulis email yang sangat pribadi untuk 'memotong kebisingan' dari kotak masuk email.

Ini bukan masalahnya.

Wartawan tidak punya banyak waktu dan, sejujurnya, hanya peduli dengan cerita dan apakah itu cocok untuk mereka dan publikasi mereka. Menulis promosi email Anda dengan singkat, to the point dan dikemas penuh dengan semua yang dibutuhkan jurnalis adalah cara terbaik untuk membuat promosi Anda dipertimbangkan oleh seorang jurnalis.

Setiap pitch yang Anda kirim ke jurnalis harus disesuaikan dengan mereka dan publikasi mereka, tetapi mereka tidak boleh terlalu pribadi, menghabiskan terlalu banyak waktu Anda, atau menghilangkan detail sebenarnya dari email promosi PR Anda.

Selama KTT PR Digital September 2021, Manajer PR Digital Senior, Marina Plummer , berpendapat bahwa meskipun penting untuk mempersonalisasi email Anda dengan menghubungi jurnalis secara langsung, tidaklah praktis untuk menghabiskan terlalu banyak waktu untuk personalisasi ketika “sebagian besar waktu, satu-satunya hal yang dipedulikan jurnalis adalah kisah yang hebat.”

Dalam whitepaper baru-baru ini , Spesialis PR, Jayne Brooks , juga berkomentar bahwa dalam promosi medianya, dia tidak lagi menulis 'apa kabar?' sambil mengajukan pertanyaan. Dia menjelaskan: “Jika seorang jurnalis melihat ini muncul di sudut layar, mengapa mereka cenderung mengklik notifikasi dan membuka email?”

Membangun hubungan dengan jurnalis itu penting, tetapi saya yakin cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan mengirimi mereka konten yang relevan dan menarik yang membuat hidup mereka lebih mudah.

Dan email yang berterima kasih kepada jurnalis karena menerbitkan konten Anda tidak akan pernah merugikan…

4. Berikan jurnalis semua yang mereka butuhkan di promosi email Anda

Seperti yang saya singgung sebelumnya, jurnalis memiliki waktu yang sangat singkat sehingga sangat penting bahwa ketika mempromosikan konten Anda, Anda membuat hidup mereka semudah mungkin.

Dalam kebanyakan kasus, saat Anda menawarkan konten kepada seorang jurnalis, Anda harus melengkapinya dengan citra beresolusi tinggi dan media lain yang relevan. Seorang jurnalis tidak boleh meminta Anda untuk mengakses ini – ini harus diberikan dalam email promosi PR asli.

Jika tidak disertakan dalam isi konten, platform seperti Google Drive dan WeTransfer adalah alat hebat yang memungkinkan Anda mengirim lampiran besar tanpa menghabiskan terlalu banyak ruang di email Anda.

Menyediakan jurnalis dengan semua yang mereka butuhkan untuk menulis sebuah cerita akan meningkatkan kemungkinan mereka mengambil pitch Anda dan menerbitkan konten pembunuh Anda.

5. Perbarui daftar penjangkauan Anda – hindari bouncing email yang ditakuti

Sebagai PR Digital, kebencian terhadap hewan peliharaan kolektif adalah bouncing email yang ditakuti. Anda memiliki konten yang bagus, promosi yang cerdas, dan email yang mematikan, namun ketika masuk ke kotak masuk, email itu akan kembali beberapa saat kemudian.

Seperti hampir semua hal dalam hidup, penting untuk bersiap. Memastikan Anda memiliki daftar penjangkauan terkini akan membuat hidup Anda jauh lebih mudah dalam hal meningkatkan rasio buka dan klik-tayang Anda.

Menggunakan alat basis data yang andal, seperti Cision , adalah cara yang bagus untuk menjaga agar kontak media Anda tetap mutakhir, tetapi juga melakukan riset sendiri juga akan berguna.

Meneliti jurnalis dan topik yang mereka liput untuk publikasi mereka adalah cara yang bagus untuk menyimpan daftar terbaru untuk klien Anda. Melakukan ini akan memungkinkan Anda untuk melacak jenis konten yang mereka terbitkan dan, yang terpenting, memberi Anda wawasan tentang apa yang perlu Anda lakukan untuk mendapatkan perhatian mereka.

Bisakah kami membantu Anda?

Saya harap Anda menemukan kiat-kiat tentang cara membuat email promosi PR Anda menonjol berguna. Kami memiliki tim profesional PR Digital yang berdedikasi siap membantu Anda.

Mengapa tidak menghubungi? Lihat apa yang dapat kami berikan untuk bisnis Anda di sini.