Пять практических советов, как сделать ваше письмо с PR-презентацией выдающимся

Со статистикой, показывающей, что большинство электронных писем с PR-презентациями остаются без внимания, мы расскажем вам, как сделать ваши электронные рассылки выделяющимися и получить доступ к вашему контенту.

Это бич жизни любого цифрового PR: вы написали отличный контент, будь то пресс-релиз , новость или идея для истории, но вы просто не можете разместить его в нужной публикации.

В этом блоге мы расскажем вам о том, как важно уделять время и усилия правильным областям вашей презентации, поймем, почему журналисты не открывают ваши электронные письма, и что вы можете сделать, чтобы изменить это.

Во-первых, что показывают данные?

По словам журналистов таких изданий, как Reuters , GoodHousekeeping , Vogue и The Washington Post, они получают от 200 до 400 электронных писем в день.

В 2020 году показатель открываемости презентаций журналистами составлял 36%, а в 2021 году этот показатель упал до 28%. Точно так же процент ответов на презентации также снизился с 4,62% ​​до 3,49%.

Поскольку журналисты открывают все меньше и меньше наших электронных писем, вам необходимо сделать так, чтобы ваше письмо с PR-презентацией привлекало внимание журналиста, чтобы ваш «горячий готовый» контент не потерялся в их почтовом ящике.

Вот наши пять советов о том, как сделать ваши электронные письма выделяющимися.

1. Потратьте время на совершенствование темы письма

Для журналиста, который каждый день получает сотни электронных писем и PR -презентаций, строка темы является исключением из правила «не суди о книге по ее обложке». Первые впечатления учитываются при подаче, поэтому важно, чтобы вы уделили строке темы письма столько времени, сколько она того заслуживает.

Убедившись, что вы включаете яркую, интересную и ориентированную на данные строку темы, вы действительно привлечете внимание журналистов к вашей электронной почте и повысите шансы на увеличение рейтинга кликов вашего контента и шансы на то, что публикация подхватит его.

Строка темы электронного письма — это первое, что прочитает журналист, так что на самом деле это должно быть то, чему вы уделяете серьезное внимание и время, прежде чем выходить на связь.

2. Всегда отправляйте последующее электронное письмо, но не будьте настойчивы!

Как мы уже упоминали, журналисты получают сотни электронных писем каждый день , поэтому, несмотря на убийственную тему письма и отличную подачу, ваше электронное письмо с PR-презентацией все равно может проскользнуть через сеть.

Но это не значит, что вы не можете реализовать свою идею.

Всегда планируйте последующее электронное письмо с PR-презентацией, которое будет отправлено после вашего первого электронного письма. Это дает шанс тем журналистам, которые, возможно, пропустили ваше письмо в первый раз, или тем, кто был в отпуске, пересмотреть вашу презентацию.

Важно помнить, что вы не хотите спамить свои контакты СМИ, особенно если они открыли и не ответили на ваше письмо в первый раз.

Такие инструменты, как Buzzstream , невероятно полезны, так как они не только отслеживают открываемость и рейтинг кликов, но также позволяют вам заранее написать и запланировать последующее электронное письмо для тех из вашего списка СМИ, которые не ответили.

Также важно отметить, что в некоторых случаях журналист может по-прежнему публиковать ваш контент, но у него не было времени ответить на ваше электронное письмо. Следите за своими платформами мониторинга СМИ и проводите собственное исследование в Google, прежде чем отправлять последующие сообщения, — это хороший способ убедиться, что вы не рассылаете спам в почтовые ящики тех, кто находит ваш контент.

Как правило, я обычно планирую последующие электронные письма через неделю после отправки первоначальной презентации, давая своим контактам в СМИ возможность прочитать мою презентацию, прежде чем напоминать им.

3. Стоят ли чрезмерно персонализированные электронные письма вашего времени? Не совсем…

Что-то, что, как мне казалось, имело огромное значение в моих презентациях, когда я начинал свою карьеру в цифровом PR, заключалось в том, что мне нужно было написать действительно личное электронное письмо, чтобы «прорваться сквозь шум» почтового ящика.

Это не совсем так.

У журналистов мало времени, и, откровенно говоря, их волнует только история и подходит ли она им и их публикации. Написание вашего письма по электронной почте должно быть кратким, точным и полным всего, что нужно журналисту, — это лучший способ, чтобы ваше предложение было рассмотрено журналистом.

Каждое предложение, которое вы отправляете журналисту, должно быть адаптировано к нему и его публикации, но оно не должно быть слишком личным, занимать слишком много вашего времени или отвлекать вас от реальных деталей вашего электронного письма с PR-презентацией.

Во время Саммита по цифровому PR в сентябре 2021 года старший менеджер по цифровому PR Марина Пламмер утверждала, что, хотя важно персонализировать свои электронные письма, напрямую обращаясь к журналисту, нецелесообразно тратить слишком много времени на персонализацию, когда «в большинстве случаев единственное, что Журналист заботится о том, чтобы это была отличная история».

В недавнем техническом документе специалист по связям с общественностью Джейн Брукс также отмечает, что в своих выступлениях для СМИ она больше не пишет «как дела?». пока задаю вопрос. Она объяснила: «Если журналист увидит это всплывающее окно в углу экрана, почему он захочет щелкнуть уведомление и открыть электронное письмо?»

Выстраивание отношений с журналистами важно, но я считаю, что лучший способ сделать это — отправить им релевантный, увлекательный контент, облегчающий их жизнь.

И электронное письмо с благодарностью журналисту за публикацию вашего контента никогда не помешает…

4. Дайте журналисту все, что ему нужно, в вашей рассылке по электронной почте.

Как я уже упоминал ранее, у журналистов очень мало времени, поэтому важно, чтобы при представлении вашего контента вы максимально упростили им жизнь.

В большинстве случаев, когда вы представляете контент журналисту, вам нужно будет сопровождать его изображениями в высоком разрешении и другими соответствующими медиафайлами. Журналист никогда не должен спрашивать у вас доступ к этому — он должен быть предоставлен в исходном письме PR-питча.

Такие платформы, как Google Drive и WeTransfer , если они не включены в основную часть контента, являются отличными инструментами, которые позволят вам отправлять большие вложения, не занимая слишком много места в вашей электронной почте.

Предоставление журналисту всего, что ему нужно для написания статьи, повысит вероятность того, что он подхватит вашу презентацию и опубликует ваш убойный контент.

5. Обновляйте свои списки охвата — избегайте ужасных отказов по электронной почте

Что касается цифровых пиарщиков, коллективная ненависть к домашним животным — это ужасный возврат электронной почты. У вас есть отличный контент, умная подача и убийственное электронное письмо, но когда оно попадает во входящие, оно возвращается через несколько мгновений.

Как и почти все в жизни, важно подготовиться. Если у вас есть актуальный список охвата, это значительно облегчит вашу жизнь, когда дело доходит до увеличения числа открытий и кликабельности.

Использование надежных инструментов базы данных, таких как Cision , — отличный способ поддерживать ваши контакты в СМИ в актуальном состоянии, но также будет полезно провести собственное исследование.

Изучение журналистов и тем, которые они освещают в своих публикациях, — отличный способ обновлять списки для ваших клиентов. Это позволит вам отслеживать тип контента, который они публикуют, и, что особенно важно, даст вам представление о том, что вам нужно сделать, чтобы привлечь их внимание.

Мы можем вам помочь?

Я надеюсь, что вы нашли эти советы о том, как сделать ваше письмо с PR-презентацией выдающимся. У нас есть специальная команда профессионалов Digital PR , готовых помочь вам.

Почему бы не войти в контакт? Посмотрите, что мы можем предложить для вашего бизнеса здесь.