Cinq conseils pratiques pour faire ressortir votre e-mail de pitch RP

Avec des statistiques montrant que la majorité des e-mails de promotion des relations publiques tombent dans l'oreille d'un sourd, nous vous expliquerons comment faire ressortir vos e-mails et faire en sorte que votre contenu soit repris.

C'est le fléau de la vie de tout RP numérique : vous avez écrit un excellent contenu, qu'il s'agisse d'un communiqué de presse , d'un reportage ou d'une idée d'article, mais vous n'arrivez tout simplement pas à le trouver avec la bonne publication.

Dans ce blog, nous vous expliquerons l'importance de consacrer du temps et des efforts aux bons domaines de votre argumentaire, en comprenant pourquoi les journalistes n'ouvrent pas vos e-mails et ce que vous pouvez faire pour changer cela.

Tout d'abord, que montrent les données ?

Selon des journalistes de Reuters , GoodHousekeeping , Vogue et The Washington Post, ils reçoivent entre 200 et 400 e-mails par jour.

En 2020, le taux d'ouverture des journalistes pour les présentations était de 36 %, mais en 2021, ce chiffre est tombé à 28 %. De même, les taux de réponse aux présentations ont également chuté de 4,62 % à 3,49 %.

Les journalistes ouvrant de moins en moins de nos e-mails, vous devez faire ressortir votre e-mail de présentation des relations publiques et attirer l'attention d'un journaliste pour vous assurer que votre contenu "sur étagère" ne se perd pas dans sa boîte de réception.

Voici nos cinq conseils pour faire ressortir vos e-mails.

1. Passez du temps à perfectionner la ligne d'objet

Pour un journaliste qui reçoit chaque jour des centaines d'e-mails et d' argumentaires de relations publiques , la ligne d'objet est l'exception à la règle « ne jugez pas un livre à sa couverture ». Les premières impressions comptent lors de la présentation, il est donc important que vous donniez à la ligne d'objet de l'e-mail le temps qu'elle mérite.

S'assurer que vous incluez une ligne d'objet percutante, intéressante et centrée sur les données attirera vraiment l'attention des journalistes sur votre argumentaire de courrier électronique et augmentera les chances d'augmenter le taux de clics de votre contenu et les chances qu'il soit repris par la publication.

Une ligne d'objet d'e-mail est la première chose qu'un journaliste lira, donc vraiment, cela devrait être quelque chose auquel vous consacrez une réflexion sérieuse et du temps avant de vous adresser.

2. Envoyez toujours un e-mail de suivi, mais ne soyez pas insistant !

Comme nous l'avons déjà évoqué, les journalistes reçoivent des centaines d'e-mails chaque jour, donc malgré une ligne d'objet qui tue et un excellent argumentaire, votre e-mail d'argumentaire de relations publiques peut toujours passer à travers le filet.

Mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas faire passer votre argumentaire.

Planifiez toujours l'envoi d'un e-mail de suivi de l'argumentaire de relations publiques après votre premier e-mail. Cela donne aux journalistes qui ont peut-être manqué votre e-mail la première fois ou à ceux qui sont partis en vacances de reconsidérer votre argumentaire.

Il est important de se rappeler que vous ne voulez pas spammer vos contacts médias, surtout s'ils ont ouvert et n'ont pas répondu à votre e-mail, la première fois.

Des outils tels que Buzzstream sont incroyablement utiles ici car non seulement ils surveillent les taux d'ouverture et de clics, mais ils vous permettront également d'écrire et de programmer votre e-mail de suivi à l'avance pour ceux de votre liste de médias qui n'ont pas répondu.

Il est également important de noter que dans certains cas, un journaliste peut encore publier votre contenu mais n'a pas eu le temps de répondre à votre e-mail. Garder un œil sur vos plateformes de surveillance des médias et mener vos propres recherches sur Google avant d'envoyer un suivi est un bon moyen de vous assurer de ne pas spammer les boîtes de réception de ceux qui captent votre contenu.

En règle générale, j'ai tendance à programmer des e-mails de suivi une semaine après l'envoi de mon argumentaire original, donnant à mes contacts dans les médias l'occasion de lire mon argumentaire avant de leur rappeler.

3. Les e-mails trop personnalisés valent-ils votre temps ? Pas vraiment…

Quelque chose que j'ai pensé a fait une énorme différence dans mes présentations au début de ma carrière dans les relations publiques numériques, c'est que j'avais besoin d'écrire un e-mail vraiment personnel pour "couper le bruit" d'une boîte de réception.

Ce n'est pas exactement le cas.

Les journalistes manquent de temps et, en termes francs, ne se soucient que de l'histoire et si c'est un bon choix pour eux et leur publication. Rédiger votre argumentaire par e-mail pour qu'il soit concis, précis et rempli de tout ce dont le journaliste a besoin est le meilleur moyen de faire en sorte que votre argumentaire soit pris en compte par un journaliste.

Chaque argumentaire que vous envoyez à un journaliste doit être adapté à lui et à sa publication, mais il ne doit pas être trop personnel, prendre trop de temps ou vous priver des détails réels de votre e-mail d'argumentaire de relations publiques.

Lors du Digital PR Summit de septembre 2021, Marina Plummer , Senior Digital PR Manager, a fait valoir que s'il est important de personnaliser vos e-mails en s'adressant directement au journaliste, il n'est pas pratique de passer trop de temps à personnaliser lorsque "la plupart du temps, la seule chose dont le journaliste se soucie est une belle histoire.

Dans un livre blanc récent , la spécialiste des relations publiques, Jayne Brooks , commente également que dans ses présentations médiatiques, elle n'écrit plus "comment allez-vous?" tout en posant la question. Elle a expliqué: "Si un journaliste voyait cette fenêtre contextuelle dans le coin de l'écran, pourquoi serait-il enclin à cliquer sur la notification et à ouvrir l'e-mail?"

Il est important d'établir des relations avec les journalistes, mais je pense que la meilleure façon d'y parvenir est de leur envoyer un contenu pertinent et engageant qui leur facilite la vie.

Et un e-mail remerciant le journaliste d'avoir publié votre contenu ne peut jamais faire de mal…

4. Donnez au journaliste tout ce dont il a besoin dans votre argumentaire par e-mail

Comme je l'ai évoqué plus tôt, les journalistes disposent de très peu de temps, il est donc essentiel que lors de la présentation de votre contenu, vous leur facilitiez la vie le plus possible.

Dans la plupart des cas, lorsque vous présentez du contenu à un journaliste, vous devrez l'accompagner d'images haute résolution et d'autres médias pertinents. Un journaliste ne devrait jamais avoir à vous demander d'y accéder - cela devrait être fourni dans l'e-mail original de présentation des relations publiques.

Si elles ne sont pas incluses dans le corps du contenu, les plateformes telles que Google Drive et WeTransfer sont d'excellents outils qui vous permettront d'envoyer des pièces jointes volumineuses sans prendre trop de place dans votre e-mail.

Fournir au journaliste tout ce dont il a besoin pour écrire une histoire augmentera la probabilité qu'il reprenne votre argumentaire et publie votre contenu de tueur.

5. Gardez vos listes de diffusion à jour - évitez le redoutable rebond des e-mails

En tant que RP numériques, un animal de compagnie collectif est le redoutable rebond des e-mails. Vous avez un excellent contenu, un argumentaire intelligent et un e-mail qui tue, mais quand il arrive dans les boîtes de réception, il revient quelques instants plus tard.

Comme à peu près n'importe quoi dans la vie, il est essentiel de se préparer. S'assurer que vous disposez d'une liste de diffusion à jour vous facilitera grandement la vie lorsqu'il s'agira d'augmenter vos taux d'ouverture et de clics.

L'utilisation d'outils de base de données fiables, tels que Cision , est un excellent moyen de tenir à jour vos contacts avec les médias , mais il sera également utile de faire vos propres recherches.

Rechercher des journalistes et les sujets qu'ils couvrent pour leurs publications est un excellent moyen de tenir à jour des listes pour vos clients. Cela vous permettra de suivre le type de contenu qu'ils publient et, surtout, de vous donner un aperçu de ce que vous devrez faire pour attirer leur attention.

Pouvons-nous vous aider?

J'espère que vous avez trouvé ces conseils sur la façon de rendre votre e-mail de présentation de relations publiques utile. Nous avons une équipe dédiée de professionnels des RP numériques prêts à vous aider.

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