Cinco consejos prácticos para que su email de presentación de relaciones públicas se destaque

Con estadísticas que muestran que la mayoría de los correos electrónicos de promoción de relaciones públicas no se escuchan, le mostraremos cómo hacer que sus presentaciones de correo electrónico se destaquen y que su contenido sea recogido.

Es la ruina de la vida de cualquier PR digital: ha escrito un gran contenido, ya sea un comunicado de prensa , una noticia o una idea para una historia, pero parece que no puede aterrizar con la publicación correcta.

En este blog, hablaremos sobre la importancia de dedicar tiempo y esfuerzo a las áreas correctas de su presentación, entender por qué los periodistas no abren sus correos electrónicos y qué puede hacer para cambiar eso.

En primer lugar, ¿qué muestran los datos?

Según periodistas de Reuters , GoodHousekeeping , Vogue y The Washington Post, reciben entre 200 y 400 correos electrónicos por día.

En 2020, la tasa de apertura de lanzamientos de periodistas fue del 36 %; sin embargo, en 2021, esa cifra se redujo al 28 %. Del mismo modo, las tasas de respuesta a los lanzamientos también cayeron del 4,62 % al 3,49 %.

Dado que los periodistas abren cada vez menos de nuestros correos electrónicos, debe hacer que su correo electrónico de presentación de relaciones públicas destaque y atraiga la atención de un periodista para asegurarse de que su contenido 'reciente' no se pierda en su bandeja de entrada.

Estos son nuestros cinco consejos sobre cómo hacer que sus correos electrónicos se destaquen.

1. Dedique tiempo a perfeccionar la línea de asunto

Para un periodista que recibe cientos de correos electrónicos y lanzamientos de relaciones públicas todos los días, la línea de asunto es la excepción a la regla "no juzgues un libro por su portada". Las primeras impresiones cuentan cuando se presenta, por lo que es importante que le dé al asunto del correo electrónico el tiempo que se merece.

Asegurarse de incluir una línea de asunto ágil, interesante y centrada en los datos realmente atraerá la atención de los periodistas hacia su presentación de correo electrónico y aumentará las posibilidades de aumentar la tasa de clics de su contenido y las posibilidades de que la publicación lo recoja.

La línea de asunto de un correo electrónico es lo primero que leerá un periodista, por lo que debería ser algo a lo que le dediques un tiempo y una reflexión seria antes de comunicarte con él.

2. Envíe siempre un correo electrónico de seguimiento, ¡pero no sea insistente!

Como ya hemos comentado, los periodistas reciben cientos de correos electrónicos todos los días, por lo que, a pesar de tener una línea de asunto excelente y un gran discurso, su correo electrónico de promoción de relaciones públicas aún podría pasar desapercibido.

Pero, eso no significa que no puedas hacer tu presentación.

Siempre programe un correo electrónico de seguimiento de lanzamiento de relaciones públicas para que se envíe después de su primer correo electrónico. Esto les da a los periodistas que pueden haber perdido su correo electrónico la primera vez o aquellos que pueden haber estado de vacaciones la oportunidad de reconsiderar su propuesta.

Es importante recordar que no desea enviar spam a sus contactos de medios, especialmente si abrieron su correo electrónico y no respondieron la primera vez.

Las herramientas como Buzzstream son increíblemente útiles aquí, ya que no solo controlarán las tasas de apertura y de clics, sino que también le permitirán escribir y programar su correo electrónico de seguimiento con anticipación para aquellos dentro de su lista de medios que no han respondido.

También es importante tener en cuenta que, en algunos casos, un periodista aún puede publicar su contenido pero no ha tenido tiempo de responder a su correo electrónico. Vigilar sus plataformas de monitoreo de medios y realizar su propia investigación en Google antes de enviar un seguimiento es una buena manera de asegurarse de no enviar spam a las bandejas de entrada de aquellos que están recogiendo su contenido.

Como regla general, tiendo a programar correos electrónicos de seguimiento una semana después de enviar mi discurso original, dando a mis contactos de medios de comunicación la oportunidad de leer mi discurso antes de recordárselo.

3. ¿Valen la pena los correos electrónicos demasiado personalizados? Realmente no…

Algo que pensé que hizo una gran diferencia en mis lanzamientos cuando comencé mi carrera en relaciones públicas digitales fue que necesitaba escribir un correo electrónico realmente personal para "cortar el ruido" de una bandeja de entrada de correo electrónico.

Este no es exactamente el caso.

Los periodistas tienen poco tiempo y, en términos francos, solo se preocupan por la historia y si es adecuada para ellos y su publicación. Escribir su discurso de correo electrónico para que sea conciso, directo y repleto de todo lo que el periodista necesita es la mejor manera de lograr que un periodista considere su discurso.

Cada presentación que envíe a un periodista debe adaptarse a él y a su publicación, pero no debe ser demasiado personal, tomar demasiado de su tiempo o quitarle los detalles reales de su correo electrónico de presentación de relaciones públicas.

Durante la cumbre de relaciones públicas digitales de septiembre de 2021, la gerente sénior de relaciones públicas digitales, Marina Plummer , argumentó que si bien es importante personalizar sus correos electrónicos dirigiéndose directamente al periodista, no es práctico dedicar demasiado tiempo a la personalización cuando "la mayoría de las veces, lo único lo que le importa al periodista es una gran historia”.

En un documento técnico reciente , la especialista en relaciones públicas, Jayne Brooks , también comenta que en sus presentaciones en los medios, ya no escribe '¿cómo estás?' mientras hace la pregunta. Explicó: “Si un periodista viera esta ventana emergente en la esquina de la pantalla, ¿por qué estaría inclinado a hacer clic en la notificación y abrir el correo electrónico?”.

Construir relaciones con los periodistas es importante, pero creo que la mejor manera de hacerlo es enviarles contenido relevante y atractivo que les haga la vida más fácil.

Y un email agradeciendo al periodista por publicar tu contenido nunca viene mal…

4. Dale al periodista todo lo que necesita en tu presentación por correo electrónico

Como mencioné anteriormente, los periodistas tienen muy poco tiempo, por lo que es esencial que al presentar su contenido, les haga la vida lo más fácil posible.

En la mayoría de los casos, cuando presente contenido a un periodista, deberá acompañarlo con imágenes de alta resolución y otros medios relevantes. Un periodista nunca debería tener que pedirle acceso a esto; debe proporcionarse en el correo electrónico de presentación de relaciones públicas original.

Si no se incluye en el cuerpo del contenido, las plataformas como Google Drive y WeTransfer son excelentes herramientas que le permitirán enviar archivos adjuntos de gran tamaño sin ocupar demasiado espacio en su correo electrónico.

Proporcionar al periodista todo lo que necesita para escribir una historia aumentará la probabilidad de que recoja su discurso y publique su contenido impactante.

5. Mantenga sus listas de alcance actualizadas: evite el temido rebote de correo electrónico

Como relaciones públicas digitales, un odio colectivo es el temido rebote de correo electrónico. Tienes un gran contenido, un lanzamiento inteligente y un correo electrónico excelente, pero cuando llega a las bandejas de entrada, regresa momentos después.

Como casi todo en la vida, es esencial prepararse. Asegurarse de tener una lista de alcance actualizada hará que su vida sea mucho más fácil cuando se trata de aumentar sus tasas de apertura y de clics.

El uso de herramientas de base de datos confiables, como Cision , es una excelente manera de mantener actualizados sus contactos de medios , pero también será útil hacer su propia investigación.

Investigar a los periodistas y los temas que cubren en sus publicaciones es una excelente manera de mantener listas actualizadas para sus clientes. Hacer esto le permitirá realizar un seguimiento del tipo de contenido que están publicando y, lo que es más importante, le dará una idea de lo que deberá hacer para llamar su atención.

¿Podemos ayudarte?

Espero que haya encontrado útiles estos consejos sobre cómo hacer que su correo electrónico de lanzamiento de relaciones públicas se destaque. Contamos con un equipo dedicado de profesionales de relaciones públicas digitales listos para ayudarlo.

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