Pięć praktycznych wskazówek, dzięki którym Twój e-mail z prezentacją PR będzie się wyróżniał

Dzięki statystykom pokazującym, że większość e-maili z ofertami PR trafia na głuche uszy, opowiemy Ci, jak wyróżnić swoje oferty e-mailowe i sprawić, by Twoje treści były odbierane.

To zmora życia w cyfrowym PR: napisałeś świetne treści, niezależnie od tego, czy jest to informacja prasowa , wiadomość, czy pomysł na historię, ale po prostu nie możesz znaleźć tego we właściwej publikacji.

Na tym blogu opowiemy Ci, jak ważne jest poświęcenie czasu i wysiłku na odpowiednie obszary swojej prezentacji, zrozumiesz, dlaczego dziennikarze nie otwierają Twoich e-maili i co możesz zrobić, aby to zmienić.

Po pierwsze, co pokazują dane?

Według dziennikarzy takich jak Reuters , GoodHousekeeping , Vogue i The Washington Post, otrzymują oni od 200 do 400 e-maili dziennie.

W 2020 r. wskaźnik otwarć boisk przez dziennikarzy wynosił 36%, ale w 2021 r. wskaźnik ten spadł do 28%. Podobnie odsetek odpowiedzi na boisku również spadł z 4,62% ​​do 3,49%.

Ponieważ dziennikarze otwierają coraz mniej naszych e-maili, musisz sprawić, by Twój e-mail z propozycją PR pojawił się i przyciągnął uwagę dziennikarza, aby mieć pewność, że Twoje „gorące treści z półki” nie zgubią się w ich skrzynce odbiorczej.

Oto pięć naszych wskazówek, jak wyróżnić swoje e-maile.

1. Poświęć czas na doskonalenie tematu

Dla dziennikarza, który codziennie otrzymuje setki e-maili i ofert PR , temat jest wyjątkiem od zasady „nie oceniaj książki po okładce”. Podczas prezentacji liczą się pierwsze wrażenia, dlatego ważne jest, aby w temacie e-maila poświęcić czas, na jaki zasługuje.

Zapewnienie, że zawierasz zgryźliwy, interesujący i zorientowany na dane temat, naprawdę przyciągnie uwagę dziennikarzy do Twojej oferty e-mailowej i zwiększy szanse na zwiększenie współczynnika klikalności Twoich treści oraz szanse na to, że zostaną odebrane przez publikację.

Temat wiadomości e-mail jest pierwszą rzeczą, którą dziennikarz przeczyta tak naprawdę, powinien to być coś, czemu poświęcisz kilka poważnych przemyśleń i czasu, zanim zaczniesz docierać do odbiorców.

2. Zawsze wysyłaj e-mail uzupełniający – ale nie bądź nachalny!

Jak już wspomnieliśmy, dziennikarze otrzymują codziennie setki e-maili , więc pomimo zabójczego tematu i świetnej prezentacji, Twój e-mail z propozycją PR nadal może prześlizgnąć się przez sieć.

Ale to nie znaczy, że nie możesz się przebić.

Zawsze planuj e-mail uzupełniający o reklamie PR, który zostanie wysłany po pierwszym e-mailu. Daje to szansę dziennikarzom, którzy mogli przegapić Twój e-mail za pierwszym razem lub tym, którzy byli na wakacjach, aby ponownie przemyśleć Twoją prezentację.

Ważne jest, aby pamiętać, że nie chcesz spamować swoich kontaktów w mediach, zwłaszcza jeśli otworzyły i nie odpowiedziały na Twój e-mail za pierwszym razem.

Narzędzia takie jak Buzzstream są tutaj niezwykle przydatne, ponieważ nie tylko będą monitorować współczynniki otwarć i klikalności, ale także pozwolą Ci napisać i zaplanować z wyprzedzeniem e-mail uzupełniający do osób z Twojej listy mediów, które nie odpowiedziały.

Należy również pamiętać, że w niektórych przypadkach dziennikarz może nadal publikować Twoje treści, ale nie zdążył odpowiedzieć na Twój e-mail. Pilnowanie platform monitorowania mediów i przeprowadzanie własnych badań w Google przed wysłaniem kontynuacji to dobry sposób na upewnienie się, że nie spamujesz skrzynek odbiorczych osób, które odbierają Twoje treści.

Zasadniczo mam tendencję do planowania dalszych wiadomości e-mail tydzień po wysłaniu mojej oryginalnej oferty, dając moim kontaktom w mediach możliwość przeczytania mojej oferty przed przypomnieniem im.

3. Czy nadmiernie spersonalizowane e-maile są warte twojego czasu? Nie bardzo…

Coś, o czym myślałem, że zrobiło ogromną różnicę w moich działaniach, kiedy zaczynałem karierę w Digital PR, było to, że musiałem napisać naprawdę osobistą wiadomość e-mail, aby „przebić się przez hałas” skrzynki odbiorczej.

Nie do końca tak jest.

Dziennikarze nie mają czasu i, szczerze mówiąc, dbają tylko o historię i to, czy jest ona odpowiednia dla nich i ich publikacji. Napisanie swojej prezentacji e-mailowej tak, aby była zwięzła, rzeczowa i pełna wszystkiego, czego potrzebuje dziennikarz, to najlepszy sposób, aby Twoja prezentacja została rozważona przez dziennikarza.

Każda prezentacja, którą wysyłasz do dziennikarza, powinna być dostosowana do niego i jego publikacji, ale nie powinna być nadmiernie osobista, zajmować zbyt dużo czasu ani odrywać od prawdziwych szczegółów wiadomości e-mail z prezentacją PR.

Podczas szczytu Digital PR Summit we wrześniu 2021 r. starszy menedżer ds. PR, Marina Plummer , przekonywał, że chociaż ważne jest, aby spersonalizować swoje e-maile poprzez bezpośrednie zwracanie się do dziennikarza, nie jest praktyczne poświęcanie zbyt dużo czasu na personalizację, gdy „przez większość czasu jest to jedyna rzecz dziennikarzowi zależy, to świetna historia”.

W niedawnej białej księdze Specjalista ds. PR, Jayne Brooks , również komentuje, że w swoich wypowiedziach medialnych nie pisze już „jak się masz?” podczas zadawania pytania. Wyjaśniła: „Gdyby dziennikarz zobaczył to wyskakujące okienko w rogu ekranu, dlaczego miałby ochotę kliknąć powiadomienie i otworzyć wiadomość e-mail?”

Budowanie relacji z dziennikarzami jest ważne, ale uważam, że najlepszym na to sposobem jest wysyłanie im odpowiednich, angażujących treści, które ułatwiają im życie.

A e-mail z podziękowaniem dziennikarzowi za opublikowanie Twoich treści nigdy nie zaszkodzi…

4. Daj dziennikarzowi wszystko, czego potrzebuje w swoim e-mailu

Jak wspomniałem wcześniej, dziennikarzom jest bardzo mało czasu, więc ważne jest, abyś prezentując swoje treści, jak najbardziej ułatwiał im życie.

W większości przypadków, gdy przedstawiasz treść dziennikarzowi, musisz dołączyć do tego zdjęcia w wysokiej rozdzielczości i inne odpowiednie media. Dziennikarz nigdy nie powinien prosić Cię o dostęp do tego – powinno to być podane w oryginalnym e-mailu z informacją o PR.

Jeśli nie są zawarte w treści, platformy takie jak Dysk Google i WeTransfer są świetnymi narzędziami, które pozwolą Ci wysyłać duże załączniki bez zajmowania zbyt dużej ilości miejsca w wiadomości e-mail.

Zapewnienie dziennikarzowi wszystkiego, czego potrzebuje do napisania historii, zwiększy prawdopodobieństwo, że podejmą twoją prezentację i opublikują zabójcze treści.

5. Aktualizuj swoje listy kontaktów — unikaj odbijania się e-maili

Jako Digital PR, zbiorowa nienawiść do zwierząt domowych jest przerażającym odbijaniem wiadomości e-mail. Masz świetną treść, sprytną prezentację i zabójczy e-mail, ale kiedy trafia do skrzynek odbiorczych, wraca chwilę później.

Jak prawie wszystko w życiu, przygotowanie się jest niezbędne. Upewnienie się, że masz aktualną listę kontaktów, znacznie ułatwi Ci życie, jeśli chodzi o zwiększenie współczynników otwarć i klikalności.

Korzystanie z niezawodnych narzędzi bazodanowych, takich jak Cision , to świetny sposób na aktualizowanie kontaktów z mediami , ale przydatne będzie również prowadzenie własnych badań.

Badanie dziennikarzy i tematów, które poruszają w swoich publikacjach, to świetny sposób na aktualizowanie list dla swoich klientów. Dzięki temu będziesz mógł śledzić rodzaj publikowanych przez nich treści i, co najważniejsze, uzyskasz wgląd w to, co musisz zrobić, aby zwrócić ich uwagę.

Możemy Ci pomóc?

Mam nadzieję, że te wskazówki, jak wyróżnić swój e-mail z prezentacją PR, okazały się przydatne. Mamy dedykowany zespół specjalistów Digital PR , gotowych do pomocy.

Dlaczego nie nawiązać kontaktu? Zobacz, co możemy dostarczyć dla Twojej firmy tutaj.