خمس نصائح عملية لإبراز بريدك الإلكتروني لعرض العروض التقديمية للعلاقات العامة

مع الإحصائيات التي تُظهر أن غالبية رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعلاقات العامة تقع في آذان صماء ، سنتحدث معك حول كيفية إبراز عروض البريد الإلكتروني الخاصة بك والحصول على المحتوى الخاص بك.

إنها لعنة حياة أي علاقات عامة رقمية: لقد كتبت محتوى رائعًا ، سواء كان بيانًا صحفيًا أو قصة إخبارية أو فكرة قصة ، ولكن لا يبدو أنه يمكنك الوصول إلى المنشور الصحيح.

في هذه المدونة ، سنتحدث معك حول أهمية تخصيص الوقت والجهد للمناطق الصحيحة من عرضك ، وفهم سبب عدم قيام الصحفيين بفتح رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك وما يمكنك القيام به لتغيير ذلك.

أولا ، ماذا تظهر البيانات؟

وفقًا للصحفيين من أمثال Reuters و GoodHousekeeping و Vogue و The Washington Post ، فإنهم يتلقون ما بين 200-400 بريد إلكتروني يوميًا.

في عام 2020 ، كانت معدلات انفتاح الصحفيين على الملاعب 36٪ ، لكن في عام 2021 ، انخفض هذا الرقم إلى 28٪. وبالمثل ، انخفضت معدلات الاستجابة للملاعب من 4.62٪ إلى 3.49٪.

مع قيام الصحفيين بفتح عدد أقل وأقل من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بنا ، فأنت بحاجة إلى جعل البريد الإلكتروني الخاص بعرضك للعلاقات العامة بارزًا وجذب انتباه الصحفي لضمان عدم ضياع المحتوى "الساخن على الرف" في صندوق الوارد الخاص بهم.

فيما يلي خمس نصائح حول كيفية إبراز رسائلك الإلكترونية.

1. قضاء بعض الوقت في إتقان سطر الموضوع

بالنسبة للصحفي الذي يتلقى المئات من رسائل البريد الإلكتروني والعلاقات العامة كل يوم ، فإن سطر الموضوع هو الاستثناء من القاعدة "لا تحكم على الكتاب من غلافه". يتم احتساب الانطباعات الأولى عند الترويج لذلك من المهم أن تعطي سطر موضوع البريد الإلكتروني الوقت الذي يستحقه.

إن التأكد من تضمين سطر موضوع سريع وممتع ومتمحور حول البيانات سيجذب انتباه الصحفيين إلى عرض بريدك الإلكتروني ويزيد من فرص زيادة نسبة النقر إلى الظهور للمحتوى الخاص بك وفرص التقاطه من قبل المنشور.

سطر موضوع البريد الإلكتروني هو أول شيء يقرأه الصحفي حقًا ، يجب أن يكون شيئًا تكرس بعض الوقت والتفكير الجاد له قبل التواصل.

2. أرسل بريدًا إلكترونيًا للمتابعة دائمًا - لكن لا تكن انتهازيًا!

كما تطرقنا إليه بالفعل ، يتلقى الصحفي مئات الرسائل الإلكترونية كل يوم ، لذا على الرغم من وجود سطر موضوع قاتل وعرض رائع ، لا يزال من الممكن أن تتسرب رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بالعلاقات العامة عبر الشبكة.

لكن هذا لا يعني أنه لا يمكنك تنفيذ عرضك.

قم دائمًا بجدولة بريد إلكتروني لمتابعة العرض التقديمي للعلاقات العامة ليتم إرساله بعد بريدك الإلكتروني الأول. يمنح هذا هؤلاء الصحفيين الذين ربما فاتهم بريدك الإلكتروني في المرة الأولى أو أولئك الذين ربما كانوا في عطلة لإعادة النظر في عرضك.

من المهم أن تتذكر أنك لا تريد إرسال رسائل غير مرغوب فيها إلى جهات اتصال الوسائط الخاصة بك ، خاصةً إذا كانت قد فتحت ولم ترد على بريدك الإلكتروني ، في المرة الأولى.

أدوات مثل Buzzstream مفيدة بشكل لا يصدق هنا لأنها لن تراقب فقط معدلات الفتح والنقر ، ولكنها ستسمح لك أيضًا بكتابة وجدولة البريد الإلكتروني للمتابعة مسبقًا لمن لم يردوا ضمن قائمة الوسائط الخاصة بك.

من المهم أيضًا ملاحظة أنه في بعض الحالات قد يستمر الصحفي في نشر المحتوى الخاص بك ولكن لم يكن لديه الوقت للرد على بريدك الإلكتروني. تعد مراقبة منصات مراقبة الوسائط الخاصة بك وإجراء البحوث الخاصة بك على Google قبل إرسال متابعة طريقة جيدة للتأكد من أنك لا ترسل رسائل غير مرغوب فيها إلى صناديق البريد الوارد لأولئك الذين يلتقطون المحتوى الخاص بك.

كقاعدة عامة ، أميل إلى جدولة رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة بعد أسبوع واحد من إرسال عرضي الأصلي ، مما يمنح جهات الاتصال الخاصة بي في المنفذ الإعلامي فرصة لقراءة عرضي التقديمي قبل تذكيرهم.

3. هل رسائل البريد الإلكتروني المفرطة في التخصيص تستحق وقتك؟ ليس صحيحا…

كان الشيء الذي اعتقدت أنه أحدث فرقًا كبيرًا في عروضي عند بدء مسيرتي المهنية في العلاقات العامة الرقمية ، هو أنني كنت بحاجة إلى كتابة بريد إلكتروني شخصي حقًا "للتغلب على ضجيج" البريد الإلكتروني الوارد.

هذا ليس هو الحال بالضبط.

الصحفيون يفتقرون إلى الوقت ، وبصراحة ، لا يهتمون إلا بالقصة وما إذا كانت مناسبة لهم ولطريقة نشرها. إن كتابة عرض البريد الإلكتروني الخاص بك بشكل موجز ومليء بكل ما يحتاجه الصحفي هو أفضل طريقة للحصول على عرضك من قبل الصحفي.

يجب أن تكون كل عرض تقديمي ترسله إلى الصحفي مُخصصًا له ولمنشوراته ، لكن لا ينبغي أن تكون شخصية بشكل مفرط ، أو تستهلك الكثير من وقتك أو تبتعد عن التفاصيل الحقيقية لبريدك الإلكتروني لعرض العروض التقديمية للعلاقات العامة.

خلال قمة العلاقات العامة الرقمية في سبتمبر 2021 ، جادلت كبير مديري العلاقات العامة الرقمية ، مارينا بلامر ، بأنه على الرغم من أهمية تخصيص رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك من خلال مخاطبة الصحفي مباشرةً ، إلا أنه ليس من العملي قضاء الكثير من الوقت في التخصيص عندما "يكون الشيء الوحيد في معظم الأوقات هو الشيء الوحيد الصحفي الذي يهتم لأمره قصة رائعة ".

في ورقة بيضاء حديثة ، علقت أخصائية العلاقات العامة ، جين بروكس ، أيضًا على أنها لم تعد تكتب في إعلاناتها الإعلامية ، "كيف حالك؟" أثناء طرح السؤال. وأوضحت: "إذا رأى أحد الصحفيين هذا المنبثق في زاوية الشاشة ، فلماذا يميل إلى النقر فوق الإشعار وفتح البريد الإلكتروني؟"

إن بناء العلاقات مع الصحفيين أمر مهم ، لكنني أعتقد أن أفضل طريقة للقيام بذلك هي إرسال محتوى ملائم وجذاب يجعل حياتهم أسهل.

والبريد الإلكتروني الذي يشكر الصحفي على نشره المحتوى الخاص بك لن يضر أبدًا ...

4. امنح الصحفي كل ما يحتاجه في عرض البريد الإلكتروني الخاص بك

كما تطرقت سابقًا ، فإن الصحفيين لديهم وقت قصير جدًا ، لذا فمن الضروري عند عرض المحتوى الخاص بك ، أن تجعل الحياة أسهل بالنسبة لهم قدر الإمكان.

في معظم الحالات ، عندما تعرض محتوى على صحفي ، ستحتاج إلى إرفاقه بصور عالية الدقة ووسائل إعلام أخرى ذات صلة. يجب ألا يطلب منك الصحفي مطلقًا الوصول إلى هذا - يجب تقديمه في البريد الإلكتروني الأصلي لعرض العروض التقديمية للعلاقات العامة.

إذا لم يتم تضمينها في نص المحتوى ، فإن الأنظمة الأساسية مثل Google Drive و WeTransfer هي أدوات رائعة تتيح لك إرسال مرفقات كبيرة دون شغل مساحة كبيرة في بريدك الإلكتروني.

إن تزويد الصحفي بكل ما يحتاجه لكتابة قصة سيزيد من احتمالية قيامه بالتقاط عرضك ونشر محتواك القاتل.

5. حافظ على تحديث قوائم الاتصال الخاصة بك - تجنب ارتداد البريد الإلكتروني المخيف

بصفتك العلاقات العامة الرقمية ، فإن الكراهية الجماعية للحيوانات الأليفة هي ارتداد البريد الإلكتروني المخيف. لديك محتوى رائع ، عرض ذكي وبريد إلكتروني قاتل ، ولكن عندما يصل إلى البريد الوارد ، فإنه يعود بعد لحظات.

مثل أي شيء في الحياة ، من الضروري الاستعداد. التأكد من أن لديك قائمة وصول محدثة سيجعل حياتك أسهل كثيرًا عندما يتعلق الأمر بزيادة معدلات الفتح والنقر.

يعد استخدام أدوات قاعدة بيانات موثوقة ، مثل Cision ، طريقة رائعة للحفاظ على تحديث جهات اتصال الوسائط الخاصة بك ، ولكن أيضًا إجراء البحث الخاص بك سيكون مفيدًا أيضًا.

يعد البحث عن الصحفيين والموضوعات التي يغطونها في منشوراتهم طريقة رائعة للاحتفاظ بقوائم محدثة لعملائك. سيسمح لك القيام بذلك بتتبع نوع المحتوى الذي ينشرونه ، والأهم من ذلك ، يمنحك نظرة ثاقبة لما ستحتاج إلى القيام به لجذب انتباههم.

هل يمكننا مساعدتك؟

آمل أن تكون قد وجدت هذه النصائح حول كيفية جعل البريد الإلكتروني لعرض إعلانات العلاقات العامة الخاص بك مفيدًا. لدينا فريق متخصص من محترفي العلاقات العامة الرقمية على استعداد لمساعدتك.

لماذا لا تتواصل؟ انظر ما يمكننا تقديمه لعملك هنا.