Fünf praktische Tipps, um Ihre PR-Pitch-E-Mail hervorzuheben

Mit Statistiken, die zeigen, dass die Mehrheit der PR-Pitch-E-Mails auf taube Ohren stößt, erklären wir Ihnen, wie Sie Ihre E-Mail-Pitches hervorheben und Ihre Inhalte aufgreifen können.

Es ist der Fluch eines jeden digitalen PR-Lebens: Sie haben großartige Inhalte geschrieben, sei es eine Pressemitteilung , eine Nachricht oder eine Story-Idee, aber Sie können es einfach nicht mit der richtigen Veröffentlichung landen.

In diesem Blog erklären wir Ihnen, wie wichtig es ist, den richtigen Bereichen Ihrer Präsentation Zeit und Mühe zu widmen, zu verstehen, warum Journalisten Ihre E-Mails nicht öffnen, und was Sie tun können, um dies zu ändern.

Erstens, was zeigen die Daten?

Laut Journalisten von Reuters , GoodHousekeeping , Vogue und The Washington Post erhalten sie zwischen 200 und 400 E-Mails pro Tag.

Im Jahr 2020 lag die Öffnungsrate von Journalisten für Pitches bei 36 %, doch im Jahr 2021 sank diese Zahl auf 28 %. In ähnlicher Weise sanken auch die Rücklaufquoten bei Pitches von 4,62 % auf 3,49 %.

Da Journalisten immer weniger unserer E-Mails öffnen, müssen Sie Ihre PR-Pitch-E-Mail hervorheben und die Aufmerksamkeit eines Journalisten auf sich ziehen, um sicherzustellen, dass Ihre Inhalte „von der Stange“ nicht in ihrem Posteingang verloren gehen.

Hier sind unsere fünf Tipps, wie Sie Ihre E-Mails hervorheben können.

1. Verbringen Sie Zeit damit, die Betreffzeile zu perfektionieren

Für einen Journalisten, der täglich Hunderte von E-Mails und PR -Pitches erhält, ist die Betreffzeile die Ausnahme von der Regel „Beurteile ein Buch nicht nach seinem Einband“. Beim Pitchen zählt der erste Eindruck, daher ist es wichtig, dass Sie der E-Mail-Betreffzeile die Zeit geben, die sie verdient.

Wenn Sie sicherstellen, dass Sie eine knackige, interessante und datenzentrierte Betreffzeile einfügen, wird die Aufmerksamkeit der Journalisten wirklich auf Ihre E-Mail - Präsentation gelenkt und die Chancen erhöht, die Klickrate Ihrer Inhalte zu erhöhen und die Wahrscheinlichkeit, dass sie von der Publikation aufgegriffen werden.

Eine E-Mail-Betreffzeile ist das erste, was ein Journalist lesen wird, also sollten Sie ernsthaft darüber nachdenken und sich Zeit nehmen, bevor Sie Kontakt aufnehmen.

2. Senden Sie immer eine Follow-up-E-Mail – aber seien Sie nicht aufdringlich!

Wie wir bereits angesprochen haben, erhalten Journalisten jeden Tag Hunderte von E-Mails, sodass Ihre PR-Pitch-E-Mail trotz einer umwerfenden Betreffzeile und einer großartigen Präsentation immer noch durch das Netz rutschen könnte.

Aber das bedeutet nicht, dass Sie Ihren Pitch nicht durchbringen können.

Planen Sie immer eine PR-Pitch-Follow-up-E-Mail ein, die nach Ihrer ersten E-Mail gesendet wird. Dies gibt Journalisten, die Ihre E-Mail vielleicht beim ersten Mal verpasst haben, oder denen, die im Urlaub waren, die Möglichkeit, Ihren Pitch noch einmal zu überdenken.

Denken Sie daran, dass Sie Ihre Medienkontakte nicht zuspammen möchten, insbesondere wenn sie Ihre E-Mail beim ersten Mal geöffnet und nicht beantwortet haben.

Tools wie Buzzstream sind hier unglaublich nützlich, da sie nicht nur Öffnungs- und Klickraten überwachen, sondern es Ihnen auch ermöglichen, Follow-up-E-Mails im Voraus an diejenigen in Ihrer Medienliste zu schreiben und zu planen, die nicht geantwortet haben.

Es ist auch wichtig zu beachten, dass in einigen Fällen ein Journalist Ihre Inhalte möglicherweise noch veröffentlicht, aber keine Zeit hatte, auf Ihre E-Mail zu antworten. Behalten Sie Ihre Medienüberwachungsplattformen im Auge und führen Sie Ihre eigenen Recherchen bei Google durch, bevor Sie eine Nachverfolgung senden. Dies ist eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie die Posteingänge derer, die Ihre Inhalte aufgreifen, nicht mit Spam überladen.

Als Faustregel neige ich dazu, Follow-up-E-Mails eine Woche nach dem Absenden meines ursprünglichen Pitches zu planen, um meinen Kontakten in den Medien die Möglichkeit zu geben, meinen Pitch zu lesen, bevor ich sie daran erinnere.

3. Sind übermäßig personalisierte E-Mails Ihre Zeit wert? Nicht wirklich…

Etwas, von dem ich dachte, dass es einen großen Unterschied in meinen Pitches zu Beginn meiner Karriere in der digitalen PR machte, war, dass ich eine wirklich persönliche E-Mail schreiben musste, um den Lärm eines E-Mail-Posteingangs zu unterdrücken.

Dies ist nicht genau der Fall.

Journalisten haben wenig Zeit und interessieren sich, ehrlich gesagt, nur für die Geschichte und ob sie zu ihnen und ihrer Veröffentlichung passt. Schreiben Sie Ihre E-Mail-Präsentation kurz, auf den Punkt und vollgepackt mit allem, was der Journalist braucht, um sicherzustellen, dass Ihre Präsentation von einem Journalisten berücksichtigt wird.

Jeder Pitch, den Sie an einen Journalisten senden, sollte auf ihn und seine Veröffentlichung zugeschnitten sein, aber er sollte nicht zu persönlich sein, zu viel Zeit in Anspruch nehmen oder die wirklichen Details Ihrer PR-Pitch-E-Mail wegnehmen.

Während des Digital PR Summit im September 2021 argumentierte Senior Digital PR Manager, Marina Plummer , dass es zwar wichtig ist, Ihre E-Mails zu personalisieren, indem Sie sich direkt an den Journalisten wenden, es aber nicht praktikabel ist, zu viel Zeit mit der Personalisierung zu verbringen, wenn „meistens das Einzige den Journalist interessiert, ist eine großartige Geschichte.“

In einem kürzlich erschienenen Whitepaper kommentiert PR-Spezialistin Jayne Brooks auch, dass sie in ihren Medienpräsentationen nicht mehr schreibt „Wie geht es Ihnen?“. beim Stellen der Frage. Sie erklärte: „Wenn ein Journalist dieses Popup in der Ecke des Bildschirms sehen würde, warum würde er dann geneigt sein, auf die Benachrichtigung zu klicken und die E-Mail zu öffnen?“

Der Aufbau von Beziehungen zu Journalisten ist wichtig, aber ich glaube, der beste Weg, dies zu tun, besteht darin, ihnen relevante, ansprechende Inhalte zu senden, die ihr Leben einfacher machen.

Und eine E-Mail, in der Sie dem Journalisten für die Veröffentlichung Ihrer Inhalte danken, kann nie schaden …

4. Geben Sie dem Journalisten in Ihrem E-Mail-Pitch alles, was er braucht

Wie ich bereits erwähnt habe, haben Journalisten sehr wenig Zeit, daher ist es wichtig, dass Sie ihnen das Leben so einfach wie möglich machen, wenn Sie Ihre Inhalte präsentieren.

Wenn Sie einem Journalisten Inhalte präsentieren, müssen Sie dies in den meisten Fällen mit hochauflösenden Bildern und anderen relevanten Medien begleiten. Ein Journalist sollte Sie niemals um Zugang dazu bitten müssen – er sollte in der ursprünglichen PR-Pitch-E-Mail bereitgestellt werden.

Plattformen wie Google Drive und WeTransfer sind großartige Tools, mit denen Sie große Anhänge senden können, ohne zu viel Platz in Ihrer E-Mail zu beanspruchen, sofern sie nicht im Hauptteil des Inhalts enthalten sind.

Wenn Sie dem Journalisten alles geben, was er zum Schreiben einer Geschichte benötigt, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass er Ihren Pitch aufgreift und Ihren Killer-Content veröffentlicht.

5. Halten Sie Ihre Kontaktlisten auf dem neuesten Stand – vermeiden Sie den gefürchteten E-Mail-Bounce

Als digitale PRs ist der gefürchtete E-Mail-Bounce ein kollektiver Lieblingshass. Sie haben großartige Inhalte, einen intelligenten Pitch und eine Killer-E-Mail, aber wenn sie die Posteingänge erreicht, kommt sie einen Moment später zurück.

Wie so ziemlich alles im Leben ist es wichtig, sich vorzubereiten. Wenn Sie sicherstellen, dass Sie über eine aktuelle Outreach-Liste verfügen, wird Ihr Leben viel einfacher, wenn es darum geht, Ihre Öffnungs- und Klickraten zu erhöhen.

Die Verwendung zuverlässiger Datenbank-Tools wie Cision ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Medienkontakte auf dem neuesten Stand zu halten, aber auch Ihre eigene Recherche ist hilfreich.

Die Recherche nach Journalisten und den Themen, die sie für ihre Veröffentlichungen behandeln, ist eine großartige Möglichkeit, Listen für Ihre Kunden auf dem neuesten Stand zu halten. Auf diese Weise können Sie die Art der Inhalte verfolgen, die sie veröffentlichen, und Ihnen vor allem einen Einblick geben, was Sie tun müssen, um ihre Aufmerksamkeit zu erregen.

Können wir dir helfen?

Ich hoffe, Sie fanden diese Tipps, wie Sie Ihre PR-Pitch-E-Mail nützlich machen können. Wir haben ein engagiertes Team von digitalen PR - Experten, die bereit sind, Ihnen zu helfen.

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