Hiç yazım hatası olan bir sosyal medya hesabında bir şey yayınladınız mı? Kötü bir şakaya veya daha tartışmalı bir görüşe ne dersiniz? Takipçileriniz nasıl tepki verdi? Sosyal etkileşimler doğası gereği insandır ve insanlar olarak doğal olarak hatalar yaparız. Yine de kuruluşunuzun sosyal medya hesapları sizin bakış açılarınızı, kültürünüzü ve değerlerinizi temsil eder ve bu nedenle aksiliklere daha az yer vardır ve genellikle çok daha az affedilir.
Bu platformlar iş dünyası ve kar amacı gütmeyen dünya için giderek daha alakalı hale geldikçe, gönderiler bir kuruluş hakkında saygın ek bilgi kaynakları olarak kabul ediliyor ve yüksek standartlarda tutuluyor. Bunun ışığında, tutarlı bir ses geliştirmek ve herhangi bir suistimal olasılığını azaltmak için bu platformu kullanan ekibiniz için yönergeler belirlemek önemlidir.
büyük kusura bakma
2014'te perakendeci American Apparel, yaklaşan 4 Temmuz tatilini kutlamak için Tumblr'da bir görseli yeniden blogladı. Bu görüntü, patlayan Uzay Mekiği Challenger'a aitti. Bir anda takipçiler ayaklandı. Sonunda, American Apparel gönderiyi kaldırdı ve yerine bir özür yayınladı. Hatayı sosyal medya yöneticilerinin genç yaşına ve uluslararası olmasına bağladılar.
Ne yazık ki, böyle bir durumda, bir kişinin eylemleri tüm kuruluşunuzun görüşünü temsil eder. Bunun gibi hatalar, yüz binlerce kişinin görüşlerini çok kısa bir sürede değiştirme potansiyeline sahiptir ve uzun vadede size çok pahalıya mal olur.
@americanapparel ZAYIF LEZZET, yetersiz bir ifade… beni ve ailemi müşteri olarak kaybettiniz…. DÖNEM
- muggs45 (@19muggs45) 3 Temmuz 2014
Yanlış anlamalar sosyal medya kaymalarının ortak bir kaynağı olsa da, kuruluşunuzun yapabileceği başka tür hatalar da vardır:
- Kuruluşunuz adına konuşan olgusal hatalar yapan çalışanlar
- Kişisel sayfalarında özel bilgileri ifşa eden veya markanızla tutarsız bir şekilde alenen davranışlarda bulunan çalışanlar
- halkla ilişkiler krizleri
- Yanlış temsiller
Çözüm
Hepimiz hataların olduğunu biliyoruz, ancak kuruluşunuz bu hataları önemli ölçüde azaltmak için adımlar atabilir. Örneğin, bir kontrol ve denge sistemi American Apparel'ın korkunç Tumbler gönderisini önleyebilirdi. Ekibiniz için sosyal medya yönergeleri oluşturarak, mesajlarınızı birleştiren ve yüksek kaliteli içeriği destekleyen tüm yayınlanan içerikler için bir standart belirleyebilirsiniz.
Kuruluşunuzun Sosyal Medya Yönergelerini Oluşturmak İçin Genel İpuçları
Dalışa başlamadan önce şu ipuçlarını göz önünde bulundurun:
İki Set Sosyal Medya Yönergesi Yazın
Birincisi, bir şekilde kuruluşunuz adına gönderi yapmaktan sorumlu tüm çalışanlar/gönüllüler için. İkincisi, kişisel sosyal medya profillerini kullanan çalışanlar/gönüllüler için.
Bu Yönergelerin Gerektiği Konusunda Ekibinize Karşı Şeffaf Olun
Daha faydalı olmaları ve ekibin daha fazla katılımı olması için bu yönergelerin neleri içermesi gerektiğine karar vermek için tüm ekiple beyin fırtınası yapın.
Davranışları Kısıtlamaktan Çok Eğitmek İçin Yönergelerinizi Kullanın
Potansiyel halkla ilişkiler felaketlerinden kaçınmak isteseniz de, ekibinizin kendilerine güvenilemeyeceklerini düşünmesini istemezsiniz. Yazınızda saygılı bir ton kullanın. Bu yönergeler nihayetinde profesyonel ve yaratıcı gönderileri güçlendirmelidir.
Onları Yaz
İster kağıt üzerinde ister çevrimiçi olsun, yönergelerinizin tüm kuruluşunuzun erişimine açık olduğundan emin olun. Bu, herkesin şüphe duyduğunda başvurabileceği yararlı bir kaynak olmalarını sağlar. Bu aynı zamanda, işten ayrılma durumunda yeni personel üyelerini eğitmek için kullanılabilecek harika bir belge sağlar. Net beklentiler hemen belirlenebilir.
Çalışanlarınıza Yapabileceklerini ve Yapamayacaklarını Söylediklerinize Dikkat Edin
Social Media Examiner'a göre, bu yönergeleri oluştururken yasal sonuçları göz önünde bulundurmak önemlidir. Çalışanlarınız, iş arkadaşlarıyla (ister su soğutucusunda ister Facebook'ta olsun) işyeri koşullarını tartışmak için yasalarla korunur.
Hukuki Bir Notta, Devam Edin ve Bir Avukatın Belgenizi İncelemesini Sağlayın
Yönergelerinizin sağlam olduğundan emin olmak için bunu ekibinizle paylaşmadan önce yapın.
Başlamak için Örneklere Bakın
Social Media Governance'ın web sitesi, hem kar amacı gütmeyen hem de kar amacı gütmeyen kuruluşlar tarafından kullanılan tüm sosyal medya yönergeleri veritabanını barındırır.
Bu Politikaları İhlal Etmenin Sonuçlarını Belirtin
Herhangi bir hatalı gönderiyi almak için süreciniz ne olacak? Kim ve ne zaman kamuoyu önünde özür dileyecek? İhlalin ciddiyetini nasıl değerlendireceğinizi ve farklı ihlal türleri için yansımalarının ne olacağını düşünün, böylece protokolün baştan itibaren yürürlükte olması ve sürpriz olmaması gerekir. Takımınız bir suçun ne kadar ciddi olduğunu anlayacaktır.
Kuruluşunuz Adına Gönderi İçin Yönergeler Nasıl Yazılır?
Bir avuç kişi çevrimiçi olarak kuruluşunuz adına iletişimin gücünü kullandığında, bu kişilerin kuruluşunuzun katıldığı birden çok platformda tutarlı olmasını ve neyin kabul edilebilir neyin kabul edilemez olduğuna dair net beklentiler belirlemek istersiniz.
1. Adım: Ekibinizin Ana Hatlarını Çıkarın
Kimin neye erişimi olduğunu herkes bilmeli.
2. Adım: Oturum Açma Bilgilerinizi ve Parolalarınızı Güvenli Bir Konumda Saklayın
Bu bilgileri gizli tutmanın önemini anlatın.
3. Adım: Varsa Yazım Sürecini Ayarlayın
Olası hataları yakalamak için ekip üyelerinin birbirleriyle görüşmesini sağlayın. Bunun gibi bir uygulama, utanç verici yazım hatalarının yanı sıra American Apparel's gibi olası felaketleri de yakalamanıza yardımcı olabilir.
Adım 4: Kimin Sorumlu Olacağını Belirleyin
Kontrollü bir ekip üyesi grubu sosyal medya içeriğinizi denetleyecek mi yoksa tüm çalışanlar katkıda bulunacak mı? Çalışanların bir birey olarak yorum yaparken görüşlerinin kendilerine ait olduğuna dair sorumluluk reddi beyanları kullandığından emin olun.
Adım 5: Tüm Kanallarda Kullanılmasını İstediğiniz Sesi ve Tonu Ayarlayın
İnsanların kuruluşunuzu tanımlarken kullanmasını istediğiniz sıfatlar nelerdir? Sosyal medya stratejinizin buna nasıl uyduğu hakkında konuşun.
Adım 6: Ekibinizin Uyması İçin Görgü Kuralları Oluşturun
Ekibiniz davranışlarını yönlendirmeye yardımcı olmak için hangi genel kuralları akılda tutabilir? Örneğin, ekibinize altın kuralı hatırlatmaktan asla zarar gelmez.
Aşağıdakileri içerecek ek kılavuz örnekleri:
- Kişisel ol, özel değil
- Aktif ol
- Dinlemek
- duyarlı olun
- Görüşmelerde değer yaratın
- Mizahı yalnızca uygun olduğunda kullanın
- Organizasyonumuzu zorlama
- Kaba veya sabırsız olmayın
- Olumsuz geri bildirimleri göz ardı etmeyin
Özellikle olumsuz geri bildirimler, topluluğunuzla sosyal medyada etkileşim kurmanın daha zorlayıcı bir yönü olabilir. Amerikan Kızıl Haçı yapıcı eleştirilere yanıt verir ve konuşmayı alakalı ve saygılı kılmak için yapıcı olmayan her şeyi siler. Kuruluşunuz için doğru politikanın ne olduğunu düşünün.
Çalışan veya Gönüllü Olarak Gönderme Yönergeleri Nasıl Yazılır?
Adım 1: İlham almak için Mevcut Şirket Politikalarını İnceleyin
Bazı kuruluşların çalışanları için çok basit politikaları vardır, bazıları ise biraz daha derine iner. Örneğin Ford Motor şirketi, Ford veya otomotiv endüstrisi hakkında çevrimiçi bir sohbete katılırken çalışanlarına beş temel ilke yönergesi verir.
- Kim olduğun hakkında dürüstlük
- Görüşlerinizin size ait olduğu netliği
- Tüm iletişimde saygı ve tevazu
- Finansal veriler de dahil olmak üzere yalnızca kamuya açık bilgilerin paylaşılmasında sağduyulu olmak
- Söylediklerinin kalıcı olduğunun farkındalığı
Ek bilgiler de sağlasalar da, bu beş nokta, ilkelerinin arkasındaki ana fikirler olarak kılavuzlarında yansıtılmaktadır. Diğer kuruluşlar biraz daha kapsamlıdır. Kızıl Haç, saha birimlerine SlideShare aracılığıyla felsefeleri, ulusal varlıkları ve sosyal medya varlığı oluşturmaya yönelik ipuçlarını içeren 109 slaytlık bir sunum sağlar.
Adım 2: Kuruluşunuz için Neyin Önemli Olduğuna Karar Verin ve Bunu Ekibinize İletin
Ne kadar bilgi sağlayacağınızdan emin değilseniz, ekibinizle bir araya gelerek sorularını tartışın ve geri bildirimlerinden ilham alan bir belge oluşturun.
İşte birçok kuruluşun çalışanlarına verdiği birkaç popüler yönerge:
- Şüphe duyduğunuzda, göndermeyin!
- Sorumluluk reddi beyanlarını kullanın
- "Merhaba, benim adım Bob ve Ford Motor Company'nin bir çalışanı olduğum için görüşlerim tamamen bana aittir ve işverenimin görüşlerini temsil etmemektedir."
- yasa dışı bir şey yapma
- Gönderilerin kalıcı olabileceğine dikkat edin
- Gizli bilgileri ifşa etmeyin
Benjamin Franklin'in bir keresinde basitçe ifade ettiği gibi, "Hazırlanamayarak başarısız olmaya hazırlanıyorsunuz." Kuruluşunuzun itibarı, korumayı garanti eden ciddi bir konudur. Halk tarafından nasıl algılandığınız, amacınız için sahip olduğunuz destekçilerin sayısını ve kuruluşunuzun genel etkisini etkiler. Kuruluşunuzun karakterini, inançlarını ve kalbini temsil eden sosyal medyada olumlu konuşmaları teşvik etmek ve korumak için sosyal medya yönergeleri oluşturun ve uygulayın.
Her Kanalı Sallayın.
Fotoğraf Kredisi: Flickr Kullanıcısı Jason Howie