En İyi Ortak Yazma Araçlarını Seçmek için 10 İpucu

Görüntü Kaynağı

İş büyümesi şirketler için zorlayıcı olabilir. Genişleme büyük bir adım olsa da, bu yolda kalmak ek eylem gerektirir. Bu, iç büyümenin dış büyümenizle eşleştiğinden emin olmanız gerektiği anlamına gelir.

Ne anlama geliyor?

Çalışanlarınıza yaptıkları işte mükemmel olmaları için gerekli araçları vermek anlamına gelir. Örneğin işletmeleri diğerlerinden ayıran en önemli unsurlardan biri kaliteli içeriktir. Bunu üretmek için birlikte çalışacak insanlara ihtiyacınız var. İşbirliğine dayalı yazma araçları, süreci kolaylaştırabilir ve işletmeniz için en iyi sonuçları almanızı sağlayabilir.

Bu makale, bu araçları kullanmanın faydalarını araştırıyor ve işletmeniz için doğru olanı seçme konusunda ipuçları sağlıyor. Göz önünde bulundurulması gereken temel özelliklerin neler olduğunu öğrenmek için okumaya devam edin.

İşbirliğine dayalı yazma araçlarını kullanmanın faydaları

Her şirket bir şekilde belgelerle çalışır. Bir pazarlama ajansı, çevrimiçi olarak yayınlanan içerik oluşturur. Geliştiriciler, ilerlemelerini takip etmek için belgeleri aktif olarak kullanır. Kullanıcı testi soruları üzerinde çalışan diğer ekipler, bir testte doğru şekilde gezinmek için işbirliği yapar.

Doğru araçları seçen işletmeler, tüm dokümantasyon süreçlerini iyi organize edebilir. Faydaları:

• Daha iyi üretkenlik — Çalışanlar projeler üzerinde ortaklaşa çalışabilir ve aynı sürede daha fazla iş yapabilir. Bu hız, araca herhangi bir platformdan erişilebildiği için daha iyi üretkenlik sağlar.
• Zahmetsiz işbirliği — Tüm veriler bulutta. Bir belge üzerinde çalışanlar, belgeyle ilgili tüm iletişimi içinde tutabilir. Gerekli her şey tek bir yerde olduğu için tüm işbirliği süreci daha basittir.
• Azaltılmış maliyetler - Aynı sürede daha fazla iş yapmak, daha az maliyet anlamına gelir. Ekip üyeleriniz ileri geri gitmek zorunda olmadıkları için daha verimli olacaktır.

Bunu akılda tutarak, işbirlikçi yazma araçlarının ne kadar faydalı olduğu açıktır. İşte sizin için en iyisini nasıl seçeceğiniz.

Dikkate alınması gereken önemli şeyler nelerdir

Yeni bir ürüne dikkatlice yaklaşmak zamandan ve paradan tasarruf etmenize yardımcı olacaktır. Örneğin, şirketiniz büyüdüğünde başka bir araca geçmeniz gerekmeyecek.

İşletmeniz için doğru seçimi yaptığınızdan emin olmak istiyorsanız aşağıdakilere dikkat edin.

1. Güvenilirlik

Dikkate alınması gereken en önemli özellik güvenilirliktir. İşbirliğine dayalı yazma araçlarının çoğu buluttadır. Çalışma süreleri nedir? Her zaman kullanılabilirler mi? Sistem çökerse, tekrar ayağa kalkması ne kadar sürer?

En fazla güvenilirliği sunan bir araç seçin. Google gibi dev şirketler bile kesintilere kurban gidiyor. Çalışma süresinin geçmişine bir göz atarsanız, bu kesintilerin yalnızca birkaç ayda bir gerçekleştiğini ancak çoğu durumda bir saat içinde tekrar çevrimiçi hale geldiğini görürsünüz.

Kesintiler sürekli olarak meydana geliyorsa, farklı bir sağlayıcı seçmek daha iyidir. Çünkü çok fazla kesinti, faydadan çok sıkıntıya neden olacaktır.

2. Basit paylaşım

Belgenizi bir veya iki tıklamayla arkadaşlarınızla paylaşabilir misiniz? Gereksiz adımlar atmak sizi yalnızca yavaşlatabilir ve yalnızca birkaç tıklamayla mümkün kılan bir aracı seçmek en uygun çözümdür.

Öte yandan, özellikle serbest çalışanlarla çalışan ekipler için erişim kontrolü çok önemlidir. Kimsenin belgelere erişmesine gerek yok. İşbirliği sona erdiğinde, belgenizi bir kez daha gizli tutmanın basit bir yoluna ihtiyacınız var.

3. Düzenleme ve sürüm kontrolü

Aynı belge üzerinde birlikte çalışmak bazen hatalara yol açabilir. Birden fazla kişi metni düzenlediğinde metnin önemli kısımlarını silebilir.

İyi bir sağlayıcı, çeşitli düzenleme seçeneklerini destekleyecektir.

Örneğin, mod önermek, metnin yapısını fiilen değiştirmeden düzenlemeler sağlamanın uygun bir yoludur. Orijinal yazar öneriye baktığında, onları kabul edebilir veya reddedebilir.

Öte yandan, bir yanlış anlaşılma olursa ve editör metnin bir kısmını silerse, sürüm kontrolü yapılan her değişikliğin geri alınmasına yardımcı olabilir. Bu tür bir özellik işbirliği için kullanışlıdır. Hiçbir hata kesin değildir ve düşündürücü düzenleme, işbirliğini çok daha basit hale getirir.

Bu nedenle, araştırdığınız aracın bu özellikleri desteklediğinden emin olun.

4. İletişim özellikleri

Görüntü Kaynağı

Yazma araçlarında iletişim söz konusu olduğunda, bunun asenkron ve senkronize olduğunu göreceksiniz. Ortak çalışanlar metnin bölümleri hakkında yorum bırakarak iletişim kurabilirler. Ayrıca, her iki taraf da belgede olduğu sürece gerçek zamanlı sohbet etmek de mümkündür.

İşbirliğinde iletişim önemli bir rol oynar. İşleri basit tutar ve daha az yanlış anlaşılmaya yol açar. Yazma aracının ne tür iletişimi desteklediğini keşfedin.

5. Basit İşbirliği

Birden fazla ekip üyesi belgelere girip aynı anda düzenleyebilir mi? İşlem sorunsuz mu, yoksa bazı hatalar mı görünüyor? Seçtiğiniz aracın bir belgede birden fazla düzenleyiciye izin verdiğinden emin olun. Bu, öncelikle uzun belgeler üzerinde sık sık çalışıyorlarsa ekipleriniz için daha uygun olacaktır.

Eldeki basit işbirliği ile daha kaliteli gönderiler yazmak daha küçük bir zorluk haline gelecektir. Tüm ekip üyeleri belgeye katılabilecek ve bir sonraki gönderiyi nasıl geliştireceklerine dair fikirler ekleyebilecek.

6. Dışa aktarma seçenekleri

İşbirliği özellikleri ekipleriniz için önemlidir. Ancak, diğer şirketlerle çalışırken belgeleri kullanıyorsanız buna uyum sağlamanız gerekir. Bu, müşterinizin bir PDF belgesine ihtiyacı varsa, onu bu biçimde sağlamanız gerektiği anlamına gelir.

Yazma araçları, çeşitli belge biçimlerini destekler. Listenin en sık kullanılanları içerdiğinden emin olun. Örneğin, Google Dokümanlar DOCX, ODT, RTF, PDF, TXT, HTML ve EPUB biçimlerini destekler. Bu kadar çok çeşitlilikle, müşterilerinizin beklentilerini her zaman karşılayacağınızdan emin olabilirsiniz.

7. Fiyatlandırma

En iyi değeri bulmak, kullanmayı planladığınız yazma araçlarının fiyatlarına bağlı olacaktır. Ücretsiz olarak inanılmaz yazma araçları sunan şirketler bulacaksınız. Microsoft, Dropbox ve Google gibi devler çok fazla değer sağlıyor. Dahili ekipleriniz için eksiksiz bir çözüm sunan diğer araç takımları için ücret almaya başlarlar.

İşletmenize en uygun olanı bulmak için planları ve sağladıkları özellikleri karşılaştırın.

8. Entegrasyon

İşletmenize dahil ettiğiniz herhangi bir araç, çalışanlarınız için fark yaratacaktır. Ancak, stratejik olmak uzun vadede karşılığını verir. Bu bağlamda, bu, başkalarıyla iyi oynayan bir yazma aracı seçmek anlamına gelir.

Örneğin, Wordable, Google Dokümanlar ile iyi bir şekilde bütünleşir. Ekibiniz hızlı bir şekilde yayınlanması gereken içerik oluşturuyorsa, bu araç birkaç tıklama ile bunu yapmanızı sağlayacaktır. Ancak, farklı bir yazma aracı seçerseniz bu entegrasyon kullanılamaz.

Bu nedenle, desteklenen entegrasyonlar hakkında araştırma yapın. Bazı ortak yazma araçlarıyla bütünleşen içerik denetimi için çok sayıda araç vardır. Hangisinin en fazla entegrasyonu desteklediğini görün ve tercih edin.

Şu anda bir entegrasyona ihtiyacınız olmasa bile, gelecekte buna ihtiyacınız olabilir.

9. Ölçeklenebilirlik

Son olarak, ölçeklenebilirlik dikkate alınması gereken önemli bir faktördür. Kullanmak istediğiniz araç işinizle birlikte ölçeklenebilir mi? Siz büyüdükçe, depolama, klasör sayısı ve belge talebi de artacaktır. Markanın bulut altyapısı ihtiyaçlarınızı karşılayacak kadar kaynağa sahip mi?

Varsa, ölçeklendirme fiyatlandırmayı nasıl etkiler? Araç uygun fiyatlı kalacak mı? Herhangi bir limit var mı?

Tüm bu soruları sorun ve cevaplarını bulun. Daha sonra işletmeniz için bilinçli bir karar verebilirsiniz.

10. Platform Uyumluluğu

Platformun farklı işletim sistemlerini destekleyip desteklemediğine bakın. Kullanılabilir bir mobil uygulama varsa, ekip üyeleri hareket halindeyken belgelere erişebilir ve bunları düzenleyebilir. Windows, iOS ve Android'i destekleyen bir araç düşünün.

Bu, genellikle sahada olan ekip üyeleri için önemlidir. Nerede olurlarsa olsunlar işbirliğine yardımcı olabilirler.

Hangi Araçları Kullanmalı

Görüntü Kaynağı

Yazma aracı alanı çok rekabetçi. Milyonlarca işletmenin günlük olarak belge kullanması şaşırtıcı değil. Hangisini seçeceğinizi düşünüyorsanız, burada bahsetmeye değer birkaç servis sağlayıcı var.

• Google Dokümanlar - Google'ın yazma aracı, piyasadaki en popüler araçlardan biri haline geldi. Google Suite, 2 milyardan fazla kullanıcıya ulaştı ve en fazla entegrasyona sahip araçlardan biri. Çok sayıda işletme için uygun bir seçenek haline getiren önemli özelliklerle birlikte gelir.
• Microsoft Office 365 - Microsoft'un Word ile uzun bir geçmişi vardır. Birçok insanın kullandığı geniş bir paketin parçası. Google Dokümanlar gibi, tüm faydalı işbirliği özelliklerini bir araya getirerek, onu herhangi bir işletmeye harika bir ek yapar.
• Etherpad — Etherpad, açık kaynaklı bir ortak yazma aracıdır. Belgelerinizin tam gizliliğini istiyorsanız, bu sizin için bir çözümdür. Sistem, belgeleri kendi başınıza barındırmayı gerektirir, bu nedenle uzun bir kurulum prosedürü gerektirir. Yine de, iş belgeleriniz üzerinde tam kontrole sahip olmanın en iyi yolu budur.
• Dropbox Paper — Dropbox harika bir ortak yazma aracı sunar. Bunu kullanmanın nedenlerinden biri, her tür multimedya dosyasını gömme desteğidir. Bir makalenin yayınlandıktan sonra nasıl görüneceğini görmenin mükemmel bir yolu. Ücretsizdir ve aracın web sitesindeki kılavuzlar, özelliklerinin işletmelerin kurum içi görevlerini kolaylaştırmasına nasıl yardımcı olabileceğini gösterir.
• Quip — Salesforce'u zaten kullanıyorsanız Quip sizin için iyi bir çözüm olabilir. Araç, platformla bütünleşerek belgelerin tek bir yerde işlenmesini kolaylaştırır.

Sonuç düşünceleri

Mevcut işbirliğine dayalı yazma araçlarının seçimi, işletmeler için birçok seçenek sunar. Hangilerinin iş gereksinimlerinize uyacağını görmek için bunları deneyin. Doğru eşleşmeyi bulmak için yukarıdaki ipuçlarını kullanın. Şirketinizdeki diğer araçlarla iyi çalışan en uygun çözümü seçmenize yardımcı olacaktır.

Mevcut ürünlerin değerini analiz etmeyi unutmayın. Çoğu tamamen ücretsizdir ve son aramayı yapmadan önce bunları test etmenize olanak tanır.