10 Tips Memilih Alat Tulis Kolaboratif Terbaik

Sumber Gambar

Pertumbuhan bisnis dapat menjadi tantangan bagi perusahaan. Sementara ekspansi adalah langkah besar, tetap di jalur itu membutuhkan tindakan tambahan. Ini berarti bahwa Anda perlu memastikan bahwa pertumbuhan internal sesuai dengan pertumbuhan eksternal Anda.

Apa artinya ini?

Ini berarti memberi karyawan Anda alat yang diperlukan untuk unggul dalam apa yang mereka lakukan. Misalnya, salah satu elemen terpenting yang membedakan bisnis adalah konten berkualitas. Untuk memproduksinya, Anda membutuhkan orang untuk bekerja sama. Alat tulis kolaboratif dapat memfasilitasi proses dan memastikan Anda mendapatkan hasil terbaik untuk bisnis Anda.

Artikel ini mengeksplorasi manfaat menggunakan alat-alat ini dan memberikan tip untuk memilih yang tepat untuk bisnis Anda. Teruslah membaca untuk mempelajari fitur utama yang perlu dipertimbangkan.

Manfaat menggunakan alat tulis kolaboratif

Setiap perusahaan bekerja dengan dokumen dalam satu atau lain cara. Agen pemasaran membuat konten yang dipublikasikan secara online. Pengembang secara aktif menggunakan dokumentasi untuk melacak kemajuan mereka. Tim lain yang mengerjakan pertanyaan pengujian pengguna berkolaborasi untuk menavigasi pengujian dengan benar.

Bisnis yang memilih alat yang tepat dapat membuat semua proses dokumentasi terorganisir dengan baik. Manfaatnya adalah:

• Produktivitas yang lebih baik — Karyawan dapat bersama-sama mengerjakan proyek dan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang sama. Kecepatan itu menghasilkan produktivitas yang lebih baik, karena alat ini dapat diakses dari platform apa pun.
• Kolaborasi yang mudah — Semua data ada di cloud. Mereka yang mengerjakan dokumen dapat menyimpan semua komunikasi terkait dokumen di dalamnya. Seluruh proses kolaborasi lebih mudah, karena semua yang diperlukan ada di satu tempat.
• Mengurangi biaya — Menyelesaikan lebih banyak hal dalam jumlah waktu yang sama berarti lebih sedikit biaya. Anggota tim Anda akan lebih efisien, karena mereka tidak harus bolak-balik.

Dengan mengingat hal itu, jelas betapa bermanfaatnya alat tulis kolaboratif. Inilah cara memilih yang terbaik untuk Anda.

Apa hal utama yang perlu dipertimbangkan?

Mendekati produk baru dengan hati-hati akan membantu Anda menghemat waktu dan uang. Misalnya, Anda tidak perlu beralih ke alat lain saat perusahaan Anda semakin besar.

Perhatikan hal-hal berikut jika Anda ingin memastikan bahwa Anda membuat pilihan yang tepat untuk bisnis Anda.

1. Keandalan

Fitur yang paling penting untuk dipertimbangkan adalah keandalan. Mayoritas alat tulis kolaboratif ada di cloud. Apa waktu aktif mereka? Apakah mereka tersedia setiap saat? Jika sistem turun, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk bangkit kembali?

Pilih alat yang menawarkan keandalan paling tinggi. Bahkan perusahaan raksasa seperti Google menjadi korban pemadaman. Jika Anda melihat riwayat waktu aktifnya, Anda akan melihat pemadaman tersebut terjadi hanya sekali setiap beberapa bulan, tetapi dalam banyak kasus dapat kembali online dalam waktu satu jam.

Jika pemadaman terjadi secara konsisten, lebih baik memilih penyedia yang berbeda. Karena terlalu banyak waktu henti akan menyebabkan lebih banyak masalah daripada manfaat.

2. Berbagi langsung

Bisakah Anda membagikan dokumen Anda dengan teman-teman Anda dalam satu atau dua klik? Mengambil langkah yang tidak perlu hanya dapat memperlambat Anda, dan memilih alat yang memungkinkan hanya dalam beberapa klik adalah solusi paling optimal.

Di sisi lain, kontrol akses sangat penting, terutama untuk tim yang bekerja dengan pekerja lepas. Tidak perlu bagi siapa pun untuk memiliki akses ke dokumen. Setelah kolaborasi selesai, Anda memerlukan cara sederhana untuk menjaga kerahasiaan dokumen Anda sekali lagi.

3. Pengeditan dan kontrol versi

Bekerja bersama pada dokumen yang sama terkadang dapat menyebabkan kesalahan. Saat beberapa orang mengeditnya, mereka mungkin menghapus bagian penting dari teks.

Penyedia yang baik akan mendukung berbagai opsi pengeditan.

Misalnya, mode saran adalah cara yang cocok untuk memberikan pengeditan tanpa benar-benar mengubah struktur teks. Ketika penulis asli melihat saran, mereka dapat menerima atau menolaknya.

Di sisi lain, jika terjadi kesalahpahaman dan editor menghapus bagian teks, kontrol versi dapat membantu mengembalikan setiap perubahan yang dibuat. Fitur semacam itu berguna untuk kolaborasi. Tidak ada kesalahan yang terjadi, dan pengeditan sugestif membuat kolaborasi menjadi lebih sederhana.

Oleh karena itu, pastikan alat yang Anda jelajahi mendukung fitur ini.

4. Fitur komunikasi

Sumber Gambar

Ketika berbicara tentang komunikasi dalam alat tulis, Anda akan menganggapnya asinkron dan sinkron. Kolaborator dapat berkomunikasi dengan meninggalkan komentar tentang bagian teks. Selain itu, Anda juga dapat melakukan obrolan waktu nyata selama kedua belah pihak ada dalam dokumen.

Komunikasi memegang peranan penting dalam kerjasama. Itu membuat semuanya tetap mudah dan mengarah pada lebih sedikit kesalahpahaman. Jelajahi jenis komunikasi apa yang didukung alat tulis.

5. Kolaborasi Sederhana

Bisakah beberapa anggota tim memasukkan dokumen dan mengeditnya secara bersamaan? Apakah prosesnya lancar, atau apakah ada beberapa jenis bug yang muncul? Pastikan bahwa alat yang Anda pilih memungkinkan beberapa editor dalam dokumen. Itu akan lebih nyaman bagi tim Anda, terutama jika mereka sering mengerjakan dokumen panjang.

Dengan kolaborasi sederhana, menulis posting berkualitas lebih baik akan menjadi tantangan yang lebih kecil. Semua anggota tim akan dapat bergabung dengan dokumen dan menambahkan ide tentang cara meningkatkan posting berikutnya.

6. Opsi ekspor

Fitur kolaborasi penting untuk tim Anda. Namun, Anda perlu beradaptasi jika menggunakan dokumentasi saat bekerja dengan perusahaan lain. Itu berarti jika klien Anda membutuhkan dokumen PDF, Anda harus menyediakannya dalam format itu.

Alat tulis mendukung berbagai format dokumen. Pastikan daftar tersebut menyertakan yang paling umum digunakan. Misalnya, Google Documents mendukung format DOCX, ODT, RTF, PDF, TXT, HTML, dan EPUB. Dengan begitu banyak variasi, Anda dapat yakin bahwa Anda akan selalu memenuhi harapan klien Anda.

7. Harga

Menemukan nilai terbaik akan bergantung pada harga alat tulis yang Anda rencanakan untuk digunakan. Anda akan menemukan perusahaan yang menawarkan alat tulis luar biasa secara gratis. Raksasa seperti Microsoft, Dropbox, dan Google memberikan banyak nilai. Mereka mulai mengenakan biaya untuk rangkaian alat lain yang menawarkan solusi lengkap untuk tim internal Anda.

Bandingkan paket dan fitur yang mereka sediakan untuk menemukan yang paling cocok untuk bisnis Anda.

8. Integrasi

Alat apa pun yang Anda masukkan ke dalam bisnis Anda akan membuat perbedaan bagi karyawan Anda. Namun, menjadi strategis terbayar dalam jangka panjang. Dalam konteks ini, itu berarti memilih alat tulis yang cocok dengan orang lain.

Misalnya, Wordable terintegrasi dengan baik dengan Google Documents. Jika tim Anda membuat konten yang perlu dipublikasikan dengan cepat, alat ini akan memungkinkan Anda melakukannya dengan beberapa klik. Namun, jika Anda memilih alat tulis yang berbeda, integrasi ini tidak akan tersedia.

Oleh karena itu, lakukan riset tentang integrasi yang didukung. Ada banyak alat untuk memeriksa konten yang terintegrasi dengan beberapa alat penulisan kolaboratif. Lihat mana yang paling mendukung integrasi dan pilihlah.

Bahkan jika Anda tidak memerlukan integrasi sekarang, Anda mungkin memerlukannya di masa mendatang.

9. Skalabilitas

Last but not least, skalabilitas merupakan faktor penting untuk dipertimbangkan. Bisakah alat yang ingin Anda gunakan berskala dengan bisnis Anda? Saat Anda tumbuh lebih besar, demikian juga permintaan penyimpanan, jumlah folder, dan dokumen. Apakah infrastruktur cloud merek memiliki sumber daya yang cukup untuk memenuhi kebutuhan Anda?

Jika ya, bagaimana penskalaan memengaruhi harga? Akankah alat itu tetap terjangkau? Apakah ada batasan?

Ajukan semua pertanyaan ini dan temukan jawabannya. Anda kemudian dapat membuat keputusan yang tepat untuk bisnis Anda.

10. Kompatibilitas Platform

Lihat apakah platform mendukung sistem operasi yang berbeda. Anggota tim dapat mengakses dan mengedit dokumen saat bepergian jika ada aplikasi seluler yang tersedia. Pertimbangkan alat yang mendukung Windows, iOS, dan Android.

Itu penting bagi anggota tim yang sering berada di lapangan. Mereka dapat membantu dengan kolaborasi di mana pun mereka berada.

Alat mana yang digunakan

Sumber Gambar

Ruang alat tulis sangat kompetitif. Tidak heran karena jutaan bisnis menggunakan dokumen setiap hari. Jika Anda berpikir untuk memilih yang mana, berikut adalah beberapa penyedia layanan yang layak disebutkan.

• Google Documents — Alat tulis Google telah menjadi salah satu yang paling populer di luar sana. Google Suite telah menjangkau lebih dari 2 miliar pengguna dan merupakan salah satu alat dengan integrasi terbanyak. Muncul dengan fitur-fitur penting, menjadikannya pilihan yang cocok untuk banyak bisnis.
• Microsoft Office 365 — Microsoft memiliki sejarah panjang dengan Word-nya. Ini adalah bagian dari rangkaian luas yang digunakan banyak orang. Seperti Google Documents, ia mengemas semua fitur kolaborasi yang bermanfaat, menjadikannya tambahan yang bagus untuk bisnis apa pun di luar sana.
• Etherpad — Etherpad adalah alat tulis kolaboratif open-source. Jika Anda menginginkan privasi lengkap dokumen Anda, ini adalah solusi untuk Anda. Sistem memerlukan hosting dokumen Anda sendiri, sehingga memerlukan prosedur penyiapan yang panjang. Namun, ini adalah cara terbaik untuk memiliki kendali penuh atas dokumentasi bisnis Anda.
• Dropbox Paper — Dropbox menawarkan alat tulis kolaboratif yang hebat. Salah satu alasan untuk menggunakannya adalah dukungan untuk menyematkan semua jenis file multimedia. Ini adalah cara sempurna untuk melihat bagaimana sebuah artikel akan terlihat setelah diterbitkan. Ini gratis, dan panduan di situs web alat ini menunjukkan bagaimana fitur-fiturnya dapat membantu bisnis merampingkan tugas internal mereka.
• Quip — Jika Anda sudah menggunakan Salesforce, Quip mungkin merupakan solusi yang baik untuk Anda. Alat ini terintegrasi dengan platform, membuatnya lebih mudah untuk menangani dokumentasi di satu tempat.

Kesimpulan

Pemilihan alat tulis kolaboratif yang tersedia memberikan banyak pilihan untuk bisnis. Cobalah untuk melihat mana yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Gunakan tips dari atas untuk menemukan pasangan yang tepat. Ini akan membantu Anda memilih solusi paling optimal yang berfungsi baik dengan alat lain di perusahaan Anda.

Jangan lupa untuk menganalisis nilai produk yang tersedia. Sebagian besar dari mereka benar-benar gratis, memungkinkan Anda untuk mengujinya sebelum melakukan panggilan terakhir.