10 نصائح لاختيار أفضل أدوات الكتابة التعاونية

مصدر الصورة

يمكن أن يكون نمو الأعمال التجارية تحديًا للشركات. بينما يعد التوسع خطوة كبيرة ، فإن البقاء على هذا المسار يتطلب إجراءً إضافيًا. هذا يعني أنك بحاجة إلى التأكد من أن النمو الداخلي يتناسب مع نموك الخارجي.

ماذا يعني هذا؟

هذا يعني إعطاء موظفيك الأدوات اللازمة للتميز في ما يفعلونه. على سبيل المثال ، يعد المحتوى عالي الجودة أحد أهم العناصر التي تميز الأعمال. لإنتاجه ، أنت بحاجة إلى أشخاص يعملون معًا. يمكن لأدوات الكتابة التعاونية تسهيل العملية وضمان حصولك على أفضل النتائج لعملك.

تستكشف هذه المقالة فوائد استخدام هذه الأدوات وتقدم نصائح حول اختيار الأداة المناسبة لعملك. استمر في القراءة لمعرفة الميزات الرئيسية التي يجب مراعاتها.

فوائد استخدام أدوات الكتابة التعاونية

تعمل كل شركة مع المستندات بطريقة أو بأخرى. تقوم وكالة التسويق بإنشاء محتوى يتم نشره عبر الإنترنت. يستخدم المطورون الوثائق بشكل نشط لتتبع تقدمهم. تتعاون الفرق الأخرى التي تعمل على أسئلة اختبار المستخدم للتنقل في الاختبار بشكل صحيح.

يمكن للشركات التي تختار الأدوات المناسبة أن تجعل جميع عمليات التوثيق منظمة جيدًا. الفوائد هي:

• إنتاجية أفضل - يمكن للموظفين العمل بشكل مشترك في المشاريع وإنجاز المزيد من الأعمال في نفس الوقت. تؤدي هذه السرعة إلى إنتاجية أفضل ، حيث يمكن الوصول إلى الأداة من أي منصة.
• تعاون بدون مجهود - جميع البيانات موجودة في السحابة. يمكن لأولئك الذين يعملون على مستند الاحتفاظ بجميع الاتصالات المتعلقة بالمستند فيه. تعد عملية التعاون بأكملها أكثر وضوحًا ، حيث أن كل ما هو ضروري في مكان واحد.
• انخفاض التكاليف - يعني إنجاز المزيد من الأشياء في نفس الفترة الزمنية تكاليف أقل. سيكون أعضاء فريقك أكثر كفاءة ، حيث لا يتعين عليهم الذهاب ذهابًا وإيابًا.

مع وضع ذلك في الاعتبار ، من الواضح مدى فائدة أدوات الكتابة التعاونية. إليك كيفية اختيار الأفضل لك.

ما هي الأشياء الرئيسية التي يجب مراعاتها

سيساعدك الاقتراب بعناية من منتج جديد على توفير الوقت والمال. على سبيل المثال ، لن تضطر إلى التبديل إلى أداة أخرى عندما تكبر شركتك.

انتبه للأشياء التالية إذا كنت تريد التأكد من أنك تتخذ الخيار الصحيح لعملك.

1. الموثوقية

أهم ميزة يجب مراعاتها هي الموثوقية. توجد غالبية أدوات الكتابة التعاونية في السحابة. ما هو وقت تشغيلهم؟ هل هم متاحون في جميع الأوقات؟ إذا تعطل النظام ، ما هي المدة التي تستغرقها للعودة؟

اختر الأداة التي توفر أكبر قدر من الموثوقية. حتى الشركات العملاقة مثل Google تقع ضحية انقطاع الخدمة. إذا ألقيت نظرة على تاريخ وقت تشغيله ، فسترى أن هذه الانقطاعات تحدث مرة واحدة فقط كل شهرين ، ولكن يمكنك الاتصال بالإنترنت مرة أخرى في غضون ساعة في معظم الحالات.

في حالة حدوث الانقطاعات باستمرار ، فمن الأفضل اختيار مزود آخر. نظرًا لأن الكثير من فترات التوقف عن العمل ستسبب مشاكل أكثر من الفوائد.

2. تقاسم مباشرة

هل يمكنك مشاركة المستند الخاص بك مع أصدقائك بنقرة واحدة أو اثنتين؟ يمكن أن يؤدي اتخاذ خطوات غير ضرورية إلى إبطائك فقط ، واختيار أداة تجعل ذلك ممكنًا ببضع نقرات فقط هو الحل الأمثل.

من ناحية أخرى ، يعد التحكم في الوصول أمرًا بالغ الأهمية ، خاصة بالنسبة للفرق التي تعمل مع المستقلين. ليست هناك حاجة لأي شخص للوصول إلى المستندات. بمجرد انتهاء التعاون ، تحتاج إلى طريقة بسيطة للحفاظ على خصوصية المستند مرة أخرى.

3. التحرير والتحكم في الإصدار

قد يؤدي العمل معًا على نفس المستند في بعض الأحيان إلى حدوث أخطاء. عندما يقوم العديد من الأشخاص بتحريره ، فقد يقومون بحذف أجزاء مهمة من النص.

سوف يدعم المزود الجيد خيارات التحرير المختلفة.

على سبيل المثال ، يعد اقتراح الوضع طريقة مناسبة لتوفير التعديلات دون تغيير بنية النص فعليًا. عندما ينظر الكاتب الأصلي إلى الاقتراح ، يمكنه قبوله أو رفضه.

من ناحية أخرى ، إذا حدث بعض سوء الفهم وقام المحرر بحذف جزء من النص ، فيمكن أن يساعد التحكم في الإصدار في التراجع عن كل تغيير يتم إجراؤه. هذا النوع من الميزات مفيد للتعاون. لا يوجد خطأ ثابت ، والتعديل الإيحائي يجعل التعاون أبسط بكثير.

لذلك ، تأكد من أن الأداة التي تستكشفها تدعم هذه الميزات.

4. ميزات الاتصال

مصدر الصورة

عندما يتعلق الأمر بالاتصال في أدوات الكتابة ، ستجد أنه غير متزامن ومتزامن. يمكن للمتعاونين التواصل من خلال ترك تعليقات حول أجزاء من النص. أيضًا ، من الممكن أيضًا إجراء محادثة في الوقت الفعلي طالما كان الطرفان في المستند.

يلعب التواصل دورًا مهمًا في التعاون. إنه يبقي الأمور مباشرة ويؤدي إلى تقليل حالات سوء الفهم. اكتشف نوع الاتصال الذي تدعمه أداة الكتابة.

5. تعاون بسيط

هل يمكن لعدة أعضاء من الفريق إدخال المستندات وتحريرها في وقت واحد؟ هل العملية سلسة أم تظهر بعض أنواع الحشرات؟ تأكد من أن الأداة التي تختارها تسمح بالعديد من المحررين في المستند. سيكون ذلك أكثر ملاءمة لفرقك ، خاصة إذا كانوا يعملون على مستندات طويلة في كثير من الأحيان.

مع وجود تعاون بسيط في متناول اليد ، ستصبح كتابة مشاركات ذات جودة أفضل تحديًا أصغر. سيتمكن جميع أعضاء الفريق من الانضمام إلى المستند وإضافة أفكار حول كيفية تحسين المنشور التالي.

6. تصدير الخيارات

ميزات التعاون مهمة لفرقك. ومع ذلك ، فأنت بحاجة إلى التكيف إذا كنت تستخدم الوثائق عند العمل مع شركات أخرى. هذا يعني أنه إذا كان عميلك يحتاج إلى مستند PDF ، فأنت بحاجة إلى تقديمه بهذا التنسيق.

تدعم أدوات الكتابة تنسيقات المستندات المختلفة. تأكد من أن القائمة تتضمن أكثرها استخدامًا. على سبيل المثال ، يدعم محرر مستندات Google تنسيقات DOCX و ODT و RTF و PDF و TXT و HTML و EPUB. مع الكثير من التنوع ، يمكنك أن تطمئن إلى أنك ستلبي دائمًا توقعات عملائك.

7. التسعير

سيعتمد العثور على أفضل قيمة على سعر أدوات الكتابة التي تخطط لاستخدامها. ستجد شركات تقدم أدوات كتابة رائعة مجانًا. يقدم عمالقة مثل Microsoft و Dropbox و Google الكثير من القيمة. يبدأون في فرض رسوم على مجموعات الأدوات الأخرى التي تقدم حلاً كاملاً لفرقك الداخلية.

قارن الخطط والميزات التي توفرها للعثور على أفضل ما يناسب عملك.

8. التكامل

أي أداة تدمجها في عملك ستحدث فرقًا لموظفيك. ومع ذلك ، فإن كونك استراتيجيًا يؤتي ثماره على المدى الطويل. في هذا السياق ، يعني ذلك اختيار أداة كتابة تعمل بشكل جيد مع الآخرين.

على سبيل المثال ، يتكامل Wordable جيدًا مع محرر مستندات Google. إذا كان فريقك يقوم بإنشاء محتوى يجب نشره بسرعة ، فستمكنك هذه الأداة من القيام بذلك ببضع نقرات. ومع ذلك ، إذا اخترت أداة كتابة مختلفة ، فلن يكون هذا التكامل متاحًا.

لذلك ، قم ببحثك عن عمليات الدمج المدعومة. هناك العديد من الأدوات للتحقق من المحتوى التي تتكامل مع بعض أدوات الكتابة التعاونية. تعرف على أيهما يدعم معظم عمليات الدمج واختاره.

حتى إذا لم تكن بحاجة إلى التكامل الآن ، فقد تحتاج إليه في المستقبل.

9. قابلية التوسع

أخيرًا وليس آخرًا ، تعد قابلية التوسع عاملاً مهمًا يجب مراعاته. هل يمكن للأداة التي تريد استخدامها مقياس مع عملك؟ كلما زاد حجمك ، زاد الطلب على التخزين وعدد المجلدات والمستندات. هل تحتوي البنية التحتية السحابية للعلامة التجارية على موارد كافية لتلبية احتياجاتك؟

إذا كان الأمر كذلك ، فكيف يؤثر القياس على الأسعار؟ هل ستبقى الأداة في المتناول؟ هل هناك حدود؟

اطرح كل هذه الأسئلة واعثر على إجاباتها. يمكنك بعد ذلك اتخاذ قرار مستنير لعملك.

10. منصة التوافق

تحقق مما إذا كان النظام الأساسي يدعم أنظمة تشغيل مختلفة. يمكن لأعضاء الفريق الوصول إلى المستندات وتحريرها أثناء التنقل إذا كان هناك تطبيق جوال متوفر. ضع في اعتبارك أداة تدعم أنظمة التشغيل Windows و iOS و Android.

هذا مهم لأعضاء الفريق الذين غالبًا ما يكونون في الميدان. يمكنهم المساعدة في التعاون بغض النظر عن مكان وجودهم.

الأدوات التي يجب استخدامها

مصدر الصورة

مساحة أداة الكتابة تنافسية للغاية. لا عجب أن ملايين الشركات تستخدم المستندات يوميًا. إذا كنت تفكر في الخيار الذي تختاره ، فإليك بعض مزودي الخدمة الجديرين بالذكر.

• محرر مستندات Google - أصبحت أداة الكتابة من Google واحدة من أكثر الأدوات شيوعًا على الإطلاق. وصل Google Suite إلى أكثر من 2 مليار مستخدم وهي إحدى الأدوات الأكثر تكاملًا. يأتي مع ميزات مهمة ، مما يجعله خيارًا مناسبًا للعديد من الشركات.
• Microsoft Office 365 - تتمتع Microsoft بتاريخ طويل مع Word الخاص بها. إنه جزء من مجموعة واسعة يستخدمها كثير من الناس. مثل محرر مستندات Google ، فهو يحزم جميع ميزات التعاون المفيدة ، مما يجعله إضافة رائعة لأي عمل تجاري هناك.
• Etherpad - Etherpad هي أداة كتابة تعاونية مفتوحة المصدر. إذا كنت تريد الخصوصية الكاملة لمستنداتك ، فهذا هو الحل المناسب لك. يتطلب النظام استضافة المستندات بنفسك ، لذلك سيتطلب إجراء إعداد طويلاً. ومع ذلك ، فهي أفضل طريقة للتحكم الكامل في وثائق عملك.
• Dropbox Paper - يوفر Dropbox أداة كتابة تعاونية رائعة. أحد أسباب استخدامه هو دعم دمج جميع أنواع ملفات الوسائط المتعددة. إنها الطريقة المثالية لمعرفة كيف ستبدو المقالة بعد النشر. إنه مجاني ، وتوضح الأدلة الموجودة على موقع الويب الخاص بالأداة كيف يمكن لميزاتها أن تساعد الشركات على تبسيط مهامها الداخلية.
• Quip - إذا كنت تستخدم Salesforce بالفعل ، فقد يكون Quip حلاً جيدًا لك. تتكامل الأداة مع النظام الأساسي ، مما يسهل التعامل مع الوثائق في مكان واحد.

أفكار ختامية

يوفر اختيار أدوات الكتابة التعاونية المتاحة العديد من الخيارات للشركات. جربهم لمعرفة أي منها يناسب احتياجات عملك. استخدم النصائح الواردة أعلاه للعثور على التطابق الصحيح. سيساعدك هذا في اختيار الحل الأمثل الذي يعمل بشكل جيد مع الأدوات الأخرى في شركتك.

لا تنسى تحليل قيمة المنتجات المتاحة. معظمها مجاني تمامًا ، مما يسمح لك باختبارها قبل إجراء المكالمة النهائية.