最高の共同執筆ツールを選択するための10のヒント

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ビジネスの成長は、企業にとって困難な場合があります。 拡張は大きな一歩ですが、その道を歩み続けるには追加の行動が必要です。 これは、内部の成長が外部の成長と一致することを確認する必要があることを意味します。

これは何を意味するのでしょうか？

それはあなたの従業員に彼らがしていることに優れているために必要なツールを与えることを意味します。 たとえば、ビジネスを際立たせる最も重要な要素の1つは、高品質のコンテンツです。 それを生み出すには、人々が協力する必要があります。 共同開発ツールは、プロセスを容易にし、ビジネスに最適な結果を確実に得ることができます。

この記事では、これらのツールを使用する利点を探り、ビジネスに適したツールを選択するためのヒントを提供します。 考慮すべき重要な機能を学ぶために読み続けてください。

共同執筆ツールを使用する利点

すべての企業は、何らかの方法でドキュメントを処理します。 マーケティングエージェンシーは、オンラインで公開されるコンテンツを作成します。 開発者はドキュメントを積極的に使用して、進捗状況を追跡します。 ユーザーテストの質問に取り組んでいる他のチームが協力して、テストを正しくナビゲートします。

適切なツールを選択する企業は、すべての文書化プロセスを適切に整理することができます。 利点は次のとおりです。

• 生産性の向上—従業員は共同でプロジェクトに取り組み、同じ時間でより多くの作業を行うことができます。 ツールはどのプラットフォームからでもアクセスできるため、この速度は生産性の向上につながります。
• 簡単なコラボレーション—すべてのデータはクラウドにあります。 ドキュメントで作業している人は、ドキュメントに関連するすべてのコミュニケーションをその中に保持できます。 必要なものがすべて1か所にあるため、コラボレーションプロセス全体がより簡単になります。
• コストの削減—同じ時間でより多くのことを実行できるということは、コストが削減されることを意味します。 チームメンバーは前後に移動する必要がないため、より効率的になります。

それを念頭に置いて、共同開発ツールがどれほど有益であるかは明らかです。 最適なものを選択する方法は次のとおりです。

考慮すべき重要なことは何ですか

新製品に注意深くアプローチすることは、時間とお金を節約するのに役立ちます。 たとえば、会社が大きくなったときに別のツールに切り替える必要はありません。

あなたがあなたのビジネスのために正しい選択をしていることを確実にしたいならば、以下のことに注意を払ってください。

1.信頼性

考慮すべき最も重要な機能は信頼性です。 共同開発ツールの大部分はクラウドにあります。 彼らの稼働時間はどれくらいですか？ それらはいつでも利用できますか？ システムがダウンした場合、復旧するのにどのくらい時間がかかりますか？

最も信頼性の高いツールを選択してください。 グーグルのような巨大企業でさえ、停止の犠牲になっています。 稼働時間の履歴を見ると、これらの停止は2、3か月に1回だけ発生しますが、ほとんどの場合、1時間以内にオンラインに戻ります。

停止が一貫して発生する場合は、別のプロバイダーを選択することをお勧めします。 ダウンタイムが長すぎると、メリットよりも多くの問題が発生します。

2.簡単な共有

1、2回クリックするだけで、ドキュメントを友達と共有できますか？ 不必要な手順を踏むと速度が低下するだけであり、数回クリックするだけでそれを可能にするツールを選択することが最適なソリューションです。

一方、アクセス制御は、特にフリーランサーと協力するチームにとって非常に重要です。 誰もがドキュメントにアクセスする必要はありません。 コラボレーションが終了したら、ドキュメントをもう一度非公開にする簡単な方法が必要です。

3.編集とバージョン管理

同じドキュメントで一緒に作業すると、間違いが発生する場合があります。 複数の人が編集すると、テキストの重要な部分が削除される可能性があります。

優れたプロバイダーは、さまざまな編集オプションをサポートします。

たとえば、提案モードは、テキストの構造を実際に変更せずに編集を提供するための適切な方法です。 元のライターが提案を見るとき、彼らはそれらを受け入れるか拒否することができます。

一方、誤解が生じてエディタがテキストの一部を削除した場合、バージョン管理は行われたすべての変更をロールバックするのに役立ちます。 このような機能は、コラボレーションに役立ちます。 間違いはありません。示唆に富む編集により、コラボレーションがはるかに簡単になります。

したがって、探索しているツールがこれらの機能をサポートしていることを確認してください。

4.通信機能

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ライティングツールでのコミュニケーションに関しては、非同期で同期していることがわかります。 共同編集者は、テキストの一部についてコメントを残すことでコミュニケーションをとることができます。 また、両方の当事者がドキュメントに含まれている限り、リアルタイムのチャットを行うこともできます。

コミュニケーションはコラボレーションにおいて重要な役割を果たします。 それは物事を単純に保ち、誤解を少なくします。 筆記具がサポートするコミュニケーションの種類を調べます。

5.シンプルなコラボレーション

複数のチームメンバーがドキュメントを入力して同時に編集できますか？ プロセスはスムーズですか、それともいくつかの種類のバグが表示されますか？ 選択したツールで、ドキュメント内に複数の編集者が許可されていることを確認してください。 これは、主に長いドキュメントで頻繁に作業する場合に、チームにとってより便利になります。

手元にある単純なコラボレーションにより、より質の高い投稿を書くことは小さな課題になります。 すべてのチームメンバーがドキュメントに参加して、次の投稿を改善する方法に関するアイデアを追加できるようになります。

6.オプションのエクスポート

コラボレーション機能はチームにとって重要です。 ただし、他社と協力するときにドキュメントを使用している場合は、適応する必要があります。 つまり、クライアントがPDFドキュメントを必要とする場合は、その形式で提供する必要があります。

ライティングツールは、さまざまなドキュメント形式をサポートしています。 リストに最も一般的に使用されるものが含まれていることを確認してください。 たとえば、GoogleドキュメントはDOCX、ODT、RTF、PDF、TXT、HTML、EPUB形式をサポートしています。 バラエティに富んでいるので、いつでもクライアントの期待に応えることができます。

7.価格設定

最適な値を見つけることは、使用する予定のライティングツールの価格によって異なります。 あなたは無料で信じられないほどのライティングツールを提供している会社を見つけるでしょう。 Microsoft、Dropbox、Googleなどの巨人は多くの価値を提供します。 彼らはあなたの内部チームに完全なソリューションを提供する他のツールのスイートの課金を開始します。

プランとそれらが提供する機能を比較して、ビジネスに最適なものを見つけてください。

8.統合

ビジネスに組み込むツールはすべて、従業員に違いをもたらします。 ただし、戦略的であることは、長期的には見返りがあります。 この文脈では、それは他の人とうまく遊ぶ筆記具を選ぶことを意味します。

たとえば、WordableはGoogleドキュメントとうまく統合されます。 チームが迅速に公開する必要のあるコンテンツを作成している場合、このツールを使用すると、数回クリックするだけで公開できます。 ただし、別の筆記具を選択した場合、この統合は利用できません。

したがって、サポートされている統合について調査してください。 いくつかの共同執筆ツールと統合するコンテンツチェック用のツールは多数あります。 どれが最も多くの統合をサポートしているかを確認し、それを選択してください。

現在統合が必要ない場合でも、将来必要になる可能性があります。

9.スケーラビリティ

最後になりましたが、スケーラビリティは考慮すべき重要な要素です。 使用したいツールはビジネスに合わせて拡張できますか？ 大きくなるにつれて、ストレージ、フォルダーの数、およびドキュメントの需要も大きくなります。 ブランドのクラウドインフラストラクチャには、ニーズを満たすのに十分なリソースがありますか？

もしそうなら、スケーリングは価格設定にどのように影響しますか？ ツールは手頃な価格のままですか？ 制限はありますか？

これらすべての質問をして、答えを見つけてください。 その後、あなたはあなたのビジネスのために情報に基づいた決定を下すことができます。

10.プラットフォームの互換性

プラットフォームがさまざまなオペレーティングシステムをサポートしているかどうかを確認します。 モバイルアプリが利用できる場合、チームメンバーは外出先でドキュメントにアクセスして編集できます。 Windows、iOS、およびAndroidをサポートするツールについて考えてみます。

これは、フィールドに頻繁にいるチームメンバーにとって重要です。 どこにいてもコラボレーションを支援できます。

使用するツール

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筆記具のスペースは非常に競争力があります。 何百万もの企業が毎日ドキュメントを使用しているので、それは不思議ではありません。 どちらを選ぶかを考えているなら、ここに言及する価値のあるいくつかのサービスプロバイダーがあります。

• Googleドキュメント— Googleの筆記具は、世の中で最も人気のあるものの1つになっています。 Google Suiteは20億人以上のユーザーに到達しており、最も統合されているツールの1つです。 重要な機能が付属しているため、多くのビジネスに適しています。
• Microsoft Office 365 —MicrosoftにはWordの長い歴史があります。 これは、多くの人が使用する広大なスイートの一部です。 Googleドキュメントと同様に、すべての有益なコラボレーション機能が搭載されているため、あらゆるビジネスに最適です。
• Etherpad — Etherpadは、オープンソースの共同書き込みツールです。 ドキュメントの完全なプライバシーが必要な場合、これはあなたのためのソリューションです。 システムは自分でドキュメントをホストする必要があるため、長いセットアップ手順が必要になります。 それでも、ビジネスドキュメントを完全に管理するための最良の方法です。
• Dropbox Paper —Dropboxは優れた共同執筆ツールを提供します。 これを使用する理由の1つは、すべてのタイプのマルチメディアファイルの埋め込みのサポートです。 これは、公開後に記事がどのように表示されるかを確認するのに最適な方法です。 これは無料で、ツールのWebサイトのガイドは、ツールの機能が企業の社内タスクの合理化にどのように役立つかを示しています。
• Quip —すでにSalesforceを使用している場合は、Quipが適切なソリューションになる可能性があります。 このツールはプラットフォームと統合されているため、ドキュメントを1か所で簡単に処理できます。

結論

利用可能な共同執筆ツールの選択は、企業に多くのオプションを提供します。 それらを試して、どれがビジネスニーズに合うかを確認してください。 上記のヒントを使用して、適切な一致を見つけてください。 これは、社内の他のツールとうまく連携する最適なソリューションを選択するのに役立ちます。

利用可能な製品の価値を分析することを忘れないでください。 それらのほとんどは完全に無料であり、最終的な呼び出しを行う前にそれらをテストすることができます。