10 sfaturi pentru alegerea celor mai bune instrumente de scriere colaborativă

Sursa imaginii

Creșterea afacerii poate fi o provocare pentru companii. Deși extinderea este un pas mare, a rămâne pe această cale necesită acțiuni suplimentare. Înseamnă că trebuie să vă asigurați că creșterea internă se potrivește cu creșterea dvs. externă.

Ce inseamna asta?

Înseamnă să le oferi angajaților tăi instrumentele necesare pentru a excela în ceea ce fac. De exemplu, unul dintre cele mai importante elemente care diferențiază afacerile este conținutul de calitate. Pentru a-l produce, ai nevoie de oameni care să lucreze împreună. Instrumentele de scriere în colaborare pot facilita procesul și vă pot asigura că obțineți cele mai bune rezultate pentru afacerea dvs.

Acest articol explorează beneficiile utilizării acestor instrumente și oferă sfaturi despre alegerea celui potrivit pentru afacerea dvs. Continuați să citiți pentru a afla care sunt caracteristicile cheie de luat în considerare.

Beneficiile utilizării instrumentelor de scriere colaborativă

Fiecare companie lucrează cu documente într-un fel sau altul. O agenție de marketing creează conținut care este publicat online. Dezvoltatorii folosesc în mod activ documentația pentru a urmări progresul lor. Alte echipe care lucrează la întrebările de testare ale utilizatorilor colaborează pentru a naviga corect într-un test.

Afacerile care optează pentru instrumentele potrivite pot organiza bine toate procesele de documentare. Beneficiile sunt:

• Productivitate mai bună — Angajații pot lucra împreună la proiecte și pot lucra mai mult în același timp. Această viteză duce la o productivitate mai bună, deoarece instrumentul este accesibil de pe orice platformă.
• Colaborare fără efort — Toate datele sunt în cloud. Cei care lucrează la un document pot păstra în el toată comunicarea legată de document. Întregul proces de colaborare este mai simplu, deoarece totul este necesar într-un singur loc.
• Costuri reduse — A face mai multe lucruri în același timp înseamnă mai puține costuri. Membrii echipei tale vor fi mai eficienți, deoarece nu trebuie să meargă înainte și înapoi.

Având în vedere asta, este evident cât de benefice sunt instrumentele de scriere colaborativă. Iată cum să-l alegi pe cel mai bun pentru tine.

Care sunt lucrurile cheie de luat în considerare

Abordarea cu atenție a unui produs nou vă va ajuta să economisiți timp și bani. De exemplu, nu va trebui să treceți la un alt instrument atunci când compania dvs. devine mai mare.

Acordați atenție următoarelor lucruri dacă doriți să vă asigurați că faceți alegerea potrivită pentru afacerea dvs.

1. Fiabilitate

Cea mai importantă caracteristică de luat în considerare este fiabilitatea. Majoritatea instrumentelor de scriere colaborativă sunt în cloud. Care este timpul lor de funcționare? Sunt disponibile în orice moment? Dacă sistemul se defectează, cât timp durează să revină?

Alegeți un instrument care oferă cea mai mare fiabilitate. Chiar și companii gigantice precum Google cad victimele întreruperilor. Dacă aruncați o privire la istoricul timpului său de funcționare, veți vedea că întreruperile apar doar o dată la două luni, dar reveniți online în decurs de o oră în majoritatea cazurilor.

Dacă întreruperile apar în mod constant, este mai bine să optați pentru un alt furnizor. Întrucât prea mult timp nefuncțional va cauza mai multe probleme decât beneficii.

2. Partajare simplă

Poți partaja documentul cu prietenii tăi cu un clic sau două? A face pași inutile nu poate decât să vă încetinească, iar optarea pentru un instrument care face posibilă doar câteva clicuri este soluția cea mai optimă.

Pe de altă parte, controlul accesului este crucial, în special pentru echipele care lucrează cu liber profesioniști. Nu este nevoie ca nimeni să aibă acces la documente. Odată ce colaborarea s-a încheiat, aveți nevoie de o modalitate simplă de a vă păstra din nou documentul privat.

3. Editare și control al versiunilor

Lucrul împreună la același document poate duce uneori la greșeli. Când mai multe persoane îl editează, pot șterge părți importante ale textului.

Un furnizor bun va accepta diverse opțiuni de editare.

De exemplu, modul de sugestie este o modalitate potrivită de a oferi editări fără a schimba efectiv structura textului. Când scriitorul original se uită la sugestie, le poate accepta sau respinge.

Pe de altă parte, dacă apare o neînțelegere și editorul șterge o parte a textului, controlul versiunii poate ajuta la anularea fiecărei modificări efectuate. Acest tip de caracteristică este utilă pentru colaborare. Nicio greșeală nu este stabilită în piatră, iar editarea sugestivă face colaborarea mult mai simplă.

Prin urmare, asigurați-vă că instrumentul pe care îl explorați acceptă aceste funcții.

4. Caracteristici de comunicare

Sursa imaginii

Când vine vorba de comunicare în instrumente de scriere, veți găsi că este asincronă și sincronă. Colaboratorii pot comunica lăsând comentarii despre părți ale textului. De asemenea, este posibil să aveți chat în timp real, atâta timp cât ambele părți sunt în document.

Comunicarea joacă un rol important în colaborare. Menține lucrurile simple și duce la mai puține neînțelegeri. Explorați ce fel de comunicare suportă instrumentul de scriere.

5. Colaborare simplă

Mai mulți membri ai echipei pot introduce documentele și le pot edita simultan? Procesul este lin sau apar unele tipuri de erori? Asigurați-vă că instrumentul pentru care optați permite mai mulți editori într-un document. Acest lucru va fi mai convenabil pentru echipele dvs., în primul rând dacă lucrează des pe documente lungi.

Cu o colaborare simplă la îndemână, scrierea unor postări de mai bună calitate va deveni o provocare mai mică. Toți membrii echipei vor putea să se alăture documentului și să adauge idei despre cum să îmbunătățească postarea următoare.

6. Opțiuni de export

Caracteristicile de colaborare sunt importante pentru echipele dvs. Cu toate acestea, trebuie să vă adaptați dacă utilizați documentație atunci când lucrați cu alte companii. Aceasta înseamnă că, dacă clientul dvs. are nevoie de un document PDF, trebuie să îl furnizați în acel format.

Instrumentele de scriere acceptă diverse formate de documente. Asigurați-vă că lista include cele mai frecvent utilizate. De exemplu, Google Docs acceptă formatele DOCX, ODT, RTF, PDF, TXT, HTML și EPUB. Cu atâta varietate, poți fi sigur că vei îndeplini întotdeauna așteptările clienților tăi.

7. Prețuri

Găsirea celei mai bune valori va depinde de prețul instrumentelor de scriere pe care intenționați să le utilizați. Veți găsi companii care oferă instrumente de scriere incredibile gratuit. Giganți precum Microsoft, Dropbox și Google oferă o mulțime de valoare. Încep să taxeze pentru suite de alte instrumente care oferă o soluție completă pentru echipele tale interne.

Comparați planurile și caracteristicile pe care le oferă pentru a găsi cea mai potrivită pentru afacerea dvs.

8. Integrare

Orice instrument pe care îl încorporezi în afacerea ta va face diferența pentru angajații tăi. Cu toate acestea, a fi strategic dă roade pe termen lung. În acest context, asta înseamnă să alegeți un instrument de scriere care să se joace bine cu ceilalți.

De exemplu, Wordable se integrează bine cu Google Docs. Dacă echipa dvs. creează conținut care trebuie publicat rapid, acest instrument vă va permite să faceți acest lucru cu câteva clicuri. Cu toate acestea, dacă alegeți un alt instrument de scriere, această integrare nu ar fi disponibilă.

Prin urmare, cercetați-vă despre integrările acceptate. Există numeroase instrumente pentru verificarea conținutului care se integrează cu unele dintre instrumentele de scriere colaborativă. Vezi care dintre ele acceptă cele mai multe integrări și optează pentru el.

Chiar dacă nu aveți nevoie de o integrare acum, este posibil să aveți nevoie de ea în viitor.

9. Scalabilitate

Nu în ultimul rând, scalabilitatea este un factor important de luat în considerare. Poate instrumentul pe care doriți să îl utilizați să se scaleze cu afacerea dvs.? Pe măsură ce creșteți, va crește și cererea de stocare, numărul de dosare și documente. Infrastructura cloud a mărcii are suficiente resurse pentru a vă satisface nevoile?

Dacă da, cum afectează scalarea prețurile? Instrumentul va rămâne accesibil? Există limite?

Pune toate aceste întrebări și găsește răspunsurile lor. Apoi puteți lua o decizie informată pentru afacerea dvs.

10. Compatibilitatea platformei

Vedeți dacă platforma acceptă diferite sisteme de operare. Membrii echipei pot accesa și edita documente din mers dacă există o aplicație mobilă disponibilă. Luați în considerare un instrument care acceptă Windows, iOS și Android.

Acest lucru este important pentru membrii echipei care sunt adesea pe teren. Ei pot ajuta cu colaborarea indiferent unde se află.

Ce instrumente să utilizați

Sursa imaginii

Spațiul instrumentelor de scriere este foarte competitiv. Nu este de mirare, deoarece milioane de companii folosesc documente zilnic. Dacă vă gândiți pe care să alegeți, iată câțiva furnizori de servicii care merită menționați.

• Google Docs — instrumentul de scriere Google a devenit unul dintre cele mai populare de acolo. Google Suite a ajuns la peste 2 miliarde de utilizatori și este unul dintre instrumentele cu cele mai multe integrări. Vine cu caracteristici importante, ceea ce îl face o opțiune potrivită pentru numeroase afaceri.
• Microsoft Office 365 — Microsoft are o istorie lungă cu Word. Face parte dintr-o suită vastă pe care o folosesc mulți oameni. La fel ca Google Docs, include toate funcțiile de colaborare benefice, făcându-l un plus excelent pentru orice afacere de acolo.
• Etherpad — Etherpad este un instrument de scriere colaborativă open-source. Dacă doriți confidențialitate completă a documentelor dvs., aceasta este o soluție pentru dvs. Sistemul necesită găzduirea documentelor pe cont propriu, așa că va necesita o procedură de configurare lungă. Totuși, este cel mai bun mod de a avea control complet asupra documentației dvs. de afaceri.
• Dropbox Paper — Dropbox oferă un instrument excelent de scriere colaborativă. Unul dintre motivele pentru a-l folosi este suportul pentru încorporarea tuturor tipurilor de fișiere multimedia. Este modalitatea perfectă de a vedea cum ar arăta un articol după publicare. Este gratuit, iar ghidurile de pe site-ul instrumentului arată modul în care funcțiile sale pot ajuta companiile să-și eficientizeze sarcinile interne.
• Quip — Dacă utilizați deja Salesforce, Quip ar putea fi o soluție bună pentru dvs. Instrumentul se integrează cu platforma, facilitând gestionarea documentației într-un singur loc.

Gânduri de încheiere

Selecția instrumentelor de scriere colaborativă disponibile oferă multe opțiuni pentru companii. Încercați-le pentru a vedea care se vor potrivi nevoilor dvs. de afaceri. Folosiți sfaturile de mai sus pentru a găsi potrivirea potrivită. Vă va ajuta să optați pentru cea mai optimă soluție care funcționează bine cu alte instrumente din compania dvs.

Nu uitați să analizați valoarea produselor disponibile. Cele mai multe dintre ele sunt complet gratuite, permițându-vă să le testați înainte de a efectua apelul final.