10 Tipps zur Auswahl der besten Tools für kollaboratives Schreiben

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Unternehmenswachstum kann für Unternehmen eine Herausforderung darstellen. Expansion ist zwar ein großer Schritt, aber um auf diesem Weg zu bleiben, sind zusätzliche Maßnahmen erforderlich. Das bedeutet, dass Sie sicherstellen müssen, dass das interne Wachstum Ihrem externen Wachstum entspricht.

Was bedeutet das?

Es bedeutet, Ihren Mitarbeitern die notwendigen Werkzeuge an die Hand zu geben, um bei dem, was sie tun, hervorragende Leistungen zu erbringen. Eines der wichtigsten Elemente, die Unternehmen von anderen abheben, sind beispielsweise qualitativ hochwertige Inhalte. Um es zu produzieren, braucht man Menschen, die zusammenarbeiten. Kollaborative Schreibwerkzeuge können den Prozess erleichtern und sicherstellen, dass Sie die besten Ergebnisse für Ihr Unternehmen erzielen.

Dieser Artikel untersucht die Vorteile der Verwendung dieser Tools und gibt Tipps zur Auswahl des richtigen Tools für Ihr Unternehmen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, was die wichtigsten Merkmale sind, die Sie berücksichtigen sollten.

Vorteile der Verwendung von kollaborativen Schreibwerkzeugen

Jedes Unternehmen arbeitet auf die eine oder andere Weise mit Dokumenten. Eine Marketingagentur erstellt Inhalte, die online veröffentlicht werden. Entwickler nutzen die Dokumentation aktiv, um ihren Fortschritt zu verfolgen. Andere Teams, die an Benutzertestfragen arbeiten, arbeiten zusammen, um einen Test richtig zu steuern.

Unternehmen, die sich für die richtigen Tools entscheiden, können alle Dokumentationsprozesse gut organisieren. Die Vorteile sind:

• Höhere Produktivität – Mitarbeiter können gemeinsam an Projekten arbeiten und in derselben Zeit mehr Arbeit erledigen. Diese Geschwindigkeit führt zu einer höheren Produktivität, da auf das Tool von jeder Plattform aus zugegriffen werden kann.
• Mühelose Zusammenarbeit – Alle Daten befinden sich in der Cloud. Diejenigen, die an einem Dokument arbeiten, können die gesamte dokumentbezogene Kommunikation darin aufbewahren. Der gesamte Zusammenarbeitsprozess ist einfacher, da sich alles Notwendige an einem Ort befindet.
• Reduzierte Kosten – Mehr Dinge in der gleichen Zeit zu erledigen, bedeutet weniger Kosten. Ihre Teammitglieder werden effizienter, da sie nicht hin und her gehen müssen.

Vor diesem Hintergrund ist es offensichtlich, wie vorteilhaft kollaborative Schreibwerkzeuge sind. Hier erfahren Sie, wie Sie das Beste für sich auswählen.

Was sind die wichtigsten Dinge zu beachten

Eine sorgfältige Herangehensweise an ein neues Produkt hilft Ihnen, Zeit und Geld zu sparen. Beispielsweise müssen Sie nicht auf ein anderes Tool umsteigen, wenn Ihr Unternehmen größer wird.

Achten Sie auf die folgenden Dinge, wenn Sie sicherstellen möchten, dass Sie die richtige Wahl für Ihr Unternehmen treffen.

1. Zuverlässigkeit

Das wichtigste zu berücksichtigende Merkmal ist die Zuverlässigkeit. Die Mehrheit der kollaborativen Schreibwerkzeuge befindet sich in der Cloud. Was ist ihre Betriebszeit? Sind sie jederzeit verfügbar? Wenn das System ausfällt, wie lange dauert es, bis es wieder hochfährt?

Wählen Sie ein Tool, das die größte Zuverlässigkeit bietet. Selbst große Unternehmen wie Google werden Opfer von Ausfällen. Wenn Sie sich den Verlauf der Betriebszeit ansehen, werden Sie feststellen, dass diese Ausfälle nur alle paar Monate auftreten, aber in den meisten Fällen innerhalb einer Stunde wieder online gehen.

Treten die Ausfälle regelmäßig auf, ist es besser, sich für einen anderen Anbieter zu entscheiden. Denn zu viele Ausfallzeiten verursachen mehr Probleme als Vorteile.

2. Einfaches Teilen

Können Sie Ihr Dokument mit ein oder zwei Klicks mit Ihren Freunden teilen? Unnötige Schritte können Sie nur verlangsamen, und die Entscheidung für ein Tool, das dies mit nur wenigen Klicks ermöglicht, ist die optimale Lösung.

Andererseits ist die Zugriffskontrolle entscheidend, insbesondere für Teams, die mit Freelancern arbeiten. Niemand muss Zugriff auf Dokumente haben. Sobald die Zusammenarbeit beendet ist, benötigen Sie eine einfache Möglichkeit, Ihr Dokument wieder privat zu halten.

3. Bearbeitung und Versionskontrolle

Die gemeinsame Arbeit an demselben Dokument kann manchmal zu Fehlern führen. Wenn mehrere Personen ihn bearbeiten, löschen sie möglicherweise wichtige Teile des Textes.

Ein guter Anbieter wird verschiedene Bearbeitungsmöglichkeiten unterstützen.

Der Vorschlagsmodus ist beispielsweise eine geeignete Möglichkeit, Bearbeitungen bereitzustellen, ohne die Struktur des Textes tatsächlich zu ändern. Wenn sich der ursprüngliche Autor den Vorschlag ansieht, kann er ihn annehmen oder ablehnen.

Wenn andererseits ein Missverständnis auftritt und der Redakteur einen Teil des Textes löscht, kann die Versionskontrolle helfen, jede vorgenommene Änderung rückgängig zu machen. Diese Art von Funktion ist nützlich für die Zusammenarbeit. Kein Fehler ist in Stein gemeißelt, und die suggestive Bearbeitung macht die Zusammenarbeit viel einfacher.

Stellen Sie daher sicher, dass das Tool, das Sie erkunden, diese Funktionen unterstützt.

4. Kommunikationsfunktionen

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Wenn es um die Kommunikation in Schreibwerkzeugen geht, werden Sie feststellen, dass sie asynchron und synchron ist. Mitarbeiter können kommunizieren, indem sie Kommentare zu Teilen des Textes hinterlassen. Außerdem ist es auch möglich, in Echtzeit zu chatten, solange sich beide Parteien im Dokument befinden.

Kommunikation spielt eine wichtige Rolle in der Zusammenarbeit. Das hält die Dinge übersichtlich und führt zu weniger Missverständnissen. Erkunden Sie, welche Art von Kommunikation das Schreibtool unterstützt.

5. Einfache Zusammenarbeit

Können mehrere Teammitglieder die Dokumente gleichzeitig eingeben und bearbeiten? Ist der Prozess reibungslos oder treten einige Arten von Fehlern auf? Stellen Sie sicher, dass das Tool, für das Sie sich entscheiden, mehrere Bearbeiter in einem Dokument zulässt. Das ist für Ihre Teams bequemer, vor allem, wenn sie häufig an langen Dokumenten arbeiten.

Mit der einfachen Zusammenarbeit wird das Schreiben von Beiträgen mit besserer Qualität zu einer kleineren Herausforderung. Alle Teammitglieder können dem Dokument beitreten und Ideen zur Verbesserung des nächsten Beitrags hinzufügen.

6. Exportoptionen

Funktionen für die Zusammenarbeit sind wichtig für Ihre Teams. Sie müssen sich jedoch anpassen, wenn Sie bei der Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen Dokumentation verwenden. Das heißt, wenn Ihr Kunde ein PDF-Dokument benötigt, müssen Sie es in diesem Format bereitstellen.

Schreibwerkzeuge unterstützen verschiedene Dokumentformate. Stellen Sie sicher, dass die Liste die am häufigsten verwendeten enthält. Beispielsweise unterstützt Google Docs die Formate DOCX, ODT, RTF, PDF, TXT, HTML und EPUB. Bei so viel Abwechslung können Sie sicher sein, dass Sie immer die Erwartungen Ihrer Kunden erfüllen.

7. Preise

Das Finden des besten Werts hängt von der Preisgestaltung der Schreibwerkzeuge ab, die Sie verwenden möchten. Sie werden Firmen finden, die unglaubliche Schreibwerkzeuge kostenlos anbieten. Giganten wie Microsoft, Dropbox und Google bieten viel Wert. Sie fangen an, Gebühren für Suiten anderer Tools zu erheben, die eine Komplettlösung für Ihre internen Teams bieten.

Vergleichen Sie die Pläne und die Funktionen, die sie bieten, um die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

8. Integration

Jedes Tool, das Sie in Ihr Unternehmen integrieren, wird für Ihre Mitarbeiter einen Unterschied machen. Strategisch vorzugehen zahlt sich jedoch auf lange Sicht aus. In diesem Zusammenhang bedeutet das, ein Schreibwerkzeug auszuwählen, das sich gut mit anderen verträgt.

Beispielsweise lässt sich Wordable gut in Google Docs integrieren. Wenn Ihr Team Inhalte erstellt, die schnell veröffentlicht werden müssen, können Sie dies mit diesem Tool mit ein paar Klicks erledigen. Wenn Sie jedoch ein anderes Schreibwerkzeug auswählen, wäre diese Integration nicht verfügbar.

Informieren Sie sich daher über unterstützte Integrationen. Es gibt zahlreiche Tools zur Inhaltsprüfung, die sich in einige der kollaborativen Schreibtools integrieren lassen. Sehen Sie, welche die meisten Integrationen unterstützt, und entscheiden Sie sich dafür.

Auch wenn Sie jetzt keine Integration benötigen, werden Sie sie möglicherweise in Zukunft benötigen.

9. Skalierbarkeit

Nicht zuletzt ist die Skalierbarkeit ein wichtiger Faktor, den es zu berücksichtigen gilt. Kann das Tool, das Sie verwenden möchten, mit Ihrem Unternehmen skalieren? Wenn Sie größer werden, steigt auch der Bedarf an Speicherplatz, Anzahl der Ordner und Dokumente. Verfügt die Cloud-Infrastruktur der Marke über genügend Ressourcen, um Ihre Anforderungen zu erfüllen?

Wenn ja, wie wirkt sich die Skalierung auf die Preisgestaltung aus? Bleibt das Tool bezahlbar? Gibt es Grenzen?

Stellen Sie all diese Fragen und finden Sie ihre Antworten. Sie können dann eine fundierte Entscheidung für Ihr Unternehmen treffen.

10. Plattformkompatibilität

Prüfen Sie, ob die Plattform verschiedene Betriebssysteme unterstützt. Teammitglieder können unterwegs auf Dokumente zugreifen und diese bearbeiten, wenn eine mobile App verfügbar ist. Ziehen Sie ein Tool in Betracht, das Windows, iOS und Android unterstützt.

Das ist wichtig für Teammitglieder, die oft im Außendienst sind. Sie können bei der Zusammenarbeit helfen, egal wo sie sich befinden.

Welche Tools zu verwenden sind

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Der Schreibgerätebereich ist sehr umkämpft. Kein Wunder, da Millionen von Unternehmen täglich Dokumente verwenden. Wenn Sie überlegen, welche Sie auswählen sollen, sind hier einige Dienstleister, die es wert sind, erwähnt zu werden.

• Google Docs — Das Schreibtool von Google hat sich zu einem der beliebtesten auf dem Markt entwickelt. Die Google Suite hat mehr als 2 Milliarden Nutzer erreicht und ist eines der Tools mit den meisten Integrationen. Es verfügt über wichtige Funktionen, die es zu einer geeigneten Option für zahlreiche Unternehmen machen.
• Microsoft Office 365 — Microsoft hat eine lange Geschichte mit seinem Word. Es ist ein Teil einer riesigen Suite, die viele Leute benutzen. Wie Google Docs enthält es alle nützlichen Funktionen für die Zusammenarbeit, was es zu einer großartigen Ergänzung für jedes Unternehmen da draußen macht.
• Etherpad — Etherpad ist ein kollaboratives Open-Source-Schreibtool. Wenn Sie vollständige Privatsphäre für Ihre Dokumente wünschen, ist dies eine Lösung für Sie. Das System erfordert, dass Sie die Dokumente selbst hosten, daher ist ein langwieriger Einrichtungsvorgang erforderlich. Dennoch ist es der beste Weg, um die vollständige Kontrolle über Ihre Geschäftsdokumentation zu haben.
• Dropbox Paper – Dropbox bietet ein großartiges Tool zum gemeinsamen Schreiben. Einer der Gründe für die Verwendung ist die Unterstützung für das Einbetten aller Arten von Multimediadateien. Es ist der perfekte Weg, um zu sehen, wie ein Artikel nach der Veröffentlichung aussehen würde. Es ist kostenlos und die Leitfäden auf der Website des Tools zeigen, wie seine Funktionen Unternehmen dabei helfen können, ihre internen Aufgaben zu rationalisieren.
• Quip – Wenn Sie Salesforce bereits verwenden, ist Quip möglicherweise eine gute Lösung für Sie. Das Tool lässt sich in die Plattform integrieren, was die Handhabung der Dokumentation an einem Ort vereinfacht.

Abschließende Gedanken

Die Auswahl an verfügbaren kollaborativen Schreibwerkzeugen bietet viele Optionen für Unternehmen. Probieren Sie sie aus, um zu sehen, welche Ihren geschäftlichen Anforderungen entsprechen. Verwenden Sie die Tipps von oben, um die richtige Übereinstimmung zu finden. Es hilft Ihnen, sich für die optimale Lösung zu entscheiden, die gut mit anderen Tools in Ihrem Unternehmen zusammenarbeitet.

Vergessen Sie nicht, den Wert der verfügbaren Produkte zu analysieren. Die meisten von ihnen sind völlig kostenlos, sodass Sie sie testen können, bevor Sie den endgültigen Anruf tätigen.