10 dicas para escolher as melhores ferramentas de escrita colaborativa

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O crescimento dos negócios pode ser um desafio para as empresas. Embora a expansão seja um grande passo, permanecer nesse caminho requer ação adicional. Isso significa que você precisa garantir que o crescimento interno corresponda ao seu crescimento externo.

O que isto significa?

Significa dar aos seus funcionários as ferramentas necessárias para se destacarem no que fazem. Por exemplo, um dos elementos mais importantes que diferenciam as empresas é o conteúdo de qualidade. Para produzi-lo, você precisa que as pessoas trabalhem juntas. As ferramentas de escrita colaborativa podem facilitar o processo e garantir que você obtenha os melhores resultados para o seu negócio.

Este artigo explora os benefícios de usar essas ferramentas e fornece dicas sobre como escolher a certa para o seu negócio. Continue lendo para saber quais são os principais recursos a serem considerados.

Benefícios de usar ferramentas de escrita colaborativa

Toda empresa trabalha com documentos de uma forma ou de outra. Uma agência de marketing cria conteúdo que é publicado online. Os desenvolvedores usam ativamente a documentação para acompanhar seu progresso. Outras equipes que trabalham em questões de teste de usuário colaboram para navegar em um teste corretamente.

As empresas que optam pelas ferramentas certas podem deixar todos os processos de documentação bem organizados. Os benefícios são:

• Melhor produtividade — Os funcionários podem trabalhar em conjunto em projetos e realizar mais trabalhos no mesmo período de tempo. Essa velocidade leva a uma melhor produtividade, pois a ferramenta pode ser acessada de qualquer plataforma.
• Colaboração sem esforço — Todos os dados estão na nuvem. Aqueles que trabalham em um documento podem manter toda a comunicação relacionada ao documento nele. Todo o processo de colaboração é mais simples, pois tudo o que é necessário está em um só lugar.
• Custos reduzidos — Fazer mais coisas no mesmo tempo significa menos custos. Os membros da sua equipe serão mais eficientes, pois não precisam ir e voltar.

Com isso em mente, é óbvio como as ferramentas de escrita colaborativa são benéficas. Veja como escolher o melhor para você.

Quais são as principais coisas a considerar

Aproximar-se cuidadosamente de um novo produto ajudará você a economizar tempo e dinheiro. Por exemplo, você não precisará mudar para outra ferramenta quando sua empresa crescer.

Preste atenção nos itens a seguir se quiser garantir que está fazendo a escolha certa para o seu negócio.

1. Confiabilidade

A característica mais importante a considerar é a confiabilidade. A maioria das ferramentas de escrita colaborativa está na nuvem. Qual é o tempo de atividade deles? Estão sempre disponíveis? Se o sistema cair, quanto tempo leva para voltar a funcionar?

Escolha uma ferramenta que ofereça mais confiabilidade. Mesmo empresas gigantes como o Google são vítimas de interrupções. Se você der uma olhada no histórico de seu tempo de atividade, verá que essas interrupções ocorrem apenas uma vez a cada dois meses, mas voltam a ficar on-line em uma hora na maioria dos casos.

Se as interrupções ocorrerem de forma consistente, é melhor optar por um provedor diferente. Como muito tempo de inatividade causará mais problemas do que benefícios.

2. Compartilhamento direto

Você pode compartilhar seu documento com seus amigos em um clique ou dois? Tomar medidas desnecessárias só pode atrasá-lo, e optar por uma ferramenta que possibilite isso em apenas alguns cliques é a solução mais ideal.

Por outro lado, o controle de acesso é crucial, principalmente para equipes que trabalham com freelancers. Não há necessidade de ninguém ter acesso aos documentos. Quando a colaboração terminar, você precisa de uma maneira simples de manter seu documento privado novamente.

3. Edição e controle de versão

Trabalhar juntos no mesmo documento às vezes pode levar a erros. Quando várias pessoas o editam, elas podem excluir partes importantes do texto.

Um bom provedor oferecerá suporte a várias opções de edição.

Por exemplo, o modo de sugestão é uma maneira adequada de fornecer edições sem alterar a estrutura do texto. Quando o escritor original analisa a sugestão, ele pode aceitá-la ou rejeitá-la.

Por outro lado, se ocorrer algum mal-entendido e o editor excluir parte do texto, o controle de versão pode ajudar a reverter todas as alterações feitas. Esse tipo de recurso é útil para colaboração. Nenhum erro é definitivo, e a edição sugestiva torna a colaboração muito mais simples.

Portanto, verifique se a ferramenta que você está explorando oferece suporte a esses recursos.

4. Recursos de comunicação

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Quando se trata de comunicação em ferramentas de escrita, você achará assíncrona e síncrona. Os colaboradores podem se comunicar deixando comentários sobre partes do texto. Além disso, também é possível conversar em tempo real, desde que ambas as partes estejam no documento.

A comunicação desempenha um papel importante na colaboração. Mantém as coisas simples e leva a menos mal-entendidos. Explore que tipo de comunicação a ferramenta de escrita suporta.

5. Colaboração Simples

Vários membros da equipe podem inserir os documentos e editá-los simultaneamente? O processo é tranquilo ou aparecem alguns tipos de bugs? Certifique-se de que a ferramenta escolhida permite vários editores em um documento. Isso será mais conveniente para suas equipes, principalmente se elas trabalharem em documentos longos com frequência.

Com a colaboração simples em mãos, escrever posts de melhor qualidade se tornará um desafio menor. Todos os membros da equipe poderão participar do documento e adicionar ideias de como melhorar o próximo post.

6. Opções de exportação

Os recursos de colaboração são importantes para suas equipes. No entanto, você precisa se adaptar se estiver usando documentação ao trabalhar com outras empresas. Isso significa que se o seu cliente precisar de um documento PDF, você precisará fornecê-lo nesse formato.

As ferramentas de escrita suportam vários formatos de documentos. Certifique-se de que a lista inclui os mais usados. Por exemplo, o Google Docs é compatível com os formatos DOCX, ODT, RTF, PDF, TXT, HTML e EPUB. Com tanta variedade, você pode ter certeza de que sempre atenderá às expectativas de seus clientes.

7. Preços

Encontrar o melhor valor dependerá do preço das ferramentas de escrita que você planeja usar. Você encontrará empresas que oferecem ferramentas de escrita incríveis gratuitamente. Gigantes como Microsoft, Dropbox e Google fornecem muito valor. Eles começam a cobrar por suítes de outras ferramentas que oferecem uma solução completa para suas equipes internas.

Compare os planos e os recursos que eles fornecem para encontrar o melhor ajuste para o seu negócio.

8. Integração

Qualquer ferramenta que você incorporar em seu negócio fará a diferença para seus funcionários. No entanto, ser estratégico compensa a longo prazo. Nesse contexto, isso significa escolher uma ferramenta de escrita que funcione bem com os outros.

Por exemplo, o Wordable se integra bem ao Google Docs. Se sua equipe está criando conteúdo que precisa ser publicado rapidamente, essa ferramenta permitirá que você faça isso com alguns cliques. No entanto, se você escolher uma ferramenta de escrita diferente, essa integração não estará disponível.

Portanto, faça sua pesquisa sobre integrações suportadas. Existem inúmeras ferramentas para verificação de conteúdo que se integram a algumas das ferramentas de escrita colaborativa. Veja qual suporta mais integrações e opte por ela.

Mesmo que você não precise de uma integração agora, poderá precisar dela no futuro.

9. Escalabilidade

Por último, mas não menos importante, a escalabilidade é um fator importante a ser considerado. A ferramenta que você deseja usar pode ser dimensionada com o seu negócio? À medida que você cresce, aumenta também a demanda por armazenamento, número de pastas e documentos. A infraestrutura de nuvem da marca possui recursos suficientes para atender às suas necessidades?

Em caso afirmativo, como o dimensionamento afeta os preços? A ferramenta permanecerá acessível? Existem limites?

Faça todas essas perguntas e encontre suas respostas. Você pode então tomar uma decisão informada para o seu negócio.

10. Compatibilidade da Plataforma

Veja se a plataforma suporta diferentes sistemas operacionais. Os membros da equipe podem acessar e editar documentos em movimento se houver um aplicativo móvel disponível. Considere uma ferramenta que suporte Windows, iOS e Android.

Isso é importante para os membros da equipe que estão frequentemente em campo. Eles podem ajudar com a colaboração, não importa onde estejam.

Quais ferramentas usar

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O espaço da ferramenta de escrita é muito competitivo. Não é de admirar, já que milhões de empresas usam documentos diariamente. Se você está pensando em qual escolher, aqui estão alguns provedores de serviços que valem a pena mencionar.

• Google Docs — a ferramenta de escrita do Google se tornou uma das mais populares por aí. O Google Suite atingiu mais de 2 bilhões de usuários e é uma das ferramentas com mais integrações. Ele vem com recursos importantes, tornando-o uma opção adequada para inúmeras empresas.
• Microsoft Office 365 — A Microsoft tem uma longa história com o Word. É parte de uma vasta suíte que muitas pessoas usam. Assim como o Google Docs, ele inclui todos os recursos benéficos de colaboração, tornando-o um ótimo complemento para qualquer empresa.
• Etherpad — Etherpad é uma ferramenta de escrita colaborativa de código aberto. Se pretende total privacidade dos seus documentos, esta é a solução para si. O sistema requer hospedar os documentos por conta própria, portanto, exigirá um longo procedimento de configuração. Ainda assim, é a melhor maneira de ter controle total sobre a documentação da sua empresa.
• Dropbox Paper — O Dropbox oferece uma ótima ferramenta de escrita colaborativa. Uma das razões para usá-lo é o suporte para incorporar todos os tipos de arquivos multimídia. É a maneira perfeita de ver como um artigo ficaria após a publicação. É gratuito e os guias no site da ferramenta mostram como seus recursos podem ajudar as empresas a otimizar suas tarefas internas.
• Quip — Se você já usa o Salesforce, o Quip pode ser uma boa solução para você. A ferramenta se integra à plataforma, facilitando o manuseio da documentação em um só lugar.

Considerações finais

A seleção de ferramentas de escrita colaborativa disponíveis oferece muitas opções para as empresas. Experimente-os para ver quais se adequam às suas necessidades de negócios. Use as dicas acima para encontrar a combinação certa. Isso o ajudará a escolher a solução ideal que funcione bem com outras ferramentas da sua empresa.

Não se esqueça de analisar o valor dos produtos disponíveis. A maioria deles é totalmente gratuita, permitindo que você os teste antes de fazer a chamada final.