选择最佳协作写作工具的 10 个技巧

图片来源

业务增长对公司来说可能具有挑战性。 虽然扩张是一大步，但保持在这条道路上需要额外的行动。 这意味着您需要确保内部增长与外部增长相匹配。

这是什么意思？

这意味着为您的员工提供必要的工具，让他们在工作中脱颖而出。 例如，使企业与众不同的最重要因素之一是优质内容。 要生产它，你需要人们一起工作。 协作写作工具可以促进这一过程，并确保您为您的业务获得最佳结果。

本文探讨了使用这些工具的好处，并提供了为您的业务选择合适工具的技巧。 继续阅读以了解需要考虑的关键功能。

使用协作写作工具的好处

每家公司都以一种或另一种方式处理文件。 营销机构创建在线发布的内容。 开发人员积极使用文档来跟踪他们的进度。 处理用户测试问题的其他团队协作以正确导航测试。

选择正确工具的企业可以使所有文档流程井井有条。 好处是：

• 更高的生产力——员工可以共同开展项目并在相同的时间内完成更多的工作。 这种速度可以提高生产力，因为该工具可以从任何平台访问。
• 轻松协作——所有数据都在云端。 那些处理文档的人可以将所有与文档相关的通信保存在其中。 整个协作过程更加直接，因为所需的一切都在一个地方。
• 降低成本——在相同的时间内完成更多的事情意味着更少的成本。 您的团队成员将更有效率，因为他们不必来回走动。

考虑到这一点，协作写作工具的好处显而易见。 以下是如何为您挑选最好的。

需要考虑的关键事项是什么

仔细接触新产品将帮助您节省时间和金钱。 例如，当您的公司变大时，您不必切换到其他工具。

如果您想确保为您的业务做出正确的选择，请注意以下事项。

1. 可靠性

要考虑的最重要的特征是可靠性。 大多数协作写作工具都在云端。 他们的正常运行时间是多少？ 它们是否随时可用？ 如果系统出现故障，需要多长时间才能恢复？

选择最可靠的工具。 即使是像谷歌这样的大公司也会成为停电的受害者。 如果您查看其正常运行时间的历史记录，您会发现这些中断每隔几个月才会发生一次，但在大多数情况下会在一小时内恢复在线。

如果中断持续发生，最好选择不同的提供商。 因为过多的停机时间会带来更多的麻烦而不是好处。

2. 直截了当的分享

您可以单击或单击两次与您的朋友分享您的文档吗？ 采取不必要的步骤只会减慢您的速度，选择只需点击几下即可实现的工具是最佳解决方案。

另一方面，访问控制至关重要，尤其是对于与自由职业者合作的团队。 任何人都无需访问文档。 协作结束后，您需要一种简单的方法再次将文档保密。

3. 编辑和版本控制

一起处理同一个文档有时会导致错误。 当多人编辑它时，他们可能会删除文本的重要部分。

一个好的提供者将支持各种编辑选项。

例如，建议模式是一种在不实际更改文本结构的情况下提供编辑的合适方式。 当原作者查看建议时，他们可以接受或拒绝。

另一方面，如果发生一些误解，编辑器删除了部分文本，版本控制可以帮助回滚所做的每一个更改。 这种功能对于协作很有用。 没有错误是一成不变的，提示性的编辑使协作变得更加简单。

因此，请确保您正在探索的工具支持这些功能。

4. 通讯功能

图片来源

说到编写工具中的通信，你会发现它是异步和同步的。 协作者可以通过对部分文本发表评论来进行交流。 此外，只要双方都在文档中，也可以进行实时聊天。

沟通在协作中起着重要的作用。 它使事情变得简单明了，并减少了误解。 探索书写工具支持的通信类型。

5. 简单的协作

多个团队成员可以同时输入文档并进行编辑吗？ 过程是否顺利，或是否出现某些类型的错误？ 确保您选择的工具允许文档中有多个编辑器。 这对您的团队来说会更方便，主要是如果他们经常处理长文档。

通过手头的简单协作，编写质量更好的帖子将成为一个较小的挑战。 所有团队成员都可以加入该文档并就如何改进下一篇文章添加想法。

6. 导出选项

协作功能对您的团队很重要。 但是，如果您在与其他公司合作时使用文档，则需要进行调整。 这意味着如果您的客户需要 PDF 文档，您需要以该格式提供。

书写工具支持各种文档格式。 确保列表包括最常用的列表。 例如，Google Docs 支持 DOCX、ODT、RTF、PDF、TXT、HTML 和 EPUB 格式。 种类繁多，您可以放心，您将始终满足客户的期望。

7. 定价

找到最佳价值将取决于您计划使用的书写工具的定价。 您会发现一些公司免费提供令人难以置信的写作工具。 微软、Dropbox 和谷歌等巨头提供了很多价值。 他们开始为为您的内部团队提供完整解决方案的其他工具套件收费。

比较它们提供的计划和功能，以找到最适合您业务的计划。

8. 整合

您在业务中采用的任何工具都会对您的员工产生影响。 然而，从长远来看，具有战略意义是有回报的。 在这种情况下，这意味着选择一种与他人相处融洽的写作工具。

例如，Wordable 与 Google Docs 集成得很好。 如果您的团队正在创建需要快速发布的内容，此工具将使您只需单击几下即可完成。 但是，如果您选择不同的书写工具，则此集成将不可用。

因此，请对支持的集成进行研究。 有许多与一些协作写作工具集成的内容检查工具。 查看哪一个支持最多的集成并选择它。

即使您现在不需要集成，将来也可能需要它。

9. 可扩展性

最后但并非最不重要的一点是，可扩展性是一个需要考虑的重要因素。 您想使用的工具能否与您的业务一起扩展？ 随着您变得越来越大，对存储、文件夹数量和文档的需求也会越来越大。 品牌的云基础设施是否有足够的资源满足您的需求？

如果是这样，缩放如何影响定价？ 该工具是否仍然可以负担得起？ 有什么限制吗？

提出所有这些问题并找到答案。 然后，您可以为您的业务做出明智的决定。

10. 平台兼容性

查看平台是否支持不同的操作系统。 如果有可用的移动应用程序，团队成员可以随时随地访问和编辑文档。 考虑一个支持 Windows、iOS 和 Android 的工具。

这对于经常在现场的团队成员来说很重要。 无论身在何处，他们都可以帮助协作。

使用哪些工具

图片来源

书写工具空间非常有竞争力。 难怪有数百万企业每天都在使用文档。 如果您正在考虑选择哪个，这里有一些值得一提的服务提供商。

• 谷歌文档——谷歌的写作工具已经成为最流行的工具之一。 Google Suite 的用户已超过 20 亿，是集成度最高的工具之一。 它具有重要功能，使其成为众多企业的合适选择。
• Microsoft Office 365 — Microsoft 的 Word 历史悠久。 它是许多人使用的庞大套件的一部分。 与 Google Docs 一样，它包含所有有益的协作功能，使其成为任何业务的绝佳补充。
• Etherpad — Etherpad 是一种开源协作写作工具。 如果您想要文档的完全隐私，这是您的解决方案。 该系统需要您自己托管文档，因此需要一个冗长的设置过程。 尽管如此，它仍然是完全控制您的业务文档的最佳方式。
• Dropbox Paper — Dropbox 提供了出色的协作写作工具。 使用它的原因之一是支持嵌入所有类型的多媒体文件。 这是查看文章发布后的外观的完美方式。 它是免费的，该工具网站上的指南展示了它的功能如何帮助企业简化其内部任务。
• Quip — 如果您已经在使用 Salesforce，Quip 可能是一个很好的解决方案。 该工具与平台集成，可以更轻松地在一个地方处理文档。

结论性想法

可用的协作写作工具的选择为企业提供了许多选择。 试一试，看看哪些适合您的业务需求。 使用上面的提示找到正确的匹配项。 它将帮助您选择最适合您公司中其他工具的最佳解决方案。

不要忘记分析可用产品的价值。 它们中的大多数是完全免费的，允许您在进行最终调用之前对其进行测试。