10 เคล็ดลับในการเลือกเครื่องมือเขียนการทำงานร่วมกันที่ดีที่สุด

ที่มาของภาพ

การเติบโตของธุรกิจอาจเป็นสิ่งที่ท้าทายสำหรับบริษัท ในขณะที่การขยายเป็นก้าวใหญ่ การอยู่บนเส้นทางนั้นต้องมีการดำเนินการเพิ่มเติม หมายความว่าคุณต้องแน่ใจว่าการเติบโตภายในตรงกับการเติบโตภายนอกของคุณ

สิ่งนี้หมายความว่า?

หมายถึงการให้พนักงานของคุณมีเครื่องมือที่จำเป็นเพื่อให้พวกเขาทำผลงานได้อย่างยอดเยี่ยม ตัวอย่างเช่น องค์ประกอบที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งที่ทำให้ธุรกิจแตกต่างคือเนื้อหาที่มีคุณภาพ ในการผลิตคุณต้องมีผู้คนทำงานร่วมกัน เครื่องมือการเขียนแบบร่วมมือสามารถอำนวยความสะดวกในกระบวนการและช่วยให้คุณได้รับผลลัพธ์ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ

บทความนี้สำรวจประโยชน์ของการใช้เครื่องมือเหล่านี้และให้คำแนะนำในการเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ อ่านต่อเพื่อเรียนรู้ว่าคุณลักษณะหลักที่ควรพิจารณาคืออะไร

ประโยชน์ของการใช้เครื่องมือการเขียนร่วมกัน

ทุกบริษัททำงานกับเอกสารไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง เอเจนซี่การตลาดสร้างเนื้อหาที่เผยแพร่ทางออนไลน์ นักพัฒนาใช้เอกสารเพื่อติดตามความคืบหน้าอย่างจริงจัง ทีมอื่นๆ ที่ทำงานเกี่ยวกับคำถามในการทดสอบผู้ใช้จะทำงานร่วมกันเพื่อสำรวจการทดสอบอย่างถูกต้อง

ธุรกิจที่เลือกใช้เครื่องมือที่เหมาะสมสามารถทำให้กระบวนการเอกสารทั้งหมดมีระเบียบ ประโยชน์คือ:

• ประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้น — พนักงานสามารถทำงานร่วมกันในโครงการและทำงานได้มากขึ้นในระยะเวลาเท่ากัน ความเร็วนั้นนำไปสู่ประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้น เนื่องจากสามารถเข้าถึงเครื่องมือได้จากทุกแพลตฟอร์ม
• การทำงานร่วมกันอย่างง่ายดาย — ข้อมูลทั้งหมดอยู่ในระบบคลาวด์ ผู้ที่ทำงานกับเอกสารสามารถเก็บการสื่อสารเกี่ยวกับเอกสารทั้งหมดไว้ในนั้นได้ กระบวนการทำงานร่วมกันทั้งหมดนั้นตรงไปตรงมามากกว่า เนื่องจากทุกสิ่งที่จำเป็นอยู่ในที่เดียว
• ลดต้นทุน — การทำสิ่งต่าง ๆ ให้เสร็จมากขึ้นในระยะเวลาเท่ากันหมายถึงค่าใช้จ่ายที่น้อยลง สมาชิกในทีมของคุณจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น เนื่องจากพวกเขาไม่ต้องกลับไปกลับมา

เมื่อคำนึงถึงสิ่งนี้ จะเห็นได้ชัดว่าเครื่องมือการเขียนเชิงทำงานร่วมกันมีประโยชน์อย่างไร นี่คือวิธีการเลือกสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับคุณ

อะไรคือสิ่งสำคัญที่ต้องพิจารณา

การเข้าหาผลิตภัณฑ์ใหม่อย่างระมัดระวังจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาและเงิน ตัวอย่างเช่น คุณไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนไปใช้เครื่องมืออื่นเมื่อบริษัทของคุณเติบโตขึ้น

ให้ความสนใจกับสิ่งต่อไปนี้หากคุณต้องการให้แน่ใจว่าคุณกำลังเลือกสิ่งที่ถูกต้องสำหรับธุรกิจของคุณ

1. ความน่าเชื่อถือ

คุณลักษณะที่สำคัญที่สุดที่ต้องพิจารณาคือความน่าเชื่อถือ เครื่องมือเขียนการทำงานร่วมกันส่วนใหญ่อยู่ในระบบคลาวด์ เวลาทำงานของพวกเขาคืออะไร? สามารถใช้ได้ตลอดเวลาหรือไม่? หากระบบล่ม ใช้เวลานานเท่าใดจึงจะกลับมาขึ้นใหม่?

เลือกเครื่องมือที่ให้ความน่าเชื่อถือสูงสุด แม้แต่บริษัทยักษ์ใหญ่อย่าง Google ก็ตกเป็นเหยื่อของการหยุดทำงาน หากคุณดูประวัติความพร้อมใช้งาน คุณจะเห็นการหยุดชะงักดังกล่าวเกิดขึ้นเพียงครั้งเดียวทุกๆ สองสามเดือน แต่ส่วนใหญ่จะกลับมาออนไลน์ภายในหนึ่งชั่วโมง

หากไฟดับอย่างต่อเนื่อง ทางที่ดีควรเลือกใช้ผู้ให้บริการรายอื่น เนื่องจากการหยุดทำงานมากเกินไปจะทำให้เกิดปัญหามากกว่าผลประโยชน์

2. การแบ่งปันอย่างตรงไปตรงมา

คุณสามารถแบ่งปันเอกสารของคุณกับเพื่อน ๆ ในคลิกเดียวได้หรือไม่? การทำตามขั้นตอนที่ไม่จำเป็นอาจทำให้คุณช้าลงเท่านั้น และการเลือกใช้เครื่องมือที่ทำให้เป็นไปได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้งเป็นวิธีแก้ปัญหาที่เหมาะสมที่สุด

ในทางกลับกัน การควบคุมการเข้าใช้มีความสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับทีมที่ทำงานกับนักแปลอิสระ ไม่จำเป็นต้องให้ใครเข้าถึงเอกสาร เมื่อการทำงานร่วมกันสิ้นสุดลง คุณต้องมีวิธีง่ายๆ ในการทำให้เอกสารของคุณเป็นส่วนตัวอีกครั้ง

3. การแก้ไขและการควบคุมเวอร์ชัน

การทำงานร่วมกันในเอกสารเดียวกันบางครั้งอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้ เมื่อมีคนแก้ไขหลายคน พวกเขาอาจลบส่วนสำคัญของข้อความออก

ผู้ให้บริการที่ดีจะสนับสนุนตัวเลือกการแก้ไขต่างๆ

ตัวอย่างเช่น โหมดการแนะนำเป็นวิธีที่เหมาะสมในการแก้ไขโดยไม่ต้องเปลี่ยนโครงสร้างของข้อความจริงๆ เมื่อผู้เขียนต้นฉบับดูข้อเสนอแนะ พวกเขาสามารถยอมรับหรือปฏิเสธได้

ในทางกลับกัน หากเกิดความเข้าใจผิดและเอดิเตอร์ลบส่วนของข้อความ การควบคุมเวอร์ชันสามารถช่วยย้อนกลับทุกการเปลี่ยนแปลงที่ทำ คุณลักษณะดังกล่าวมีประโยชน์สำหรับการทำงานร่วมกัน ไม่มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นจริง และการแก้ไขที่มีการชี้นำทำให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้นมาก

ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องมือที่คุณกำลังสำรวจรองรับคุณสมบัติเหล่านี้

4. คุณสมบัติการสื่อสาร

ที่มาของภาพ

เมื่อพูดถึงการสื่อสารในเครื่องมือการเขียน คุณจะพบว่าเป็นแบบอะซิงโครนัสและซิงโครนัส ผู้ทำงานร่วมกันสามารถสื่อสารโดยแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับส่วนต่างๆ ของข้อความ นอกจากนี้ยังสามารถสนทนาแบบเรียลไทม์ได้ตราบใดที่ทั้งสองฝ่ายอยู่ในเอกสาร

การสื่อสารมีบทบาทสำคัญในการทำงานร่วมกัน มันทำให้สิ่งต่าง ๆ ตรงไปตรงมาและนำไปสู่ความเข้าใจผิดน้อยลง สำรวจว่าเครื่องมือการเขียนสนับสนุนการสื่อสารประเภทใด

5. การทำงานร่วมกันอย่างง่าย

สมาชิกในทีมหลายคนสามารถป้อนเอกสารและแก้ไขพร้อมกันได้หรือไม่ กระบวนการนี้ราบรื่นหรือมีข้อบกพร่องบางประเภทหรือไม่? ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องมือที่คุณเลือกอนุญาตให้มีผู้แก้ไขหลายคนในเอกสาร ซึ่งจะสะดวกกว่าสำหรับทีมของคุณ โดยหลักแล้วหากพวกเขาทำงานกับเอกสารขนาดยาวบ่อยๆ

ด้วยการทำงานร่วมกันที่เรียบง่าย การเขียนโพสต์ที่มีคุณภาพดีขึ้นจะกลายเป็นความท้าทายที่น้อยลง สมาชิกในทีมทุกคนจะสามารถเข้าร่วมเอกสารและเพิ่มแนวคิดในการปรับปรุงโพสต์ถัดไปได้

6. ตัวเลือกการส่งออก

คุณลักษณะการทำงานร่วมกันมีความสำคัญสำหรับทีมของคุณ อย่างไรก็ตาม คุณต้องปรับตัวหากคุณใช้เอกสารประกอบเมื่อทำงานกับบริษัทอื่น ซึ่งหมายความว่าหากลูกค้าของคุณต้องการเอกสาร PDF คุณจะต้องจัดเตรียมเอกสารในรูปแบบนั้น

เครื่องมือการเขียนรองรับรูปแบบเอกสารต่างๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายการรวมถึงรายการที่ใช้บ่อยที่สุด ตัวอย่างเช่น Google เอกสารรองรับรูปแบบ DOCX, ODT, RTF, PDF, TXT, HTML และ EPUB ด้วยความหลากหลายมากมาย คุณสามารถมั่นใจได้ว่าคุณจะตอบสนองความคาดหวังของลูกค้าได้เสมอ

7. ราคา

การหาค่าที่ดีที่สุดจะขึ้นอยู่กับราคาของเครื่องมือการเขียนที่คุณวางแผนจะใช้ คุณจะพบว่าบริษัทต่างๆ เสนอเครื่องมือการเขียนที่ยอดเยี่ยมให้ฟรี ยักษ์ใหญ่อย่าง Microsoft, Dropbox และ Google ให้คุณค่ามากมาย พวกเขาเริ่มเรียกเก็บเงินสำหรับชุดเครื่องมืออื่นๆ ที่นำเสนอโซลูชันที่สมบูรณ์สำหรับทีมภายในของคุณ

เปรียบเทียบแผนและคุณสมบัติที่มีให้เพื่อค้นหาสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ

8. บูรณาการ

เครื่องมือใดๆ ที่คุณรวมไว้ในธุรกิจของคุณจะสร้างความแตกต่างให้กับพนักงานของคุณ อย่างไรก็ตามการเป็นกลยุทธ์ที่ดีในระยะยาว ในบริบทนี้ นั่นหมายถึงการเลือกเครื่องมือเขียนที่เข้ากับผู้อื่นได้ดี

ตัวอย่างเช่น Wordable สามารถทำงานร่วมกับ Google Docs ได้เป็นอย่างดี หากทีมของคุณกำลังสร้างเนื้อหาที่ต้องเผยแพร่อย่างรวดเร็ว เครื่องมือนี้จะช่วยให้คุณดำเนินการได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง อย่างไรก็ตาม หากคุณเลือกเครื่องมือการเขียนอื่น การผสานรวมนี้จะไม่สามารถใช้ได้

ดังนั้น ทำวิจัยของคุณเกี่ยวกับการรวมระบบที่รองรับ มีเครื่องมือมากมายสำหรับการตรวจสอบเนื้อหาที่รวมเข้ากับเครื่องมือการเขียนที่ทำงานร่วมกัน ดูว่าอันไหนรองรับการผสานรวมมากที่สุดและเลือกใช้

แม้ว่าคุณจะไม่ต้องการการผสานรวมในตอนนี้ แต่คุณอาจต้องการในอนาคต

9. ความสามารถในการปรับขนาด

สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด ความสามารถในการปรับขนาดเป็นปัจจัยสำคัญที่ต้องพิจารณา เครื่องมือที่คุณต้องการใช้มาตราส่วนกับธุรกิจของคุณได้ไหม เมื่อคุณเติบโตขึ้น ความต้องการพื้นที่จัดเก็บ จำนวนโฟลเดอร์ และเอกสารก็จะเพิ่มขึ้นเช่นกัน โครงสร้างพื้นฐานระบบคลาวด์ของแบรนด์มีทรัพยากรเพียงพอที่จะตอบสนองความต้องการของคุณหรือไม่?

หากเป็นเช่นนั้น การปรับขนาดจะส่งผลต่อราคาอย่างไร เครื่องมือจะยังคงมีราคาไม่แพงหรือไม่? มีข้อ จำกัด หรือไม่?

ถามคำถามเหล่านี้ทั้งหมดและค้นหาคำตอบ จากนั้นคุณสามารถทำการตัดสินใจอย่างมีข้อมูลสำหรับธุรกิจของคุณ

10. ความเข้ากันได้ของแพลตฟอร์ม

ดูว่าแพลตฟอร์มรองรับระบบปฏิบัติการที่แตกต่างกันหรือไม่ สมาชิกในทีมสามารถเข้าถึงและแก้ไขเอกสารได้ทุกที่ทุกเวลา หากมีแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ พิจารณาเครื่องมือที่รองรับ Windows, iOS และ Android

นั่นเป็นสิ่งสำคัญสำหรับสมาชิกในทีมที่มักจะอยู่ในสนาม พวกเขาสามารถช่วยในการทำงานร่วมกันได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ใด

เครื่องมือใดที่จะใช้

ที่มาของภาพ

พื้นที่เครื่องมือเขียนมีการแข่งขันสูง ไม่น่าแปลกใจเลยที่ธุรกิจนับล้านใช้เอกสารทุกวัน หากคุณกำลังคิดว่าจะเลือกผู้ให้บริการรายใด ต่อไปนี้คือผู้ให้บริการสองสามรายที่ควรค่าแก่การกล่าวถึง

• Google Docs — เครื่องมือเขียนของ Google ได้กลายเป็นเครื่องมือที่ได้รับความนิยมสูงสุด Google Suite มีผู้ใช้มากกว่า 2 พันล้านคนและเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่มีการผสานรวมมากที่สุด มาพร้อมกับคุณสมบัติที่สำคัญ ทำให้เป็นตัวเลือกที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจจำนวนมาก
• Microsoft Office 365 — Microsoft มีประวัติอันยาวนานกับ Word เป็นส่วนหนึ่งของชุดใหญ่ที่หลายคนใช้ เช่นเดียวกับ Google เอกสาร คุณลักษณะการทำงานร่วมกันที่เป็นประโยชน์ทั้งหมด ทำให้เป็นส่วนเสริมที่ยอดเยี่ยมสำหรับธุรกิจอื่นๆ
• Etherpad — Etherpad เป็นเครื่องมือเขียนการทำงานร่วมกันแบบโอเพนซอร์ส หากคุณต้องการความเป็นส่วนตัวโดยสมบูรณ์ของเอกสารของคุณ นี่คือวิธีแก้ปัญหาสำหรับคุณ ระบบต้องการโฮสต์เอกสารด้วยตัวเอง ดังนั้นจึงต้องมีขั้นตอนการตั้งค่าที่ยาวนาน ยังคงเป็นวิธีที่ดีที่สุดที่จะควบคุมเอกสารธุรกิจของคุณได้อย่างสมบูรณ์
• Dropbox Paper — Dropbox มอบเครื่องมือเขียนการทำงานร่วมกันที่ยอดเยี่ยม เหตุผลหนึ่งที่ใช้คือรองรับการฝังไฟล์มัลติมีเดียทุกประเภท เป็นวิธีที่สมบูรณ์แบบในการดูว่าบทความจะดูแลอย่างไรหลังจากเผยแพร่ ได้ฟรี และคำแนะนำในเว็บไซต์ของเครื่องมือจะแสดงให้เห็นว่าคุณลักษณะต่างๆ สามารถช่วยให้ธุรกิจปรับปรุงงานภายในของตนได้อย่างไร
• Quip — หากคุณใช้ Salesforce อยู่แล้ว Quip อาจเป็นทางออกที่ดีสำหรับคุณ เครื่องมือนี้ทำงานร่วมกับแพลตฟอร์ม ทำให้ง่ายต่อการจัดการเอกสารในที่เดียว

สรุปความคิด

การเลือกเครื่องมือการเขียนเพื่อการทำงานร่วมกันให้ตัวเลือกมากมายสำหรับธุรกิจ ลองใช้ดูว่าอันไหนที่เหมาะกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ ใช้เคล็ดลับจากด้านบนเพื่อค้นหารายการที่ตรงกัน จะช่วยให้คุณเลือกใช้โซลูชันที่เหมาะสมที่สุดซึ่งทำงานได้ดีกับเครื่องมืออื่นๆ ในบริษัทของคุณ

อย่าลืมวิเคราะห์มูลค่าของสินค้าที่มี ส่วนใหญ่ฟรีทั้งหมด ทำให้คุณสามารถทดสอบได้ก่อนทำการโทรครั้งสุดท้าย