최고의 공동 작문 도구를 선택하기 위한 10가지 팁

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기업의 비즈니스 성장은 어려울 수 있습니다. 확장은 큰 단계이지만 그 경로를 유지하려면 추가 조치가 필요합니다. 내적 성장이 외적 성장과 일치하는지 확인해야 한다는 의미입니다.

이것은 무엇을 의미 하는가?

직원들에게 그들이 하는 일에서 탁월한 능력을 발휘하는 데 필요한 도구를 제공하는 것을 의미합니다. 예를 들어, 비즈니스를 차별화하는 가장 중요한 요소 중 하나는 양질의 콘텐츠입니다. 그것을 생산하기 위해서는 함께 일하는 사람들이 필요합니다. 협업 작성 도구는 프로세스를 용이하게 하고 비즈니스를 위한 최상의 결과를 얻을 수 있도록 합니다.

이 문서에서는 이러한 도구를 사용할 때의 이점을 살펴보고 비즈니스에 적합한 도구를 선택하는 방법에 대한 팁을 제공합니다. 고려해야 할 주요 기능이 무엇인지 계속 읽으십시오.

공동 작문 도구 사용의 이점

모든 회사는 어떤 방식으로든 문서 작업을 합니다. 마케팅 대행사는 온라인에 게시되는 콘텐츠를 만듭니다. 개발자는 문서를 적극적으로 사용하여 진행 상황을 추적합니다. 사용자 테스트 질문에 대해 작업하는 다른 팀은 테스트를 올바르게 탐색하기 위해 협력합니다.

올바른 도구를 선택하는 기업은 모든 문서 프로세스를 잘 조직화할 수 있습니다. 이점은 다음과 같습니다.

• 생산성 향상 — 직원들은 공동으로 프로젝트를 진행하고 같은 시간에 더 많은 작업을 수행할 수 있습니다. 이 속도는 모든 플랫폼에서 도구에 액세스할 수 있으므로 생산성을 향상시킵니다.
• 손쉬운 협업 — 모든 데이터가 클라우드에 있습니다. 문서 작업을 하는 사람은 문서와 관련된 모든 커뮤니케이션을 문서에 보관할 수 있습니다. 필요한 모든 것이 한 곳에 있기 때문에 전체 협업 프로세스가 더 간단합니다.
• 비용 절감 — 같은 시간에 더 많은 작업을 수행하면 비용이 절감됩니다. 팀 구성원은 왔다 갔다 할 필요가 없으므로 더 효율적입니다.

이를 염두에 두고 협업 작성 도구가 얼마나 유용한지는 분명합니다. 가장 적합한 것을 선택하는 방법은 다음과 같습니다.

고려해야 할 주요 사항은 무엇입니까

신중하게 신제품에 접근하면 시간과 비용을 절약할 수 있습니다. 예를 들어 회사가 커질 때 다른 도구로 전환할 필요가 없습니다.

귀하의 비즈니스에 올바른 선택을 하고 싶다면 다음 사항에 주의하십시오.

1. 신뢰성

고려해야 할 가장 중요한 기능은 신뢰성입니다. 협업 작성 도구의 대부분은 클라우드에 있습니다. 가동 시간은 얼마입니까? 그들은 항상 사용할 수 있습니까? 시스템이 다운된 경우 다시 복구하는 데 얼마나 걸립니까?

가장 높은 신뢰성을 제공하는 도구를 선택하십시오. Google과 같은 거대 기업도 정전의 희생자가 됩니다. 가동 시간 기록을 살펴보면 이러한 가동 중단이 두어 달에 한 번만 발생하지만 대부분의 경우 한 시간 이내에 다시 온라인 상태로 돌아오는 것을 볼 수 있습니다.

중단이 지속적으로 발생하면 다른 공급자를 선택하는 것이 좋습니다. 가동 중지 시간이 너무 많으면 이점보다 문제가 더 많이 발생합니다.

2. 직관적인 공유

한두 번의 클릭으로 문서를 친구와 공유할 수 있습니까? 불필요한 단계를 수행하면 속도가 느려질 수 있으며, 몇 번의 클릭만으로 가능한 도구를 선택하는 것이 가장 최적의 솔루션입니다.

반면에, 특히 프리랜서와 함께 작업하는 팀의 경우 액세스 제어가 중요합니다. 누구든지 문서에 액세스할 필요가 없습니다. 협업이 끝나면 문서를 다시 비공개로 유지하는 간단한 방법이 필요합니다.

3. 편집 및 버전 관리

같은 문서에서 함께 작업하면 때때로 실수가 발생할 수 있습니다. 여러 사람이 편집할 때 텍스트의 중요한 부분을 삭제할 수 있습니다.

좋은 공급자는 다양한 편집 옵션을 지원합니다.

예를 들어, 제안 모드는 실제로 텍스트의 구조를 변경하지 않고 편집을 제공하는 적합한 방법입니다. 원저자가 제안을 보면 수락하거나 거부할 수 있습니다.

반면에 일부 오해가 발생하여 편집자가 텍스트의 일부를 삭제하는 경우 버전 제어를 통해 모든 변경 사항을 롤백할 수 있습니다. 이런 종류의 기능은 협업에 유용합니다. 실수는 없으며 암시적인 편집을 통해 협업이 훨씬 간편해집니다.

따라서 탐색 중인 도구가 이러한 기능을 지원하는지 확인하십시오.

4. 통신 기능

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작성 도구의 통신과 관련하여 비동기식 및 동기식임을 알게 될 것입니다. 공동 작업자는 텍스트의 일부에 대해 의견을 남김으로써 의사 소통할 수 있습니다. 또한 문서에 당사자가 있는 한 실시간 채팅도 가능합니다.

커뮤니케이션은 협업에서 중요한 역할을 합니다. 그것은 일을 간단하게 유지하고 더 적은 오해로 이어집니다. 쓰기 도구가 지원하는 커뮤니케이션의 종류를 탐색합니다.

5. 간단한 협업

여러 팀원이 문서를 입력하고 동시에 편집할 수 있습니까? 프로세스가 원활합니까, 아니면 일부 유형의 버그가 나타납니까? 선택한 도구가 문서의 여러 편집자를 허용하는지 확인하십시오. 주로 긴 문서를 자주 작업하는 경우 팀에 더 편리합니다.

간단한 협업을 통해 더 나은 품질의 게시물을 작성하는 것이 더 작은 도전이 될 것입니다. 모든 팀 구성원은 문서에 참여하고 다음 게시물을 개선하는 방법에 대한 아이디어를 추가할 수 있습니다.

6. 내보내기 옵션

협업 기능은 팀에 중요합니다. 그러나 다른 회사와 작업할 때 문서를 사용하는 경우 적응해야 합니다. 즉, 클라이언트에 PDF 문서가 필요한 경우 해당 형식으로 제공해야 합니다.

작성 도구는 다양한 문서 형식을 지원합니다. 목록에 가장 일반적으로 사용되는 항목이 포함되어 있는지 확인하십시오. 예를 들어 Google 문서도구는 DOCX, ODT, RTF, PDF, TXT, HTML 및 EPUB 형식을 지원합니다. 매우 다양하므로 항상 고객의 기대에 부응할 것이라는 확신을 가질 수 있습니다.

7. 가격

최고의 가치를 찾는 것은 사용하려는 쓰기 도구의 가격에 따라 다릅니다. 놀라운 쓰기 도구를 무료로 제공하는 회사를 찾을 수 있습니다. Microsoft, Dropbox 및 Google과 같은 거대 기업은 많은 가치를 제공합니다. 내부 팀을 위한 완벽한 솔루션을 제공하는 다른 도구 모음에 대해 요금을 청구하기 시작합니다.

플랜과 제공하는 기능을 비교하여 귀하의 비즈니스에 가장 적합한 것을 찾으십시오.

8. 통합

귀하의 비즈니스에 통합하는 모든 도구는 직원들에게 변화를 가져올 것입니다. 그러나 장기적으로 전략적인 대가를 치르게 됩니다. 이런 맥락에서, 그것은 다른 사람들과 잘 어울리는 쓰기 도구를 선택하는 것을 의미합니다.

예를 들어, Wordable은 Google 문서와 잘 통합됩니다. 팀에서 빠르게 게시해야 하는 콘텐츠를 만들고 있는 경우 이 도구를 사용하면 몇 번의 클릭만으로 이를 수행할 수 있습니다. 그러나 다른 쓰기 도구를 선택하면 이 통합을 사용할 수 없습니다.

따라서 지원되는 통합에 대해 조사하십시오. 일부 공동 작성 도구와 통합되는 내용 확인을 위한 수많은 도구가 있습니다. 어느 것이 가장 많은 통합을 지원하는지 확인하고 선택하십시오.

지금은 통합이 필요하지 않더라도 나중에 필요할 수 있습니다.

9. 확장성

마지막으로 확장성은 고려해야 할 중요한 요소입니다. 사용하려는 도구가 비즈니스와 함께 확장할 수 있습니까? 규모가 커질수록 스토리지, 폴더 수 및 문서에 대한 수요도 늘어납니다. 브랜드의 클라우드 인프라에 귀사의 요구 사항을 충족할 수 있는 충분한 리소스가 있습니까?

그렇다면 확장이 가격에 어떤 영향을 미칩니까? 이 도구는 계속 저렴합니까? 제한이 있습니까?

이 모든 질문을 하고 답을 찾으십시오. 그런 다음 비즈니스에 대한 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있습니다.

10. 플랫폼 호환성

플랫폼이 다른 운영 체제를 지원하는지 확인하십시오. 사용 가능한 모바일 앱이 있는 경우 팀 구성원은 이동 중에도 문서에 액세스하고 문서를 편집할 수 있습니다. Windows, iOS 및 Android를 지원하는 도구를 고려하십시오.

이는 현장에 자주 있는 팀원들에게 중요합니다. 그들은 어디에 있든 협업을 도울 수 있습니다.

사용할 도구

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쓰기 도구 공간은 매우 경쟁적입니다. 수백만 개의 기업이 매일 문서를 사용하기 때문에 놀라운 일이 아닙니다. 어떤 서비스를 선택해야 할지 고민 중이라면 언급할 가치가 있는 몇 가지 서비스 제공업체를 소개합니다.

• Google 문서도구 — Google의 작성 도구는 가장 인기 있는 도구 중 하나가 되었습니다. Google Suite는 20억 명 이상의 사용자에게 도달했으며 가장 많이 통합된 도구 중 하나입니다. 중요한 기능과 함께 제공되므로 수많은 비즈니스에 적합한 옵션입니다.
• Microsoft Office 365 — Microsoft는 Word에서 오랜 역사를 가지고 있습니다. 많은 사람들이 사용하는 광대한 제품군의 일부입니다. Google 문서도구와 마찬가지로 모든 유용한 공동작업 기능이 포함되어 있어 모든 비즈니스에 큰 도움이 됩니다.
• Etherpad — Etherpad는 오픈 소스 협업 작성 도구입니다. 문서의 완전한 개인 정보를 원하신다면 이것이 당신을 위한 솔루션입니다. 시스템에서 문서를 직접 호스팅해야 하므로 긴 설정 절차가 필요합니다. 그래도 비즈니스 문서를 완벽하게 제어할 수 있는 가장 좋은 방법입니다.
• Dropbox Paper — Dropbox는 훌륭한 협업 작성 도구를 제공합니다. 그것을 사용하는 이유 중 하나는 모든 유형의 멀티미디어 파일을 포함하는 지원입니다. 게시 후 기사가 어떻게 보일지 확인하는 완벽한 방법입니다. 무료이며 도구 웹사이트의 가이드는 기업이 사내 작업을 간소화하는 데 도구의 기능이 어떻게 도움이 되는지 보여줍니다.
• Quip — 이미 Salesforce를 사용하고 있다면 Quip이 좋은 솔루션이 될 수 있습니다. 이 도구는 플랫폼과 통합되어 한 곳에서 문서를 더 쉽게 처리할 수 있습니다.

결론

사용 가능한 협업 작성 도구를 선택하면 기업에 다양한 옵션이 제공됩니다. 어떤 것이 귀하의 비즈니스 요구 사항에 맞는지 확인하기 위해 사용해 보십시오. 위의 팁을 사용하여 올바른 일치 항목을 찾으십시오. 회사의 다른 도구와 잘 작동하는 가장 최적의 솔루션을 선택하는 데 도움이 됩니다.

사용 가능한 제품의 가치를 분석하는 것을 잊지 마십시오. 대부분은 완전 무료이므로 최종 통화를 하기 전에 테스트할 수 있습니다.