10 consigli per scegliere i migliori strumenti di scrittura collaborativa

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La crescita del business può essere difficile per le aziende. Sebbene l'espansione sia un grande passo avanti, rimanere su quel percorso richiede un'azione aggiuntiva. Significa che devi assicurarti che la crescita interna corrisponda alla tua crescita esterna.

Cosa significa questo?

Significa dare ai tuoi dipendenti gli strumenti necessari per eccellere in quello che fanno. Ad esempio, uno degli elementi più importanti che contraddistinguono le aziende è il contenuto di qualità. Per produrlo, hai bisogno di persone che lavorino insieme. Gli strumenti di scrittura collaborativa possono facilitare il processo e assicurarti di ottenere i migliori risultati per la tua attività.

Questo articolo esplora i vantaggi dell'utilizzo di questi strumenti e fornisce suggerimenti su come scegliere quello giusto per la tua attività. Continua a leggere per scoprire quali sono le caratteristiche chiave da considerare.

Vantaggi dell'utilizzo di strumenti di scrittura collaborativa

Ogni azienda lavora con i documenti in un modo o nell'altro. Un'agenzia di marketing crea contenuti che vengono pubblicati online. Gli sviluppatori utilizzano attivamente la documentazione per tenere traccia dei loro progressi. Altri team che lavorano su domande sui test degli utenti collaborano per navigare correttamente in un test.

Le aziende che optano per gli strumenti giusti possono organizzare bene tutti i processi di documentazione. I vantaggi sono:

• Migliore produttività: i dipendenti possono lavorare insieme su progetti e svolgere più lavoro nello stesso lasso di tempo. Tale velocità porta a una migliore produttività, poiché lo strumento è accessibile da qualsiasi piattaforma.
• Collaborazione senza sforzo: tutti i dati sono nel cloud. Chi lavora su un documento può conservarvi tutta la comunicazione relativa al documento. L'intero processo di collaborazione è più semplice, poiché tutto il necessario è in un unico posto.
• Costi ridotti: fare più cose nello stesso lasso di tempo significa ridurre i costi. I membri del tuo team saranno più efficienti, poiché non dovranno andare avanti e indietro.

Con questo in mente, è ovvio quanto siano utili gli strumenti di scrittura collaborativa. Ecco come scegliere quello migliore per te.

Quali sono le cose fondamentali da considerare

Avvicinarsi con attenzione a un nuovo prodotto ti aiuterà a risparmiare tempo e denaro. Ad esempio, non dovrai passare a un altro strumento quando la tua azienda crescerà.

Presta attenzione alle seguenti cose se vuoi assicurarti di fare la scelta giusta per la tua attività.

1. Affidabilità

La caratteristica più importante da considerare è l'affidabilità. La maggior parte degli strumenti di scrittura collaborativa sono nel cloud. Qual è il loro tempo di attività? Sono sempre disponibili? Se il sistema si arresta, quanto tempo ci vuole per riattivarsi?

Scegli uno strumento che offre la massima affidabilità. Anche aziende giganti come Google sono vittime di interruzioni. Se dai un'occhiata alla cronologia del suo tempo di attività, vedrai che tali interruzioni si verificano solo una volta ogni due mesi, ma nella maggior parte dei casi tornerai online entro un'ora.

Se le interruzioni si verificano costantemente, è meglio optare per un provider diverso. Poiché troppi tempi di inattività causeranno più problemi che benefici.

2. Condivisione semplice

Puoi condividere il tuo documento con i tuoi amici in uno o due clic? Fare passi inutili può solo rallentarti e optare per uno strumento che lo renda possibile in solo un paio di clic è la soluzione più ottimale.

D'altra parte, il controllo degli accessi è fondamentale, soprattutto per i team che lavorano con i liberi professionisti. Non c'è bisogno che nessuno abbia accesso ai documenti. Una volta terminata la collaborazione, è necessario un modo semplice per mantenere di nuovo privato il proprio documento.

3. Modifica e controllo della versione

Lavorare insieme sullo stesso documento a volte può portare a errori. Quando più persone lo modificano, potrebbero eliminare parti importanti del testo.

Un buon provider supporterà varie opzioni di modifica.

Ad esempio, la modalità di suggerimento è un modo adatto per fornire modifiche senza modificare effettivamente la struttura del testo. Quando lo scrittore originale esamina il suggerimento, può accettarlo o rifiutarlo.

D'altra parte, se si verifica un malinteso e l'editor elimina la parte del testo, il controllo della versione può aiutare a ripristinare ogni modifica apportata. Questo tipo di funzionalità è utile per la collaborazione. Nessun errore è scolpito nella pietra e il montaggio suggestivo rende la collaborazione molto più semplice.

Pertanto, assicurati che lo strumento che stai esplorando supporti queste funzionalità.

4. Funzionalità di comunicazione

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Quando si tratta di comunicazione negli strumenti di scrittura, scoprirai che è asincrona e sincrona. I collaboratori possono comunicare lasciando commenti su parti del testo. Inoltre, è anche possibile chattare in tempo reale purché entrambe le parti siano nel documento.

La comunicazione gioca un ruolo importante nella collaborazione. Mantiene le cose semplici e porta a meno incomprensioni. Esplora che tipo di comunicazione supporta lo strumento di scrittura.

5. Semplice collaborazione

Più membri del team possono inserire i documenti e modificarli contemporaneamente? Il processo è fluido o vengono visualizzati alcuni tipi di bug? Assicurati che lo strumento scelto consenta più editor in un documento. Sarà più conveniente per i tuoi team, principalmente se lavorano spesso su documenti lunghi.

Con una semplice collaborazione a portata di mano, scrivere post di qualità migliore diventerà una sfida minore. Tutti i membri del team potranno unirsi al documento e aggiungere idee su come migliorare il prossimo post.

6. Opzioni di esportazione

Le funzionalità di collaborazione sono importanti per i tuoi team. Tuttavia, è necessario adattarsi se si utilizza la documentazione quando si lavora con altre società. Ciò significa che se il tuo cliente ha bisogno di un documento PDF, devi fornirlo in quel formato.

Gli strumenti di scrittura supportano vari formati di documenti. Assicurati che l'elenco includa quelli più comunemente usati. Ad esempio, Google Docs supporta i formati DOCX, ODT, RTF, PDF, TXT, HTML ed EPUB. Con così tanta varietà, puoi essere certo che soddisferai sempre le aspettative dei tuoi clienti.

7. Prezzi

La ricerca del miglior rapporto qualità-prezzo dipenderà dal prezzo degli strumenti di scrittura che prevedi di utilizzare. Troverai aziende che offrono strumenti di scrittura incredibili gratuitamente. Giganti come Microsoft, Dropbox e Google offrono molto valore. Iniziano ad addebitare suite di altri strumenti che offrono una soluzione completa per i tuoi team interni.

Confronta i piani e le funzionalità che forniscono per trovare la soluzione migliore per la tua attività.

8. Integrazione

Qualsiasi strumento che incorpori nella tua attività farà la differenza per i tuoi dipendenti. Tuttavia, essere strategici ripaga nel lungo periodo. In questo contesto, ciò significa scegliere uno strumento di scrittura che funzioni bene con gli altri.

Ad esempio, Wordable si integra bene con Google Docs. Se il tuo team sta creando contenuti che devono essere pubblicati rapidamente, questo strumento ti consentirà di farlo con un paio di clic. Tuttavia, se scegli uno strumento di scrittura diverso, questa integrazione non sarebbe disponibile.

Pertanto, fai le tue ricerche sulle integrazioni supportate. Esistono numerosi strumenti per il controllo dei contenuti che si integrano con alcuni degli strumenti di scrittura collaborativa. Scopri quale supporta il maggior numero di integrazioni e opta per questo.

Anche se non hai bisogno di un'integrazione ora, potresti averne bisogno in futuro.

9. Scalabilità

Ultimo ma non meno importante, la scalabilità è un fattore importante da considerare. Lo strumento che desideri utilizzare può scalare con la tua azienda? Man mano che diventi più grande, aumenterà anche la domanda di spazio di archiviazione, il numero di cartelle e i documenti. L'infrastruttura cloud del brand dispone di risorse sufficienti per soddisfare le tue esigenze?

In tal caso, in che modo il ridimensionamento influisce sui prezzi? Lo strumento rimarrà accessibile? Ci sono dei limiti?

Poni tutte queste domande e trova le loro risposte. Puoi quindi prendere una decisione informata per la tua attività.

10. Compatibilità della piattaforma

Verifica se la piattaforma supporta diversi sistemi operativi. I membri del team possono accedere e modificare i documenti in movimento se è disponibile un'app mobile. Considera uno strumento che supporti Windows, iOS e Android.

Questo è importante per i membri del team che sono spesso sul campo. Possono aiutare con la collaborazione, non importa dove si trovano.

Quali strumenti utilizzare

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Lo spazio degli strumenti di scrittura è molto competitivo. Non sorprende che milioni di aziende utilizzino i documenti ogni giorno. Se stai pensando a quale scegliere, ecco alcuni fornitori di servizi che vale la pena menzionare.

• Google Docs : lo strumento di scrittura di Google è diventato uno dei più popolari in circolazione. La Google Suite ha raggiunto più di 2 miliardi di utenti ed è uno degli strumenti con il maggior numero di integrazioni. Viene fornito con caratteristiche importanti, che lo rendono un'opzione adatta per numerose aziende.
• Microsoft Office 365 — Microsoft ha una lunga storia con il suo Word. Fa parte di una vasta suite che molte persone usano. Come Google Docs, racchiude tutte le utili funzionalità di collaborazione, rendendolo un'ottima aggiunta a qualsiasi attività commerciale.
• Etherpad — Etherpad è uno strumento di scrittura collaborativa open source. Se desideri la completa privacy dei tuoi documenti, questa è la soluzione che fa per te. Il sistema richiede l'hosting dei documenti da solo, quindi richiederà una lunga procedura di configurazione. Tuttavia, è il modo migliore per avere il controllo completo sulla documentazione aziendale.
• Dropbox Paper : Dropbox offre un ottimo strumento di scrittura collaborativa. Uno dei motivi per utilizzarlo è il supporto per incorporare tutti i tipi di file multimediali. È il modo perfetto per vedere come sarebbe un articolo dopo la pubblicazione. È gratuito e le guide sul sito Web dello strumento mostrano come le sue funzionalità possono aiutare le aziende a semplificare le attività interne.
• Quip : se stai già utilizzando Salesforce, Quip potrebbe essere una buona soluzione per te. Lo strumento si integra con la piattaforma, semplificando la gestione della documentazione in un unico posto.

Pensieri conclusivi

La selezione degli strumenti di scrittura collaborativa disponibili offre molte opzioni per le aziende. Provali per vedere quali si adattano alle tue esigenze aziendali. Usa i suggerimenti di cui sopra per trovare la corrispondenza giusta. Ti aiuterà a scegliere la soluzione più ottimale che funzioni bene con altri strumenti della tua azienda.

Non dimenticare di analizzare il valore dei prodotti disponibili. La maggior parte di essi sono completamente gratuiti, consentendoti di testarli prima di effettuare la chiamata finale.