10 conseils pour choisir les meilleurs outils d'écriture collaborative

Source des images

La croissance des affaires peut être difficile pour les entreprises. Bien que l'expansion soit une étape importante, rester sur cette voie nécessite une action supplémentaire. Cela signifie que vous devez vous assurer que la croissance interne correspond à votre croissance externe.

Qu'est-ce que ça veut dire?

Cela signifie donner à vos employés les outils nécessaires pour exceller dans ce qu'ils font. Par exemple, l'un des éléments les plus importants qui distinguent les entreprises est un contenu de qualité. Pour le produire, il faut que les gens travaillent ensemble. Les outils d'écriture collaborative peuvent faciliter le processus et vous assurer d'obtenir les meilleurs résultats pour votre entreprise.

Cet article explore les avantages de l'utilisation de ces outils et fournit des conseils pour choisir celui qui convient le mieux à votre entreprise. Continuez à lire pour savoir quelles sont les principales caractéristiques à prendre en compte.

Avantages de l'utilisation d'outils d'écriture collaborative

Chaque entreprise travaille avec des documents d'une manière ou d'une autre. Une agence de marketing crée du contenu qui est publié en ligne. Les développeurs utilisent activement la documentation pour suivre leurs progrès. D'autres équipes travaillant sur des questions de test utilisateur collaborent pour naviguer correctement dans un test.

Les entreprises qui optent pour les bons outils peuvent bien organiser tous les processus de documentation. Les avantages sont :

• Meilleure productivité — Les employés peuvent travailler ensemble sur des projets et faire plus de travail dans le même laps de temps. Cette rapidité entraîne une meilleure productivité, car l'outil est accessible depuis n'importe quelle plate-forme.
• Collaboration sans effort — Toutes les données sont dans le cloud. Ceux qui travaillent sur un document peuvent y conserver toutes les communications liées au document. L'ensemble du processus de collaboration est plus simple, car tout le nécessaire se trouve au même endroit.
• Coûts réduits — Faire plus de choses dans le même laps de temps signifie moins de coûts. Les membres de votre équipe seront plus efficaces, car ils n'auront pas à faire des allers-retours.

Dans cet esprit, il est évident à quel point les outils d'écriture collaborative sont bénéfiques. Voici comment choisir le meilleur pour vous.

Quels sont les éléments clés à considérer

Une approche prudente d'un nouveau produit vous aidera à économiser du temps et de l'argent. Par exemple, vous n'aurez pas à changer d'outil lorsque votre entreprise grandira.

Faites attention aux éléments suivants si vous voulez vous assurer que vous faites le bon choix pour votre entreprise.

1. Fiabilité

La caractéristique la plus importante à considérer est la fiabilité. La majorité des outils d'écriture collaborative sont dans le cloud. Quelle est leur disponibilité ? Sont-ils disponibles à tout moment ? Si le système tombe en panne, combien de temps faut-il pour se remettre en marche ?

Choisissez un outil qui offre le plus de fiabilité. Même des entreprises géantes comme Google sont victimes de pannes. Si vous jetez un coup d'œil à l'historique de sa disponibilité, vous verrez que ces pannes ne se produisent qu'une fois tous les deux mois, mais se remettent en ligne en moins d'une heure dans la plupart des cas.

Si les pannes se produisent régulièrement, il est préférable d'opter pour un autre fournisseur. Comme trop de temps d'arrêt causera plus de problèmes que d'avantages.

2. Partage simple

Pouvez-vous partager votre document avec vos amis en un clic ou deux ? Prendre des mesures inutiles ne peut que vous ralentir, et opter pour un outil qui le rend possible en quelques clics seulement est la solution la plus optimale.

En revanche, le contrôle d'accès est crucial, notamment pour les équipes travaillant avec des freelances. Personne n'a besoin d'avoir accès aux documents. Une fois la collaboration terminée, vous avez besoin d'un moyen simple de garder à nouveau votre document privé.

3. Édition et contrôle de version

Travailler ensemble sur un même document peut parfois conduire à des erreurs. Lorsque plusieurs personnes le modifient, elles peuvent supprimer des parties importantes du texte.

Un bon fournisseur prendra en charge diverses options d'édition.

Par exemple, le mode suggestion est un moyen approprié de fournir des modifications sans modifier réellement la structure du texte. Lorsque l'auteur original examine la suggestion, il peut l'accepter ou la rejeter.

D'un autre côté, si un malentendu survient et que l'éditeur supprime la partie du texte, le contrôle de version peut aider à annuler chaque modification apportée. Ce type de fonctionnalité est utile pour la collaboration. Aucune erreur n'est gravée dans la pierre, et l'édition suggestive rend la collaboration beaucoup plus simple.

Par conséquent, assurez-vous que l'outil que vous explorez prend en charge ces fonctionnalités.

4. Fonctionnalités de communication

Source des images

En ce qui concerne la communication dans les outils d'écriture, vous constaterez qu'elle est asynchrone et synchrone. Les collaborateurs peuvent communiquer en laissant des commentaires sur des parties du texte. En outre, il est également possible d'avoir une conversation en temps réel tant que les deux parties sont dans le document.

La communication joue un rôle important dans la collaboration. Cela simplifie les choses et réduit les malentendus. Découvrez quel type de communication l'outil d'écriture prend en charge.

5. Collaboration simplifiée

Plusieurs membres de l'équipe peuvent-ils saisir les documents et les modifier simultanément ? Le processus est-il fluide ou certains types de bogues apparaissent-ils ? Assurez-vous que l'outil que vous choisissez autorise plusieurs éditeurs dans un document. Cela sera plus pratique pour vos équipes, principalement si elles travaillent souvent sur de longs documents.

Avec une simple collaboration à portée de main, rédiger des articles de meilleure qualité deviendra un défi plus petit. Tous les membres de l'équipe pourront rejoindre le document et ajouter des idées sur la façon d'améliorer le prochain article.

6. Options d'exportation

Les fonctionnalités de collaboration sont importantes pour vos équipes. Cependant, vous devez vous adapter si vous utilisez la documentation lorsque vous travaillez avec d'autres entreprises. Cela signifie que si votre client a besoin d'un document PDF, vous devez le fournir dans ce format.

Les outils d'écriture prennent en charge divers formats de documents. Assurez-vous que la liste comprend les plus couramment utilisés. Par exemple, Google Docs prend en charge les formats DOCX, ODT, RTF, PDF, TXT, HTML et EPUB. Avec autant de variété, vous pouvez être assuré que vous serez toujours à la hauteur des attentes de vos clients.

7. Tarification

Trouver le meilleur rapport qualité-prix dépendra du prix des outils d'écriture que vous prévoyez d'utiliser. Vous trouverez des entreprises offrant des outils d'écriture incroyables gratuitement. Des géants tels que Microsoft, Dropbox et Google offrent beaucoup de valeur. Ils commencent à facturer des suites d'autres outils qui offrent une solution complète pour vos équipes internes.

Comparez les plans et les fonctionnalités qu'ils offrent pour trouver celui qui convient le mieux à votre entreprise.

8. Intégration

Tout outil que vous intégrez dans votre entreprise fera une différence pour vos employés. Cependant, être stratégique est payant à long terme. Dans ce contexte, cela signifie choisir un outil d'écriture qui fonctionne bien avec les autres.

Par exemple, Wordable s'intègre bien à Google Docs. Si votre équipe crée du contenu qui doit être publié rapidement, cet outil vous permettra de le faire en quelques clics. Cependant, si vous choisissez un autre outil d'écriture, cette intégration ne sera pas disponible.

Par conséquent, faites vos recherches sur les intégrations prises en charge. Il existe de nombreux outils de vérification de contenu qui s'intègrent à certains des outils d'écriture collaborative. Voyez lequel prend en charge le plus d'intégrations et optez pour celui-ci.

Même si vous n'avez pas besoin d'une intégration maintenant, vous pourriez en avoir besoin à l'avenir.

9. Évolutivité

Enfin, l'évolutivité est un facteur important à prendre en compte. L'outil que vous souhaitez utiliser peut-il évoluer avec votre entreprise ? À mesure que vous grandissez, la demande de stockage, le nombre de dossiers et de documents augmentent également. L'infrastructure cloud de la marque dispose-t-elle de ressources suffisantes pour répondre à vos besoins ?

Si c'est le cas, comment la mise à l'échelle affecte-t-elle les prix ? L'outil restera-t-il abordable ? Y a-t-il des limites ?

Posez toutes ces questions et trouvez leurs réponses. Vous pourrez alors prendre une décision éclairée pour votre entreprise.

10. Compatibilité de la plate-forme

Vérifiez si la plate-forme prend en charge différents systèmes d'exploitation. Les membres de l'équipe peuvent accéder aux documents et les modifier en déplacement si une application mobile est disponible. Envisagez un outil prenant en charge Windows, iOS et Android.

C'est important pour les membres de l'équipe qui sont souvent sur le terrain. Ils peuvent aider à la collaboration, peu importe où ils se trouvent.

Quels outils utiliser

Source des images

L'espace des outils d'écriture est très compétitif. Ce n'est pas étonnant puisque des millions d'entreprises utilisent quotidiennement des documents. Si vous vous demandez lequel choisir, voici quelques fournisseurs de services qui valent la peine d'être mentionnés.

• Google Docs — L'outil d'écriture de Google est devenu l'un des plus populaires. La suite Google a atteint plus de 2 milliards d'utilisateurs et est l'un des outils avec le plus d'intégrations. Il est livré avec des fonctionnalités importantes, ce qui en fait une option appropriée pour de nombreuses entreprises.
• Microsoft Office 365 — Microsoft a une longue histoire avec son Word. C'est une partie d'une vaste suite que beaucoup de gens utilisent. Comme Google Docs, il contient toutes les fonctionnalités de collaboration bénéfiques, ce qui en fait un excellent ajout à toute entreprise.
• Etherpad — Etherpad est un outil d'écriture collaborative open-source. Si vous voulez une confidentialité totale de vos documents, c'est une solution pour vous. Le système nécessite l'hébergement des documents par vous-même, ce qui nécessitera une longue procédure de configuration. Pourtant, c'est le meilleur moyen d'avoir un contrôle total sur la documentation de votre entreprise.
• Dropbox Paper — Dropbox offre un excellent outil d'écriture collaborative. L'une des raisons de l'utiliser est la prise en charge de l'intégration de tous les types de fichiers multimédias. C'est le moyen idéal pour voir à quoi ressemblerait un article après sa publication. C'est gratuit et les guides sur le site Web de l'outil montrent comment ses fonctionnalités peuvent aider les entreprises à rationaliser leurs tâches internes.
• Quip — Si vous utilisez déjà Salesforce, Quip peut être une bonne solution pour vous. L'outil s'intègre à la plate-forme, ce qui facilite la gestion de la documentation en un seul endroit.

Réflexions finales

La sélection d'outils d'écriture collaborative disponibles offre de nombreuses options aux entreprises. Essayez-les pour voir lesquels répondront aux besoins de votre entreprise. Utilisez les conseils ci-dessus pour trouver la bonne correspondance. Cela vous aidera à opter pour la solution la plus optimale qui fonctionne bien avec les autres outils de votre entreprise.

N'oubliez pas d'analyser la valeur des produits disponibles. La plupart d'entre eux sont entièrement gratuits, ce qui vous permet de les tester avant de passer l'appel final.