10 consejos para elegir las mejores herramientas de escritura colaborativa

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El crecimiento empresarial puede ser un desafío para las empresas. Si bien la expansión es un gran paso, mantenerse en ese camino requiere una acción adicional. Significa que debe asegurarse de que el crecimiento interno coincida con su crecimiento externo.

¿Qué significa esto?

Significa dar a sus empleados las herramientas necesarias para sobresalir en lo que hacen. Por ejemplo, uno de los elementos más importantes que distinguen a las empresas es el contenido de calidad. Para producirlo, se necesita gente que trabaje junta. Las herramientas de escritura colaborativa pueden facilitar el proceso y garantizar que obtenga los mejores resultados para su negocio.

Este artículo explora los beneficios de usar estas herramientas y brinda consejos para elegir la adecuada para su negocio. Siga leyendo para saber cuáles son las características clave a tener en cuenta.

Beneficios de usar herramientas de escritura colaborativa

Toda empresa trabaja con documentos de una forma u otra. Una agencia de marketing crea contenido que se publica en línea. Los desarrolladores utilizan activamente la documentación para realizar un seguimiento de su progreso. Otros equipos que trabajan en preguntas de pruebas de usuarios colaboran para navegar una prueba correctamente.

Las empresas que optan por las herramientas adecuadas pueden hacer que todos los procesos de documentación estén bien organizados. Los beneficios son:

• Mejor productividad: los empleados pueden trabajar juntos en proyectos y hacer más trabajo en la misma cantidad de tiempo. Esa velocidad conduce a una mejor productividad, ya que la herramienta es accesible desde cualquier plataforma.
• Colaboración sin esfuerzo: todos los datos están en la nube. Quienes trabajan en un documento pueden conservar en él toda la comunicación relacionada con el documento. Todo el proceso de colaboración es más sencillo, ya que todo lo necesario está en un solo lugar.
• Costos reducidos: hacer más cosas en la misma cantidad de tiempo significa menos costos. Los miembros de su equipo serán más eficientes, ya que no tienen que ir y venir.

Con eso en mente, es obvio cuán beneficiosas son las herramientas de escritura colaborativa. Aquí le mostramos cómo elegir el mejor para usted.

¿Cuáles son las cosas clave a considerar?

Acercarse con cuidado a un nuevo producto le ayudará a ahorrar tiempo y dinero. Por ejemplo, no tendrá que cambiar a otra herramienta cuando su empresa crezca.

Preste atención a las siguientes cosas si quiere asegurarse de que está tomando la decisión correcta para su negocio.

1. Confiabilidad

La característica más importante a considerar es la confiabilidad. La mayoría de las herramientas de escritura colaborativa están en la nube. ¿Cuál es su tiempo de actividad? ¿Están disponibles en todo momento? Si el sistema se cae, ¿cuánto tiempo se tarda en volver a funcionar?

Elija una herramienta que ofrezca la mayor confiabilidad. Incluso empresas gigantes como Google son víctimas de interrupciones. Si observa el historial de su tiempo de actividad, verá que esas interrupciones ocurren solo una vez cada dos meses, pero vuelven a estar en línea dentro de una hora en la mayoría de los casos.

Si las interrupciones ocurren constantemente, es mejor optar por un proveedor diferente. Como demasiado tiempo de inactividad causará más problemas que beneficios.

2. Compartir de forma sencilla

¿Puede compartir su documento con sus amigos en un clic o dos? Dar pasos innecesarios solo puede ralentizarte, y optar por una herramienta que lo haga posible con solo un par de clics es la solución más óptima.

Por otro lado, el control de acceso es crucial, especialmente para los equipos que trabajan con autónomos. No es necesario que nadie tenga acceso a los documentos. Una vez que finaliza la colaboración, necesita una forma sencilla de mantener su documento privado una vez más.

3. Edición y control de versiones

Trabajar juntos en el mismo documento a veces puede conducir a errores. Cuando varias personas lo editan, pueden eliminar partes importantes del texto.

Un buen proveedor admitirá varias opciones de edición.

Por ejemplo, el modo de sugerencia es una forma adecuada de proporcionar ediciones sin cambiar realmente la estructura del texto. Cuando el escritor original mira la sugerencia, puede aceptarla o rechazarla.

Por otro lado, si se produce algún malentendido y el editor elimina parte del texto, el control de versiones puede ayudar a revertir todos los cambios realizados. Ese tipo de característica es útil para la colaboración. Ningún error está escrito en piedra, y la edición sugerente hace que la colaboración sea mucho más simple.

Por lo tanto, asegúrese de que la herramienta que está explorando sea compatible con estas funciones.

4. Funciones de comunicación

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Cuando se trata de comunicación en herramientas de escritura, encontrará que es asincrónica y sincrónica. Los colaboradores pueden comunicarse dejando comentarios sobre partes del texto. Además, también es posible tener un chat en tiempo real siempre que ambas partes estén en el documento.

La comunicación juega un papel importante en la colaboración. Mantiene las cosas claras y conduce a menos malentendidos. Explore qué tipo de comunicación admite la herramienta de escritura.

5. Colaboración sencilla

¿Pueden varios miembros del equipo ingresar los documentos y editarlos simultáneamente? ¿El proceso es fluido o aparecen algunos tipos de errores? Asegúrese de que la herramienta que elija permita varios editores en un documento. Eso será más conveniente para sus equipos, principalmente si trabajan con documentos extensos con frecuencia.

Con una simple colaboración a la mano, escribir publicaciones de mejor calidad se convertirá en un desafío menor. Todos los miembros del equipo podrán unirse al documento y agregar ideas sobre cómo mejorar la próxima publicación.

6. Opciones de exportación

Las funciones de colaboración son importantes para sus equipos. Sin embargo, debe adaptarse si está utilizando documentación cuando trabaja con otras empresas. Eso significa que si su cliente necesita un documento PDF, debe proporcionarlo en ese formato.

Las herramientas de escritura admiten varios formatos de documentos. Asegúrese de que la lista incluya los más utilizados. Por ejemplo, Google Docs es compatible con los formatos DOCX, ODT, RTF, PDF, TXT, HTML y EPUB. Con tanta variedad, puede estar seguro de que siempre cumplirá con las expectativas de sus clientes.

7. Precios

Encontrar el mejor valor dependerá del precio de las herramientas de escritura que planea usar. Encontrarás empresas que ofrecen increíbles herramientas de escritura de forma gratuita. Gigantes como Microsoft, Dropbox y Google brindan mucho valor. Comienzan a cobrar por conjuntos de otras herramientas que ofrecen una solución completa para sus equipos internos.

Compare los planes y las funciones que ofrecen para encontrar el que mejor se adapte a su empresa.

8. Integración

Cualquier herramienta que incorpores a tu negocio marcará la diferencia para tus empleados. Sin embargo, ser estratégico vale la pena a largo plazo. En este contexto, eso significa elegir una herramienta de escritura que funcione bien con otras.

Por ejemplo, Wordable se integra bien con Google Docs. Si su equipo está creando contenido que debe publicarse rápidamente, esta herramienta le permitirá hacerlo con un par de clics. Sin embargo, si elige una herramienta de escritura diferente, esta integración no estará disponible.

Por lo tanto, investigue acerca de las integraciones admitidas. Existen numerosas herramientas para la verificación de contenido que se integran con algunas de las herramientas de escritura colaborativa. Vea cuál admite la mayoría de las integraciones y opte por él.

Incluso si no necesita una integración ahora, es posible que la necesite en el futuro.

9. Escalabilidad

Por último, pero no menos importante, la escalabilidad es un factor importante a considerar. ¿La herramienta que desea utilizar puede escalar con su negocio? A medida que crezca, también lo hará la demanda de almacenamiento, la cantidad de carpetas y documentos. ¿La infraestructura en la nube de la marca tiene suficientes recursos para satisfacer sus necesidades?

Si es así, ¿cómo afecta la escala al precio? ¿La herramienta seguirá siendo asequible? ¿Hay algún límite?

Haz todas estas preguntas y encuentra sus respuestas. A continuación, puede tomar una decisión informada para su negocio.

10. Compatibilidad de plataformas

Vea si la plataforma es compatible con diferentes sistemas operativos. Los miembros del equipo pueden acceder y editar documentos sobre la marcha si hay una aplicación móvil disponible. Considere una herramienta que sea compatible con Windows, iOS y Android.

Eso es importante para los miembros del equipo que a menudo están en el campo. Pueden ayudar con la colaboración sin importar dónde se encuentren.

Qué herramientas usar

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El espacio de herramientas de escritura es muy competitivo. No es de extrañar, ya que millones de empresas utilizan documentos a diario. Si está pensando en cuál elegir, aquí hay algunos proveedores de servicios que vale la pena mencionar.

• Google Docs : la herramienta de escritura de Google se ha convertido en una de las más populares. Google Suite ha llegado a más de 2 mil millones de usuarios y es una de las herramientas con más integraciones. Viene con características importantes, por lo que es una opción adecuada para numerosas empresas.
• Microsoft Office 365 : Microsoft tiene una larga historia con su Word. Es parte de una amplia suite que mucha gente usa. Al igual que Google Docs, incluye todas las beneficiosas funciones de colaboración, lo que lo convierte en una excelente adición para cualquier empresa.
• Etherpad : Etherpad es una herramienta de escritura colaborativa de código abierto. Si desea total privacidad de sus documentos, esta es una solución para usted. El sistema requiere alojar los documentos por su cuenta, por lo que requerirá un largo procedimiento de configuración. Aún así, es la mejor manera de tener un control completo sobre la documentación de su negocio.
• Dropbox Paper : Dropbox ofrece una gran herramienta de escritura colaborativa. Una de las razones para usarlo es el soporte para incrustar todo tipo de archivos multimedia. Es la manera perfecta de ver cómo quedaría un artículo después de su publicación. Es gratis y las guías en el sitio web de la herramienta muestran cómo sus características pueden ayudar a las empresas a optimizar sus tareas internas.
• Quip : si ya utiliza Salesforce, Quip podría ser una buena solución para usted. La herramienta se integra con la plataforma, lo que facilita el manejo de la documentación en un solo lugar.

Pensamientos concluyentes

La selección de herramientas de escritura colaborativa disponibles ofrece muchas opciones para las empresas. Pruébelos para ver cuáles se ajustan a las necesidades de su negocio. Use los consejos de arriba para encontrar la combinación correcta. Le ayudará a optar por la solución más óptima que funcione bien con otras herramientas de su empresa.

No olvides analizar el valor de los productos disponibles. La mayoría de ellos son completamente gratuitos, lo que le permite probarlos antes de realizar la llamada final.