10 wskazówek dotyczących wyboru najlepszych narzędzi do wspólnego pisania

Źródło obrazu

Rozwój biznesu może być wyzwaniem dla firm. Chociaż ekspansja jest dużym krokiem, pozostanie na tej ścieżce wymaga dodatkowych działań. Oznacza to, że musisz zadbać o to, aby wzrost wewnętrzny odpowiadał Twojemu wzrostowi zewnętrznemu.

Co to znaczy?

Oznacza to zapewnienie pracownikom narzędzi niezbędnych do osiągania doskonałych wyników w tym, co robią. Na przykład jednym z najważniejszych elementów wyróżniających firmy są wysokiej jakości treści. Aby go wyprodukować, potrzebni są ludzie, którzy ze sobą współpracują. Narzędzia do wspólnego pisania mogą ułatwić ten proces i zapewnić najlepsze wyniki dla Twojej firmy.

W tym artykule omówiono korzyści płynące z używania tych narzędzi i podano wskazówki dotyczące wyboru odpowiedniego dla Twojej firmy. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jakie są kluczowe cechy, które należy wziąć pod uwagę.

Korzyści z używania narzędzi do pisania zespołowego

Każda firma w taki czy inny sposób pracuje z dokumentami. Agencja marketingowa tworzy treści, które są publikowane online. Deweloperzy aktywnie korzystają z dokumentacji, aby śledzić swoje postępy. Inne zespoły pracujące nad pytaniami testowymi użytkowników współpracują ze sobą, aby prawidłowo nawigować w teście.

Firmy, które zdecydują się na odpowiednie narzędzia, mogą sprawić, że wszystkie procesy związane z dokumentacją będą dobrze zorganizowane. Korzyści to:

• Lepsza produktywność — pracownicy mogą wspólnie pracować nad projektami i wykonywać więcej pracy w tym samym czasie. Ta prędkość prowadzi do lepszej produktywności, ponieważ narzędzie jest dostępne z dowolnej platformy.
• Bezproblemowa współpraca — wszystkie dane znajdują się w chmurze. Osoby pracujące nad dokumentem mogą zachować w nim całą komunikację związaną z dokumentem. Cały proces współpracy jest prostszy, ponieważ wszystko, co niezbędne, znajduje się w jednym miejscu.
• Niższe koszty — wykonanie większej liczby zadań w tym samym czasie oznacza mniejsze koszty. Członkowie Twojego zespołu będą bardziej wydajni, ponieważ nie będą musieli chodzić tam i z powrotem.

Mając to na uwadze, oczywiste jest, jak korzystne są narzędzia do wspólnego pisania. Oto jak wybrać najlepszy dla siebie.

Jakie są kluczowe kwestie do rozważenia

Ostrożne podejście do nowego produktu pomoże Ci zaoszczędzić czas i pieniądze. Na przykład nie będziesz musiał przełączać się na inne narzędzie, gdy Twoja firma się rozrośnie.

Zwróć uwagę na następujące rzeczy, jeśli chcesz mieć pewność, że dokonujesz właściwego wyboru dla swojej firmy.

1. Niezawodność

Najważniejszą cechą do rozważenia jest niezawodność. Większość narzędzi do wspólnego pisania znajduje się w chmurze. Jaki jest ich czas pracy? Czy są dostępne przez cały czas? Jeśli system ulegnie awarii, ile czasu zajmie ponowne uruchomienie?

Wybierz narzędzie, które oferuje największą niezawodność. Nawet gigantyczne firmy, takie jak Google, padają ofiarą awarii. Jeśli spojrzysz na historię jego dostępności, zobaczysz, że te przestoje występują tylko raz na kilka miesięcy, ale w większości przypadków wracają do trybu online w ciągu godziny.

Jeśli przerwy występują regularnie, lepiej wybrać innego dostawcę. Ponieważ zbyt długi czas przestoju spowoduje więcej kłopotów niż korzyści.

2. Proste udostępnianie

Czy możesz udostępnić swój dokument znajomym jednym kliknięciem lub dwoma? Podejmowanie niepotrzebnych kroków może Cię tylko spowolnić, a wybór narzędzia, które umożliwia to za pomocą kilku kliknięć, jest najbardziej optymalnym rozwiązaniem.

Z drugiej strony kontrola dostępu jest kluczowa, szczególnie dla zespołów pracujących z freelancerami. Nikt nie musi mieć dostępu do dokumentów. Po zakończeniu współpracy potrzebujesz prostego sposobu na ponowne zachowanie prywatności dokumentu.

3. Edycja i kontrola wersji

Wspólna praca nad tym samym dokumentem może czasami prowadzić do błędów. Gdy wiele osób go edytuje, mogą usunąć ważne fragmenty tekstu.

Dobry dostawca będzie wspierał różne opcje edycji.

Na przykład tryb sugerowania jest odpowiednim sposobem wprowadzania zmian bez faktycznej zmiany struktury tekstu. Kiedy oryginalny pisarz spojrzy na sugestię, może ją zaakceptować lub odrzucić.

Z drugiej strony, jeśli pojawi się jakieś nieporozumienie i edytor usunie część tekstu, kontrola wersji może pomóc cofnąć każdą dokonaną zmianę. Ten rodzaj funkcji jest przydatny do współpracy. Żaden błąd nie jest osadzony w kamieniu, a sugestywna edycja znacznie ułatwia współpracę.

Dlatego upewnij się, że narzędzie, które eksplorujesz, obsługuje te funkcje.

4. Funkcje komunikacyjne

Źródło obrazu

Jeśli chodzi o komunikację w narzędziach do pisania, okaże się, że jest asynchroniczna i synchroniczna. Współpracownicy mogą komunikować się, zostawiając komentarze do fragmentów tekstu. Możliwe jest również prowadzenie czatu w czasie rzeczywistym, o ile obie strony znajdują się w dokumencie.

Komunikacja odgrywa ważną rolę we współpracy. Ułatwia sprawę i prowadzi do mniejszej liczby nieporozumień. Sprawdź, jaki rodzaj komunikacji obsługuje narzędzie do pisania.

5. Prosta współpraca

Czy wielu członków zespołu może jednocześnie wprowadzać dokumenty i edytować je? Czy proces przebiega sprawnie, czy pojawiają się jakieś rodzaje błędów? Upewnij się, że wybrane przez Ciebie narzędzie umożliwia kilku redaktorom w dokumencie. Będzie to wygodniejsze dla Twoich zespołów, zwłaszcza jeśli często pracują nad długimi dokumentami.

Dzięki prostej współpracy pisanie postów lepszej jakości stanie się mniejszym wyzwaniem. Wszyscy członkowie zespołu będą mogli dołączyć do dokumentu i dodawać pomysły, jak ulepszyć kolejny post.

6. Opcje eksportu

Funkcje współpracy są ważne dla Twoich zespołów. Musisz się jednak dostosować, jeśli korzystasz z dokumentacji podczas pracy z innymi firmami. Oznacza to, że jeśli Twój klient potrzebuje dokumentu PDF, musisz dostarczyć go w tym formacie.

Narzędzia do pisania obsługują różne formaty dokumentów. Upewnij się, że lista zawiera najczęściej używane. Na przykład Dokumenty Google obsługują formaty DOCX, ODT, RTF, PDF, TXT, HTML i EPUB. Przy tak dużej różnorodności możesz mieć pewność, że zawsze spełnisz oczekiwania swoich klientów.

7. Ceny

Znalezienie najlepszej wartości będzie zależeć od ceny narzędzi do pisania, których planujesz użyć. Znajdziesz firmy oferujące niesamowite narzędzia do pisania za darmo. Giganci, tacy jak Microsoft, Dropbox i Google, zapewniają dużą wartość. Zaczynają pobierać opłaty za pakiety innych narzędzi, które oferują kompletne rozwiązanie dla zespołów wewnętrznych.

Porównaj plany i oferowane przez nie funkcje, aby znaleźć najlepsze rozwiązanie dla swojej firmy.

8. Integracja

Każde narzędzie, które włączysz do swojej firmy, będzie miało znaczenie dla Twoich pracowników. Jednak bycie strategicznym opłaca się na dłuższą metę. W tym kontekście oznacza to wybranie narzędzia do pisania, które dobrze współgra z innymi.

Na przykład Wordable dobrze integruje się z Dokumentami Google. Jeśli Twój zespół tworzy treści, które trzeba szybko opublikować, to narzędzie umożliwi Ci to za pomocą kilku kliknięć. Jeśli jednak wybierzesz inne narzędzie do pisania, ta integracja nie będzie dostępna.

Dlatego poszukaj informacji na temat obsługiwanych integracji. Istnieje wiele narzędzi do sprawdzania treści, które integrują się z niektórymi narzędziami do wspólnego pisania. Zobacz, który z nich obsługuje najwięcej integracji i wybierz go.

Nawet jeśli nie potrzebujesz integracji teraz, możesz jej potrzebować w przyszłości.

9. Skalowalność

Ważnym czynnikiem do rozważenia jest wreszcie skalowalność. Czy narzędzie, którego chcesz używać, może skalować swoją firmę? Wraz z rozwojem rośnie zapotrzebowanie na przechowywanie, liczbę folderów i dokumentów. Czy infrastruktura chmurowa marki ma wystarczające zasoby, aby sprostać Twoim potrzebom?

Jeśli tak, jak skalowanie wpływa na ceny? Czy narzędzie pozostanie przystępne cenowo? Czy są jakieś ograniczenia?

Zadaj wszystkie te pytania i znajdź na nie odpowiedzi. Możesz wtedy podjąć świadomą decyzję dla swojej firmy.

10. Kompatybilność platformy

Sprawdź, czy platforma obsługuje różne systemy operacyjne. Członkowie zespołu mogą uzyskiwać dostęp do dokumentów i edytować je w podróży, jeśli dostępna jest aplikacja mobilna. Rozważ narzędzie, które obsługuje systemy Windows, iOS i Android.

To ważne dla członków zespołu, którzy często są w terenie. Mogą pomóc we współpracy bez względu na to, gdzie się znajdują.

Jakich narzędzi użyć

Źródło obrazu

Przestrzeń na narzędzia do pisania jest bardzo konkurencyjna. Nic dziwnego, skoro miliony firm codziennie korzystają z dokumentów. Jeśli zastanawiasz się, którego wybrać, oto kilku usługodawców, o których warto wspomnieć.

• Dokumenty Google — narzędzie do pisania Google stało się jednym z najpopularniejszych na świecie. Google Suite dotarł do ponad 2 miliardów użytkowników i jest jednym z narzędzi o największej liczbie integracji. Posiada ważne funkcje, dzięki czemu jest odpowiednią opcją dla wielu firm.
• Microsoft Office 365 — Microsoft ma długą historię w swoim programie Word. To część ogromnego pakietu, z którego korzysta wiele osób. Podobnie jak Dokumenty Google, zawiera wszystkie przydatne funkcje współpracy, dzięki czemu jest doskonałym dodatkiem do każdej firmy.
• Etherpad — Etherpad to narzędzie do wspólnego pisania o otwartym kodzie źródłowym. Jeśli zależy Ci na pełnej prywatności Twoich dokumentów, jest to rozwiązanie dla Ciebie. System wymaga samodzielnego hostowania dokumentów, więc będzie wymagał długiej procedury konfiguracji. Mimo to jest to najlepszy sposób, aby mieć pełną kontrolę nad dokumentacją biznesową.
• Dropbox Paper — Dropbox oferuje świetne narzędzie do wspólnego pisania. Jednym z powodów, dla których warto go używać, jest obsługa osadzania wszystkich typów plików multimedialnych. To doskonały sposób, aby zobaczyć, jak artykuł będzie wyglądał po opublikowaniu. Jest bezpłatny, a przewodniki w witrynie internetowej narzędzia pokazują, w jaki sposób jego funkcje mogą pomóc firmom usprawnić ich wewnętrzne zadania.
• Quip — jeśli korzystasz już z Salesforce, Quip może być dla Ciebie dobrym rozwiązaniem. Narzędzie integruje się z platformą, ułatwiając obsługę dokumentacji w jednym miejscu.

Myśli końcowe

Wybór dostępnych narzędzi do wspólnego pisania zapewnia wiele możliwości dla firm. Wypróbuj je, aby zobaczyć, które będą odpowiadać Twoim potrzebom biznesowym. Skorzystaj z powyższych wskazówek, aby znaleźć odpowiednie dopasowanie. Pomoże Ci wybrać najbardziej optymalne rozwiązanie, które dobrze współpracuje z innymi narzędziami w Twojej firmie.

Nie zapomnij przeanalizować wartości dostępnych produktów. Większość z nich jest całkowicie darmowa, co pozwala przetestować je przed wykonaniem ostatniego połączenia.