選擇最佳協作寫作工具的 10 個技巧

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業務增長對公司來說可能具有挑戰性。 雖然擴張是一大步，但保持在這條道路上需要額外的行動。 這意味著您需要確保內部增長與外部增長相匹配。

這是什麼意思？

這意味著為您的員工提供必要的工具，讓他們在工作中脫穎而出。 例如，使企業與眾不同的最重要因素之一是優質內容。 要生產它，你需要人們一起工作。 協作寫作工具可以促進這一過程，並確保您為您的業務獲得最佳結果。

本文探討了使用這些工具的好處，並提供了為您的業務選擇合適工具的技巧。 繼續閱讀以了解需要考慮的關鍵功能。

使用協作寫作工具的好處

每家公司都以一種或另一種方式處理文件。 營銷機構創建在線發布的內容。 開發人員積極使用文檔來跟踪他們的進度。 處理用戶測試問題的其他團隊協作以正確導航測試。

選擇正確工具的企業可以使所有文檔流程井井有條。 好處是：

• 更高的生產力——員工可以共同開展項目並在相同的時間內完成更多的工作。 這種速度可以提高生產力，因為該工具可以從任何平台訪問。
• 輕鬆協作——所有數據都在雲端。 那些處理文檔的人可以將所有與文檔相關的通信保存在其中。 整個協作過程更加直接，因為所需的一切都在一個地方。
• 降低成本——在相同的時間內完成更多的事情意味著更少的成本。 您的團隊成員將更有效率，因為他們不必來回走動。

考慮到這一點，協作寫作工具的好處顯而易見。 以下是如何為您挑選最好的。

需要考慮的關鍵事項是什麼

仔細接觸新產品將幫助您節省時間和金錢。 例如，當您的公司變大時，您不必切換到其他工具。

如果您想確保為您的業務做出正確的選擇，請注意以下事項。

1. 可靠性

要考慮的最重要的特徵是可靠性。 大多數協作寫作工具都在雲端。 他們的正常運行時間是多少？ 它們是否隨時可用？ 如果系統出現故障，需要多長時間才能恢復？

選擇最可靠的工具。 即使是像谷歌這樣的大公司也會成為停電的受害者。 如果您查看其正常運行時間的歷史記錄，您會發現這些中斷每隔幾個月才會發生一次，但在大多數情況下會在一小時內恢復在線。

如果中斷持續發生，最好選擇不同的提供商。 因為過多的停機時間會帶來更多的麻煩而不是好處。

2. 直截了當的分享

您可以單擊或單擊兩次與您的朋友分享您的文檔嗎？ 採取不必要的步驟只會減慢您的速度，選擇只需點擊幾下即可實現的工具是最佳解決方案。

另一方面，訪問控制至關重要，尤其是對於與自由職業者合作的團隊。 任何人都無需訪問文檔。 協作結束後，您需要一種簡單的方法再次將文檔保密。

3. 編輯和版本控制

一起處理同一個文檔有時會導致錯誤。 當多人編輯它時，他們可能會刪除文本的重要部分。

一個好的提供者將支持各種編輯選項。

例如，建議模式是一種在不實際更改文本結構的情況下提供編輯的合適方式。 當原作者查看建議時，他們可以接受或拒絕。

另一方面，如果發生一些誤解，編輯器刪除了部分文本，版本控制可以幫助回滾所做的每一個更改。 這種功能對於協作很有用。 沒有錯誤是一成不變的，提示性的編輯使協作變得更加簡單。

因此，請確保您正在探索的工具支持這些功能。

4. 通訊功能

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說到編寫工具中的通信，你會發現它是異步和同步的。 協作者可以通過對部分文本發表評論來進行交流。 此外，只要雙方都在文檔中，也可以進行實時聊天。

溝通在協作中起著重要的作用。 它使事情變得簡單明了，並減少了誤解。 探索書寫工具支持的通信類型。

5. 簡單的協作

多個團隊成員可以同時輸入文檔並進行編輯嗎？ 過程是否順利，或是否出現某些類型的錯誤？ 確保您選擇的工具允許文檔中有多個編輯器。 這對您的團隊來說會更方便，主要是如果他們經常處理長文檔。

通過手頭的簡單協作，編寫質量更好的帖子將成為一個較小的挑戰。 所有團隊成員都可以加入該文檔並就如何改進下一篇文章添加想法。

6. 導出選項

協作功能對您的團隊很重要。 但是，如果您在與其他公司合作時使用文檔，則需要進行調整。 這意味著如果您的客戶需要 PDF 文檔，您需要以該格式提供。

書寫工具支持各種文檔格式。 確保列表包括最常用的列表。 例如，Google Docs 支持 DOCX、ODT、RTF、PDF、TXT、HTML 和 EPUB 格式。 種類繁多，您可以放心，您將始終滿足客戶的期望。

7. 定價

找到最佳價值將取決於您計劃使用的書寫工具的定價。 您會發現一些公司免費提供令人難以置信的寫作工具。 微軟、Dropbox 和谷歌等巨頭提供了很多價值。 他們開始為為您的內部團隊提供完整解決方案的其他工具套件收費。

比較它們提供的計劃和功能，以找到最適合您業務的計劃。

8. 整合

您在業務中採用的任何工具都會對您的員工產生影響。 然而，從長遠來看，具有戰略意義是有回報的。 在這種情況下，這意味著選擇一種與他人相處融洽的寫作工具。

例如，Wordable 與 Google Docs 集成得很好。 如果您的團隊正在創建需要快速發布的內容，此工具將使您只需單擊幾下即可完成。 但是，如果您選擇不同的書寫工具，則此集成將不可用。

因此，請對支持的集成進行研究。 有許多與一些協作寫作工具集成的內容檢查工具。 查看哪一個支持最多的集成並選擇它。

即使您現在不需要集成，將來也可能需要它。

9. 可擴展性

最後但並非最不重要的一點是，可擴展性是一個需要考慮的重要因素。 您想使用的工具能否與您的業務一起擴展？ 隨著您變得越來越大，對存儲、文件夾數量和文檔的需求也會越來越大。 品牌的雲基礎設施是否有足夠的資源滿足您的需求？

如果是這樣，縮放如何影響定價？ 該工具是否仍然可以負擔得起？ 有什麼限制嗎？

提出所有這些問題並找到答案。 然後，您可以為您的業務做出明智的決定。

10. 平台兼容性

查看平台是否支持不同的操作系統。 如果有可用的移動應用程序，團隊成員可以隨時隨地訪問和編輯文檔。 考慮一個支持 Windows、iOS 和 Android 的工具。

這對於經常在現場的團隊成員來說很重要。 無論身在何處，他們都可以幫助協作。

使用哪些工具

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書寫工具空間非常有競爭力。 難怪有數百萬企業每天都在使用文檔。 如果您正在考慮選擇哪個，這裡有一些值得一提的服務提供商。

• 谷歌文檔——谷歌的寫作工具已經成為最流行的工具之一。 Google Suite 的用戶已超過 20 億，是集成度最高的工具之一。 它具有重要功能，使其成為眾多企業的合適選擇。
• Microsoft Office 365 — Microsoft 的 Word 歷史悠久。 它是許多人使用的龐大套件的一部分。 與 Google Docs 一樣，它包含所有有益的協作功能，使其成為任何業務的絕佳補充。
• Etherpad — Etherpad 是一種開源協作寫作工具。 如果您想要文檔的完全隱私，這是您的解決方案。 該系統需要您自己託管文檔，因此需要一個冗長的設置過程。 儘管如此，它仍然是完全控制您的業務文檔的最佳方式。
• Dropbox Paper — Dropbox 提供了出色的協作寫作工具。 使用它的原因之一是支持嵌入所有類型的多媒體文件。 這是查看文章發布後的外觀的完美方式。 它是免費的，該工具網站上的指南展示了它的功能如何幫助企業簡化其內部任務。
• Quip — 如果您已經在使用 Salesforce，Quip 可能是一個很好的解決方案。 該工具與平台集成，可以更輕鬆地在一個地方處理文檔。

結論性想法

可用的協作寫作工具的選擇為企業提供了許多選擇。 試一試，看看哪些適合您的業務需求。 使用上面的提示找到正確的匹配項。 它將幫助您選擇最適合您公司中其他工具的最佳解決方案。

不要忘記分析可用產品的價值。 它們中的大多數是完全免費的，允許您在進行最終調用之前對其進行測試。