การจัดการโครงการ ใครต้องการมัน? คุณทำ.

องค์กรส่วนใหญ่มีอัตราความล้มเหลวของโครงการ 70 เปอร์เซ็นต์ คุณกำลังทำอะไรเพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่ใช่ผู้จัดการโครงการที่ใช้งบประมาณและกำหนดเส้นตาย?

ทุกคนสามารถมีความคิดได้ แต่ไม่ใช่ทุกคนที่จะนำความคิดนั้นไปปฏิบัติได้ ในธุรกิจ กระบวนการของการนำความคิดและกลายเป็นผลิตภัณฑ์หรือบริการได้กลายเป็นอุตสาหกรรมทั้งหมดด้วยตัวของมันเอง การจัดการโครงการคือสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อความฝันกลายเป็นความจริง

ไม่ใช่กระบวนการที่เกิดขึ้นเอง ทีมงานโครงการที่ขยันขันแข็งทำงานภายใต้การนำที่กล้าหาญของผู้จัดการโครงการที่ทำงานได้สำเร็จ ความสวยงามและอันตรายของการบริหารโครงการ มีถนนหลายสายบนเส้นทางสู่ความสำเร็จ

ไม่ว่าคุณจะทำงานในทีมที่มีประสิทธิภาพสูงหรือทีมงานที่พยายามทำตามกำหนดเวลา คุณก็มีโอกาสปรับปรุงกลยุทธ์การจัดการโครงการของคุณ คำแนะนำของเราจะแสดงให้คุณเห็นถึงข้อมูลเชิงลึกของทั้งอุตสาหกรรมและวิธีที่จะเป็นผู้จัดการโครงการ

การบริหารโครงการทั้ง 5 ระยะ

โครงการไม่เพียงแค่ปรากฏ พวกเขามีชีวิตขึ้นมาเพราะแต่ละคนมีแนวคิดสำหรับสิ่งที่สามารถปรับปรุงการดำเนินธุรกิจ เพิ่มรายได้ สร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า หรือแก้ปัญหาทางธุรกิจ

ทุกโครงการเริ่มต้นด้วยแนวคิดที่ยิ่งใหญ่ ผู้จัดการโครงการจะต้องนำแนวคิดนั้นผ่านห้าขั้นตอนของการจัดการโครงการ: ความคิด การวางแผน การมอบหมาย การเฝ้าติดตาม และบทสรุป จนจบ

1. ความคิด

แนวคิดคือที่ที่ผู้มีอำนาจตัดสินใจนั่งลงเพื่อหารือเกี่ยวกับโครงการและองค์ประกอบที่จำเป็นในการดำเนินการ เป็นเรื่องปกติที่จะทำการศึกษาความเป็นไปได้ในช่วงเวลานี้ โดยมีเป้าหมายเพื่อพิจารณาว่าควรค่าแก่การติดตามหรือไม่

แม้แต่ในช่วงเริ่มต้นของแนวคิด คุณควรถามตัวเองและทีมผู้มีอำนาจตัดสินใจของคุณก่อน:

• โครงการนี้จะแก้ปัญหาทางธุรกิจอะไรบ้าง?
• อะไรทำให้โครงการนี้คุ้มค่ากว่าโครงการอื่นๆ
• งบประมาณของเราเป็นเท่าใด และเราคาดการณ์ว่าโครงการนี้จะมีค่าใช้จ่ายเท่าใด
• โครงการนี้คำนึงถึงเวลาหรือไม่ ถ้าเป็นเช่นนั้น กำหนดส่งของเราคืออะไร?
• โครงการนี้จะนำออกจากงานที่พนักงานกำลังทำอยู่หรือไม่?
  

แนวคิดจะช่วยเปิดเผยปัญหาที่อาจเกิดขึ้นก่อนที่คุณจะให้ทีมมีส่วนร่วม อาจดูน่าเบื่อหน่าย แต่สิ่งสำคัญคือคุณต้องใช้เวลาส่วนใหญ่ในช่วงการคิดเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการจะเป็นไปได้ก่อนที่จะเริ่ม

2. การวางแผน

เมื่อคุณและทีมของคุณกำหนดได้ว่าโครงการใดควรค่าแก่การดำเนินการ ก็ถึงเวลาที่จะเริ่มวางแผน ขั้นตอนการวางแผนคือที่ที่คุณกำหนดหลักสูตรและวางแผนเส้นทางของคุณ ที่นี่คุณจัดวางรายละเอียดของโครงการจริงๆ

คุณควรให้ทีมของคุณมีส่วนร่วมในกระบวนการนี้ ทีมงานโครงการของคุณจะทราบดีที่สุดว่าใครต้องมีส่วนร่วมเพื่อให้โครงการประสบความสำเร็จ ในขั้นตอนนี้ คุณต้องรับผิดชอบในการมองไปข้างหน้าเพื่อจินตนาการถึงสิ่งที่จำเป็นสำหรับการทำโครงการให้เสร็จ

ถามตัวเองด้วยคำถามเหล่านี้:

• ใครควรทำงานในโครงการนี้?
• ทีมใดจะมีประสิทธิภาพมากที่สุดในการดำเนินการตามความคิดริเริ่มนี้
• วิธีใดดีที่สุดในการวัดความสำเร็จภายในโครงการ
• เมื่อหนึ่งทีมหรือบุคคลหนึ่งทำส่วนประกอบเสร็จ โปรเจ็กต์ไปที่ใครคนต่อไป
• สิ่งที่ต้องหยุดชั่วคราวเพื่อมุ่งเน้นที่ความสำเร็จของโครงการนี้

• ขั้นตอนต่าง ๆ ของโครงการนี้ที่ต้องพิจารณาและพัฒนามีอะไรบ้าง?

• เป้าหมายของโครงการของเราคืออะไร? เราจะวัดความสำเร็จได้อย่างไร?

กระบวนการวางแผนอาจใช้เวลาหลายสัปดาห์หรือเป็นเดือนกว่าจะเสร็จสมบูรณ์ คุณอาจพบว่าโครงการของคุณไม่มีกำหนดเวลาที่แท้จริงและการริเริ่มนั้นไม่มีกำหนด ในกรณีนั้น คุณยังต้องการวางแผนสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่ทีมของคุณจะดำเนินการ

3. คณะผู้แทน

การมอบหมายคือที่ที่พนักงานเริ่มดำเนินการตามขั้นตอนของโครงการจริงๆ เมื่อไอเดียได้รับการอนุมัติและแผนได้รับการสรุปแล้ว ก็ถึงเวลาที่ทีมที่กำหนดไว้เริ่มทำงาน! ในขั้นตอนนี้ คุณจะแนะนำโครงการหรือความคิดริเริ่มให้กับสมาชิกในทีมและสื่อสารความคาดหวังของคุณอย่างชัดเจน

ขั้นตอนนี้มักจะผิดพลาดเนื่องจากการสื่อสารที่ไม่ดีหรือขาดการวางแผนในขั้นตอนก่อนหน้า สมาชิกในทีมต้องการทำงานได้ดี แต่สิ่งนี้ต้องการความเป็นผู้นำและทิศทางที่ดี นอกจากนี้ คุณต้องการให้แน่ใจว่าทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน อาจทำให้ทั้งโครงการยุ่งเหยิงเพื่อให้สมาชิกในทีมหลายคนเข้าใจคำแนะนำต่างกัน

เมื่อมอบหมายขั้นตอนเพื่อให้โครงการเสร็จสิ้น ให้พิจารณามีคำแนะนำในรูปแบบลายลักษณ์อักษรหรือให้ตัวอย่างที่มองเห็นได้อย่างชัดเจนถึงสิ่งที่คุณกำลังมองหา ยิ่งพนักงานของคุณเข้าใจสิ่งที่คุณขอให้พวกเขาทำมากเท่าไหร่ พวกเขาก็ยิ่งสามารถทำหน้าที่ของตนได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น

4. การตรวจสอบ

เว้นแต่ว่าคุณกำลังติดตามความสำเร็จของโครงการของคุณในขณะที่คุณกำลังทำงานอยู่ ไม่มีทางรู้ได้เลยว่ากระบวนการทำงานได้อย่างราบรื่นหรือไม่ เป็นหน้าที่ของผู้จัดการโครงการที่ต้องคอยจับตาดูโครงการขณะที่ดำเนินการ

สมาชิกในทีมมักจะมองโครงการอย่างแคบ พวกเขาเข้าใจส่วนของตนและเล่นได้ดี ผู้จัดการโครงการมีมุมมองกว้างๆ เกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น พวกเขามีมือในทุกสิ่ง ตรวจสอบชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวหลายส่วน

ปัจจัยบางประการที่ผู้จัดการโครงการมีหน้าที่ควบคุม ได้แก่ แต่ไม่จำกัดเพียง:

• กำหนดเวลา
• ค่าใช้จ่าย
• เวิร์กโฟลว์
• คุณภาพ
• ทรัพยากร
• การสื่อสาร
• การบริหารความเสี่ยง

ผู้จัดการโครงการที่ดีจะติดตามสิ่งเหล่านี้ตลอดระยะเวลาของโครงการและแจ้งข้อกังวลตามที่เห็น เช่นเดียวกับที่ผู้ควบคุมวงซิมโฟนีอาจเตือนนักไวโอลินว่าพวกเขากำลังเล่นผิดจังหวะ ผู้จัดการโครงการให้ทีมของตนรับผิดชอบเมื่อสิ่งต่างๆ ไม่ได้ผลตามที่ควรจะเป็น

5. สรุป

เมื่อสิ่งต่างๆ เสร็จเรียบร้อยแล้ว ก็ถึงเวลาปิดโครงการ แม้ว่าคุณจะทำสิ่งที่ยากมาเกือบหมดแล้ว แต่การปิดโครงการก็มีความสำคัญเท่าเทียมกัน

ขั้นแรก คุณจะต้องส่งโครงการให้กับลูกค้าและยืนยันว่าทุกอย่างดูดี เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว คุณจะต้องดำเนินการย้อนหลังกับทีมของคุณ การย้อนหลังคือการประชุมที่คุณพิจารณาว่าอะไรได้ผลและไม่ได้ผลสำหรับโครงการ

การสรุปโครงการของคุณในฐานะทีมเป็นสิ่งสำคัญเพราะจะช่วยให้พนักงานมีโอกาสพูดคุยเกี่ยวกับกระบวนการ ช่วยชี้แจงปัญหาที่ทำให้ช้าลงและให้โอกาสคุณในการแก้ไข นอกจากนี้ยังเปิดโอกาสให้พนักงานได้แบ่งปันสิ่งที่ใช้ได้ผลดีสำหรับพวกเขา คุณจะได้เรียนรู้เพิ่มเติมในการหวนกลับเหล่านี้มากกว่าส่วนอื่นๆ ของกระบวนการ ดังนั้นอย่าข้ามไป!

หลักการบริหารโครงการ

หลักการบริหารโครงการสามารถเข้าใจได้ว่าเป็นกฎหรือแนวคิดสากล ไม่ว่าคุณจะตัดสินใจใช้วิธีการใดก็ตาม ล้วนเป็นไปตามหลักการพื้นฐานของการจัดการโครงการ

มีรายการหลักการจัดการโครงการที่ชัดเจนหลายเวอร์ชันบนเว็บ มาดูหลักการที่สำคัญที่สุดสี่ข้อกัน โครงการทั้งหมดของคุณควรคำนึงถึงธีมเหล่านี้ตั้งแต่ต้นจนจบ

1. โครงสร้าง

บางคนได้ยินคำว่าโครงสร้างและคิดว่าเข้มงวด หากคุณกำลังทำงานในสภาพแวดล้อมที่เร่งรีบ คุณอาจเคยชินกับความคิดที่ว่า การมีโครงสร้างสำหรับโครงการของคุณหมายถึงการจัดหากรอบงานเพื่อให้ทีมของคุณประสบความสำเร็จ

การให้โครงสร้างทีมของคุณสำหรับโครงการช่วยขจัดความสับสน คุณสามารถทำได้โดยการสร้างกลุ่ม Slack สำหรับทีมของคุณเพื่อสนทนาเกี่ยวกับปัญหาต่างๆ หรือแม้แต่จัดการประชุม scrum รายวัน ไม่ว่าคุณจะเลือกโครงสร้างแบบใด การให้ทีมของคุณมีมากกว่าแค่บทสรุปโครงการและกำหนดเส้นตายเป็นสิ่งสำคัญ

2. การสื่อสาร

โครงการของคุณจะล้มเหลวหากไม่มีการสื่อสารที่เหมาะสม ทุกโครงการมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายฝ่ายทำงานร่วมกันเพื่อสร้างผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายที่ซับซ้อนให้เสร็จสิ้น หากทีมเหล่านี้ไม่ได้ติดต่อกันอย่างสม่ำเสมอ บางสิ่งบางอย่างก็จะต้องพังทลายลงได้

คุณสามารถป้องกันความล้มเหลวในการสื่อสารโดยสร้างกระบวนการสำหรับการทำงานร่วมกันระหว่างทีม หลายบริษัทใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสำหรับกระบวนการนี้ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการส่วนใหญ่ช่วยให้คุณสร้างเธรด แท็กเพื่อนร่วมงานในงาน และรักษาการสื่อสารไว้ในที่เดียวที่รวมศูนย์ เทคนิคเหล่านี้ส่งเสริมการสื่อสารแบบเปิดและลดความเสี่ยงที่จะสูญเสียข้อมูลโครงการที่สำคัญ

3. เอกสารประกอบ

การมีเอกสารที่เหมาะสมสำหรับโครงการของคุณนั้นไม่สามารถต่อรองได้ จากมุมมองทางธุรกิจ คุณต้องการทุกอย่างตั้งแต่สัญญา การส่งมอบ และแผนโครงการเพื่อให้โครงการของคุณประสบความสำเร็จ เอกสารที่ถูกต้องช่วยให้ทีมของคุณติดตามและกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนสำหรับโครงการ

นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณประหยัดเวลาและปัญหาได้มากหากเกิดข้อผิดพลาด หากลูกค้ากลับมาและบ่นว่าคุณไม่ได้ส่งมอบผลิตภัณฑ์ที่ถูกต้อง คุณสามารถชี้ไปที่เอกสารที่เหมาะสมเพื่อแสดงว่าทุกอย่างเสร็จสิ้นตามที่ตกลงกันไว้ เอกสารโครงการคือกรมธรรม์ประกันภัยของคุณในฐานะผู้จัดการโครงการ มีแล้วไม่ต้องการ ดีกว่ามีแล้วไม่มี!

4. ความยืดหยุ่น

เหนือสิ่งอื่นใด ผู้จัดการโครงการต้องมีความยืดหยุ่น จะมีบางครั้งที่ความต้องการของโครงการเปลี่ยนไปในชั่วข้ามคืนหรืองบประมาณลดลงครึ่งหนึ่งและคุณจะต้องปรับตัว การทำความเข้าใจวิธีนำทีมของคุณผ่านการเปลี่ยนแปลงกะทันหันหรืออุปสรรคสำคัญยิ่งต่อการจัดการโครงการ

ความยืดหยุ่นยังขยายไปถึงวิธีการสื่อสารกับทีมของคุณอีกด้วย หากมีคนในทีมโครงการของคุณพบวิธีทำให้เวิร์กโฟลว์เร็วขึ้น รับฟังพวกเขา! โครงการที่ดีจะยิ่งใหญ่ขึ้นเมื่อทีมของคุณรู้สึกสบายใจที่จะแบ่งปันความคิดของพวกเขา การมีความยืดหยุ่นหมายถึงการรับมือกับการเปลี่ยนแปลงได้ทุกที่ทุกเวลาที่อาจเกิดขึ้น

วิธีการจัดการโครงการ

เมื่อคุณเข้าใจหลักการจัดการโครงการแล้ว มาสำรวจวิธีการทำงานภายในวิธีการจัดการโครงการต่างๆ กัน ขึ้นอยู่กับขนาดของทีมหรืออุตสาหกรรมที่คุณทำงาน กลยุทธ์การจัดการโครงการต่างๆ จะทำงานได้ดีขึ้นเพื่อบรรลุเป้าหมายสูงสุดของคุณ

ต่อไปนี้คือข้อมูลคร่าวๆ เกี่ยวกับวิธีการจัดการโครงการบางส่วนที่คุณสามารถใช้กับทีมของคุณได้

เปรียว

Agile เป็นหนึ่งในกลยุทธ์การจัดการโครงการที่ได้รับความนิยมมากที่สุด บริษัทเทคโนโลยีมากกว่า 25% รายงานว่าใช้ Agile สิ่งที่ทำให้ Agile เป็นที่นิยมมากคือการเน้นที่ความเร็วและความยืดหยุ่น มันไม่เกี่ยวกับกระบวนการที่เข้มงวด แต่เป็นการค้นหาวิธีที่เร็วและใช้ได้จริงที่สุดในการทำโครงการให้เสร็จตั้งแต่ต้นจนจบ

เหตุผลที่ทำงานได้คล่องตัวเพราะช่วยให้ทีมของคุณทำโปรเจ็กต์ให้เสร็จได้โดยไม่ต้องผูกมัดกับเทปสีแดง Agile เป็นที่นิยมในหมู่บริษัทสตาร์ทอัพที่กระท่อนกระแท่นด้วยเหตุนี้ กระบวนการและเอกสารไม่สำคัญเท่ากับการทำโครงการให้เสร็จอย่างถูกต้องและตรงเวลา

Agile นั้นยอดเยี่ยมสำหรับทีมที่มีประสบการณ์ซึ่งทำงานร่วมกันมาระยะหนึ่งแล้ว เป้าหมายของ Agile คือการเปิดตัวผลิตภัณฑ์โดยเร็วที่สุดโดยมีการหยุดชะงักน้อยที่สุด Agile ต้องการทีมที่มีทักษะสูงและเป็นผู้ใหญ่ที่สามารถทำงานได้อย่างอิสระในแต่ละวัน

Scrum

scrum methodology อยู่ภายใต้ร่มของ agile แต่แตกต่างกันมากพอที่จะมีการกำหนดเป็นของตัวเอง แตกต่างจากวิธีการจัดการโครงการส่วนใหญ่ที่ต้องการให้ผู้จัดการโครงการย้ายสิ่งต่าง ๆ ไปพร้อม ๆ กัน scrum มุ่งเน้นไปที่ทีมผลิตภัณฑ์จัดระเบียบเวิร์กโฟลว์ของตนเองไปสู่เป้าหมายร่วมกัน

เวิร์กโฟลว์ภายใต้วิธีการแบบ scrum จะแบ่งออกเป็นแบบสปรินต์ โดยปกติจะใช้เวลาสองสัปดาห์ โดยที่โปรเจ็กต์ที่ใหญ่กว่าจะแบ่งออกเป็นส่วนย่อยๆ มันมุ่งเน้นไปที่การทำโครงการให้เสร็จทีละชิ้นในชิ้นที่เล็กกว่าและจัดการได้มากขึ้น

วิธีการแบบลีน

เป้าหมายของวิธีการแบบลีนคือการเพิ่มมูลค่าสูงสุดในขณะที่ลดต้นทุนและของเสียให้เหลือน้อยที่สุด ซึ่งทำได้โดยใช้หลักการแบบลีน 5 ประการกับโครงการของคุณ: เข้าใจมูลค่าโครงการ แมปกระแสคุณค่าของคุณ ตรวจสอบการไหลของกระแสคุณค่า ให้ลูกค้ากำหนดดึง และปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง

แล้วมันหมายความว่ายังไง? หมายถึงการตัดสินใจมูลค่าของโครงการ โดยระบุเฉพาะสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่งต่อความสำเร็จของโครงการและการดำเนินการ การจัดการโครงการแบบลีนอาศัยความเข้าใจของผู้จัดการโครงการซึ่งสามารถลดจำนวนทรัพยากรที่ใช้ได้ ไม่เพียงแค่เกี่ยวกับทรัพยากรเท่านั้น การจัดการโครงการแบบลีนมุ่งเน้นไปที่การประหยัดเวลาและเงิน

น้ำตก

วิธีการแบบน้ำตกอาจเป็นหนึ่งในกลยุทธ์การจัดการโครงการที่เป็นที่รู้จักมากที่สุดในปัจจุบัน มีมาตั้งแต่ปี 1970 และยังคงใช้มาจนถึงทุกวันนี้ โดยหลักๆ แล้วมาจากทีมที่ทำงานด้านการพัฒนาซอฟต์แวร์และวิศวกรรม

น้ำตกประกอบด้วยการสร้างเส้นทางเชิงเส้นสำหรับโครงการที่จะปฏิบัติตามโดยมีขั้นตอนเดียวไหลไปสู่ขั้นตอนต่อไป คิดว่าโครงการนี้เป็นรถไฟเหาะ เมื่อรถเริ่มเคลื่อนที่ไปตามเส้นทาง มันจะวิ่งไปตามเส้นทางเดียวจนสุดทาง วิธีการน้ำตกทำงานคล้ายกันมาก ไม่ใช่กลยุทธ์ที่คุณต้องการใช้หากคุณเห็นคุณค่าของความยืดหยุ่นหรือการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว

สิ่งที่ทำให้วิธีนี้มีความเสี่ยงคือไม่ปล่อยให้มีข้อผิดพลาด การย้อนกลับ เปลี่ยนความคิด หรือทำซ้ำขั้นตอนก่อนหน้าจะทำให้กระบวนการนี้หยุดชะงัก วิธีการแบบน้ำตกควรใช้โดยทีมงานที่มีประสิทธิภาพสูงซึ่งให้ความสำคัญกับกระบวนการมากกว่านวัตกรรม

คัมบัง

Kanban เป็นวิธีการจัดการโครงการยอดนิยมที่ใช้การสื่อสารแบบเรียลไทม์เพื่อแสดงสถานะของโครงการ สิ่งนี้ทำได้โดยใช้กระดานคัมบังที่ผู้จัดการโครงการเขียนงานทั้งหมดสำหรับโครงการในบันทึกย่อโพสต์อิท และย้ายโพสต์อิทตามจริงผ่านแต่ละขั้นตอนของการจัดการโครงการ

Kanban ได้รับความนิยมอย่างมากจนโปรแกรมซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบางโปรแกรมได้จำลองการสร้างภาพซอฟต์แวร์ตามแผงคัมบัง

Kanban เป็นกลยุทธ์ที่ยอดเยี่ยมสำหรับทีมที่ชอบเคลื่อนไหวอย่างรวดเร็ว ความสามารถในการดูว่าโปรเจ็กต์ถูกจัดขึ้นที่ใดและจะเร่งความเร็วของสิ่งต่าง ๆ ได้อย่างไร ช่วยลดเวลาในการเปิดตัว นอกจากนี้ยังเหมาะสำหรับทีมขนาดใหญ่ที่ต้องการติดตามดูว่าทุกคนกำลังทำงานอะไรอยู่

ผู้จัดการโครงการคืออะไร?

ผู้จัดการโครงการเป็นผู้วางแผนการดำเนินงานและทำงานอย่างหนักเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น ท้ายที่สุด พวกเขามีหน้าที่รับผิดชอบต่อความสำเร็จ (หรือความล้มเหลว) ของโครงการ

พวกเขาคือหัวหน้าทีมแก้ปัญหาสำหรับโครงการใดๆ ที่ทีมของคุณทำงานอยู่ พวกเขาลบสิ่งกีดขวางบนถนนออกจากเส้นทางของคุณ ทำให้ทีมรับผิดชอบต่อกำหนดเวลา และทำหน้าที่เป็นจุดเชื่อมต่อระหว่างทีมของคุณและลูกค้า

ผู้จัดการโครงการทำอะไร?

ไม่มีคำจำกัดความเฉพาะสำหรับสิ่งที่ผู้จัดการโครงการทำ เนื่องจากงานมีลักษณะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับว่าคุณทำงานที่ไหน ผู้จัดการโครงการของบริษัทเทคโนโลยีจะมีงานที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิงกับผู้จัดการโครงการที่ไม่แสวงหากำไร

ที่กล่าวว่ามีฟังก์ชันงานสากลบางอย่างที่ผู้จัดการโครงการดำเนินการ หากคุณต้องการเป็นผู้จัดการโครงการ นี่คือสิ่งที่อาจดูเหมือนในแต่ละวัน:

• ดำเนินการศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการและจัดทำกรณีธุรกิจ
• การรวบรวมข้อกำหนดของโครงการ การส่งมอบ ไทม์ไลน์ และทรัพยากร
• จัดหาเงินทุนขององค์กรสำหรับโครงการและจัดการงบประมาณโครงการ
• การสร้างแผนโครงการและกลยุทธ์
• จัดการความเสี่ยงของโครงการและมาตรการการปฏิบัติตาม
• การมอบหมายงานและไทม์ไลน์ให้กับทีมโครงการ

ในที่สุด ผู้จัดการโครงการก็เหมือนกัปตันเรือ พวกเขามอบหมายงานให้กับลูกเรือที่เหลือ ช่วยเรือหลีกเลี่ยงสิ่งกีดขวางในเส้นทางของมัน และไปถึงจุดหมายปลายทางตรงเวลา ข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือ คุณกำลังสร้างเรือในขณะที่ขับมัน

วิธีการเป็นผู้จัดการโครงการ

กระบวนการในการเป็นผู้จัดการโครงการนั้นน่าตื่นเต้นเพราะไม่มีวิธีเดียวที่จะทำได้ ในขณะที่บางคนตัดสินใจที่จะศึกษาต่อเพื่อเริ่มต้นอาชีพ แต่ก็ไม่จำเป็นต้องเป็นอย่างนั้นเสมอไป คนอื่นอาจตระหนักในภายหลังว่าพวกเขามีความหลงใหลในการจัดการโครงการและใช้เส้นทางที่ไม่ธรรมดามากขึ้น

ไม่ว่าคุณจะมีส่วนร่วมในการจัดการโครงการอย่างไร มันจะเป็นการเดินทางที่คุ้มค่าอย่างแน่นอน เป็นงานที่ซับซ้อนและมีความต้องการมากที่สุดแห่งหนึ่ง ทุกกิจกรรมหรือโครงการจะเป็นการผจญภัยและคุณจะได้รับการผลักดันอย่างต่อเนื่องเพื่อพัฒนาทักษะของคุณในการจัดการพวกเขา ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณทำงานในทีมโครงการที่มองหาคำแนะนำและแรงจูงใจจากคุณ ดังนั้น คุณจะต้องพัฒนาทักษะหลักสองสามประการเพื่อเป็นผู้นำที่ยอดเยี่ยม

วิธีดั้งเดิมที่สุดในการติดตามการจัดการโครงการคือการศึกษาและการรับรอง ไม่ว่าคุณจะมีความปรารถนาที่จะเป็นผู้จัดการโครงการหรือทำหน้าที่เป็นผู้จัดการโครงการโดยไม่รู้ตัวก็ตาม การลงมือค้นหาหลักสูตรและการรับรองก็ไม่ใช่ความคิดที่แย่

ข้อกำหนดด้านการศึกษา

งานการจัดการโครงการส่วนใหญ่ต้องการปริญญาด้านการตลาด ธุรกิจ การโฆษณา หรือการจัดการโครงการ หากคุณไม่มีวุฒิการศึกษาระดับวิทยาลัย มีหลายบริษัทที่จะรับผู้สมัครที่มีประสบการณ์ในการทำงาน

ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด คุณจะต้องมีประสบการณ์ในการรับปริญญาหรือทำงานในบทบาทที่คล้ายคลึงกันมานานกว่าหนึ่งปี การฝึกงานเป็นสถานที่ที่ดีในการได้รับประสบการณ์เมื่อคุณเริ่มต้นในอาชีพการงานของคุณเป็นครั้งแรก การใช้กระดานงาน เช่น LinkedIn, Indeed หรือ ZipRecruiter เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี

ใบรับรองการจัดการโครงการ

คุณควรเริ่มคิดที่จะได้รับการรับรองหลังจากทำงานเป็นผู้จัดการโครงการเป็นเวลาหนึ่งปีหรือสองปี การรับรองการจัดการโครงการของคุณต้องใช้เวลาและเงิน แตกต่างจากการให้คะแนนการฝึกงาน คุณต้องมีประสบการณ์ทำงานในตำแหน่งการจัดการโครงการมาระยะหนึ่งแล้ว

มีใบรับรองผู้จัดการโครงการหลักสามใบ: Certified Associate in Project Management (CAPM), Project Management Professional (PMP) และ Program Management Professional (PgMP) หลักสูตรการรับรองเหล่านี้เปิดสอนโดย Project Management Institute (PMI)

PMI เสนอการฝึกอบรมที่สมบูรณ์ซึ่งจะช่วยให้คุณมีคุณสมบัติสำหรับหลักสูตรการรับรองใด ๆ ของพวกเขา ข้อดีของข้อกำหนดเบื้องต้นคือคุณสามารถนับชั้นเรียนของมหาวิทยาลัยที่เกี่ยวข้องและโปรแกรมการฝึกอบรมเฉพาะตามเวลาของคุณได้ อย่าลืมบันทึกทุกชั่วโมง พวกเขาจะต้องได้รับการบันทึกเมื่อคุณกรอกใบสมัครการรับรอง

ก่อนที่คุณจะดำดิ่งสู่การรับรองใดๆ โปรดสละเวลาสักครู่เพื่อประเมินประสบการณ์ที่คุณมีในปัจจุบันและข้อกำหนดเบื้องต้นที่คุณตรงกัน จากนั้น คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าต้องการรับใบรับรองใดและเริ่มทำงาน

ใบรับรอง CAPM

สิ่งที่ทำให้ CAPM แตกต่างจาก PMP คือคุณสามารถได้รับการรับรอง CAPM โดยมีประสบการณ์การจัดการโครงการเพียงเล็กน้อย ใบรับรองทั้งสองมีข้อกำหนดเบื้องต้นของตนเองและกำหนดให้คุณต้องสอบและผ่านการสอบ

เพื่อให้มีคุณสมบัติสำหรับการรับรอง CAPM คุณต้องมีประสบการณ์การทำงานอย่างน้อย 1,500 ชั่วโมง (เทียบเท่ากับงานเต็มเวลาประมาณ 10 เดือน) คุณจะต้องมีประกาศนียบัตรมัธยมปลายหรืออนุปริญญา

ใบรับรอง PMP

ในการรับ PMP คุณต้องมีประสบการณ์ 4,500 ชั่วโมง มีข้อกำหนดเบื้องต้นที่แตกต่างกันสองชุดที่คุณมีสิทธิ์ได้รับเมื่อดำเนินการรับรอง PMP ทั้งสองต้องการการศึกษา 35 ชั่วโมง

ข้อกำหนดเบื้องต้นข้อแรกต้องมีระดับปริญญาสี่ปี ประสบการณ์การทำงานขั้นต่ำ 4,500 ชั่วโมง (เทียบเท่ากับงานเต็มเวลาประมาณสองปีครึ่ง) และการศึกษาด้านการจัดการโครงการที่จำเป็น ข้อกำหนดเบื้องต้นที่สองต้องมีระดับมัธยมศึกษา อย่างน้อย 7,500 ชั่วโมงของประสบการณ์ (ประมาณสี่ปีในการทำงานเต็มเวลา) และการฝึกอบรมด้านการศึกษาที่จำเป็น

ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการโปรแกรม (PgMP)

การรับรอง PgMP เหมาะที่สุดสำหรับผู้จัดการโครงการที่เชี่ยวชาญด้านการจัดการโปรแกรม ผู้จัดการโครงการที่ถือรายงานการรับรองนี้มีรายได้มากกว่าผู้ที่ไม่มีรายงาน 24.74% ทำให้เป็นการรับรองที่ได้เปรียบอย่างมากในการทำงานต่อไป PgMP ดีที่สุดที่จะไล่ตามเมื่อคุณได้สร้างตัวเองในอาชีพการงานของคุณแล้ว

ในการรับ PgPM คุณจะต้องมีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนดเบื้องต้น ข้อกำหนดชุดแรกต้องการวุฒิการศึกษาระดับมัธยมศึกษา (ประกาศนียบัตรมัธยมปลายหรือระดับอนุปริญญา) ประสบการณ์การจัดการโครงการ 6,000 ชั่วโมง และประสบการณ์การจัดการโปรแกรม 10,500 ชั่วโมง ข้อกำหนดชุดที่สองต้องได้รับปริญญา 4 ปี ประสบการณ์การจัดการโครงการ 6,000 ชั่วโมง และประสบการณ์การจัดการโปรแกรม 6,000 รายการ

เมื่อคุณใกล้สิ้นสุดการฝึกอบรม คุณสามารถเริ่มเรียนเพื่อสอบได้ PMI มีคู่มือการจัดการโครงการซึ่งคุณจะต้องทำความคุ้นเคยจึงจะมีโอกาสผ่านการทดสอบของคุณ ที่เหลือก็แค่อัปเดต LinkedIn และแสดงให้โลกเห็นว่าคุณทำอะไรสำเร็จ!

ทักษะผู้จัดการโครงการ

การสอบผ่านและได้งานไม่ใช่สิ่งเดียวที่ต้องทำ มีทักษะสำคัญบางประการที่เมื่อพัฒนาแล้ว สามารถช่วยให้คุณเป็นผู้จัดการโครงการที่ดีที่สุดเท่าที่คุณจะทำได้ ท้ายที่สุด ผู้จัดการโครงการมีหน้าที่รับผิดชอบในการเป็นผู้นำโครงการทั้งหมดผ่านวงจรชีวิตของโครงการ ทั้งการเริ่มต้น การวางแผน การดำเนินการ และการทำให้เสร็จสมบูรณ์

ที่มุ่งเน้นผู้คน

หากคุณไม่ชอบวางแผนโครงการและแคมเปญกับบริษัทที่ดี การจัดการโครงการอาจไม่ใช่อาชีพสำหรับคุณ ถ้าคุณทำได้ แสดงว่าคุณนำหน้าเกมแล้ว

ผู้จัดการโครงการควรเป็นคนที่เข้ากับคนง่ายและเป็นทีมที่น่าทึ่ง พร้อมให้ความช่วยเหลือเมื่อจำเป็น PM ให้ความสำคัญกับผู้คนและรู้สึกสนุกที่ต้องปรับตัวเข้ากับผู้คน สิ่งแวดล้อม วัฒนธรรม และสถานการณ์ที่แตกต่างกัน ความคิดที่เปิดกว้างและมีกลยุทธ์เป็นทรัพย์สินที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของผู้จัดการโครงการ

ความรับผิดชอบ

ไม่ว่าคุณจะระมัดระวังแค่ไหน คุณก็จะต้องเผชิญกับความล้มเหลวในอาชีพการงานของคุณ การเล่นเกมตำหนิไม่ใช่ลักษณะที่น่าชื่นชมโดยทั่วไป แต่ก็เป็นข้อจำกัดสำหรับทุกคนที่ทำงานในการบริหารโครงการ ในฐานะเจ้าของโครงการ คุณต้องเป็นเจ้าของความผิดพลาดของคุณและทีมของคุณเมื่อเกิดขึ้น

ปัดฝุ่นตัวเองหลังจากทำพลาด คิดให้ออกว่าเกิดอะไรขึ้นและจะแก้ไขอย่างไร นี่เป็นหนึ่งในทักษะที่สำคัญที่สุดเพราะจะช่วยให้คุณสร้างความไว้วางใจกับทีมและความเป็นผู้นำของคุณ การเป็นเจ้าของความผิดพลาด คุณจะได้รับความเคารพจากคนรอบข้าง

การปรับตัว

ผู้จัดการโครงการที่ต้องการควรพร้อมที่จะเป็นผู้นำ เพื่อนร่วมงาน ผู้ไกล่เกลี่ย และหัวหน้างานในเวลาเดียวกัน ความสามารถในการปรับตัวให้เข้ากับบทบาทต่างๆ เมื่อจำเป็นเป็นสิ่งสำคัญในการช่วยเหลือทีมของคุณและรับรองความสำเร็จของโครงการ

เมื่อเข้าสู่บทบาทนี้ คุณควรรู้ว่าคุณจะไม่มีวัน "ปกติ" และคุณจะใช้ทักษะการจัดการโครงการมากมายทุกวัน

ตัวแก้ปัญหา

ในฐานะหัวหน้าทีม คุณจะเป็นคนแรกที่ทุกคนในทีมจะไปเมื่อเกิดปัญหา แม้ว่านี่อาจเป็นแง่มุมที่น่ากลัวของงาน แต่ก็สามารถเป็นหนึ่งในรางวัลที่คุ้มค่าที่สุด การช่วยเหลือทีมของคุณเกี่ยวกับปัญหาคือส่วนสำคัญของผู้จัดการโครงการ และทำให้ทุกอย่างน่าสนใจยิ่งขึ้น

ในฐานะผู้จัดการโครงการ ความรับผิดชอบส่วนใหญ่สำหรับโครงการหรืองานกิจกรรมจะตกอยู่ที่ไหล่ของคุณและคุณจะต้องรับผิดชอบในเรื่องนี้ การใส่ใจในรายละเอียดอย่างใกล้ชิดและความหลงใหลในการวางแผนเป็นสิ่งสำคัญในบทบาทนี้

ทำความคุ้นเคยกับเครื่องมือการจัดการโครงการ

อย่างที่ผู้จัดการทุกคนควรทำ ความคุ้นเคยกับเครื่องมือในอุตสาหกรรมของคุณเป็นสิ่งสำคัญ หากคุณทราบรายละเอียดเกี่ยวกับเครื่องมือการจัดการโครงการ คุณจะสามารถช่วยเหลือทีมของคุณและลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

แม้ว่าทักษะที่อ่อนนุ่มจะมีความสำคัญต่อการจัดลำดับความสำคัญเสมอ แต่คุณจะต้องแสดงให้เห็นว่าคุณมีทักษะด้านเทคนิคในการสนับสนุนประสบการณ์ของคุณ

พื้นที่ความรู้ผู้จัดการโครงการ

สิ่งสำคัญคือต้องสังเกตความแตกต่างระหว่างทักษะและความรู้ ทักษะคือสิ่งที่คุณรู้วิธีการทำ พื้นที่ความรู้คือความเชี่ยวชาญ ความสามารถในการเขียนโค้ดจะเป็นทักษะ ความรู้ทางกฎหมายจะเป็นพื้นที่ความรู้

มีพื้นที่ความรู้มากมายที่คุณสามารถดึงออกมาได้ แต่ PMI สรุปขอบเขตความรู้สิบอันดับแรกที่จะช่วยให้คุณได้ไกลที่สุดในอาชีพการงานของคุณ:

1. การจัดการการรวมโครงการ
2. การจัดการขอบเขตโครงการ
3. การบริหารเวลาโครงการ
4. การจัดการต้นทุนโครงการ
5. การจัดการคุณภาพโครงการ
6. การบริหารทรัพยากรบุคคลโครงการ
7. การจัดการการสื่อสารโครงการ
8. การบริหารความเสี่ยงโครงการ
9. การจัดซื้อจัดจ้างโครงการ
10. การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียโครงการ

ความรู้แต่ละด้านเหล่านี้จะช่วยให้คุณเป็นผู้จัดการโครงการที่ดีขึ้น ผู้จัดการโครงการสวมหมวกหลายใบและใช้ทักษะมากมาย ไม่จำเป็นต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญในสาขาเหล่านี้ทั้งหมดทันที แต่ให้คำนึงถึงเมื่อคุณก้าวหน้าในอาชีพการงานของคุณ

เงินเดือนผู้จัดการโครงการ

ตามข้อมูลเงินเดือนจาก Indeed เงินเดือนเฉลี่ยสำหรับผู้จัดการโครงการในสหรัฐอเมริกาอยู่ที่ 83,500 ดอลลาร์ต่อปี ประโยชน์ที่พบบ่อยที่สุดที่มอบให้กับผู้จัดการโครงการ ได้แก่ การจับคู่ 401,000 แผนการเป็นเจ้าของหุ้น และบัญชี HSA

หากคุณสงสัยว่าเมืองใดจ่ายเงินให้ผู้จัดการโครงการมากที่สุด ไม่ต้องมองหาที่ไหนอีกแล้ว!

มาดูเมืองที่มีรายได้ดีที่สุด 8 อันดับแรกในการทำงานเป็นผู้จัดการโครงการ:

1. ลอสแองเจลิส แคลิฟอร์เนีย – $100,634 ต่อปี
2. วอชิงตัน ดีซี – $100,024 ต่อปี
3. ฮูสตัน รัฐเท็กซัส – $96,380 ต่อปี
4. Charlotte, NC – $93,421 ต่อปี
5. แอตแลนตา จอร์เจีย – $91,023 ต่อปี
6. ชิคาโก อิลลินอยส์ – $89,031 ต่อปี
7. นิวยอร์ก นิวยอร์ก – 85,394 ดอลลาร์ต่อปี
8. เดนเวอร์ โคโลราโด – $84,376 ต่อปี

และข่าวดีก็ยังคงดำเนินต่อไป โดย 67% ของผู้จัดการโครงการพอใจกับเงินเดือนของพวกเขา และบอกว่ามันให้รายได้เพียงพอสำหรับค่าครองชีพในพื้นที่ของตน

คาดว่าจะประสบความสำเร็จ

คุณไม่จำเป็นต้องทำให้ถูกต้องในครั้งแรก และหลายๆ คนก็ทำไม่ได้ แต่คุณควรจดบันทึก ทดสอบกลยุทธ์ต่างๆ หาจุดแข็งของคุณ และปรับแต่งความไร้ประสิทธิภาพ การมีกลยุทธ์การจัดการโครงการเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการเตรียมความพร้อมให้พนักงานของคุณประสบความสำเร็จ ในฐานะผู้นำ หน้าที่ของคุณคือการมอบอำนาจให้พวกเขาทำงานของตนให้ดีที่สุดเท่าที่จะทำได้

โครงการเป็นวัฏจักร คุณมักจะอยู่ตรงกลางของการเปิดตัว การเปลี่ยนแปลง คำสั่ง และข้อตกลงตามสัญญา ด้วยเหตุผลดังกล่าว คุณควรตรวจสอบ คำแนะนำในการจัดการหลายโครงการพร้อม กัน