Управление проектами, кому это нужно? Вы делаете.

Большинство организаций имеют 70-процентный показатель провала проектов. Что вы делаете, чтобы убедиться, что вы не входите в число тех руководителей проектов, которые срывают бюджеты и сроки?

У каждого может быть идея, но не каждый может воплотить эту идею в жизнь. В бизнесе процесс превращения идеи в продукт или услугу стал отдельной отраслью. Управление проектами — это то, что происходит, когда мечты превращаются в реальность.

Это не процесс, который происходит сам по себе. Трудолюбивые проектные группы работают под бесстрашным руководством менеджеров проектов, которые выполняют свою работу. Красота и опасность управления проектами в том, что на пути к успеху есть несколько дорог.

Независимо от того, работаете ли вы в высокоэффективной команде или в команде, которая изо всех сил пытается уложиться в сроки, вероятно, есть возможности для улучшения вашей стратегии управления проектами. Наш гид расскажет вам о тонкостях отрасли и о том, как стать руководителем проекта.

5 фаз управления проектами

Проекты не появляются просто так. Они воплощаются в жизнь, потому что у людей появляется идея, которая может улучшить деловую практику, увеличить доход, удовлетворить клиентов или решить бизнес-проблемы.

Каждый проект начинается с большой идеи. Менеджер проекта должен провести эту идею через пять этапов управления проектом: создание идеи, планирование, делегирование, мониторинг и подведение итогов до завершения.

1. Идея

Идея — это место, где лица, принимающие решения, садятся, чтобы обсудить, что представляет собой проект и какие элементы потребуются для его реализации. В это время обычно проводят технико-экономическое обоснование с целью определить, стоит ли его продолжать.

Даже на начальных этапах формирования идеи важно задать себе и своей команде лиц, принимающих решения, несколько первоначальных вопросов:

• Какие бизнес-задачи решит этот проект?
• Что делает этот проект достойным внимания по сравнению с другими проектами?
• Каков наш бюджет и сколько, по нашим прогнозам, будет стоить этот проект?
• Является ли этот проект срочным? Если да, то какой у нас крайний срок?
• Отнимет ли этот проект работу, которую сотрудники выполняют в настоящее время?
  

Идеи помогут выявить потенциальные проблемы до того, как вы вовлечете свою команду. Это может показаться утомительным, но крайне важно, чтобы вы потратили много времени на фазу идеи, чтобы убедиться, что проект возможен, прежде чем начать.

2. Планирование

Как только вы и ваша команда решили, что проект стоит того, чтобы его реализовать, пора приступать к планированию. На этапе планирования вы устанавливаете свой курс и планируете свой маршрут. Именно здесь вы действительно выкладываете детали проекта.

Вы должны привлечь свою команду к этой части процесса. Ваша команда проекта будет лучше знать, кто должен быть вовлечен в проект, чтобы быть успешным. На этом этапе вы несете ответственность за то, чтобы заглянуть вперед, чтобы представить, что может понадобиться для завершения проекта.

Задайте себе эти вопросы:

• Кто должен работать над этим проектом?
• Какая команда была бы наиболее эффективной в реализации этой инициативы?
• Как лучше всего измерить успех в рамках проекта?
• Когда одна команда или отдельный человек заканчивает свой компонент, кому переходит проект к следующему?
• Что нужно поставить на паузу, чтобы сосредоточиться на завершении этого проекта?

• Какие различные этапы этого проекта необходимо рассмотреть и разработать?

• Каковы вехи нашего проекта? Как мы измеряем успех?

Процесс планирования может занять недели или даже месяцы. Вы даже можете обнаружить, что у вашего проекта нет реального срока, а инициатива бессрочна. В этом случае вы все равно захотите спланировать изменения, над которыми будет работать ваша команда.

3. Делегирование

Делегирование — это когда сотрудники фактически начинают выполнять этапы проекта. Как только идея будет одобрена, а планы утверждены, пора назначенной команде приступать к работе! На этом этапе вы представляете проект или инициативу членам команды и четко сообщаете о своих ожиданиях.

Этот этап часто может пойти наперекосяк из-за плохой коммуникации или отсутствия планирования на предыдущем этапе. Члены команды хотят хорошо выполнять свою работу, но для этого требуется хорошее руководство и руководство. Кроме того, вы хотите быть уверены, что все находятся на одной странице. Если разные члены команды понимают инструкции по-разному, это может испортить весь проект.

При делегировании шагов по завершению проекта рассмотрите возможность наличия инструкций в письменной форме или предоставления наглядных примеров именно того, что вы ищете. Чем яснее ваши сотрудники понимают, о чем вы их просите, тем эффективнее они могут выполнять свои функции.

4. Мониторинг

Если вы не отслеживаете успех своего проекта во время работы над ним, нет никакого способа узнать, идет ли процесс гладко. Работа менеджера проекта заключается в том, чтобы следить за ходом проекта.

Члены команды часто смотрят на проект узко: они понимают свою роль и хорошо ее играют. Руководители проектов имеют широкий взгляд на происходящее. У них есть свои руки во всем, они следят за несколькими движущимися частями.

Несколько факторов, за контроль которых несут ответственность руководители проектов, включают, но не ограничиваются ими:

• Сроки выполнения
• Расходы
• Рабочий процесс
• Качественный
• Ресурсы
• Коммуникация
• Управление рисками

Хороший менеджер проекта будет отслеживать все эти вещи на протяжении всего проекта и сообщать о проблемах по мере их появления. Точно так же, как дирижер симфонического оркестра может предупредить скрипача о том, что он играет фальшиво, руководитель проекта возлагает на свою команду ответственность, когда что-то идет не так, как должно.

5. Подведение итогов

После того, как все было завершено, пришло время закрыть проект. Несмотря на то, что вы проделали большую часть сложной работы, закрытие проекта не менее важно.

Во-первых, вам нужно доставить проект клиенту и убедиться, что все выглядит хорошо. Как только вы это сделаете, вы захотите провести ретроспективу со своей командой. Ретроспектива — это встреча, на которой вы смотрите, что сработало и что не сработало для проекта.

Завершение вашего проекта в команде важно, потому что это дает вашим сотрудникам возможность поговорить о процессе. Это помогает выявить проблемы, которые замедляют их, и дает вам возможность исправить их. Это также дает сотрудникам возможность поделиться тем, что сработало для них хорошо. В этих ретроспективах вы узнаете больше, чем в любой другой части процесса, так что не пропускайте их!

Принципы управления проектами

Принцип управления проектами можно понимать как универсальное правило или концепцию. Независимо от того, какую методологию вы решите использовать, все они придерживаются основных принципов управления проектами.

В Интернете есть множество версий окончательного списка принципов управления проектами. Давайте рассмотрим четыре наиболее важных принципа. Все ваши проекты должны учитывать эти темы от начала до конца.

1. Структура

Некоторые люди слышат слово «структура» и думают о жесткости. Если вы работаете в быстро меняющейся среде, вы, вероятно, привыкли к менталитету «двигайся быстро, ломай вещи». Наличие структуры для ваших проектов просто означает создание основы для успеха вашей команды.

Предоставление структуры вашей команды для их проектов устраняет путаницу. Вы можете добиться этого, создав группу Slack для вашей команды, чтобы обсудить проблемы или даже организовав ежедневное собрание по схватке. Независимо от того, какую структуру вы выберете, важно предоставить вашей команде больше, чем просто краткое описание проекта и крайний срок.

2. Общение

Ваш проект потерпит неудачу без надлежащей коммуникации. В каждом проекте несколько заинтересованных сторон работают вместе над созданием одного сложного конечного продукта. Если эти команды не находятся в постоянном общении друг с другом, что-то обязательно провалится.

Вы можете предотвратить сбои в общении, наладив процесс сотрудничества между командами. Многие компании используют программное обеспечение для управления проектами для этого процесса. Большинство программ для управления проектами позволяют создавать потоки, отмечать коллег в задачах и поддерживать общение в одном централизованном месте. Эти методы способствуют открытому общению и снижают риск потери важной информации о проекте.

3. Документация

Наличие правильной документации для вашего проекта не подлежит обсуждению. С точки зрения бизнеса вам нужно все, от контрактов, результатов и планов проекта, чтобы ваш проект был успешным. Правильная документация помогает вашей команде не сбиться с пути и устанавливает четкие ожидания от проекта.

Это также сэкономит вам много времени и проблем, если что-то пойдет не так. Если клиент возвращается и жалуется, что вы поставили не тот продукт, вы можете указать на соответствующую документацию, чтобы показать, что все было выполнено в соответствии с договоренностью. Проектная документация — это ваш страховой полис как менеджера проекта. Лучше иметь и не нуждаться, чем нуждаться и не иметь!

4. Гибкость

Прежде всего, менеджер проекта должен быть гибким. Будут времена, когда требования к проекту изменятся в одночасье или бюджет урежется вдвое, и вам придется адаптироваться. Понимание того, как вести свою команду через внезапные изменения или препятствия, имеет первостепенное значение для управления проектами.

Гибкость также распространяется на то, как вы общаетесь со своей командой. Если кто-то из вашей проектной группы найдет способ ускорить рабочий процесс, выслушайте его! Хорошие проекты становятся великими, когда ваша команда чувствует себя комфортно, делясь своими идеями. Быть гибким означает быть готовым к изменениям, когда и где бы они ни происходили.

Методологии управления проектами

Теперь, когда вы понимаете принципы управления проектами, давайте рассмотрим, как они работают в рамках различных методологий управления проектами. В зависимости от размера вашей команды или отрасли, в которой вы работаете, различные стратегии управления проектами будут лучше работать для достижения вашей конечной цели.

Вот краткий обзор лишь нескольких методов управления проектами, которые вы можете использовать в своей команде.

Гибкий

Agile — одна из самых популярных стратегий управления проектами. Более 25% технологических компаний сообщают об использовании Agile. Что делает Agile таким популярным, так это акцент на скорости и гибкости. Речь идет не столько о жестком процессе, сколько о поиске самого быстрого и наиболее практичного способа завершить проект от начала до конца.

Причина, по которой Agile работает, заключается в том, что она позволяет вашей команде завершить проект без бюрократических проволочек. По этой причине Agile популярен среди неряшливых стартапов. Процесс и документация не так важны, как правильное и своевременное завершение проекта.

Agile отлично подходит для опытных команд, которые некоторое время работали вместе. Цель Agile — запустить продукт как можно быстрее с минимальными перерывами. Agile требует высококвалифицированной и зрелой команды, которая может работать автономно в повседневной жизни.

Скрам

Методология Scrum подпадает под определение agile, но отличается от нее настолько, что имеет собственное название. В отличие от большинства методов управления проектами, которые требуют, чтобы руководитель проекта двигался вперед, скрам ориентирован на команду разработчиков, организующую свои собственные рабочие процессы для достижения общей цели.

Рабочие процессы в соответствии с методологией Scrum делятся на спринты, обычно продолжительностью две недели, где более крупный проект разбивается на более мелкие части. Он фокусируется на завершении проекта по частям небольшими, более управляемыми частями.

Бережливая методология

Целью методологии бережливого производства является максимизация ценности при минимизации затрат и потерь. Это достигается за счет применения к вашему проекту пяти принципов бережливого производства: понимание ценности проекта, составление схемы потока создания ценности, обеспечение потока потока создания ценности, предоставление клиенту возможности определять тягу и постоянное совершенствование процесса.

Так что это значит? Это означает определение ценности проекта, определение только того, что абсолютно необходимо для успеха проекта, и его выполнение. Бережливое управление проектами опирается на понимание руководителя проекта, где он может сократить количество используемых ресурсов. Дело не только в ресурсах, бережливое управление проектами направлено на экономию времени и денег.

Водопад

Методология водопада, вероятно, является одной из самых известных стратегий управления проектами на сегодняшний день. Он существует с 1970-х годов и используется до сих пор, в основном командами, работающими над разработкой программного обеспечения и проектированием.

Водопад состоит из создания линейного пути для проекта, где один шаг плавно перетекает в другой. Думайте о проекте как о американских горках. Как только автомобиль начинает движение по трассе, он следует по одному маршруту до конца поездки. Методология водопада работает очень похоже. Это не та стратегия, которую стоит использовать, если вы цените гибкость или быстрые изменения.

Что делает этот метод рискованным, так это то, что он не оставляет места для ошибки. Если вы вернетесь назад, передумаете или повторите предыдущие шаги, этот процесс будет сорван. Метод водопада должен использоваться высокоэффективными командами, которые ценят процесс выше инноваций.

Канбан

Канбан — это популярный метод управления проектами, который использует общение в режиме реального времени для визуализации статуса проекта. Это делается с помощью канбан-доски, где менеджеры проектов записывают каждую задачу проекта на стикерах и физически перемещают стикеры на каждом этапе управления проектом.

Канбан настолько популярен, что некоторые программы управления проектами смоделировали визуализацию своего программного обеспечения по образцу канбан-досок.

Канбан — отличная стратегия для команд, которым нравится действовать быстро. Возможность увидеть, где проект задерживается, и как ускорить его, помогает сократить время запуска. Это также отлично подходит для больших команд, которым необходимо следить за тем, над чем все работают.

Что такое менеджер проекта?

Руководители проектов — это планировщики операций, и они усердно работают, чтобы все прошло гладко. В конечном счете, они несут ответственность за успех (или провал) проекта.

Они являются главным решателем проблем для любого проекта, над которым работает ваша команда. Они устраняют препятствия с вашего пути, заставляют команду следить за соблюдением сроков и служат связующим звеном между вашей командой и клиентом.

Что делает руководитель проекта?

Не существует единого определения того, что делает менеджер проекта, потому что работа выглядит по-разному в зависимости от того, где вы работаете. У менеджера проекта в технологической компании будет совершенно другая работа, чем у менеджера некоммерческого проекта.

Тем не менее, есть несколько универсальных рабочих функций, которые выполняет руководитель проекта. Если вы хотите стать руководителем проекта, вот как может выглядеть ваша повседневная жизнь:

• Проведение технико-экономических обоснований проекта и подготовка бизнес-кейсов
• Сбор проектных требований, результатов, сроков и ресурсов
• Обеспечьте корпоративное финансирование проектов и управляйте бюджетом проекта
• Создание плана и стратегии проекта
• Управляйте рисками проекта и мерами соответствия
• Делегирование задач и сроков команде проекта

В конечном счете, руководитель проекта подобен капитану корабля. Они делегируют задачи остальным членам экипажа, помогают кораблю избегать препятствий на пути и вовремя достигать пункта назначения. Единственная разница в том, что вы в некотором роде строите корабль, управляя им.

Как стать менеджером проекта

Процесс становления менеджером проекта захватывающий, потому что нет единственного способа сделать это. В то время как некоторые решают получить образование как средство начать свою карьеру, это не всегда должно быть так. Другие могут позже понять, что у них есть страсть к управлению проектами, и пойти по более нетрадиционному пути.

Независимо от того, как вы участвуете в управлении проектами, это обязательно будет полезное путешествие. Это одна из самых сложных и ответственных областей работы. Каждое отдельное событие или проект будет приключением, и вы будете постоянно вынуждены развивать свои навыки, чтобы управлять ими. Как менеджер проекта, вы работаете в проектной группе, которая обращается к вам за советом и мотивацией, поэтому вам необходимо развить несколько ключевых навыков, чтобы стать великим лидером.

Самый традиционный способ заниматься управлением проектами — это обучение и сертификация. Независимо от того, было ли у вас желание стать менеджером проекта или вы действовали им по незнанию, сделать решительный шаг и найти курсы и сертификаты — неплохая идея.

Образовательные требования

Для большинства должностей по управлению проектами требуется степень в области маркетинга, бизнеса, рекламы или управления проектами. Если у вас нет высшего образования, есть много компаний, которые возьмут кандидатов с опытом работы.

В любом случае вам понадобится опыт либо получения степени, либо работы на аналогичной должности более года. Стажировки — отличное место для получения опыта, когда вы только начинаете свою карьеру. Использование досок объявлений о вакансиях, таких как LinkedIn, Indeed или ZipRecruiter, — отличное место для начала.

Сертификаты управления проектами

Вы должны начать думать о получении сертификата после года или двух работы менеджером проектов. Прохождение сертификации по управлению проектами требует времени и денег. В отличие от стажировки, для этого требуется, чтобы у вас был предыдущий опыт работы в роли менеджера проектов в течение некоторого времени.

Существует три основных сертификата менеджера проектов: сертифицированный специалист по управлению проектами (CAPM), специалист по управлению проектами (PMP) и специалист по управлению программами (PgMP). Все эти сертификационные курсы предлагаются Институтом управления проектами (PMI).

PMI предлагает полное обучение, которое поможет вам пройти любой из их сертификационных курсов. Преимущество обязательных условий заключается в том, что вы можете засчитывать соответствующие университетские занятия и специальные программы обучения в свои часы. Обязательно регистрируйтесь каждый час; их нужно будет записать при заполнении заявки на сертификацию.

Прежде чем погрузиться в какую-либо сертификацию, найдите минутку, чтобы оценить свой текущий опыт и предварительные условия, которым вы уже соответствуете. Затем вы можете решить, какую сертификацию вы хотели бы получить, и приступить к работе.

Сертификация САРМ

Что отличает CAPM от PMP, так это то, что вы можете получить сертификат CAPM с небольшим опытом управления проектами. Обе сертификации имеют свои собственные предварительные условия и требуют, чтобы вы сдали экзамен.

Чтобы претендовать на сертификацию CAPM, вы должны иметь не менее 1500 часов опыта работы (примерно эквивалентно 10 месяцам работы с полной занятостью). Вам также понадобится диплом средней школы или степень младшего специалиста.

Сертификация PMP

Чтобы получить PMP, вам необходимо наработать 4500 часов опыта. Есть два разных набора предварительных условий, на которые вы можете претендовать при получении сертификата PMP. Оба требуют 35 часов обучения.

Первое необходимое условие требует четырехлетнего образования, не менее 4500 часов опыта работы (что эквивалентно примерно двум с половиной годам работы с полной занятостью) и необходимого образования в области управления проектами. Второе условие требует наличия среднего образования, не менее 7500 часов опыта (примерно четыре года работы на полную ставку) и необходимой образовательной подготовки.

Специалист по управлению программами (PgMP)

Сертификация PgMP лучше всего подходит для руководителей проектов, специализирующихся на управлении программами. Руководители проектов, имеющие эту сертификацию, зарабатывают на 24,74% больше, чем те, у кого ее нет, что делает эту сертификацию очень выгодной для работы. Лучше всего пройти PgMP после того, как вы зарекомендовали себя в своей карьере.

Чтобы заработать PgPM, вам необходимо выполнить предварительные условия. Первый набор требований требует среднего образования (диплом средней школы или степень младшего специалиста), 6000 часов опыта управления проектами и 10 500 часов опыта управления программами. Второй набор требований требует 4-летнего образования, 6000 часов опыта управления проектами и 6000 часов опыта управления программами.

Когда вы приблизитесь к концу своего обучения, вы можете начать готовиться к экзамену. В PMI есть Свод знаний по управлению проектами, с которым вам необходимо хорошо ознакомиться, чтобы иметь шанс пройти тест. Тогда все, что осталось, — это обновить свой LinkedIn и показать миру, чего вы добились!

Навыки менеджера проектов

Сдача экзамена и получение работы — не единственное, что нужно сделать. Есть несколько ключевых навыков, развитие которых может помочь вам стать лучшим руководителем проекта. В конце концов, руководитель проекта несет ответственность за управление всем проектом на протяжении всего его жизненного цикла, включая инициацию, планирование, выполнение и завершение.

Люди ориентированные

Если вам не нравится планировать проекты и кампании в хорошей компании, управление проектами может быть не для вас. Если вы это сделаете, вы уже впереди игры.

Руководители проектов должны быть общительными и отличными командными игроками, готовыми протянуть руку помощи, когда это необходимо. Менеджеры проектов ориентированы на людей, и им нравится адаптироваться к разным людям, средам, культурам и ситуациям. Открытое и стратегическое мышление — величайший актив руководителя проекта.

Подотчетность

Как бы вы ни были осторожны, в какой-то момент своей карьеры вы столкнетесь с неудачей. В целом игра с обвинением не является похвальной чертой, но она запрещена для всех, кто работает в сфере управления проектами. Как владелец проекта, вы должны признавать свои ошибки и ошибки своей команды, когда они случаются.

Отряхнитесь после оплошности, выясните, что пошло не так, и как это исправить. Это один из самых важных навыков, потому что он помогает вам построить доверительные отношения с вашей командой и руководством. Признав свои ошибки, вы завоюете уважение окружающих.

Адаптивность

Начинающие менеджеры проектов должны быть готовы одновременно быть лидером, коллегой, посредником и руководителем. Способность адаптироваться к различным ролям, когда это необходимо, имеет решающее значение для помощи вашей команде и обеспечения успеха проекта.

Приступая к этой роли, вы должны знать, что у вас не будет «обычного дня», и вы будете каждый день использовать широкий спектр навыков управления проектами.

Решение проблем

Как руководитель группы, вы будете первым, к кому в вашей команде будут обращаться при возникновении проблем. Хотя это может быть пугающим аспектом работы, это также может быть одним из самых полезных. Помощь вашей команде в решении проблем — это хлеб с маслом для менеджера проекта, и это, безусловно, делает все намного интереснее.

Как руководитель проекта, основная часть ответственности за проект или мероприятие ляжет на ваши плечи, и вы будете нести за это ответственность. В этой роли важно уделять пристальное внимание деталям и страсть к планированию.

Знание инструментов управления проектами

Как и любой менеджер, знакомство с инструментами вашей отрасли имеет решающее значение. Если вы знаете все тонкости инструментов управления проектами, вы сможете помочь своей команде, а также своим клиентам гораздо более эффективно.

В то время как социальные навыки всегда важны для расстановки приоритетов, вам нужно будет показать, что у вас есть технические навыки, чтобы поддержать ваш опыт.

Области знаний менеджера проектов

Важно отметить разницу между навыками и областями знаний. Навык — это то, что вы умеете делать, область знаний — это область знаний. Умение программировать будет навыком, юридические знания станут областью знаний.

Есть бесчисленное множество областей знаний, из которых вы можете извлечь пользу, но PMI выделяет десять основных областей знаний, которые помогут вам добиться наибольшего успеха в вашей карьере:

1. Управление интеграцией проекта
2. Управление содержанием проекта
3. Управление временем проекта
4. Управление стоимостью проекта
5. Управление качеством проекта
6. Управление персоналом проекта
7. Управление коммуникациями проекта
8. Управление рисками проекта
9. Управление закупками проекта
10. Управление заинтересованными сторонами проекта

Каждая из этих областей знаний поможет вам стать лучшим менеджером проектов. Менеджер проекта носит много шляп и использует множество навыков. Не обязательно сразу становиться экспертом во всех этих областях, но помните о них по мере продвижения по карьерной лестнице.

Зарплата руководителя проекта

Согласно данным о зарплате от Indeed, средняя зарплата менеджера проектов в США составляет 83 500 долларов в год. Наиболее распространенные преимущества, предлагаемые руководителям проектов, включают сопоставление 401K, планы владения акциями и учетные записи HSA.

Если вам интересно, в каких городах больше всего платят менеджерам проектов, не смотрите дальше!

Вот посмотрите на восемь самых высокооплачиваемых городов для работы в качестве менеджера проекта:

1. Лос-Анджелес, Калифорния — 100 634 доллара в год.
2. Вашингтон, округ Колумбия — 100 024 доллара в год.
3. Хьюстон, Техас — 96 380 долларов в год.
4. Шарлотта, Северная Каролина — 93 421 доллар в год.
5. Атланта, Джорджия — 91 023 доллара в год.
6. Чикаго, Иллинойс — 89 031 доллар в год.
7. Нью-Йорк, штат Нью-Йорк — 85 394 доллара в год.
8. Денвер, Колорадо — 84 376 долларов в год.

И хорошие новости продолжают поступать: 67% руководителей проектов довольны своей зарплатой и говорят, что она обеспечивает им доход, достаточный для стоимости жизни в их районе.

Прогнозируемый успех

Вам не обязательно делать все правильно с первого раза, и многим это не удается, но вы должны продолжать делать заметки, тестировать различные стратегии, находить свои сильные стороны и корректировать неэффективные. Наличие стратегии управления проектами — лучший способ настроить ваших сотрудников на успех. Как лидер, вы должны дать им возможность выполнять свою работу как можно лучше.

Проекты цикличны. Вы почти всегда будете в центре какого-либо развертывания, изменения, директивы и контрактного соглашения. По этой причине вам следует ознакомиться с нашей статьей о советах по управлению несколькими проектами одновременно .